Hướng dẫn 9 bước áp dụng 8D trong quản lý chất lượng?

8D trong quản lý chất lượng – Tám nguyên tắc giải quyết vấn đề là một phương pháp giải quyết vấn đề được thiết kế để tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề trong chất lượng, đưa ra giải pháp khắc phục ngắn hạn và thực hiện giải pháp dài hạn để ngăn chặn các vấn đề tái diễn. Khi rõ ràng rằng sản phẩm của bạn bị lỗi hoặc không làm hài lòng khách hàng, thì 8D là bước đầu tiên tuyệt vời để cải thiện chất lượng và độ tin cậy.

Ví dụ: Công ty Ford Motor đã phát triển phương pháp giải quyết vấn đề này, sau đó được gọi là Giải quyết vấn đề theo định hướng nhóm (TOPS), vào những năm 1980. Việc sử dụng 8D trong quản lý chất lượng ban đầu tỏ ra hiệu quả đến mức Ford đã sử dụng nó làm phương pháp chính để ghi lại các nỗ lực giải quyết vấn đề và công ty vẫn tiếp tục sử dụng 8D cho đến ngày nay.

8D đã trở nên rất phổ biến đối với các nhà sản xuất vì nó hiệu quả và khá dễ đào tạo. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy những lợi ích của 8D, thời điểm thích hợp để thực hiện và cách thực hiện.

8D trong quản lý chất lượng hay quy trình giải quyết vấn đề 8D là một cách tiếp cận chi tiết, theo định hướng nhóm để giải quyết các vấn đề quan trọng liên quan đến chất lượng trong quy trình sản xuất. Mục tiêu của phương pháp này là tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, phát triển các hành động ngăn chặn để bảo vệ khách hàng và thực hiện hành động khắc phục để ngăn chặn các vấn đề tương tự trong tương lai.

Sức mạnh của quy trình 8D nằm ở cấu trúc, nguyên tắc và phương pháp của nó. 8D sử dụng một phương pháp tổng hợp, sử dụng các phương pháp hay nhất từ các phương pháp hiện có khác nhau. Đó là một phương pháp giải quyết vấn đề thúc đẩy thay đổi hệ thống, cải thiện toàn bộ quy trình để tránh không chỉ vấn đề hiện tại mà còn các vấn đề khác có thể xuất phát từ lỗi hệ thống.

8D đã trở thành một trong những phương pháp giải quyết vấn đề về chất lượng phổ biến nhất được sử dụng cho sản xuất, lắp ráp và dịch vụ trên toàn cầu. 

Phương pháp 8D trong quản lý chất lượng rất phổ biến, một phần vì nó cung cấp cho các bộ phận trong tổ chức một cách tiếp cận nhất quán, dễ học và thấu đáo để giải quyết bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh ở các giai đoạn khác nhau trong quy trình sản xuất. Khi áp dụng đúng cách, tổ chức có được những lợi ích sau:

• Cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề theo định hướng nhóm thay vì phụ thuộc vào cá nhân;

• Tăng sự quen thuộc với một cấu trúc để giải quyết vấn đề;

• Tạo và mở rộng cơ sở dữ liệu về các thất bại trong quá khứ và các bài học kinh nghiệm để ngăn chặn các vấn đề trong tương lai;

• Hiểu rõ hơn về cách sử dụng các công cụ thống kê cơ bản cần thiết để giải quyết vấn đề;

• Cải thiện hiệu lực và hiệu quả trong việc giải quyết vấn đề;

• Hiểu biết thực tế về Phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA;)

• Nỗ lực giải quyết vấn đề có thể được áp dụng vào các quy trình và phương pháp của tổ chức;

• Cải thiện kỹ năng thực hiện hành động khắc phục;

• Khả năng tốt hơn để xác định các thay đổi hệ thống cần thiết và các đầu vào tiếp theo để thay đổi;

• Trao đổi thẳng thắn và cởi mở hơn trong thảo luận giải quyết vấn đề, tăng hiệu quả;

• Cải thiện sự hiểu biết của ban quản lý về các vấn đề và cách giải quyết vấn đề;

8D được tạo ra để đại diện cho các phương pháp hay nhất trong việc giải quyết vấn đề. Khi được thực hiện đúng cách, phương pháp này không chỉ cải thiện chất lượng và độ tin cậy của sản phẩm mà còn giúp đội ngũ kỹ thuật của bạn chuẩn bị cho các vấn đề trong tương lai.

