Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính gồm những gì?

Xử phạt hành chính là một hoạt động diễn ra thường nhật xung quanh chúng ta, phát sinh khi có hành vi vi phạm hành chính của cá nhân hoặc tổ chức. Vậy hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính gồm những gì? Khi nào cần sử dụng hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính?

1. Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính gồm những văn bản nào?

Theo quy định tại các khoản 14, 15 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư thì hồ sơ được hiểu là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hoạt động lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Bên cạnh đó, theo Điều 57 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012, sửa đổi bổ sung năm 2020 thì người có thẩm quyền xử phạt phải lập hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính đối với trường hợp có lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính.

Do đó, khi hành vi vi phạm bị lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính thì phải lập hồ sơ xử phạt. Và hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính sẽ bao gồm: Biên bản vi phạm hành chính; Quyết định xử phạt hành chính; Các tài liệu, giấy tờ có liên quan và phải được đánh bút lục.

Trong đó, các tài liệu khác có thể là:

– Biên bản làm việc:

Loại tài liệu này được quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 12 Nghị định 118/2021/NĐ-CP ngày 23 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính. Theo đó, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ khi phát hiện vi phạm hành chính phải lập biên bản vi phạm hành chính. Tuy nhiên, khi thuộc một trong hai trường hợp dưới đây thì sẽ phải lập biên bản làm việc thay cho biên bản vi phạm hành chính, cụ thể:

+ Trong trường hợp hành vi có dấu hiệu vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc không thuộc lĩnh vực, địa bàn quản lý của mình, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ phải lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc và chuyển ngay biên bản đến người có thẩm quyền.

+ Trường hợp vụ việc phải giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm tang vật, phương tiện và các trường hợp cần thiết khác, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ có thể lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc.

– Biên bản giải trình:

Theo Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012, sửa đổi bổ sung năm 2020 thì việc giải trình trực tiếp được lập thành biên bản và phải có chữ ký của các bên liên quan; trường hợp biên bản gồm nhiều tờ thì các bên phải ký vào từng tờ biên bản. Biên bản này phải được lưu trong hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính và giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hoặc người đại diện hợp pháp của họ 01 bản.

– Biên bản xác minh tình tiết vi phạm hành chính

Theo khoản 6 Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012 được sửa đổi, bổ sung năm 2020 thì trong trường hợp biên bản vi phạm hành chính có sai sót hoặc không thể hiện đầy đủ, chính xác các nội dung theo quy định pháp luật thì phải tiến hành xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 59 của Luật này để làm căn cứ ra quyết định xử phạt. Việc xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính được lập thành biên bản xác minh. Biên bản xác minh là tài liệu gắn liền với biên bản vi phạm hành chính và được lưu trong hồ sơ xử phạt.

Theo Điều 59 Luật Xử lý vi phạm hành chính hiện hành thì khi xem xét ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính, trong trường hợp cần thiết người có thẩm quyền xử phạt có trách nhiệm xác minh các tình tiết sau đây: Có hay không có vi phạm hành chính; Cá nhân, tổ chức thực hiện hành vi vi phạm hành chính, lỗi, nhân thân của cá nhân vi phạm hành chính; Tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ; Tính chất, mức độ thiệt hại do vi phạm hành chính gây ra; Trường hợp không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại khoản 1 Điều 65 của Luật này; Tình tiết khác có ý nghĩa đối với việc xem xét, quyết định xử phạt.

Trong quá trình xem xét, ra quyết định xử phạt, người có thẩm quyền xử phạt có thể trưng cầu giám định. Việc trưng cầu giám định được thực hiện theo quy định của pháp luật về giám định.

Như vậy, hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính bắt buộc phải có biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử phạt hành chính, các tài liệu, giấy tờ có liên quan ở đây gồm: Biên bản bàn giao biên bản vi phạm hành chính, biên bản bàn giao quyết định xử phạt hành chính, quyết định cưỡng chế, biên bản bàn giao quyết định cưỡng chế, biên bản làm việc, biên bản xác minh tình tiết vi phạm, biên bản bàn giao biên bản xác minh…

2. Những trường hợp phải lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính?

Căn cứ vào Điều 56 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012, sửa đổi bổ sung năm 2020 thì những trường hợp xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản được quy định như sau:

– Xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản được áp dụng trong trường hợp xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 250.000 đồng đối với cá nhân, 500.000 đồng đối với tổ chức và người có thẩm quyền xử phạt phải ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính tại chỗ.

Đặc biệt, trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện nhờ sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ thì phải lập biên bản.

– Quyết định xử phạt vi phạm hành chính tại chỗ phải ghi rõ ngày, tháng, năm ra quyết định; họ, tên, địa chỉ của cá nhân vi phạm hoặc tên, địa chỉ của tổ chức vi phạm; hành vi vi phạm; địa điểm xảy ra vi phạm; chứng cứ và tình tiết liên quan đến việc giải quyết vi phạm; họ, tên, chức vụ của người ra quyết định xử phạt; điều, khoản của văn bản pháp luật được áp dụng. Trường hợp phạt tiền thì trong quyết định phải ghi rõ mức tiền phạt.

Bên cạnh đó Điều 57 Luật Xử lý vi phạm hành chính hiện hành cũng quy định việc xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản, hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính. Như vậy, khi hành vi vi phạm không thuộc những trường hợp quy định nêu trên thì sẽ bị lập biên bản vi phạm hành chính.

3. Một số trường hợp sử dụng hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính

Đối với thủ tục xử phạt vi phạm hành chính, cần sử dụng hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính trong một số lĩnh vực như đất đai, hình sự, …

Thứ nhất, trong lĩnh vực đất đai

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ sử dụng hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính đối với trường hợp Nhà nước thu hồi đất do vi phạm pháp luật về đất đai được quy định tại điểm a, g khoản 1 Điều 64 Luật Đất đai năm 2013 như sau:

– Sử dụng đất không đúng mục đích đã được Nhà nước giao, cho thuê, công nhận quyền sử dụng đất và đã bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi sử dụng đất không đúng mục đích mà tiếp tục vi phạm. 

– Người sử dụng đất không thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước và đã bị xử phạt vi phạm hành chính mà không chấp hành.

Thứ hai, trong lĩnh vực hình sự

Trong các tội xâm phạm chế độ hôn nhân gia đình được quy định trong Bộ luật Hình sự năm 2015, sửa đổi bổ sung năm 2017 như: Tội cưỡng ép kết hôn, ly hôn hoặc cản trở hôn nhân tự nguyện, tiến bộ, cản trở ly hôn tự nguyện (Điều 181); Tội vi phạm chế độ một vợ, một chồng (Điều 182); Tội tổ chức tảo hôn (Điều 183); Tội ngược đãi hoặc hành hạ ông bà, cha mẹ, vợ chồng, con, cháu hoặc người có công nuôi dưỡng mình (Điều 185); Tội từ chối hoặc trốn tránh nghĩa vụ cấp dưỡng (Điều 186) đều có quy định tình tiết “Đã bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi này mà còn vi phạm”, do đó cần phải có hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính trước đó để làm căn cứ chứng minh.

Quý khách có thể tham khảo thêm về bài viết: Biên bản vi phạm hành chính là gì? Thời hiệu trong xử phạt vi phạm hành chính? của Luật Minh Khuê.

Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.6162 hoặc gửi email trực tiếp tại: Tư vấn pháp luật qua email để được giải đáp. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.