Hồ sơ nguyên tắc là gì? Hướng dẫn cách lập hồ sơ

Hồ sơ nguyên tắc là gì? Khác gì với hồ sơ công việc? Cách lập hồ sơ nguyên tắc như thế nào để bảo đảm chuẩn xác, hiệu quả? Câu trả lời sẽ được Vuiapp.vn tiết lộ trong nội dung dưới đây, hãy cùng khám phá và mang về cho mình những kiến thức hữu ích nhé.

Hồ sơ nguyên tắc là gì? Đây là tập bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt cộng tác nghiệp vụ nhất định.

Hồ sơ nguyên tắc là gì? Là tập bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt cộng tác nghiệp vụ nhất định.

Chúng được sử dụng để tra cứu, căn cứ vào pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày. Vậy trách nhiệm khi lập hồ sơ nguyên tắc là như thế nào? Sự khác nhau giữa hồ sơ công việc và nguyên tắc này ra sao? Mời bạn tiếp tục theo dõi nội dung bên dưới đây.

Theo điều 47 của chế độ chi tiết về công tác văn bản, tài liệu ban hành theo nghị định 527TTg ngày 01/11/1957 của hội đồng chính phủ: Mỗi cán bộ văn phòng phải lập hồ sơ nguyên tắc gồm bản sao: Luật, sắc lệnh, nghị định, thông tư quy định vấn đề phụ trách.

Cán bộ văn phòng phải lập hồ sơ nguyên tắc gồm bản sao: Luật, sắc lệnh, nghị định, thông tư quy định vấn đề phụ trách

Như vậy mỗi cán bộ làm công tác công văn, giấy tờ lập hồ sơ nguyên tắc là cực kỳ cần thiết, thường xuyên. Do đó, khi giải quyết công việc mới đầy đủ pháp lý, đúng chế độ và chính sách ban hành.

Dưới đây là sự khác nhau giữa hồ sơ nguyên tắc và công việc được hệ thống tiết lộ:

Sự khác biệt giữa hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc

– Hồ sơ công việc là các bản chính hoặc sao có giá trị như bản chính của các loại văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết. Hồ sơ công việc thường kết thúc và lập theo năm nhưng cũng có công việc đòi hỏi trong 2 hoặc 3 năm kết thúc và nộp vào lưu trữ cơ  quan.

– Hồ sơ nguyên tắc là bản sao có thể viết tay hoặc đánh máy, sao chụp chuẩn xác từ bản chính các bản quy phạm pháp luật về mặt công tác nghiệp vụ. Đặc biệt chúng còn tập hợp văn bản nhiều năm dùng để tra cứu khi giải quyết công việc, không phải nộp vào lưu trữ cơ quan.

Cách lập hồ sơ nguyên tắc cực kỳ đơn giản và dễ dàng, bạn chỉ cần thực hiện theo 3 bước cơ bản như sau:

Nhiệm vụ đầu tiên của người lập hồ sơ nguyên tắc là xác định vấn đề nào cần thực hiện. Điều nào quan trọng và có ý nghĩa nhất định dùng để tra cứu và giải quyết công việc hàng ngày.

Xác định vấn đề cần lập hồ sơ nguyên tắc là gì

Căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ cơ quan, đơn vị để dự kiến phải lập hồ sơ nguyên tắc nào. Nếu không dự kiến chuẩn xác những hồ sơ cần lập không có căn cứ để giải quyết công việc. Sau khi dự kiến hãy lập bảng thống kê hồ sơ.

Tiếp đến mỗi cán bộ nhân viên dựa vào nhiệm vụ được giao, tùy vào từng mặt nghiệp vụ công tác phụ trách. Để từ đó thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập hồ sơ nguyên tắc, phục vụ cho việc tra cứu giải quyết công việc mỗi ngày.

Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ nguyên tắc

Hơn nữa, số lượng văn bản của hồ sơ nguyên tắc phụ thuộc vào số lượng văn bản quy phạm pháp luật ban hành. 

Việc thu thập những văn bản quy phạm pháp luật được tiến hành thường xuyên và nhiều nguồn. Ví dụ như văn bản do cơ quan gửi đến cơ quan mình, văn bản được đăng lên báo, tạp chí,…. 

Do đó những yêu cầu của người thu thập văn bản, tài liệu không phân biệt văn bản do cơ quan nào ban hành, hiệu lực văn bản. Chẳng hạn:

– Cán bộ phụ trách về công tác thi đua lập hồ sơ nguyên tắc đầy đủ văn bản quy phạm về luật thi đua, khen thưởng.

– Cán bộ phụ trách chế độ, chính sách lập hồ sơ về vấn đề lương, bảo hiểm xã hội, y tế,….

Bước 3: Sắp xếp văn bản cũng như tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc