Hàng tồn kho và 5 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

“Hàng tồn kho” là một trong những thuật ngữ kinh tế học cơ bản nhưng vẫn có nhiều người hiểu sai. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về Hàng tồn kho là gì trong bài viết dưới đây. Bên cạnh đó, công tác quản lý hàng tồn kho luôn được các doanh nghiệp chú trọng thực hiện thường xuyên và không ngừng cải tiến nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Trong bài viết này, chúng tôi đề cập đến 6 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, đã được nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên thế giới áp dụng.

Nội dung bài viết

I. Hàng tồn kho là gì? Nguyên nhân tồn tại hàng tồn kho

Thông thường, khi nhắc đến hàng tồn kho, nhiều người nghĩ ngay đến những lô hàng hóa bị tồn đọng lại do không bán được hàng. Tuy nhiên, đó là cách hiểu sai lầm. Vậy định nghĩa đúng của hàng tồn kho là gì? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.

1. Hàng tồn kho là gì?

Trong kinh doanh và kinh tế học, hàng tồn kho được định nghĩa là những sản phẩm được doanh nghiệp giữ lại để bán ra sau cùng hoặc nguyên vật liệu được dự trữ trong kho để sử dụng cho việc sản xuất hàng hóa.

Một góc nhìn cụ thể hơn về định nghĩa hàng tồn kho là gì theo phụ lục 3, quyết định số 1676/QĐ-BTC ngày 01/09/2021 của Bộ tài chính như sau: Hàng tồn kho là các tài sản:

• Có hình thái là nguyên vật liệu hoặc công cụ, dụng cụ tiêu hao trong quá trình sản xuất;
• Có hình thái là nguyên vật liệu hoặc công cụ, dụng cụ tiêu hao hoặc được phân phối trong quá trình cung cấp dịch vụ;
• Được nắm giữ để bán hoặc phân phối trong một chu kỳ hoạt động bình thường; hoặc đang trong quá trình sản xuất để bán hoặc để phân phối.

Như vậy, hàng tồn kho chính là sợi dây liên kết giữa việc sản xuất và kinh doanh của một doanh nghiệp. Đồng thời chúng còn là một loại tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn. Chính vì vậy, việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp, đồng thời tối ưu chi phí lưu kho, góp phần gia tăng lợi nhuận cho các doanh nghiệp.

Hàng tồn kho còn được sử dụng như một tiêu chí quan trọng để đánh giá tình hình hiện tại cũng như căn cứ để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong thời gian tiếp theo thông qua chỉ số vòng quay hàng tồn kho. Đây là chỉ số thể hiện số lần doanh nghiệp thay thế lượng hàng hóa dự trữ trong kho của mình trong một thời kỳ nhất định, thường là theo năm. Các bạn có thể tham khảo thêm thông tin về chủ đề này tại bài viết: Vòng quay hàng tồn kho là gì?

2. Nguyên nhân tồn tại hàng tồn kho

Có 5 nguyên nhân chủ yếu khiến các doanh nghiệp ra quyết định dự trữ hàng tồn kho phục vụ cho công tác điều phối hoạt động kinh doanh, cụ thể như sau:

a. Độ trễ giữa cung ứng và nhu cầu sử dụng

Việc cung ứng sản phẩm đến tay người tiêu dùng so với thời điểm họ có nhu cầu sử dụng luôn tồn tại một độ trễ nhất định. Các doanh nghiệp cố gắng khắc phục tối đa vấn đề này bằng cách tích trữ một lượng hàng hóa nhất định để đảm bảo sẵn sàng cung ứng khi thị trường có nhu cầu cũng như chủ động nguồn nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.

