Hồ sơ là gì? Các loại hồ sơ? Khác biệt giữa hồ sơ và tài liệu?

Để theo dõi và quản lý tốt một công việc nào đó kể cả trong doanh nghiệp, tổ chức hay các cơ quan nhà nước thì vấn đề lưu trữ hồ sơ và tài liệu rất quan trọng. Vấn đề lưu trữ hồ sơ giúp cho các cơ quan, tổ chức nhìn lại được và rà soát lại được những thông tin quan trọng. Vậy hồ sơ, tài liệu là gì? Chúng có những khác biệt như thế nào?

Luật sư tư vấn pháp luật miễn phí qua điện thoại 24/7: 1900.6568

Căn cứ pháp lý:

– Luật Lưu trữ 2011

1. Hồ sơ là gì?

Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau:

“Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”

Như vậy, có thể hiểu hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể nào đó hoặc cùng một (hoặc một số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân.

2. Các loại hồ sơ:

Trong một cơ quan, tổ chức, đơn vị sẽ có rất nhiều hồ sơ được hình thành mà mỗi hồ sơ sẽ có những nội dung, hình thức khác nhau. Hồ sơ được chia thành ba loại cơ bản, bao gồm: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự.

2.1. Hồ sơ công việc:

Hồ sơ công việc là tập tài liệu theo dõi, xử lý một  hoặc một số việc nào đó. Trong hồ sơ công việc, thông thường sẽ có những tài liệu khởi đầu công việc, cho đến tài liệu (văn bản ) kết thúc công việc.

Ví dụ như hồ sơ về một hội nghị (hội nghị khoa học,…); hồ sơ giải quyết công việc (giải quyết tranh chấp,…).

2.2. Hồ sơ nguyên tắc:

Hồ sơ nguyên tắc là tập văn bản quy phạm pháp luật về một vấn đề hay một lĩnh vực nào đó. Mỗi cán bộ, công chức sẽ phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao, tuỳ theo từng mảng nghiệp vụ công tác của mình phụ trách mà sẽ nghiên cứu, thu thập những văn bản quy phạm pháp luật nhằm mục đích lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra cứu, nghiên cứu giải quyết công việc hàng ngày.

Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc không cần thiết phải là bản chính, chúng có thể là bản sao, nhưng bắt buộc phải còn hiệu lực pháp lý.

Ví dụ như tập tài liệu là tất cả các văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể về chế độ công tác phí cho các cán bộ công chức; tập tài liệu là những văn bản về chế độ nâng lương, nâng ngạch cho các cán bộ, công chức nhà nước.

Cách lập hồ sơ nguyên tắc:

– Người lập hồ sơ nguyên tắc đầu tiên phải xác định vấn đề nào cần thực hiện, vấn đề nào quan trọng và có ý nghĩa nhất dùng để tra cứu và giải quyết những công việc hàng ngày. Sau đó, phải dựa theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị để đưa ra vấn đề là phải lập hồ sơ nguyên tắc nào. Nếu không dự kiến chuẩn xác những hồ sơ cần lập thì sẽ không có căn cứ để giải quyết công việc.

– Mỗi cán bộ nhân viên dựa vào nhiệm vụ được giao của mình, tùy vào từng nghiệp vụ công tác phụ trách để từ đó sẽ thu thập những văn bản quy phạm pháp luật rồi lập hồ sơ nguyên tắc nhằm phục vụ cho việc tra cứu giải quyết những công việc mỗi ngày. Công việc thu thập những văn bản quy phạm pháp luật sẽ được tiến hành thường xuyên và từ nhiều nguồn.

– Đối với hồ sơ nguyên tắc, cách sắp xếp đó chính là dựa trên văn bản, tài liệu, thời gian. Căn cứ vào ngày, tháng, năm ban hành văn bản để từ đó sắp xếp ngày tháng năm trước xếp xuống dưới và ngày tháng năm sau xếp lên trên.  Theo cách sắp xếp này thì những văn bản vẫn đang có hiệu lực sẽ được xếp lên trên.

Như vậy, có thể thấy hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc có những điểm rất khác nhau, cụ thể như: Hồ sơ công việc là các bản chính hoặc các bản sao và đều có giá trị như nhau của các loại văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết. Hồ sơ công việc thông thường sẽ kết thúc và lập theo năm nhưng cũng có những trường hợp ngoại lệ đó là sẽ có những công việc đòi hỏi trong 2 hoặc 3 năm kết thúc và nộp vào lưu trữ cơ quan. Còn đối với hồ sơ nguyên tắc chính là bản sao, có các phương thức là viết tay hoặc đánh máy, sao chụp nhưng phải chuẩn xác từ bản chính các văn bản quy phạm pháp luật về mặt công tác nghiệp vụ. Đặc biệt chúng còn là tập hợp những văn bản nhiều năm dùng với mục đích tra cứu khi giải quyết một công việc và không phải nộp vào lưu trữ cơ quan giống như hồ sơ công việc.

