Kaizen là gì: Lợi ích, nguyên tắc và 5 bước triển khai mô hình

Nhắc đến Kaizen không ai không biết đến là một trong những triết lý kinh doanh nổi tiếng được người Nhật áp dụng thành công vào hoạt động kinh doanh của tổ chức. Không những nổi tiếng ở trong nước, Kaizen còn được rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới sử dụng và đạt được thành công vang dội.

Bizfly giới thiệu đến bạn kiến thức về khái niệm, lợi ích cũng như nguyên tắc triển khai triết lý Kaizen để nâng cao hiệu suất và chất lượng kinh doanh cho doanh nghiệp. Tham khảo nội dung tại đây.

Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ về kinh doanh được ghép bởi từ “kai” (改) có nghĩa là thay đổi và từ “zen” (善) có nghĩ là tốt lên. Hiểu một cách đơn giản thì nội dung của triết lý này đó là liên tục cải thiện, thay đổi để tốt hơn và mang lại lợi ích to lớn cho tổ chức thay vì lợi ích của một cá nhân.

Kaizen là gì?

Tại đất nước Nhật Bản, triết lý Kaizen đã tồn tại được hơn 50 năm và công ty đầu tiên áp dụng thành công mô hình này đó chính là Toyota. Ngày nay, Kaizen đã được áp dụng rộng rãi không chỉ trong sản xuất mà còn phổ biến ở hầu hết các lĩnh vực doanh nghiệp khác như dịch vụ, kinh doanh, bán lẻ…

Điểm hấp dẫn của triết lý Kaizen chính là nằm ở khả năng giúp nâng cao chất lượng của công việc, sản phẩm/dịch vụ, ghi nhận sự tham gia của các thành viên trong tổ chức với chi phí hoạt động cực kỳ ít. Bên cạnh đó, quá trình cải tiến theo triết lý Kaizen thường bắt đầu từ những ý tưởng nhỏ nhưng mang đến kết quả tốt trong một thời gian dài khiến cho phương pháp này được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng như hiện nay.

Lợi ích của mô hình Kaizen

Theo các chuyên gia nhận định, việc áp dụng mô hình Kaizen sẽ mang đến cho doanh nghiệp lợi ích cả về mặt hữu hình và vô hình, trong đó:

• Lợi ích về mặt hữu hình: Tạo ra kết quả to lớn trong một thời gian dài với tích lũy cải thiện vô cùng nhỏ. Gia tăng năng suất làm việc và vận hành doanh nghiệp như giảm hàng tồn kho, thời gian vận chuyển, nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên.
• Lợi ích về mặt vô hình: Triết lý Kaizen giúp thúc đẩy khả năng làm việc tập thể, gắn kết tinh thần làm việc nhóm, liên kết nội bộ, tạo động lực để nhân viên làm việc hết mình vì mục tiêu chung của tổ chức, xây dựng văn hóa với thói quen tiết kiệm, chú trọng hiệu quả trong từng chi tiết.

Các nguyên tắc của triết lý Kaizen trong doanh nghiệp

Các nguyên tắc của triết lý Kaizen trong doanh nghiệp

Khi áp dụng triết lý Kaizen vào trong doanh nghiệp, bất cứ thời điểm nào doanh nghiệp cũng cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc dưới đây: 

• Tập trung vào lợi ích khách hàng: Sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp cần phải đáp ứng được nhu cầu mà khách hàng quan tâm vì vậy khi triển khai Kaizen cần cải thiện giá trị mà sản phẩm và dịch vụ mang lại cho người dùng.
• Không ngừng cải thiện: Với các sản phẩm cũ nhưng vẫn tạo ra giá trị cao cho doanh nghiệp cũng cần phải nâng cấp và cải tiến để tốt hơn.
• Không đổ lỗi: Mỗi cá nhân trong công ty đều phải có trách nhiệm hoàn thành công việc được giao, trong trường hợp gặp phải sai lầm thì cần có tinh thần nhận trách nhiệm, không đổ lỗi cho bất kỳ ai.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mở: Xây dựng nên văn hóa doanh nghiệp nhân viên “dám nghĩ dám làm”, nếu làm không tốt thì nhờ đồng nghiệp, cấp trên chỉ ra lỗi sai và điểm yếu. Cùng nhau trao đổi thông tin và chia sẻ kiến thức giữa đồng nghiệp với nhau.
• Rèn luyện tính tự giác: Mỗi một nhân sự cần phải tự mình thích nghi và thực hiện công việc một cách có ý thức, tuân thủ luật lệ, quy định của xã hội, chấp nhận hi sinh quyền lợi cá nhân cho các lợi ích nhóm, mục tiêu của công ty.

