Hành chính văn phòng- Chỉ có người trong ngành mới hiểu được

Hôm nay hãy cùng muaban.net tìm hiểu về việc làm hành chính để xem liệu rằng nghề này có thực sự nhàn hạ như mọi người vẫn nghĩ bấy lâu nay.

Nhắc đến công việc hành chính , mọi người thường nghĩ đây là nghề đơn giản. Ngày ngày chỉ cần đến văn phòng làm 8h, sắp xếp, ghi chép tài liệu, làm trong khu vực văn thư, quản lí con dấu cùng các giấy tờ liên quan đến công ty, đánh máy, thư ký,… Tuy nhiên, thực sự bạn đã hiểu đúng về nghề này chưa? Những công việc của việc làm hành chính? Cùng nỗi áp lực, vất vả trong nghề hành chính? Những phẩm chất cần có đối với những ai muốn làm nghề này? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết hôm nay.

Công việc hành chính văn phòng

• Công tác quản lí hồ sơ, giấy tờ
• Nhập và xử lí dữ liệu được giao
• Tiếp nhận công văn, văn bản
• Tiếp nhận các vấn đề liên quan đến bệnh tình:ốm đau hoặc thai sản
• Tuân thủ cũng như tuyên truyền các vấn đề liên quan đến nội quy của văn phòng hoặc công ty
• Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, công chức
• Photo tài liệu được bàn giao, yêu cầu
• Tạo bảng thống kê lương và theo dõi hằng tháng
• Chấm công theo tháng
• Tính toán lương cũng như tiền thưởng cho hằng tháng, năm rồi trình lên công ty duyệt
• Trực tiếp là người chi trả lương cho cán bộ công viên chức
• Phụ trách khu vực lễ tân
• Nghe cũng như giao dịch với khách hàng mỗi khi họ cần
• Chuẩn bị tài liệu, nước, thức ăn cho các cuộc họp, đại hiểu công ty
• Tổ chức các sự kiện vui chơi giải trí
• Quản lí tài sản, thiết bị của công ty
• Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản, máy móc của công ty. Bảo trì định kỳ các loại máy móc, thiết bị để tránh gây ảnh hưởng đến nhịp độ công việc
• Lập bảng danh sách các vật dụng cần mua theo tuần, tháng
• Có kế hoạch tổ chức cũng như tuyển dụng
• Báo cáo lãnh đạo về tình trạng làm việc của nhân viên
• Cập nhật cũng như bảo quản hồ sơ cẩn thận
• Quản lí hồ sơ

Nổi vất vả áp lực không tên

Công việc hành chính rất vất vả, nhìn ở trên cũng đủ thấy với 8 tiếng đồng hồ thì cũng rất khó khăn, vậy mà họ còn phải làm các công việc không tên khác. Họ không chỉ làm trong phạm vi chức năng của phòng hành chính mà còn làm hàng tá việc khác nhau để kịp tiến độ công việc của công ty.

Họ phải chạy như con quay, xông pha trong các mặt trận với nhiệm vụ ngoại ban của công ty; hướng dẫn cũng như chỉ đạo các bộ phận giám sát các đơn vị trực thuộc phạm vi, nhiệm vụ của mình.

Hành chính văn phòng có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp bởi họ chính là người trực tiếp tư vấn các vấn đề liên quan đến luật lệ, pháp lý cho quý lãnh đạo, công ty,tư vấn giúp việc thực hiện công việc không bị vi phạm pháp lí, xây dựng các chương trình, kế hoạch hợp tác của công ty,…

Phẩm chất cần có đối với người làm hành chính văn phòng

• Đúng giờ, đúng hẹn: đây là yếu tố cực kì quan trọng giúp cho bạn có sự sự tin cậy, tin tưởng của đối tác, công ty.

• Chăm chỉ, chịu khó, biết lắng nghe, học hỏi không ngừng, nếu không giỏi thì phải bù siêng năng
• Công việc hành chính thường liên quan đến sổ sách, giấy tờ chính vì vậy đức tính cẩn thận, tỷ mỉ là đều cần thiết
• Bất cứ nghề cũng cần sự trung thực và đây là một ngành đòi hỏi đức tính này rất cao
• Ngoài ra, sự nhanh nhẹn, nhiệt tình cũng giúp bạn khá nhiều trong công việc gây được ấn tượng tốt đối với mọi người
• Thực sự nghề hành chính đòi hỏi mỗi cán bộ, công nhân viên chức phải trung thực, cẩn trọng, tỉ mỉ, nhanh nhẹn trong từng bước bởi họ như là chiếc cầu nối, gắn kết ban cán sự, ban giám đốc với các doanh nghiệp với nhau.

Học hành chính văn phòng ra làm gì?

Hầu hết các công việc ở công ty có thể nói hành chính văn phòng đều làm được từ quản trị cho đến quản lí đội ngũ nhân viên, đôi khi họ còn đứng ra giải quyết các công việc ngoài lề mà không liên quan đến chuyên môn của mình. Những người làm nghề hành chính không chỉ biết quản lí giấy tờ, sổ sách, con dấu công ty mà phải biết duy trì tốt mối quan hệ của nhân viên, cán bộ, công nhân viên chức,…

Với sự phát triển chống mặt của nền kinh tế như hiện nay. Các bạn trẻ nên có sự am hiểu về nghề mà mình muốn gắn bó sau này. Nghề nào cũng vậy, cần phải có sự chuẩn bị kĩ lưỡng cả về kiến thức lẫn tinh thần. Thông qua bài viết, muaban.net xin chúc các bạn, nhất là các bạn trẻ muốn lựa chọn việc làm văn phòng sẽ định hướng được hướng đi sau này của bản thân.

Cám ơn mọi người đã quan tâm về bài viết.

>> Xem thêm bài viết “Những điều không phải ai cũng biết về nghề lễ tân khách sạn”

Thi Thi