b. Tính chất mùa vụ của một số loại hàng hóa

Một số loại hàng hóa đặc thù có tính chất mùa vụ, tức là nhu cầu tiêu thụ loại hàng hóa này trên thị trường thay đổi theo mùa hoặc theo chu kỳ nhất định. Trong khi đó, năng lực sản xuất của các doanh nghiệp là cố định hoặc thay đổi không đáng kể. Ví dụ như hàng hóa phục vụ cho dịp Noel chỉ bán chạy khi gần đến ngày lễ. Điều đó dẫn đến sự tích trữ hàng tồn kho của các doanh nghiệp với dự đoán nhu cầu tiêu thụ đáng kể trong tương lai.

c. Tính bất định trong hoạt động sản xuất, kinh doanh

Trên thực tế, những sự cố hoặc rủi ro tiền ẩn trong nguồn cung, nguồn cầu hoặc trong công tác giao nhận hàng hóa như không đúng thời hạn, không đủ số lượng,… sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh tại thời điểm đó. Chính vì vậy, doanh nghiệp thường tích trữ một lượng nguyên vật liệu đầu vào sản xuất nhất định để đề phòng cho những rủi ro không đáng có.

d. Tính kinh tế nhờ quy mô

Sản xuất hàng hóa với quy mô lớn giúp tối ưu chi phí và giá thành bán sản phẩm. Chính vì vậy, doanh nghiệp lựa chọn sản xuất với sản lượng hàng hóa lớn bao gồm hàng bán ra thị trường là chủ yếu và một phần hàng tồn kho, thay vì chỉ sản xuất ra một sản lượng hàng hóa nhỏ hơn và tương ứng với khả năng bán hàng tại thời điểm đó.

e. Gia tăng giá trị sản phẩm đối với một số loại hàng hóa đặc biệt

Trong sản xuất, có một số loại hàng hóa chỉ đạt được các yêu cầu về giá trị sử dụng khi được giữ lại kho trong một thời gian nhất định. Ví dụ như ngành công nghiệp sản xuất bia, bia cần thời gian để trở nên ngon hơn sau khi được tạo ra.

3. Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho có thể bao gồm nhiều loại hàng hóa khác nhau tùy theo quyết định sản xuất và dự trữ của doanh nghiệp. Ở góc nhìn tổng quan, có thể phân nhóm hàng tồn kho dựa trên tiêu chí đặc điểm hàng hóa thành 4 loại cơ bản như sau:

• Hàng tồn kho là nguồn vật tư: Đây là những vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất như đồ dùng văn phòng, nhiên liệu, vật liệu làm sạch máy móc,…
• Hàng tồn kho là nguyên liệu thô: Những loại nguyên liệu thô được doanh nghiệp giữ lại để phục vụ cho quá trình sản xuất trong tương lai, được gửi đi để gia công hoặc chế biến và đã mua, đang trên đường về.
• Hàng tồn kho là bán thành phẩm: Đây là những sản phẩm đã trải qua quá trình sản xuất, tuy nhiên chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng chưa được làm thủ tục hoàn thành sau khi sản xuất.
• Hàng tồn kho là thành phẩm: Những sản phẩm đã hoàn thiện, lưa kho để chờ bán.

II. Quản lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một phần tài sản quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc quản lý hàng tồn kho là công tác thiết yếu để đảm bảo tài sản được lưu trữ một cách tối ưu.

1. Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là việc tổ chức quản lý, sắp xếp, kiểm soát, bảo quản,… hàng hóa trong kho lưu trữ và hoạt động điều tiết xuất nhập kho. Đây là công tác rất quan trọng, đòi hỏi phải thực hiện một cách liên tục và xuyên suốt. Điều này vừa giúp cho doanh nghiệp có thể kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa tồn đọng để có kế hoạch bán hàng tiếp theo, vừa tối ưu hóa chi phí lưu trữ hàng tồn kho cho doanh nghiệp.