Quy trình giải quyết vấn đề 8D trong quản lý chất lượng thường được yêu cầu khi:

• Các vấn đề về an toàn hoặc quy định đã được phát hiện;

• Khiếu nại của khách hàng được tiếp nhận;

• Mối quan tâm về bảo hành đã chỉ ra tỷ lệ thất bại lớn hơn dự kiến;

• Loại bỏ nội bộ, lãng phí, manh mún, hiệu suất kém hoặc lỗi kiểm tra có mặt ở mức không thể chấp nhận được.

8D trong quản lý chất lượng sẽ giải quyết các vấn đề sau:

• Mô tả vấn đề không chính xác – mô tả vấn đề không đủ rõ ràng hoặc không đủ kỹ lưỡng để các bộ phận liên quan tập trung giải quyết vấn đề chính xác.

• Nỗ lực giải quyết vấn đề gấp rút – để tiến hành nhanh chóng, các bước trong quy trình giải quyết vấn đề bị bỏ qua.

• Sự tham gia của nhóm kém – các thành viên trong nhóm không tham gia hiệu quả, vì vậy nhóm không xem xét được tất cả các nguyên nhân (thiếu chuyên môn liên chức năng).

• Không có quy trình hợp lý – Không sử dụng một hệ thống có kỷ luật để ưu tiên, phân tích và xem xét dữ liệu/thông tin.

• Thiếu kỹ năng kỹ thuật – Các thành viên trong nhóm không biết các phương pháp thống kê và giải quyết vấn đề.

• Quản lý thiếu kiên nhẫn – Do thiếu kiến thức về quá trình giải quyết vấn đề, quản lý yêu cầu biết chính xác khi nào vấn đề sẽ được giải quyết. Áp lực này khiến nhóm thực hiện một phân tích không đầy đủ.

• Xác định sai nguyên nhân gốc – Nguyên nhân tiềm ẩn nhanh chóng được xác định là nguyên nhân gốc, kết thúc quá trình điều tra vấn đề. Tuy nhiên, sự cố trở lại do nguyên nhân gốc thực sự không được loại bỏ.

• Hành động khắc phục vĩnh viễn không được thực hiện – Mặc dù nguyên nhân gốc rễ có thể được xác định, hành động được thực hiện để thực hiện đầy đủ các hành động khắc phục vĩnh viễn. Những hành động này thường yêu cầu quản lý phê duyệt chi phí và thực hiện.

Tham khảo thêm các dịch vụ mà ISOCERT cung cấp:

8D trong quản lý chất lượng là quy trình xen kẽ các công cụ giải quyết vấn đề quy nạp và suy diễn để không ngừng tiến tới một giải pháp. Phương pháp ISOCERT thường đưa ra là sử dụng một nhóm cốt lõi gồm 03 cá nhân cho các hoạt động quy nạp bằng các công cụ điều khiển dữ liệu và sau đó là một nhóm chuyên gia về vấn đề chủ đề (SME) lớn hơn cho các hoạt động suy luận thông qua suy nghĩ, thu thập dữ liệu và thử nghiệm.

Bước 1: Chuẩn bị và Lập kế hoạch cho 8D

Lập kế hoạch phù hợp sẽ luôn dẫn đến một khởi đầu tốt hơn. Do đó, trước khi bắt đầu phân tích 8D, bạn nên hỏi ý kiến chuyên gia có nhiều kinh nghiệm. Sau khi nhận được phản hồi, nên áp dụng tiêu chí sau trước khi thành lập nhóm:

• Thu thập thông tin về các triệu chứng.

