Tin Tức ERP

HÀNG TỒN KHO LÀ GÌ? HÀNG TỒN KHO GỒM NHỮNG GÌ?

Hàng tồn kho là gì và làm sao để quản lý hàng tồn kho hiệu quả luôn là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Cụm từ “hàng tồn kho” xuất hiện không chỉ với các cửa hàng nhỏ lẻ mà còn với các đơn vị sản xuất hàng hóa lớn. Cùng GESO tìm hiểu rõ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé!

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là gì? Đa số người tiêu dùng cho rằng hàng tồn kho chính là những mặt hàng tồn lại trong kho, bị lỗi hoặc bị hư hỏng một phần nào đó mà không thể bán ra thị trường. Cũng có người cho rằng, hàng tồn kho là hàng ế và sẽ thanh lý giá rẻ để dọn mặt bằng.

Tuy nhiên, trong kinh doanh và kinh tế học, khái niệm hàng tồn kho được hiểu hoàn toàn khác. Hàng tồn kho là hàng hóa mà doanh nghiệp giữ lại để bán sau cùng trong kỳ sản xuất. Hoặc cũng có thể hiểu là hàng hóa đang trong kỳ sản xuất, kinh doanh dở dang và những nguyên liệu, thành phần, công cụ, dụng cụ khác tạo ra sản phẩm.

Theo góc độ chuyên môn, thế nào là hàng tồn kho? Đây là cầu nối giữa việc sản xuất và bán sản phẩm. Đây chính là phương án dự phòng để doanh nghiệp cân bằng cung cầu, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng một cách kịp thời.

Hàng hóa tồn kho bao gồm những gì?

Sẽ không ít người thắc mắc hàng tồn kho bao gồm những gì. Trong phần dưới đây, GESO sẽ giúp quý khách giải đáp một cách thật chi tiết. Ta có thể xác định hàng tồn kho theo hai dạng dưới đây.

Theo chủng loại hàng hóa

Hàng mua về để bán bao gồm: bất động sản, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đang đi trên đường, hàng đang gửi đi để gia công chế biến, hàng tồn kho.
Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.
Sản phẩm dở dang: Những sản phẩm chưa được hoàn thiện hoặc đã hoàn thiện nhưng chưa hoàn thành thủ tục nhập kho.
Nguyên vật liệu.
Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.
Chi phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ dở dang.
Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu về để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.

Theo đặc điểm của hàng hóa

Dựa vào đặc điểm ta có thể chia hàng tồn kho thành 4 loại cơ bản:

Nguồn vật tư: Là các loại đồ dùng văn phòng, dầu, bóng đèn, nhiên liệu,… vật tư khác có giá trị sử dụng tương đương. Các vật tư này đều đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ quá trình sản xuất.
Nguyên liệu thô: Là dạng nguyên liệu mà doanh nghiệp có thể bán đi hoặc dùng để phục vụ cho việc sản xuất trong tương lai; gửi đi gia công hoặc chế biến; đã mua đang trên đường về.
Bán thành phẩm: Là những sản phẩm được đưa vào sản xuất nhưng chưa hoàn thành hoặc hoàn thành rồi nhưng vẫn chưa có đầy đủ thủ tục hoàn thành sau khi sản xuất.
Thành phẩm: Là những sản phẩm hoàn thiện sau khi trải qua quá trình sản xuất.

Những lý do tồn tại hàng tồn kho trong kinh doanh

Hàng tồn kho cần tồn tại trong kinh doanh vì những lý do sau đây:

Thời gian: Thời gian cung ứng sản phẩm từ kho đến người sử dụng cuối cùng luôn có độ trễ nhất định về thời gian nên cần có lượng hàng hóa tích trữ để đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu của người mua.
Nhu cầu theo mùa: Nhu cầu sử dụng hàng hóa sẽ thay đổi theo chu kỳ, tuy nhiên khả năng sản xuất là cố định. Ví dụ trong các dịp lễ, dự đoán hàng hóa sẽ được tiêu thụ với số lượng lớn nên cần tích trữ hàng tồn kho để có thể đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường.
Tính bất định: Một số rủi ro tiềm ẩn trong nguồn cung, nguồn cầu như giao, nhận hàng không đúng thời gian, không đủ số lượng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Nên dự trữ hàng hóa để dự phòng là quyết định chính xác nhất trong trường hợp này.
Tính kinh tế nhờ quy mô: Nếu không có hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ phải tăng cường hoạt động logistics để giao, nhận hàng đúng kế hoạch. Điều này sẽ khiến doanh nghiệp phải tốn khoản chi phí lớn cho hoạt động logistics. Vì thế, doanh nghiệp có thể lưu trữ hàng và đợi đến khi đủ số lượng thì mới giao nhằm tối ưu chi phí logistics.
Tăng giá trị: Trong sản xuất, có một số loại hàng hóa chỉ đạt được giá trị yêu cầu khi được giữ lại trong một khoảng thời gian nhất định, ví dụ như trong công nghiệp bia. Do đó, tích trữ hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp luôn đảm bảo có đủ hàng hóa để cung ứng cho thị trường. .

Quản trị hàng hóa trong kho

Quản trị hàng hóa trong kho là công việc rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất sản xuất và kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp. Công việc của người quản lý kho là kiểm soát các công việc từ đầu đến cuối bao gồm đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho.