2.3. Hồ sơ nhân sự:

Hồ sơ nhân sự là một tập tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ thể nào đó (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh,…), ví dụ như: Hồ sơ đảng viên: Hồ sơ ông Nguyễn Văn A, sinh ngày 01/01/1975, vào Đảng CSVN ngày 10/5/2000

3. Khác biệt giữa hồ sơ và tài liệu:

Tài liệu (trong tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga ,…) đều bắt nguồn từ tiếng Latinh đó chính là “Documentum” có nghĩa là chứng cứ. Tài liệu là dạng vật chất nhìn thấy được, hiện hữu cụ thể. Thực tế trong công tác lưu trữ dùng nhiều khái niệm về tài liệu, như thu thập tài liệu, tiêu hủy tài liệu, giá trị tài liệu. Qua đó ta có thể hiểu bản chất của tài liệu được hiểu đó là dạng vật chất ghi nhận những thông tin.

Như vậy, thông tin trong tài liệu rất đa dạng. Mỗi một dạng thông tin tương ứng với mỗi một loại tài liệu. Có một số loại tài liệu như sau:

– Thông tin là văn bản thì sẽ có tài liệu là chữ viết;

– Thông tin là hình ảnh thì sẽ có tài liệu là dạng hình ảnh;

– Thông tin là âm thanh thì sẽ có tài liệu là những bản ghi âm;

– Thông tin ở dạng điện tử (đĩa mềm, USB, đĩa cứng,..) thì sẽ có tài liệu là dạng điện tử;

– Thông tin là bản đồ thì tài liệu là bản đồ

Hồ sơ và tài liệu đều có cách sử dụng chung, chúng có công dụng và ý nghĩa cụ thể trong lĩnh vực thông tin. Tuy nhiên, chúng sẽ có những điểm khác nhau, cụ thể:

– Định nghĩa:

+ Tài liệu là một phần của một vấn đề nào đó được ghi nhận bằng văn bản, hình ảnh, âm thanh hoặc điện tử cung cấp thông tin

+ Hồ sơ chính là tổng hợp lại những tài liệu và hồ sơ cho biết được những gì đã được thực hiện.

– Sửa đổi:

+ Tài liệu có thể được sửa đổi, bổ sung và chỉnh sửa thông tin

+ Hồ sơ không thể sửa đổi, bổ sung hoặc chỉnh sửa

– Chứng cứ:

+ Tài liệu không đóng vai trò làm bằng chứng

+ Hồ sơ là vai trò làm bằng chứng

– Thời gian:

+ Tài liệu có thể được lưu giữ trong khoảng một thời gian ngắn nhất định

+ Hồ sơ được lưu giữ trong một quãng thời gian dài

4. Ý nghĩa của hồ sơ:

Hồ sơ có tầm quan trọng cả đối với đời sống xã hội và cả hoạt động quản lý nhà nước.

Đối với đời sống xã hội, hồ sơ tài liệu chính là những chứng cứ thực về các vấn đề đã diễn ra. Hồ sơ phản ánh trung thực, chuẩn xác cho nên đó chính là một trong những nguồn căn cứ quan trọng và chính xác nhất cho những nhà nghiên cứu lịch sử. Ngoài ra, hồ sơ cũng là một căn cứ chính xác để làm căn cứ pháp lý cho việc giải quyết các yêu cầu của công dân và tổ chức trong xã hội.

Đối với hoạt động quản lý nhà nước, hồ sơ phản ánh kết quả của quá trình hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước; hồ sơ giúp nhà nước quản lý, theo dõi được quá trình công việc; hồ sơ giúp nhà nước quản lý, theo dõi được công việc của từng cán bộ công chức nhà nước và hồ sơ giúp nhà nước quản lý điều hành công việc có hiệu quả hơn và ban hành các quyết định hành chính được chính xác và hiệu quả.

5. Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong công tác lập hồ sơ:

5.1. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan:

– Thủ trưởng cơ quan (người đứng đầu cơ quan, tổ chức ) chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ đối với các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc thực hiện lập hồ sơ công việc. Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính (ở những nơi không lập văn phòng) tổ chức công tác lập hồ sơ trong phạm vi của mình.

– Ký ban hành bản danh mục hồ sơ hàng năm;

– Tùy điều kiện cụ thể, thủ trưởng cơ quan trực tiếp làm một số việc: giải quyết văn bản đến của cơ quan; soạn thảo văn bản đi; tham gia các hội nghị,… Kết thúc công việc phải lập hồ sơ của mình.

5.2. Trách nhiệm của chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính:

– Xây dựng bản danh mục hồ sơ, hoặc tham gia soạn thảo bản danh mục hồ sơ theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan;

– Trực tiếp quản lý và theo dõi công tác lập hồ sơ của cơ quan;

– Lập hồ sơ những công việc của mình.

5.3. Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan:

– Hàng năm lập danh mục hồ sơ của đơn vị mình;

– Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra trong đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ về lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ đã được lập;

– Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về công tác lập hồ sơ của đơn vị mình.

5.4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan:

Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nói chung phải thực hiện công tác lập hồ sơ công việc của mình. Các công việc cụ thể là :

– Lập hồ sơ công việc của mình giải quyết;

– Lập hồ sơ theo dõi công việc.

5.5. Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách:

– Sắp xếp và quản lý văn bản lưu trữ;

– Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) làm danh mục hồ sơ và hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ trong cơ quan;

– Giúp lãnh đạo văn phòng (phòng hành chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ;

– Lập hồ sơ đối với văn bản lưu trữ.

Như vậy, vấn đề về tài liệu, hồ sơ trong một cơ quan nhà nước và các doanh nghiệp, tổ chức rất quan trọng. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về vấn đề lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong cơ quan, tổ chức của mình.