Hỏi đáp về Luật Lưu trữ

    Câu 1. Phạm vi điều chỉnh của Luật Lưu trữ?
   Trả lời: Luật này quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ (Khoản 1 Điều 1).

   Câu 2. Đối tượng áp dụng của Luật Lưu trữ?
   Trả lời: Luật này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và cá nhân (Khoản 2 Điều 1).

   Câu 3. Hoạt động lưu trữ gồm những hoạt động nào?
   Trả lời: Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ (Khoản 1 Điều 2).

   Câu 4. Tài liệu là gì? Tài liệu bao gồm những loại nào?
   Trả lời:
   – Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
   – Tài liệu bao gồm: Văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác (Khoản 2 Điều 2).

   Câu 5. Tài liệu lưu trữ là gì? Tài liệu lưu trữ bao gồm những loại nào?
   Trả lời:
   – Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
   – Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp (Khoản 3 Điều 2).

   Câu 6. Lưu trữ cơ quan là gì?
   Trả lời: Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức (Khoản 4 Điều 2).

   Câu 7. Lưu trữ lịch sử là gì?
   Trả lời: Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác (Khoản 5 Điều 2).

   Câu 8. Phông lưu trữ là gì?
   Trả lời: Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân (Khoản 6 Điều 2).

   Câu 9. Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm các tài liệu lưu trữ hình thành từ các cơ quan, tổ chức nào?
   Trả lời: Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước (Khoản 9 Điều 2).

   Câu 10. Hồ sơ là gì?
   Trả lời: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, là một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân (Khoản 10 Điều 2).

   Câu 11. Lập hồ sơ là gì?
   Trả lời: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (Khoản 11 Điều 2).

   Câu 12. Thu thập tài liệu là gì?
   Trả lời: Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (Khoản 12 Điều 2).

   Câu 13. Chỉnh lý tài liệu là gì?
   Trả lời: Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân (Khoản 13 Điều 2).

   Câu 14. Xác định giá trị tài liệu là gì?
   Trả lời: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị (Khoản 14 Điều 2).

   Câu 15: Công tác quản lý lưu trữ phải đảm bảo những nguyên tắc nào?
   Trả lời: Công tác quản lý lưu trữ phải đảm bảo những nguyên tắc sau:
   – Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
   – Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
   – Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê (Điều 3).

   Câu 16. Chính sách của Nhà nước về lưu trữ được quy định như thế nào?
   Trả lời: Chính sách của Nhà nước về lưu trữ được quy định như sau:
   – Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
   – Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
   – Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.
   – Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ (Điều 4).

   Câu 17. Những tài liệu nào của cá nhân, gia đình dòng họ được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam?
   Trả lời: Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam:
   a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;
   b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;
   c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;
   d) Công trình, bài viết về cá nhân;
   đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được (Khoản 1 Điều 5).
   
   Câu 18. Người có tài liệu có các quyền gì?
   Trả lời: Cá nhân có tài liệu có các quyền sau đây:
   – Được đăng ký tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu được quy định tại Khoản 1 Điều 5 Luật Lưu trữ;
   – Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử;
   – Thoả thuận việc mua bán tài liệu;
   – Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng;
   – Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
   – Được Nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật (Khoản 3 Điều 5).

   Câu 19. Cá nhân có tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia, có nghĩa vụ?
   Trả lời: Cá nhân có tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia có nghĩa vụ: Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử (Điểm a, Khoản 4 Điều 5).

   Câu 20. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ quyền hạn của mình có trách nhiệm gì trong quản lý về lưu trữ?    
   Trả lời: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình (Điều 6).

   Câu 21. Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có điều kiện gì?
   Trả lời: Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc (Khoản 1 Điều 7).

   Câu 22. Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập được hưởng chế độ, quyền lợi gì?
   Trả lời: Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật (Khoản 1 Điều 7).

   Câu 23. Các hành vi bị nghiêm cấm trong Luật Lưu trữ?
   Trả lời: Luật Lưu trữ quy định những hành vi bị nghiêm cấm như sau:
   – Chiếm đoạn, làm hỏng làm mất tài liệu lưu trữ.
   – Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.
   – Mua bán, chuyển giao, huỷ trái phép tài liệu lưu trữ.
   – Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.    – Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép (Điều 8).

   Câu 24. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của ai?
   Trả lời: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của: Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức (Khoản 1 Điều 9).

   Câu 25. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức; người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm gì trong việc lập hồ sơ, quản lý và giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan?
   Trả lời: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan (Khoản 2 Điều 9).