Nguyên tắc tính hàng tồn kho

Nguyên tắc tính hàng tồn trong kho chính là cơ sở để nhà quản trị quản lý số lượng và giá trị hàng hóa tốt nhất. Có 4 nguyên tắc quan trọng:

Nguyên tắc giá gốc

Hàng tồn kho cần được ghi theo giá gốc.

Giá gốc = chi phí chế biến + chi phí mua hàng + chi phí phát sinh liên quan đến hàng hóa tồn kho.

Những chi phí không nằm trong giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí bảo quản hàng hóa, chi phí quản lý, chi phí bán hàng.

Nguyên tắc nhất quán

Vì giá hàng trong kho sẽ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính trong một năm của doanh nghiệp nên cần có tính nhất quán ít nhất trong một kỳ kế toán năm, để dễ dàng thống kê dữ liệu và lập báo cáo tài chính.

Nguyên tắc thận trọng

Thận trọng không chỉ là nguyên tắc quan trọng trong quản lý hàng tồn kho mà còn là tố chất cần có đối với một nhà quản lý kho. Việc thận trọng trong từng khâu sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro, tổn thất không đáng có. Giá trị hàng hóa tồn kho phải được phản ánh theo giá trị ròng.

Giá trị ròng = giá trị tài sản – khoản dự phòng.

Nguyên tắc phù hợp

Khi ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán vào kỳ kế toán năm thì cần đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí bỏ ra và doanh thu thu vào. Nếu ghi nhận không đúng theo nguyên tắc sẽ khiến thông tin trên báo cáo tài chính bị sai lệch, dẫn đến thay đổi hướng phát triển thực tế lợi nhuận của doanh nghiệp.

Nếu hàng tồn kho được sử dụng để tạo ra nhà xưởng, máy móc, thiết bị thì giá gốc của nó sẽ được hạch toán vào giá trị tài sản cố định của doanh nghiệp.

Cách quản lý hàng hóa tồn kho

Để quản lý kho hàng tồn hiệu quả, nhà quản trị cần nắm rõ những thông tin:

Tỷ lệ số lượng hàng tồn trong kho bao nhiêu là hợp lý?
Kiểm soát hàng tồn kho bằng cách nào là hiệu quả nhất?
Diện tích kho hàng có đủ đáp ứng số lượng hàng tồn kho hay không?
Hiệu quả hoạt động của máy móc thiết bị, hệ thống cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết có đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất hiện tại hay không?
Yêu cầu của khách hàng về hàng hóa.
Chi phí quản lý hàng còn tồn kho.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Nhà quản lý cần kiểm soát về số lượng và cả giá trị hàng hóa trong kho để biết được hàng còn hay hết, số lượng còn là bao nhiêu, từ đó có kế hoạch bán hàng và nhập hàng phù hợp.

Một số cách quản lý kho hàng hiệu quả mà nhà quản lý có thể áp dụng như:

Quản lý bằng mã vạch.
Thường xuyên kiểm tra kho.
Quản lý số lượng hàng xuất – nhập – tồn mỗi ngày.
Đảm bảo nhiên viên làm việc theo đúng quy trình.

>> Xem thêm: ISO là gì? ERP hỗ trợ cho ISO như thế nào trong quá trình quản lý doanh nghiệp.

Giải pháp quản lý kho và tồn kho hiệu quả

Hiện nay, trong thời đại công nghệ số thì việc quản lý doanh nghiệp đã trở nên nhẹ nhàng hơn nhờ sự hỗ trợ của các phần mềm. Đặc biệt, đối với việc quản lý kho và tồn kho, việc ứng dụng phần mềm quản lý thông minh mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Ứng dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng hiệu quả trong quản lý, từ đó nâng cao thế mạnh cạnh tranh.

Phần mềm quản trị SalesUp ERP chắc chắn sẽ là “trợ thủ đắc lực” giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý kho hàng. Hệ thống SalesUp ERP đóng vai trò như là trung tâm điều khiển giúp chuẩn hóa quy trình vận hành kho bãi, hạn chế tình trạng thất thoát kho bãi, từ đó số liệu thống kế được chuẩn xác hơn.

Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi lựa chọn sử dụng phần mềm SalesUp ERP:

Quy trình đặt hàng tự động được tích hợp sẵn giúp hạn chế trường hợp bị thiếu hàng hay đứt gãy chuỗi cung ứng.
Không gian lưu trữ đám mây giúp dữ liệu được bảo mật tốt hơn và quá trình truy xuất dữ liệu cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Có không gian lưu trữ lớn.
Dễ kiểm soát thông tin từng mặt hàng thông qua phân loại cụ thể và tra cứu thông minh.
Tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực.
Kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa để doanh nghiệp có thể chủ động cung ứng sản phẩm và lên đơn hàng phù hợp.
Đặt lịch thông báo kiểm kho định kỳ giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình hàng hóa.

Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất và cung ứng hàng hóa ra thị trường. Hơn nữa, quản lý hàng hóa tồn kho bằng phần mềm thông minh cũng là cách để doanh nghiệp tối ưu lợi nhuận. Mọi nỗi lo về việc làm thế nào để kiểm soát hàng tồn trong kho hợp lý, khoa học đã được phần mềm SalesUp ERP giải quyết. Nếu cần tư vấn rõ hơn về phần mềm quản trị này đừng ngần ngại liên hệ với GESO qua hotline hoặc truy cập website để được chuyên viên giải đáp tận tình.