Horenso là gì? Và tầm quan trọng đối với doanh nghiệp

Nếu đã và đang trong quá trình tìm hiểu về việc quản lý và điều hành doanh nghiệp thì chắc chắn bạn không thể bỏ qua khái niệm “Horenso là gì?”. Theo Muaban, dù bạn đang ở vị trí nhà quản lý hay nhân viên thuộc một tập thể, công ty hoặc tổ chức nào đó thì cũng nên tham khảo tác phong và cách thức làm việc của người Nhật thông qua khái niệm Horenso này. Không để bạn phải chờ lâu, chúng ta cùng bắt đầu tìm hiểu thông tin ngay sau đây.

Horenso là gì?

Từ “Horenso” bắt nguồn từ Nhật Bản. Ban đầu, từ này là tên gọi khác của rau Bina. Sau này từ “Horenso” được sử dụng nhiều trong kinh doanh. Vì vậy khi tìm hiểu “Horenso là gì?” thì bạn có thể hiểu đó là một quy trình giải quyết vấn đề trong việc quản lý kinh doanh.

>>>Tham khảo thêm: NVA là gì? Khái niệm và cách tính NVA

Quy tắc Horenso là gì?

Theo văn hoá làm việc của người Nhật, khi gặp sự cố, vấn đề phát sinh họ sẽ có xu hướng báo cáo với cấp trên, cập nhật tình hình với các cấp quản lý. Nói chung, thay vì tự giải quyết vấn đề một mình, người Nhật sẽ liên hệ, bàn bạc hoặc xin ý kiến từ các cá nhân, tập thể có liên quan. Như vậy họ có thể nhận được sự chỉ đạo, hướng dẫn hoặc lời khuyên để giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Từ nét văn hoá cộng đồng này, cụm từ “Horenso” đã ra đời ý chỉ phương pháp giao tiếp trong kinh doanh với mục tiêu là giải quyết vấn đề. Nhờ vậy mà các chủ doanh nghiệp, các cấp lãnh đạo luôn nắm rõ những sự việc diễn ra trong tổ chức.

Để trả lời quy tắc “Horenso là gì?”, chúng ta cần phân tích theo 3 trụ cột chính là Ho – Ren – So.

Ho – Hokoku (Báo cáo, thông báo)

Khi bắt đầu tìm hiểu “Horenso là gì?”, đầu tiên ta cần biết về quy tắc “Ho”. Lúc mới đầu, quy tắc “Ho” mang ý nghĩa là cấp dưới phải báo cáo cho cấp trên về công việc, sự cố, diễn biến và tiến độ làm việc trong lĩnh vực kinh doanh. Sau này quy tắc “Ho” còn có thể hiểu rộng ra là những thông tin mà cấp trên muốn truyền đạt cho nhân viên.

Quy tắc “Ho” giúp cho lãnh đạo luôn nắm bắt được mọi tình huống công việc. Nhờ đó mà việc lên kế hoạch và xây dựng chiến lược kinh doanh sẽ đúng đắn, mang tính thực tiễn hơn. Đồng thời nhân viên cũng có thể hiểu rõ được vai trò, nhiệm vụ của mình trong tổ chức, công ty.

Hơn nữa, người Nhật cũng hiểu rất rõ hậu quả của việc trì trệ truyền đạt thông tin, báo cáo chậm. Đây sẽ là nguyên nhân của nhiều sự việc rắc rối không đáng có xảy ra trong quá trình vận hành và quản lý công việc kinh doanh.

Việc thực hiện quy tắc “Ho” có thể diễn ra thường xuyên và phổ biến nhất qua hình thức họp nhóm định kỳ. Ngoài các cuộc họp, chúng ta còn có thể sử dụng linh hoạt các văn bản, tạp chí nội bộ hay bảng tin, phát thanh để báo cáo, truyền đạt thông tin trong tổ chức.