   Câu 26. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan?
   Trả lời: Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu được quy định như sau: – Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu. – Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. – Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức (Điều 10).

   Câu 27. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan?
   Trả lời: Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc (trừ tài liệu xây dựng cơ bản) (Điểm a, Khoản 1 Điều 11).

   Câu 28. Thời hạn nộp lưu đối với hồ sơ tài liệu xây dựng cơ bản?
   Trả lời: Đối với hồ sơ tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán (Điểm b, Khoản 1 Điều 11).

   Câu 29. Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như thế nào?
   Trả lời: Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan (Khoản 1 Điều 12).

   Câu 30. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và thủ tục được thực hiện như thế nào?
   Trả lời: Trong việc giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu (Khoản 2 Điều 12).

   Câu 31. Tài liệu và thủ tục giao nhận tài liệu vào Lưu trữ cơ quan gồm những loại nào?
   Trả lời: Tài liệu và thủ tục giao nhận tài liệu vào Lưu trữ cơ quan gồm:
   – Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 2 bản;
   – Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản (Khoản 3 Điều 12).

   Câu 32. Tài liệu điện tử là gì?
   Trả lời: Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác (Khoản 1 Điều 13).

   Câu 33. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn gì?
   Trả lời: Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn:
   – Dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập;
   – Được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. (Khoản 2 Điều 13).

   Câu 34. Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ có giá trị so với tài liệu đã được số hóa như thế nào?
   Trả lời: Tài liệu được số hoá từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hoá (Khoản 3 Điều 13).

   Câu 35. Tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND, UBND, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại đâu?
   Trả lời: Tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND, UBND, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng UBND xã, phường, thị trấn (Khoản 1 Điều 14).

   Câu 36. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ gì trong việc quản lý tài liệu lưu trữ? Trả lời: Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ (Khoản 2 Điều 14).

   Câu 37. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm gì trong việc chỉnh lý tài liệu?
   Trả lời: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý tài liệu có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý (Khoản 1 Điều 15).

   Câu 38. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản nào?
   Trả lời: Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây: a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; b) Được xác định thời hạn bảo quản; c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá; d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị (Khoản 2 Điều 15).

   Câu 39. Việc xác định giá trị tài liệu được căn cứ vào những nguyên tắc nào?
   Trả lời: Việc xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm theo những nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp (Khoản 1 Điều 16).

   Câu 40. Việc xác định giá trị tài liệu được căn cứ vào các phương pháp nào?
   Trả lời: Việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo: Phương pháp hệ thống, phân tích, chức năng, thông tin và sử liệu học (Khoản 2 Điều 16).

   Câu 41. Việc xác định giá trị tài liệu được căn cứ vào các tiêu chuẩn nào?
   Trả lời: Các tiêu chuẩn cơ bản để xác định giá trị tài liệu là: a) Nội dung của tài liệu; b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; đ) Hình thức của tài liệu; e) Tình trạng vật lý của tài liệu (Khoản 3 Điều 16).

   Câu 42. Thời hạn bảo quản tài liệu được quy định như thế nào?
   Trả lời: Thời hạn bảo quản tài liệu được quy định gồm: Tài liệu được bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn (Điều 17).

   Câu 43. Tài liệu được bảo quản vĩnh viễn bao gồm những loại tài liệu nào?
   Trả lời: Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền (Khoản 1 Điều 17).

   Câu 44. Tài liệu được bảo quản có thời hạn bao gồm những tài liệu nào?
   Trả lời: Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 17 và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm (Khoản 2 Điều 17).

   Câu 45. Tài liệu hết giá trị là tài liệu nào?
   Trả lời: Tài liệu hết giá trị cần loại ra để huỷ là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử (Khoản 3 Điều 17).

   Câu 46. Hội đồng xác định giá trị tài liệu có chức năng, nhiệm vụ gì?
   Trả lời: Hội đồng xác định giá trị tài liệu có chức năng, nhiệm vụ: Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị (Khoản 1 Điều 18).

   Câu 47. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do ai thành lập và bao gồm thành phần nào?
   Trả lời: Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
   – Chủ tịch Hội đồng;
   – Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;
   – Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;
   – Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị tài liệu là ủy viên (Khoản 2 Điều 18).

   Câu 48. Nội dung và nguyên tắc làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu như thế nào?
   Trả lời: Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức (Khoản 3 Điều 18).

   Câu 49. Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở mấy cấp?
   Trả lời: Lưu trữ lịch sử được tổ chức thành 02 cấp (ở trung ương và cấp tỉnh) (Khoản 1 Điều 19).