2. Các hoạt động chính trong quản lý hàng tồn kho

Công tác quản lý hàng tồn kho với quy trình khá phức tạp và bao gồm nhiều đầu việc khác nhau. Nhìn chung, các công việc chính bao gồm: Quản trị hiện vật, quản trị kế toàn và quản trị kinh tế hàng tồn.

a. Quản trị hiện vật

Hoạt động quản trị hiện vật tập trung chủ yếu vào việc bảo quản và đảm bảo chất lượng hàng hóa luôn tốt nhất. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần tính toán chi tiết và cụ thể về hình thức và diện tích lưu kho phù hợp cũng như những loại phương tiện, thiết bị máy móc mang lại hiệu quả tốt nhất.

b. Quản trị kế toán

Công tác quản trị kế toán hàng tồn kho sẽ đem lại những chỉ số tài chính – kế toán quan trọng để từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định sản xuất và bán hàng. Điều này đòi hỏi kế toán kho cần tính toán lượng hàng tồn kho một cách cẩn thận, kiểm kê hàng tồn kho định kỳ và thường xuyên để nắm bắt kịp thời tình trạng hàng hóa để có những giải pháp phù hợp một cách kịp thời.

c. Quản trị kinh tế hàng tồn

Hoạt động quản trị kinh tế hàng tồn kho liên quan đến kế hoạch kinh doanh trong tương lai. Doanh nghiệp cần cân bằng giữa 2 mục tiêu: (1) Lượng hàng dự trữ để đảm bảo quy trình sản xuất không bị gián đoạn, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. (2) Tối thiểu hóa số lượng hàng dự trữ trong kho để giảm chi phí lưu trữ.

III. Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Hiểu được tầm quan trọng của hàng tồn kho, doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Dưới đây là một số phương pháp đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng và thu được hiệu quả cao.

1. Sắp xếp kho hàng hợp lý

Việc sắp xếp hàng hóa trong kho một cách thông minh sẽ thuận tiện hơn trong việc nhập xuất kho cũng như kiểm kê hàng hóa trong kho, đồng thời tối ưu hóa không gian lưu trữ. Nhờ đó, tình trạng thất thoát hay nhầm lẫn hàng hóa được cải thiện đáng kể.

Có thể sắp xếp kho hàng theo 2 cách phổ biến: Sắp xếp cố định và sắp xếp vị trí linh hoạt. Trong đó, sắp xếp cố định giúp việc tìm kiếm hàng hóa trở nên nhanh chóng vì đã nắm rõ vị trí của chúng ở đâu trong nhà kho. Tuy nhiên phương pháp này không tối ưu đối với diện tích kho nhỏ nhưng có lượng hàng lớn có có sự luân chuyển thường xuyên.

Đối với phương pháp sắp xếp vị trí hàng hóa một cách linh hoạt, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tối đa diện tích kho hàng bởi một loại hàng hóa không cố định ở một nơi nào. Vị trí của chúng được đánh dấu và thể hiện trên bản đồ kho. Mặc dù vậy, phương pháp này đòi hỏi nhiều thời gian để sắp xếp và hiển thị kho hàng.

2. Thiết lập các cấp tồn kho cho mỗi sản phẩm

Mỗi sản phẩm nên được phân cấp tồn kho theo 2 dạng: mức tồn kho tối thiểu và mức tồn kho tối đa. Đối chiếu lượng hàng trong kho với mức tồn tối thiểu, doanh nghiệp dễ dàng xác định thời gian và số lượng hàng cần nhập về. Tương tự như vậy, mức tồn kho tối đa giúp doanh nghiệp tránh tình trạng nhập hàng quá dư thừa và có sự chủ động cho hoạt động kinh doanh trong thời gian tới.

3. Thiết lập mã vạch hàng hóa

Mã vạch là một loại công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động thông qua một dãy kí tự được ấn định trên sản phẩm. Chúng giúp phân biệt hàng hóa một cách khoa học, dễ dàng, tránh trùng lặp và hạn chế sai sót trong quá trình xuất nhập hàng hóa một cách tối đa. Bên cạnh đó, mã vạch còn giúp việc sắp xếp hàng hóa trong kho trở nên khoa học và chuyên nghiệp hơn, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Để sử dụng mã vạch một cách hiệu quả, trước hết doanh nghiệp cần phân loại hàng hóa theo đặc điểm quy định, sau đó sử dụng mã vạch ấn định vào từng nhóm sao cho dễ quản lý nhất. Khi sử dụng, chỉ cần quét mã qua thiết bị thì hệ thống sẽ ngay lập tức hiển thị được thông tin sản phẩm cũng như vị trí kệ hàng, số lượng tồn,… chi tiết nhất.

