Hồ sơ làm bảo hiểm xã hội gồm những giấy tờ, tài liệu gì?

Công ty tôi mới thành lập và đã có phát sinh việc sử dụng lao động. Tôi đang băn khoăn không biết hồ sơ để làm sổ bảo hiểm xã hội, đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty tôi bao gồm những gì ? Rất mong Luật sư giải đáp. Tôi xin chân thành cảm ơn !

Luật sư tư vấn:

Mục Lục

1. Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm xã hội bắt buộc

Theo quy định tại Khoản 1 Khoản 2 Luật bảo hiểm xã hội 2014 có quy định thì bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.

Bảo hiểm xã hội bắt buộc là loại hình bảo hiểm xã hội do Nhà nước tổ chức mà người lao động và người sử dụng lao động phải tham gia.

2. Đối tượng phải tham gia bảo hiểm xã hội

Theo quy định tại Điêfu 2 Luật bảo hiểm xã hội 2014 có quy định thì

STT
Nội dung

Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm:

+ người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động

+ Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng

+ Cán bộ công chức viên chức

+ Công nhân quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu

+ Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân, sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân, người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân

+ Hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân, người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân

+ Hạ sĩ quan, chiễn sĩ quân đội nhân dân, hạ sĩ quan, chiến sĩ công an nhân dân phục vụ có thời hạn, học viên quân đội công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí

+ Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng

+ Người quản lý doanh nghiệp , người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương

+ Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn.

2
Người lao động là công dân nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp được tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của chính phủ

Người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp , đơn vị vũ trang nhân dân tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội , tổ chức chính trị – xã hội nghề nghiệp, tổ chứuc xã hội, nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác, cơ quan tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thỗ Việt Nam, doanh nghiệp, hợp tác xã , hộ kinh doanh cá thể, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động

3. Thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp và người lao động

3.1 Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu đối với người lao động

Theo quy định tại quyết định 595/QĐ-BHXH, khi đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, người lao động cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ sau:

– Tờ khai tham gia BHXH, điều chỉnh thông tin BHXH theo mẫu TK1 – TS

– Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì cần bổ sung thêm các giấy tờ chứng minh để được hưởng quyền lợi

– Người lao động làm việc ở nước ngoài thì cần có hợp đồng lao động có thười hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao động được gia hạn. Đồng thời, người lao động cần nộp kèm văn bản gia hạn hợpd dồng hoặc hợp đồng được ký mới tịa quốc gia tiếp nhận lao động.

3.2 Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu đối với các đơn vị

Khi làm hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động, đơn vị cần chuẩn bị

+ Tở khai tham gia bảo hiểm xã hội/ điều chỉnh thông tin theo mẫu TK3 – TS

+ Danh sách chi tiết người lao động đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (theo mẫu 02-TS)

+ Bảng kê thông tin theo mẫu DS01-TS

Trong quá trình kê khai, doanh nghiệp cần lưu ý: Mẫu TK3-TS áp dụng với những doanh nghiệp cần đăng ký cấp mã đơn vị trong lần đầu tiên tham gia bảo hiểm xã hội. Mẫu D02-TS được dùng để kê khai danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội. Đây là các lao động đủ điều kiện theo quy định bắt buộc. Mẫu D02 – TS cực kỳ quan trọng và bắt buộc phải có trong thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp. Mẫu TK1-TS được sử dụng để tổng hợp các laoij hồ sơ, giấy tờ của doanh nghiệp, được dùng làm căn cứ để cơ quan bảo hiểm truy thu những trường hợp báo tăng muộn

Ngoài các tờ khai, bảng kê nêu trên , doanh nghiệp cần đính kèm: hợp đồng lao động ký với người lao động, sổ hộ khẩu, chứng minh thư/ căn cước công dân của người lao động

4. Các bước thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu

Thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu gồm các bước sau:

STT
Các bước
Nội dung

1
Bước 1
Chuẩn bị các laoij giấy tờ theo yêu cầu đề có căn cứ điền thông tin vào các biểu mẫu

2
Bước 2

Trong trường hợp đơn vị chưa có mã bảo hiểm xã hội, đơn vị sẽ nộp tờ khai TK3 – TS cho cơ quan bảo hiểm