   Câu 50. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử?
   Trả lời: Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây:
   a) Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
   b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;
   c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ (Khoản 2 Điều 19).

   Câu 51. Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ chủ yếu từ các nguồn nào?
   Trả lời: Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính – kinh tế đặt biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của Lưu trữ lịch sử ở Trung ương (Điểm b, Khoản 2 Điều 20).

   Câu 52. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử là bao nhiêu năm?
   Trả lời: Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được quy định: Trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc (Khoản 1 Điều 21).

   Câu 53. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được quy định như thế nào?
   Trả lời: Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được quy định như sau:
   – Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
   – Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật; – Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử (Khoản 1 Điều 22).

   Câu 54. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được tổ chức quản lý như thế nào?
   Trả lời: Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan (Điều 23).

   Câu 55. Trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu như thế nào?
   Trả lời: Trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm:
   – Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó;
   – Hồ sơ, tài liệu giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định (Khoản 1, 2 Điều 24).

   Câu 56. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể sau khi được chỉnh lý sẽ được quản lý như thế nào?
   Trả lời: Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý được quản lý như sau:
   – Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;
   – Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (Khoản 3 Điều 24).

   Câu 57. Trách nhiệm của người đứng đầu trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào?
   Trả lời: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ (Khoản 1 Điều 25).

   Câu 58. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn có những đặc điểm gì?
   Trả lời: Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm sau đây:
   a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế – xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;
   b) Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả;
   c) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử (Khoản 1 Điều 26).

   Câu 59. Quy định về đối tượng và định kỳ (thời gian) thực hiện thống kê nhà nước về lưu trữ?
   Trả lời: Công tác thống kê nhà nước về lưu trữ được quy định như sau: Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 (Khoản 2 Điều 27).

   Câu 60. Chế độ thống kê lưu trữ tại cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh được quy định như thế nào?
   Trả lời: Chế độ thống kê lưu trữ tại cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh được quy định như sau:
   – Cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.
   – Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương (Điểm b, Khoản 3 Điều 27).

   Câu 61. Chế độ thống kê lưu trữ tại cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã được quy định như thế nào?
   Trả lời: Chế độ thống kê lưu trữ tại cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã được quy định như sau:
   a) Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện.
   b) Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh (Điểm c, Khoản 3 Điều 27).

   Câu 62. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như thế nào?
   Trả lời: Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
   – Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan;
   – Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp (Khoản 1 Điều 28).

   Câu 63. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như thế nào?
   Trả lời: Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
   – Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy. Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại Khoản 1 Điều 28 quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.
   – Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử. Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử (Khoản 2 Điều 28).

   Câu 64. Thành phần hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như thế nào?
   Trả lời: Thành phần hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:
   – Quyết định thành lập Hội đồng;
   – Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
   – Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
   – Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
   – Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
   – Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; – Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
   – Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị (Khoản 4 Điều 28).

   Câu 65. Thời hạn bảo quản hồ sơ hủy tài liệu được quy định bao lâu kể từ ngày hủy tài liệu?
   Trả lời: Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu (Khoản 5 Điều 28).

   Câu 66. Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ có nghĩa vụ gì?
   Trả lời: Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:
   a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;
   b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
   c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
   d) Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan (Khoản 2 Điều 29).

   Câu 67. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm gì trong sử dụng tài liệu lưu trữ?
   Trả lời: Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:
   a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;
   b) Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật (Khoản 3 Điều 29).

   Câu 68. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử hạn chế sử dụng có những đặc điểm gì?
   Trả lời: Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây:
   – Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
   – Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế;
   – Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ (Khoản 2 Điều 30).

   Câu 69. Việc sử dụng tài liệu thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được quy định như thế nào?
   Trả lời: Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:
   – Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;
   – Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật;
   – Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật (Khoản 4 Điều 30).

   Câu 70. Người sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử cần có điều kiện gì?
   Trả lời: Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (Khoản 7 Điều 30).

   Câu 71. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ?
   Trả lời: Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định như sau:
   a) Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
   b) Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
   c) Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
   d) Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ. đ) Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.
   e) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ (Điều 32).

   Câu 72. Cơ quan, tổ chức nào thực hiện việc sao tài liệu lưu trữ, chứng thực tài liệu lưu trữ?
   Trả lời: Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thực hiện. Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ (Khoản 1 Điều 33).

   Câu 73. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như thế nào trong các quan hệ, giao dịch?
   Trả lời: Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu gốc trong các quan hệ, giao dịch (Khoản 4, Điều 33).