4. Tiến hành kiểm kê kho hàng thường xuyên và định kỳ

Kiểm kê hàng hóa là công việc vô cùng quan trọng, cần được thực hiện một cách thường xuyên để đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa khớp với thông tin trên hệ thống quản lý hàng tồn kho hoặc sổ sách ghi chép. Điều này giúp doanh nghiệp sớm phát hiện những sai sót trong quy trình cũng như sự thiếu hụt số lượng hay giảm sút chất lượng hàng hóa một cách sớm nhất và có phương án giải quyết kịp thời.

Một số cách kiểm kê hàng tồn kho phổ biến, được đông đảo doanh nghiệp áp dụng có thể kể đến như:

• Kiểm kê vật lý: Tất cả hàng tồn kho được kiểm kê cùng một lúc. Ưu điểm của phương pháp này là tính xác thực cao, tuy nhiên đòi hỏi thời gian và công sức bỏ ra lớn. Thông thường, các doanh nghiệp chỉ tiến hành kiểm tra vật lý vào thời điểm cuối năm để phục vụ cho các công tác thuế, tài chính,…
• Kiểm kê tại chỗ: Là hình thức lựa chọn một loại hàng hóa cụ thể, sau đó tiến hành kiểm kê và so sánh giữa số lượng thực tế và sổ sách kế toán. Phương pháp này cho biết các mặt hàng tồn kho có được bán chạy hay không và số lượng hàng còn lại trong kho ở bất kỳ thời điểm nào. Mặc dù vậy, doanh nghiệp sẽ tốn nhiều thời gian, nhân sự để thực hiện công tác này, đặc biệt là kế toán.
• Kiểm kê theo chu kỳ: Việc kiểm kho được thực hiện theo kế hoạch đề ra. Ưu điểm của phương pháp này là có thể tập trung công việc vào một thời điểm nhất didnh, tuy nhiên thời gian giữa các lần kiểm kê khá lâu nên nếu có vấn đề bất ngờ xảy ra, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn.

​5. Áp dụng các mô hình quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Các mô hình quản lý hàng tồn kho được nghiên cứu và tiến hành thực nghiệm tại nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên thế giới. Việc ứng dụng các mô hình này sẽ mang lại những hiệu quả nhất định cho các doanh nghiệp. Một số mô hình quản lý hàng tồn kho phổ biến như sau:

a. Mô hình FIFO hoặc LIFO

Mô hình FIFO (First in – First out) với nội dung những loại hàng hóa nào nhập trước sẽ ưu tiên xuất trước. Những hàng hóa còn tồn lại sẽ là những hàng hóa mới được nhập gần đầy nhất. Phương pháp này phù hợp với những mặt hàng có tính chất ngắn hạn như nông sản, hóa mỹ phẩm, thời trang,…

Mô hình LIOF (Last in – First out) ngược lại so với FIFO, những loại hàng hóa mới nhập vào kho sẽ được ưu tiên xuất trước để đảm bảo tận dụng thời điểm sản phẩm có mức giá tốt, cân đối chi phí sản xuất với kế hoạch bán hàng phù hợp. Phương pháp này thường được sử dụng với các mặt hàng có thời gian tồn kho lâu như vật liệu xây dựng, nội thất,…

Theo đó, đối với cả 2 phương pháp FIFO và LIFO, doanh nghiệp cần bố trí vị trí hàng hóa trong kho một cách khoa học để thuận tiện nhất cho việc xuất nhập hàng hóa.