Sau khi nộp 1-7 ngày làm việc, đơn vị sẽ nhận được mã đơn vị

3
Bước 3
Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp thực hiện các thành phần biểu mẫu, hồ sơ theo quy định để báo tăng lao động tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu

4
Bước 4
Nộp đủ các hồ sơ cần thiết cho cơ quan bảo hiểm xã hội

5
Bước 5
Sau không quá 05 ngày làm việc kể từ thời điểm đủ nộp hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành cấp sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế cho đơn vị. Doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ sẽ phụ thuộc vào giấy phép đăng ký kinh doanh

5. Các hình thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử khi thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu

+ Đối với hồ sơ giấy: nộp qua dịch vụ bưu chính của cơ quan bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký tài khoản theo quy định và việc nộp hồ sơ sẽ hoàn toàn miễn phí

+ Đối với giao dịch điện tử: doanh nghiệp sử dụng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử. Các đơn vị chỉ cần có chữ ký số và tài khoản kê khai, việc nộp hồ sơ sẽ cưucj kỳ đơn giản và dễ dàng

6. Phương thức đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm TNLĐ,BNN

6.1 Đóng hàng tháng

Đối với phương thức đóng hàng tháng thì chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc dựa trên quỹ tiền lương của người lao động tham gia đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đồng thười trích từ tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định , chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan bảo hiểm xã hội theo chi nhánh ngân hàng đã được cơ quan bảo hiểm xã hội cung cấp cho đơn vị

6.2 Phương thức đóng 3 tháng hoặc 6 tháng một lần

Đơn vị là công ty , doanh nghiệp, hợp tác xã, các hộ kinh doanh cá thể, các tổ chức hợp tác hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp mà được trả lương theo sản phẩm, theo khoán công, thì đóng theo phương thức hàng tháng hoặc 3 tháng hoặc 6 tháng một lần. Chậm nhất đến ngày cuối cùng của kỳ đóng tiền, đơn vị sử dụng lao động phải chuyển đầy đủ tiền vào tài khoản của cơ quan bảo hiểm xã hội.

6.3 Địa điểm đóng

Về địa điểm bảo hiểm xã hội thì áp dụng đóng theo địa bàn, đơn vị sử dụng lao động ở tại địa bàn quận huyện nào thì phải đóng ở quận huyện đó. Đối với chi nhánh của công ty, doanh nghiệp thì đóng bảo hiểm xã hội tại địa bàn nơi được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh cho chi nhánh

7. Mức phạt khi không đóng bảo hiểm xã hội

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng có quy định thì mức phạt đối với các hành vi vi phạm quy định tại Chương II, Chương III và chương IV nghị định này là mức phạt đối với cá nhân, trừ trường hợp quy định tại Khoản 1,2,3,5 Điều 7 Khoản 3, 4,6 Điều 13, khoản 2 Điều 25, khoản 1 Điều 26, khoản 1,5,6,7 Điều 27, Khoản 8 Điều 39, khoản 5 Điều 41, khoản 1,2,3,4,5,6 Điều 45, khoản 3 Điều 46 Nghị định này. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính quy định tại Chương V nghị định này là thẩm quyền áp dụng đối với cá nhân, trong trường hợp phạt tiền, thảm quyền xử phạt tổ chức gấp 02 lần thẩm quyền xử phạt cá nhân…

Tại Khoản 4 điều 41 Nghị định này cũng có quy định như sau vi phạm các quy đinh khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp phạt tiền 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời gian 30 ngày kể từ ngáy giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc có hiệu lực, không lập danh sách người lao động hoặc không lập hồ sơ hoặc không nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định tại Khoản 2 điều 102 , khoản 1 Điêu 103, khảon 1 Điều 110, Khoản 2 Điều 112 của Luật bảo hiểm xã hội, khoản 1 Điều 59, khoản 1 Điều 60 của Luật an toàn vệ sinh lao động

Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý, bạn vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật Lao động, gọi ngay tới số: 1900.6162 để được giải đáp. Trân trọng cám ơn!