   Câu 74. Việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử được quy định như thế nào?
   Trả lời: Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó (Khoản 1 Điều 34).

   Câu 75. Quy định về điều kiện để một tổ chức được hoạt động dịch vụ lưu trữ?
   Trả lời: Tổ chức được hoạt động dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:
   a) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh;
   b) Có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;
   c) Cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Khoản 1 Điều 36).

   Câu 76. Quy định về điều kiện để cá nhân được hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ?
   Trả lời: Cá nhân được hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:
   a) Có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
   b) Có cơ sở vật chất phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;
   c) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh (Khoản 2 Điều 36).

   Câu 77. Hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm các hoạt động nào?
   Trả lời: Các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm:
   a) Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước;
   b) Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ (Khoản 3 Điều 36).

   Câu 78. Các quy định về điều kiện để cá nhân được cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
   Trả lời: Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:
   a) Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
   b) Có lý lịch rõ ràng;
   c) Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ phù hợp;
   d) Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên;
   đ) Đã đạt yêu cầu tại kỳ kiểm tra nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền tổ chức (Khoản 1 Điều 37).

   Câu 79. Những trường hợp nào không được cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
   Trả lời: Những trường hợp không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được quy định như sau:
   a) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
   b) Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục;
   c) Người đã bị kết án về một trong các tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật công tác; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc hủy tài liệu bí mật công tác (Khoản 2 Điều 37).

   Câu 80. Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa XIII thông qua tại kỳ họp nào? Luật Lưu trữ có bao nhiêu chương, điều và có hiệu lực thi hành từ ngày tháng năm nào?
   Trả lời:
   – Luật Lưu trữ được thông qua tại Kỳ họp thứ 2, Khóa XIII (Chương VII).
   – Luật này có 7 chương, 42 điều và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 (Điều 41)./.