b. Mô hình ABC analysis

Kỹ thuật phân tích ABC là sự cải biến của nguyên tắc Pareto 80:20 với việc phân loại hàng tồn kho thành 3 nhóm căn cứ vào mối quan hệ giữa số lượng và giá trị của chúng. Cụ thể như sau:

• Nhóm A: Những loại hàng hóa có giá trị hàng năm cao nhất (với giá trị từ 70 – 80% so với tổng giá tri hàng dự trữ) nhưng chỉ chiếm khoảng 15 % về số lượng. Đây là nhóm hàng hóa cần kiểm soát chặt chẽ và kiểm kê thương xuyên, thông thường là 1 lần/tháng.
• Nhóm B: Những hàng hóa có giá trị hàng năm ở mức trung bình (từ 15% – 25% so với tổng giá tri hàng dự trữ) nhưng sản lượng chỉ chiếm khoảng 30%. Hàng hóa nhóm này cần được kiểm soát ở mức tối ưu, thường là chu kỳ 3 tháng cho một lần kiểm kê kế toán.
• Nhóm C: Những hàng hóa có giá trị hàng năm nhỏ ( chỉ khoảng 5% tổng giá trị dự trữ) nhưng lại chiếm khoảng 55% so với tổng sản lượng. Nhóm hàng này chỉ yêu cầu quản lý ở mức đơn giản, vừa phải với chu kỳ 6 tháng cho một lần kiểm kê.

Mô hình ABC analysis có cơ chế phân loại và quản lý hàng hóa một cách rõ ràng và khoa học. Nhờ đó, việc lập báo cáo chính xác về từng nhóm hàng hóa trở nên thuận lợi và chính xác. Ngoài ra, phân tích ABC còn giúp nâng cao trình độ của nhân viên làm việc trong kho khi thực hiện thường xuyên và chính xác các chu kỳ kiểm kê.

c. Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ

Phương pháp quản lý hàng tồn kho EOQ được sử dụng để tính toán lượng đặt hàng tối ưu nhất để đưa vào lưu trữ trong kho hàng sao cho mức tồn kho tối ưu nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu bán hàng của doanh nghiệp

Mô hình EOQ cung cấp công thức tính toán cụ thể như ảnh sau:

Trong đó:

• EDQ: Lượng đặt hàng mỗi năm.
• D: Nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm, có thể sử dụng số liệu từ năm trước bằng cách lấy lượng tồn đầu năm cộng với lượng tồn nhập thêm trong năm rồi trừ đi lượng tồn cuối năm.
• S: Chi phí chi trả cho việc đặt hàng.
• H: Chi phí cho việc lưu trữ hàng hóa

6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho

Các phương pháp quản lý hàng tồn kho truyền thống hoặc thủ công đều tốn kém nhiều thời gian và công sức thực hiện. Thâm chí các phương pháp này còn có thể xảy ra sai sót hoặc số liệu không chính xác. Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hàng tồn kho là điều thiết yếu để giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa một cách chuyên nghiệp và thuận tiện hơn. Các doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về các phần mềm hỗ trợ quản lý kho hàng do các đơn vị uy tín cung cấp.

Bên cạnh những phương pháp nêu trên, doanh nghiệp nên trang bị cho kho hàng của mình một số loại thiết bị nâng hạ và di chuyển hàng hóa chuyên dụng để việc nhập xuất kho và sắp xếp hàng hóa trở nên nhanh chóng và tối ưu hơn, tiết kiệm chi phí và công sức. Tiêu biểu trong số đó là sản phẩm xe nâng hàng trong kho với khả năng nâng hạ mạnh mẽ cùng kích thước nhỏ gọn, tinh tế. Quý khách hàng vui lòng liên hệ hotline 0869 285 225 để được các chuyên gia của chúng tôi tư vấn tận tình và báo giá tốt nhất.

Trên đây là bài viết “Hàng tồn kho là gì và 6 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả”. Hy vọng rằng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp ích cho bạn.