Hành Chính Văn Phòng Là Gì?

Trong sự phát triển của các doanh nghiệp hiện hay, bộ phận hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng, không thể thiếu. Đây là công việc lý tưởng cho những người nhanh nhạy, linh hoạt. Tuy nhiên hiểu chính xác về nghề hành chính văn phòng là gì? Làm công việc gì? Thì không hẳn ai cũng nắm rõ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin hữu ích về công việc này.

Khái niệm hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là bộ phận quan trọng, không thể thiếu của bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào dù quy mô lớn hay nhỏ. Đây là công việc đảm nhiệm các công việc liên quan đến giấy tờ, thủ tục hành chính, lễ tân, văn thư, quản lý hồ sơ nhân viên, đón và tiếp khách.

Ngoài ra, bộ phận này sẽ có các chức năng của văn phòng như: lưu trữ hồ sơ cho toàn thể nhân viên, tư vấn các vấn đề nhân sự và văn hóa doanh nghiệp cho lãnh đạo nếu cần thiết. Tại bộ phận hành chính văn phòng sẽ có các vị trí như: Chuyên viên tuyển dụng nhân sự, thư ký hành chính văn phòng, bộ phận văn thư…

Nhân viên hành chính văn phòng làm gì?

Nhân viên hành chính văn phòng làm các công việc tại văn phòng hoặc tại các cơ quan doanh nghiệp khác. Đây là các công việc khá đa dạng và bao quát. Vị trí này đòi hỏi cần có cái nhìn rộng, có thể bao quát toàn bộ các hoạt động của các phòng ban, thậm chí là từng nhân viên. Công việc cụ thể của hành chính văn phòng như sau.

Thứ nhất, công việc quản lý hồ sơ, giấy tờ

Nhân viên hành chính văn phòng làm công việc tiếp nhận các loại công văn, giấy tờ, hồ sơ … được gửi đến công ty. Sau đó chuyển cho các bộ phận liên quan hoặc lưu trữ đối với các giấy tờ, thủ tục quan trọng. Bộ phận này làm công việc soạn thảo văn bản, làm thông báo của ban lãnh đạo tới các phòng, ban và có thể in ấn, phát hành khi cần thiết.

Các công việc, chế độ đảm bảo quyền lợi cho cán bộ, nhân viên như: ốm đau, thai sản, sinh nhật hay nghỉ phép… đều được bộ phận hành chính văn phòng tiếp nhận và xử lý.

Thứ hai, công việc lễ tân

Nhân viên thuộc bộ phận hành chính văn phòng tiếp nhận các cuộc gọi đến, có thể xử lý ngay công việc hoặc chuyển về các bộ phận liên quan. Ngoài ra, vị trí này cũng cần đón tiếp khách hàng, đối tác đến làm việc tại doanh nghiệp.

Các cuộc họp hay hội nghị sẽ do bộ phận hành chính văn phòng chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu, giấy tờ và nước uống, hoa quả … theo yêu cầu. Bộ phận này có thể tự tổ chức hoặc phối hợp cùng các phòng, ban khác trong công ty để đứng ra làm các sự kiện nội bộ hoặc các sự kiện ký kết, hợp tác theo chỉ đạo từ ban lãnh đạo.

Thứ ba, công việc quản lý hồ sơ nhân viên

Hành chính văn phòng chính làm nhiệm vụ lưu trữ tất cả các hồ sơ của nhân viên. Đây là bộ phận trực tiếp xử lý các hồ sơ, thủ tục, giấy tờ cần thiết cho nhân viên. Đảm bảo các quyền lợi cơ bản của nhân viên như nghỉ phép, nghỉ việc…

Bộ phận này đảm nhiêm công việc: gửi thư mời làm việc, cập nhật các giấy tờ theo yêu cầu của Luật lao động, làm hợp đồng thử việc và chính thức cho nhân viên.

Giải quyết các chế độ liên quan đến BHXH, BHYT của nhân viên cũng như những phúc lợi, thưởng phạt theo quy định chung của công ty.

Thứ tư là công tác quản lý tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệp

Bộ phận này cần lập danh sách tài sản, thống kê hàng năm và bổ sung khi cần thiết. Theo đó là cập nhật danh sách theo dõi, lên kế hoạch mua mới, tu sửa trang thiết bị cho phù hợp với yêu cầu thực tế của mỗi phòng ban, với tình hình ngân sách của công ty, đảm bảo cho quá trình làm việc của nhân viên được hiệu quả nhất. Hàng tháng, bộ phận này cũng cần lên kế hoạch để cấp và mua mới văn phòng phẩm để phục vụ quá trình làm việc của tất cả các cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.

Yêu cầu để trở thành nhân viên hành chính văn phòng là gì?

Tố chất là yếu tố đầu tiên cần có. Nhân viên hành chính làm việc ở văn phòng công ty nhưng cũng hay phải di chuyển để giải quyết giấy tờ, công việc nên đòi hỏi phải nhanh nhẹn, biết chủ động lên kế hoạch và sắp xếp công việc. Đồng thời là người cẩn thận, tỉ mỉ, có nguyên tắc và có tính trách nhiệm cao.

Nhân viên hành chính văn phòng cần đảm bảo các kỹ năng cơ bản như: kỹ năng giao tiếp, ứng xử, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng quản lý thời gian… Ngoài ra, những người làm công việc này cũng cần có kiến thức và hiểu biết nhiều lĩnh vực khác nhau. Kỹ năng và kinh nghiệm là những vấn đề quan trọng để trở thành nhân viên hành chính văn phòng toàn diện.

Với những chia sẻ cụ thể về công việc như trên đã giúp các doanh nghiệp và các bạn trẻ xác định được công việc cụ thể của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Từ đó có sự chuẩn bị kiến thức, kỹ năng tốt nhất cho tương lại. Tránh trường hợp bị thiếu hụt kiến thức hoặc hụt hẫng vì công việc không như kỳ vọng hoặc không phù hợp với bản thân.

5/5 – (1 bình chọn)

Liên hệ thuê văn phòng