>>>Tham khảo thêm: IMC là gì? Khái niệm và vai trò của IMC trong phát triển doanh nghiệp

Ren – Renraku (Giữ liên lạc)

Tất nhiên để một tổ chức có thể hoạt động ổn định, nguồn thông tin được lưu truyền kịp thời tới các thành viên có liên quan thì phải có điều kiện tiên quyết là Giữ liên lạc. Có nhiều cách để bạn có thể thực hiện quy tắc “Ren” với cấp trên, đồng nghiệp hoặc đối tác. Trong đó phương thức gặp mặt trao đổi trực tiếp được đề cao nhất. Xếp sau là các phương thức như gọi điện thoại, liên hệ qua email, tin nhắn, … 

Ngoài việc thường xuyên giữ liên lạc để trao đổi công việc, trong quá trình trao đổi, bạn cũng nên chú ý:

• Tập trung vào nội dung chính cần trao đổi. Tránh nói vòng vo, dài dòng hoặc khó hiểu

• Không đề cập tới những vấn đề không liên quan đến nội dung công việc gây loãng thông tin và làm giảm sự chú ý của mọi người vào nội dung chính

• Nên có kế hoạch, thời gian biểu cho việc giữ liên lạc trong quá trình làm việc. Như vậy sẽ giúp các thông tin quan trọng được truyền đạt kịp thời, có hệ thống hơn

So – Sodan (Thảo luận, tư vấn)

Quy tắc “So” là quy tắc cuối cùng mà bạn cần tìm hiểu về phương pháp quản lý kinh doanh này. Sau đó bạn có thể hoàn toàn hiểu rõ “Horenso là gì”. Trong công việc, các vấn đề được đặt ra cần có sự tư vấn, thảo luận của tập thể, những thành viên có liên quan. Lúc này mỗi người đều có thể đưa ra ý kiến, thông tin mà mình có được. Sau đó mọi người cùng nhau tổng hợp thông tin và đưa ra phương án thống nhất.

Theo người Nhật, đây là cách làm việc hiệu quả, minh bạch nhất. Làm việc nhóm giúp cho mỗi thành viên của tổ chức đều có thể đưa ra quan điểm, ý tưởng. Trong trường hợp thành viên có những ý kiến trái chiều hoặc khúc mắc về công việc thì cũng phải đưa ra trong cuộc thảo luận để cùng giải quyết.

Từ những nội dung đã được thống nhất trong cuộc thảo luận, các thành viên có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ sẽ phải làm theo đúng kế hoạch đã đề ra. Nếu trong cuộc thảo luận thành viên không có ý kiến phản đối thì sau đó không được làm trái với kế hoạch đã được đề ra.

>>>Tham khảo thêm: Pop up là gì? Lợi ích khi dùng quảng cáo Pop up

Tại sao nên áp dụng quy tắc Horenso vào trong công việc?

Có thể thấy tác phong làm việc của người Nhật vô cùng nghiêm túc, tập trung. Và quy tắc Horenso do người Nhật đặt ra cũng vậy. Vì thế nếu bạn thắc mắc vai trò của quy tắc Horenso là gì nếu đặt nó trong vị trí quản lý kinh doanh thì Muaban cho rằng có 3 lý do chính sau đây:

• Khi hiểu rõ “Horenso là gì” và áp dụng đúng quy tắc này trong kinh doanh, chủ doanh nghiệp sẽ quản lý được nhân viên của mình tốt hơn

• Trong một tổ chức, mỗi thành viên đều có nhiệm vụ của mình nhưng cũng cần có sự trao đổi, thảo luận và tìm kiếm sự tư vấn, chỉ đạo của cấp trên để công việc diễn ra thuận lợi, suôn sẻ. Đây là phong cách làm việc tập thể vô cùng quen thuộc và gắn liền với văn hoá phương Đông. Do đó nếu xây dựng việc kinh doanh tại Việt Nam hay các nước Châu Á thì nên áp dụng quy tắc Horenso

• Và cuối cùng, khi hiểu được “Horenso là gì” và áp dụng quy tắc này, mọi vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc đều có thể công khai và để mọi người cùng đưa ra ý kiến, quan điểm. Từ đó thống nhất một ý tưởng chung mang tính tập thể, góp phần xây dựng tập thể vững mạnh.

Những hậu quả khi không áp dụng nguyên tắc Horenso trong làm việc

Có một điều bạn chưa chắc đã nhận ra là dù chúng ta không biết quy tắc Horenso là gì thì cũng đã vô tình áp dụng nó trong cuộc sống, đặc biệt là công việc. Điều đó đương nhiên là vì quy tắc Horenso rất hữu ích, góp phần quan trọng giúp quá trình làm việc, quản lý kinh doanh được chặt chẽ, đoàn kết và hiệu quả hơn. 

Đồng thời nếu một tổ chức, doanh nghiệp không thể áp dụng được quy tắc Horenso cũng sẽ thấy rõ những hậu quả trong quá trình vận hành. Cùng xem thử những hậu quả nếu không áp dụng quy tắc Horenso là gì nhé.