Khi nào doanh nghiệp nên thực hiện triết lý Kaizen?

Đúng theo tinh thần mà triết lý Kaizen mang lại “Không ngừng cải thiện để trở nên tốt hơn”, bất cứ thời điểm nào doanh nghiệp cũng có thể áp dụng mô hình này vào trong tổ chức để cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức. Triết lý Kaizen rất phù hợp ở thời điểm mà doanh nghiệp gặp phải khủng hoảng hay khó khăn.

Ví dụ như đại dịch covid-19 để nhằm mục đích hạn chế sự gián đoạn trong hoạt động của tổ chức, chờ cơ hội để phục hồi sau này. Ngoài ra, trong quá trình hoạt động bình thường, triết lý Kaizen cũng có thể được áp dụng nhằm giải quyết bài toán về quản lý công việc, nhân sự, công văn giấy nhờ nhằm mục đích tiết kiệm thời gian và công sức từ đó gia tăng sự tăng trưởng bền vững cho tổ chức.

Quy trình triển khai mô hình Kaizen hiệu quả

Để áp dụng triết lý Kaizen một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai theo quy trình các bước như sau.

Quy trình triển khai mô hình Kaizen hiệu quả

Bước 1: Đánh giá hiện trạng của donah nghiệp

Trước khi áp dụng Kaizen vào trong doanh nghiệp, các nhà quản trị cần mạnh mẽ nhìn lại những vấn đề yếu kém của công ty để tống nhất về một mục tiêu Kaizen, hạn chế tình trạng khi đang triển khai thì gặp phải tình trạng thiếu nhân sự, đi lệch hướng, không đủ nguồn lực triển khai…

Bước 2: Xác định nguyên nhân gây ra vấn đề

Sau khi đã đánh giá về hiện trạng của doanh nghiệp, bước tiếp theo cần làm rõ hơn về nguyên nhân gây ra vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải. Thông qua các số liệu và thống kê thu thập cũng như phản hồi của tất cả các nhân viên trong công ty để đưa ra cái nhìn tổng quan nhất.

Bước 3: Đưa ra giải pháp khắc phục 

Khi đã tìm ra được nguyên nhân thì lúc này cần phải đưa ra giải pháp để khắc phục tận gốc rễ của vấn đề đó. Các nhà quản trị cần khuyến khích nhân viên trong công ty đưa ra các giải pháp, ý tưởng mang tính sáng tạo từ đó chọn ra một giải pháp khả thi nhất để thực hiện.

Bước 4: Triển khai triết lý Kaizen

Đây là giai đoạn để doanh nghiệp áp dụng triết lý Kaizen vào trong hoạt động của doanh nghiệp. Thời điểm này, mọi người có thể triển khai thí điểm ở một vài hoạt động, vị trí trước khi chính thức áp dụng cho toàn bộ hoạt động của tổ chức. Trong quá trình thực hiện, các nhà quản lý cần phải thường xuyên theo dõi và thu thập số liệu để giám sát, kiểm tra.

Bước 5: Phân tích kết quả triển khai và tối ưu giải pháp

Từ các thông tin thu thập được trong suốt quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần phân tích về mức độ ảnh hưởng mà triết lý Kaizen mang lại cũng như đánh giá về thành công của nó so với mức ban đầu. Sau đó, hãy tìm ra những điểm yếu mà phương pháp này mang lại rồi nhanh chóng khắc phục để rút kinh nghiệm cho chiến lược Kaizen của doanh nghiệp.

Việc áp dụng triết lý Kaizen giúp doanh nghiệp luôn luôn cập nhật và phát triển theo hướng tốt hơn từ đó đạt mục tiêu đề ra hiệu quả. Việc triển khai đòi hỏi các doanh nghiệp phải có chiến lược và sự quyết tâm thay đổi một cách chậm rãi và không ngừng nghỉ, khi đó con đường thành công sẽ mở ra cho bạn.

>> Xem thêm: 8 tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng giúp nâng tầm thương hiệu doanh nghiệp