• Sử dụng danh sách kiểm tra vấn đề để đặt câu hỏi chính xác.

Xác định nhu cầu về Hành động Ứng phó Khẩn cấp (ERA), giúp bảo vệ khách hàng khỏi tiếp xúc với các vấn đề không mong muốn.

Bước 2: Lập đội

Nhóm chức năng chéo (CFT) được tạo thành từ các thành viên từ nhiều lĩnh vực. ISOCERT khuyên nên thực hiện nguyên tắc này thêm một bước nữa bằng cách có hai cấp độ CFT:

• Nhóm cốt lõi sử dụng các phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu (Kỹ thuật quy nạp hoặc hội tụ). Cấu trúc nhóm cốt lõi nên bao gồm 03 người về các chủ đề tương ứng: sản phẩm, quy trình và dữ liệu.

• Nhóm SME bao gồm các thành viên suy nghĩ, nghiên cứu và quan sát (Kỹ thuật Suy luận hoặc Phân kỳ). Cân nhắc mời chuyên gia hỗ trợ để hỗ trợ động não, thu thập và phân tích dữ liệu.

Các đội yêu cầu chuẩn bị thích hợp. Thiết lập các quy tắc cơ bản là tối quan trọng. Việc thực hiện các nguyên tắc như danh sách kiểm tra, biểu mẫu và kỹ thuật sẽ đảm bảo tiến độ ổn định. 8D luôn phải có 02 thành viên chủ chốt: Leader/Lãnh đạo và Champion/Nhà tài trợ:

• Người lãnh đạo là người biết quy trình 8D và có thể dẫn dắt nhóm vượt qua nó (mặc dù không phải lúc nào cũng là người hiểu rõ nhất về vấn đề đang được nghiên cứu).

• Nhà tài trợ là người có thể tác động đến sự thay đổi bằng cách đồng ý với những phát hiện và có thể đưa ra phê duyệt cuối cùng về những thay đổi đó.

Bước 3: Mô tả vấn đề

Trọng tâm ban đầu của phương pháp 8D trong quản lý chất lượng là mô tả chính xác vấn đề bằng cách sử dụng dữ liệu đã biết và đặt nó vào các danh mục cụ thể để so sánh trong tương lai. Dữ liệu “Có” hỗ trợ các sự kiện trong khi dữ liệu “Không phải” thì không. Khi dữ liệu “Không phải” được thu thập, nhiều lý do có thể dẫn đến lỗi có thể được loại bỏ. Cách tiếp cận này sử dụng các công cụ sau:

• 5 Tại sao hoặc Tại sao lặp đi lặp lại (Công cụ quy nạp): Báo cáo vấn đề

• Sơ đồ mối quan hệ (Công cụ suy diễn)

• Sơ đồ xương cá/Ishikawa (Công cụ suy luận)

• Is / Is Not (Công cụ quy nạp):Mô tả vấn đề

Bước 4: Hành động ngăn chặn tạm thời

Trong thời gian tạm thời, trước khi hành động khắc phục vĩnh viễn được xác định, một hành động để bảo vệ khách hàng có thể được thực hiện. Hành động ngăn chặn tạm thời (ICA) là tạm thời và thường bị xóa sau khi Hành động khắc phục vĩnh viễn (PCA) được thực hiện.

Việc xác minh tính hiệu quả của ICA luôn được khuyến nghị để ngăn chặn bất kỳ cuộc gọi không hài lòng nào của khách hàng

Bước 5: Phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA) và điểm thoát

Nguyên nhân gốc rễ phải được xác định để có hành động vĩnh viễn để loại bỏ nó. Định nghĩa nguyên nhân gốc rễ yêu cầu rằng nó có thể được bật hoặc tắt tùy ý. Các hoạt động trong D4 bao gồm:

• Phân tích so sánh liệt kê sự khác biệt và thay đổi giữa “Là” và “Không phải là”