Hậu quả khi không báo cáo

Báo cáo là một phần không thể thiếu khi làm việc nhóm. Nếu không thực hiện quy tắc này, các thành viên trong tổ chức và đặc biệt là lãnh đạo không thể bao quát tình hình.

Hậu quả khi không giữ liên lạc

Liên lạc là quy tắc khó thực hiện nhất khi áp dụng quy tắc Horenso trong kinh doanh. Điều này gây trở ngại lớn cho các kế hoạch do tập thể, đội nhóm cùng thực hiện. Nếu mỗi người chỉ tập trung làm nhiệm vụ của mình mà không liên lạc với cộng sự thì khó tạo ra được thành quả lớn.

Hậu quả khi không trao đổi và thảo luận

Trong một tập thể, mỗi thành viên sẽ có điểm mạnh, điểm yếu riêng. Và cũng sẽ có những ý kiến khác nhau, ý tưởng khác nhau mặc dù cùng làm chung một công việc. Nếu không có sự trao đổi, thảo luận sẽ cản trở sự hợp tác lâu dài. Trường hợp xấu nhất là mỗi người tự làm theo ý mình mà không có sự thống nhất vì công việc chung.

>>>Tham khảo thêm: Khung năng lực là gì? Khái niệm và ý nghĩa của khung năng lực

Tầm quan trọng của Horenso đối với doanh nghiệp

Tính đến hiện nay, Horenso được coi là một trong những quy tắc làm việc nhóm hiệu quả nhất. Do đó nó có thể thúc đẩy sự phát triển văn hoá công sở trong các doanh nghiệp. Khi áp dụng quy tắc Horenso, không chỉ năng suất công việc được nâng cao mà mối quan hệ giữa các đồng nghiệp, lãnh đạo với cấp dưới, giữa các đối tác cũng được cải thiện.

Tuy rằng không nhất thiết bạn phải áp dụng quy tắc Horenso vào doanh nghiệp của mình. Nhưng Muaban cho rằng nếu có thể hiểu rõ “Horenso là gì?” và áp dụng nó một cách hiệu quả thì doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển vững mạnh hơn đấy.

Các tình huống mẫu luyện tập nguyên tắc Horenso

Để giúp bạn hiểu rõ hơn “Horenso là gì?”, Muaban sẽ đưa ra một số tình huống mẫu như sau:

• Tình huống 1: Bạn bị ốm và cần xin nghỉ

Vậy nếu áp dụng quy tắc Horenso, bạn cần thực hiện như sau:

Báo cáo: Bạn phải báo cáo về việc nghỉ ốm với lãnh đạo, cấp trên trực tiếp

Giữ liên lạc: Trước, trong và sau khi nghỉ ốm, bạn đều cần giữ liên lạc với cộng sự, cấp trên để bàn giao và nắm bắt công việc

Thảo luận: Khi cần nghỉ ốm, bạn cần bàn giao, thảo luận với cộng sự để họ có thể tiếp tục thực hiện phần công việc dang dở. Ngoài ra, bạn cũng cần xin cấp trên tư vấn nếu sau thời gian nghỉ ốm chưa thể bắt nhịp lại với tiến độ công việc

• Tình huống 2: Bạn có một ý tưởng mới về chiến lược Marketing

Báo cáo: Bạn cần báo cáo về ý tưởng của mình với cấp trên để được xem xét, tư vấn và cấp trên sẽ ra quyết định có nên đưa ý tưởng này vào cuộc họp, thảo luận nhóm hay không

Giữ liên lạc: Để có thể biến ý tưởng thành kế hoạch khả thi, tất nhiên phải có sự góp ý, hỗ trợ của rất nhiều người. Do đó việc giữ liên lạc là vô cùng cần thiết

Thảo luận: Ý tưởng của bạn đôi khi vẫn chỉ là một quan điểm, góc nhìn cá nhân. Do đó việc đưa ý tưởng ra thảo luận trong nhóm sẽ giúp bạn hoàn thiện ý tưởng, biến nó thành kế hoạch thực tế hơn.

Muaban vừa chia sẻ với bạn về quy tắc Horenso mà người Nhật thường áp dụng trong việc kinh doanh. Hy vọng qua đây bạn có thể hiểu được “Horenso là gì” cũng như áp dụng thành công quy tắc này. Đừng quên tiếp tục cập nhật nhiều tin tức hấp dẫn và hữu ích khác tại Muaban.net bạn nhé.

>>>Xem thêm: Business model canvas là gì? Khái niệm và cách triển khai