Luật này quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ (Khoản 1 Điều 1).Luật này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và cá nhân (Khoản 2 Điều 1).Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ (Khoản 1 Điều 2).- Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.- Tài liệu bao gồm: Văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác (Khoản 2 Điều 2).- Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.- Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp (Khoản 3 Điều 2).Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức (Khoản 4 Điều 2).Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác (Khoản 5 Điều 2).Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân (Khoản 6 Điều 2).Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước (Khoản 9 Điều 2).Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, là một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân (Khoản 10 Điều 2).Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (Khoản 11 Điều 2).Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (Khoản 12 Điều 2).Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân (Khoản 13 Điều 2).Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị (Khoản 14 Điều 2).Công tác quản lý lưu trữ phải đảm bảo những nguyên tắc sau:- Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.- Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.- Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê (Điều 3).Chính sách của Nhà nước về lưu trữ được quy định như sau:- Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.- Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ.- Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.- Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ (Điều 4).Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam:a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;d) Công trình, bài viết về cá nhân;đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được (Khoản 1 Điều 5).Cá nhân có tài liệu có các quyền sau đây:- Được đăng ký tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu được quy định tại Khoản 1 Điều 5 Luật Lưu trữ;- Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử;- Thoả thuận việc mua bán tài liệu;- Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng;- Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;- Được Nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật (Khoản 3 Điều 5).Cá nhân có tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia có nghĩa vụ: Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử (Điểm a, Khoản 4 Điều 5).Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình (Điều 6).Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc (Khoản 1 Điều 7).Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật (Khoản 1 Điều 7).Luật Lưu trữ quy định những hành vi bị nghiêm cấm như sau:- Chiếm đoạn, làm hỏng làm mất tài liệu lưu trữ.- Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.- Mua bán, chuyển giao, huỷ trái phép tài liệu lưu trữ.- Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. – Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép (Điều 8).Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của: Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức (Khoản 1 Điều 9).Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan (Khoản 2 Điều 9).Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu được quy định như sau: – Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu. – Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. – Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức (Điều 10).Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc (trừ tài liệu xây dựng cơ bản) (Điểm a, Khoản 1 Điều 11).Đối với hồ sơ tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán (Điểm b, Khoản 1 Điều 11).Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan (Khoản 1 Điều 12).Trong việc giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu (Khoản 2 Điều 12).Tài liệu và thủ tục giao nhận tài liệu vào Lưu trữ cơ quan gồm:- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 2 bản;- Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản (Khoản 3 Điều 12).Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác (Khoản 1 Điều 13).Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn:- Dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập;- Được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. (Khoản 2 Điều 13).Tài liệu được số hoá từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hoá (Khoản 3 Điều 13).Tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND, UBND, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng UBND xã, phường, thị trấn (Khoản 1 Điều 14).Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ (Khoản 2 Điều 14).Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý tài liệu có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý (Khoản 1 Điều 15).Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây: a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; b) Được xác định thời hạn bảo quản; c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá; d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị (Khoản 2 Điều 15).Việc xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm theo những nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp (Khoản 1 Điều 16).Việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo: Phương pháp hệ thống, phân tích, chức năng, thông tin và sử liệu học (Khoản 2 Điều 16).Các tiêu chuẩn cơ bản để xác định giá trị tài liệu là: a) Nội dung của tài liệu; b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; đ) Hình thức của tài liệu; e) Tình trạng vật lý của tài liệu (Khoản 3 Điều 16).Thời hạn bảo quản tài liệu được quy định gồm: Tài liệu được bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn (Điều 17).Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền (Khoản 1 Điều 17).Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 17 và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm (Khoản 2 Điều 17).Tài liệu hết giá trị cần loại ra để huỷ là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử (Khoản 3 Điều 17).Hội đồng xác định giá trị tài liệu có chức năng, nhiệm vụ: Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị (Khoản 1 Điều 18).Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:- Chủ tịch Hội đồng;- Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị tài liệu là ủy viên (Khoản 2 Điều 18).Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức (Khoản 3 Điều 18).Lưu trữ lịch sử được tổ chức thành 02 cấp (ở trung ương và cấp tỉnh) (Khoản 1 Điều 19).Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây:a) Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ (Khoản 2 Điều 19).Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính – kinh tế đặt biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của Lưu trữ lịch sử ở Trung ương (Điểm b, Khoản 2 Điều 20).Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được quy định: Trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc (Khoản 1 Điều 21).Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được quy định như sau:- Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;- Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật; – Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử (Khoản 1 Điều 22).Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan (Điều 23).Trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm:- Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó;- Hồ sơ, tài liệu giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định (Khoản 1, 2 Điều 24).Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý được quản lý như sau:- Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;- Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (Khoản 3 Điều 24).Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ (Khoản 1 Điều 25).Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm sau đây:a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế – xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;b) Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả;c) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử (Khoản 1 Điều 26).Công tác thống kê nhà nước về lưu trữ được quy định như sau: Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 (Khoản 2 Điều 27).Chế độ thống kê lưu trữ tại cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh được quy định như sau:- Cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.- Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương (Điểm b, Khoản 3 Điều 27).Chế độ thống kê lưu trữ tại cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã được quy định như sau:a) Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện.b) Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh (Điểm c, Khoản 3 Điều 27).Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan;- Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp (Khoản 1 Điều 28).Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:- Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy. Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại Khoản 1 Điều 28 quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.- Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử. Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử (Khoản 2 Điều 28).Thành phần hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:- Quyết định thành lập Hội đồng;- Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;- Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;- Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; – Biên bản bàn giao tài liệu hủy;- Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị (Khoản 4 Điều 28).Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu (Khoản 5 Điều 28).Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;d) Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan (Khoản 2 Điều 29).Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;b) Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật (Khoản 3 Điều 29).Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây:- Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;- Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế;- Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ (Khoản 2 Điều 30).Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:- Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;- Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật;- Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật (Khoản 4 Điều 30).Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (Khoản 7 Điều 30).Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định như sau:a) Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.b) Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.c) Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.d) Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ. đ) Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.e) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ (Điều 32).Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thực hiện. Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ (Khoản 1 Điều 33).Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu gốc trong các quan hệ, giao dịch (Khoản 4, Điều 33).Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó (Khoản 1 Điều 34).Tổ chức được hoạt động dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:a) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh;b) Có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;c) Cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Khoản 1 Điều 36).Cá nhân được hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:a) Có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;b) Có cơ sở vật chất phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;c) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh (Khoản 2 Điều 36).Các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm:a) Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước;b) Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ (Khoản 3 Điều 36).Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:a) Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;b) Có lý lịch rõ ràng;c) Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ phù hợp;d) Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên;đ) Đã đạt yêu cầu tại kỳ kiểm tra nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền tổ chức (Khoản 1 Điều 37).Những trường hợp không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được quy định như sau:a) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;b) Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục;c) Người đã bị kết án về một trong các tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật công tác; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc hủy tài liệu bí mật công tác (Khoản 2 Điều 37).- Luật Lưu trữ được thông qua tại Kỳ họp thứ 2, Khóa XIII (Chương VII).- Luật này có 7 chương, 42 điều và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 (Điều 41)./.