• Phát triển các lý thuyết về nguyên nhân gốc rễ dựa trên các hạng mục còn lại

• Xác minh nguyên nhân gốc thông qua thu thập dữ liệu

• Xem lại sơ đồ dòng quy trình để biết vị trí của nguyên nhân gốc rễ

• Xác định Escape Point, là điểm gần nhất trong quy trình mà nguyên nhân gốc rễ có thể được tìm thấy nhưng không được tìm thấy

Bước 6: Hành động khắc phục vĩnh viễn (PCA)

PCA hướng đến nguyên nhân gốc rễ và loại bỏ/thay đổi các điều kiện của sản phẩm hoặc quy trình chịu trách nhiệm về vấn đề đó. Các hoạt động trong Bước 6 bao gồm:

• Thiết lập các Tiêu chí Chấp nhận bao gồm các Yêu cầu và Mong muốn Bắt buộc;

• Thực hiện Đánh giá Rủi ro/Chế độ Thất bại và Phân tích Ảnh hưởng (FMEA) đối với các lựa chọn PCA;

• Dựa trên đánh giá rủi ro, đưa ra lựa chọn cân bằng cho PCA;

• Chọn cải tiến điểm kiểm soát cho Escape Point;

• Cần phải xác minh tính hiệu quả của cả PCA và Điểm thoát hiểm.

Bước 7: Thực hiện và xác nhận hành động khắc phục vĩnh viễn

Để thực hiện thành công một thay đổi lâu dài, lập kế hoạch phù hợp là điều cần thiết. Một kế hoạch dự án nên bao gồm: giao tiếp, các bước để hoàn thành, đo lường thành công và bài học kinh nghiệm. Các hoạt động trong bước 7 bao gồm:

• Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án.

• Truyền đạt kế hoạch tới tất cả các bên liên quan.

• Xác thực các cải tiến bằng cách đo lường.

Bước 8: Ngăn ngừa tái phát

Bước 8 mang đến cơ hội lưu giữ và chia sẻ kiến thức, ngăn ngừa các vấn đề xảy ra trên các sản phẩm, quy trình, địa điểm hoặc dòng sản phẩm tương tự. Việc cập nhật tài liệu và quy trình/hướng dẫn công việc được mong đợi ở bước này để cải thiện việc sử dụng trong tương lai. Các hoạt động trong Bước 8 bao gồm:

• Xem xét các Sản phẩm và Quy trình Tương tự để ngăn ngừa sự cố;

• Phát triển / Cập nhật Quy trình và Hướng dẫn Công việc để Phòng ngừa Hệ thống;

• Ghi lại Công việc / Thực hành Tiêu chuẩn và tái sử dụng;

• Đảm bảo cập nhật FMEA đã được hoàn thành;

• Kế hoạch kiểm soát đảm bảo đã được cập nhật.

Bước 9: Đóng dự án và ăn mừng thành công

Các nhóm yêu cầu phản hồi để đóng dự án. Công nhận những nỗ lực của cả nhóm và cá nhân, đồng thời cho phép nhóm nhìn thấy trạng thái trước đó và trạng thái mới củng cố giá trị của quy trình 8D. Các hoạt động trong bước 9 bao gồm:

• Lưu trữ Tài liệu 8D để tham khảo trong tương lai

• Tài liệu Bài học kinh nghiệm về cách giải quyết vấn đề tốt hơn

• So sánh trước và sau vấn đề

• Ăn mừng hoàn thành thành công

Tìm hiểu thêm về 8D trong quản lý chất lượng

ISOCERT cung cấp hỗ trợ chất lượng và độ tin cậy để phát triển sản phẩm và Quy trình thông qua tư vấn, đào tạo và hỗ trợ dự án. ISOCERT cung cấp kiến thức, hướng dẫn và định hướng trong các hoạt động chất lượng và độ tin cậy, phù hợp với mong muốn, nhu cầu và mong muốn riêng, phù hợp với từng tổ chức.

Xem thêm các khóa đào tạo công cụ cải tiến tại đây>>>