Google Apps Là Gì ? Tổng hợp tất cả thông tin về Google Apps 2022

By Võ Tuấn Hải

Ngày đăng:

/ Ngày cập nhật:

Là một doanh nghiệp đang trên con đường phát triển thì không thể không sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý công việc. Hiện nay, đã có rất nhiều phầm mềm ứng dụng quản lý công việc hỗ trợ các doanh nghiệp, một trong số các ứng dụng đang được sử dụng phổ biến hiện nay là Google Apps. Chúng ta cùng tìm hiểu Google Apps là gì? Và sử dụng Google Apps như thế nào nhé!

Tìm hiểu thêm: Dịch vụ quảng cáo google

1. GOOGLE APPS LÀ GÌ ?

Google apps là một bộ ứng dụng do ông lớn Google nghiên cứu và phát triển kết hợp nhiều dịch vụ cần thiết để hỗ trợ cho các doanh nghiệp quản lý công việc tốt hơn. Google Apps hoạt động dựa trên nền tảng web kết hợp với các ứng dụng liên quan khác. Với gói dịch vụ này nó sẽ được lưu trên máy chủ hoạt động dựa trên điện toán đám mây (Cloud). Giúp doanh nghiệp của bạn kết nối công việc với nhau dễ dàng ở bất cứ nơi đâu và trên mọi thiết bị nhưng nhớ là phải thông qua kết nối internet nhé.

Google cung cấp các ứng dụng này dưới hình thức “dịch vụ trọn gói” thay vì tích hợp tất cả trong một phần mềm, như vậy những gì bạn cần làm là đăng ký thông tin, trả phí và sử dụng, không cần bất kì cài đặt nào trên máy tính. Các ứng dụng trong Google Apps bao gồm: Google Talk, Lịch Google, Google Documents, Google Mail . . ., các sản phẩm, dịch vụ này sẽ được sử dụng trên một tên miền là duy nhất.

Sử dụng Google Apps cho doanh nghiệp là cần thiết

Ví dụ: Bạn có thể thay @gmail.com bằng tên miền riêng của mình để tạo những địa chỉ email công việc như chẳng hạn doanh nghiệp bạn sở hữu tên miền quangcaosieutoc.com và bạn đăng ký dịch vụ Google Apps, mọi người trong doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được những hỗ trợ chung từ Google Apps sau:

• Một địa chỉ email tùy chỉnh ([email protected])
• Hỗ trợ những công cụ xử lý văn bản hữu ích.
• Bản trình bày, bản tính, biểu mẫu.
• Hội họp online dễ dàng bằng tính năng gọi video nhóm.
• Lưu trữ dữ liệu trên đám mây bảo mật an toàn tuyệt đối.
• Hệ thống Lịch Google được cung cấp chung cho tất cả các tổ chức.
• Hỗ trợ công cụ tạo, xây dựng trang web cho doanh nghiệp.
• Hỗ trợ truy cập hệ thống mạng nội bộ nhanh chóng, linh hoạt và dễ dàng.
• Và nhiều, nhiều hơn nữa, chi tiết xem thêm tại https://apps.google.com/intx/vi/products/

2. CÁC TÍNH NĂNG TRONG GÓI GOOGLE APPS

2.1 Liên hệ với tất cả mọi người trong nhóm

• Gmail: Đây là nền tảng email được Google phát triển và hỗ trợ người dùng với dung lượng sử dụng là 15G.
• Chat: Tạo nhóm trò chuyện bàn công việc với nhau mọi lúc mọi nơi.
• Meet: Kết nối mọi người trong nhóm mở cuộc họp video bất cứ khi nào bạn muốn và dĩ nhiên, mọi thứ đều được bảo mật an toàn.
• Lịch: Một tính năng vô cùng bổ ích và cần thiết cho các doanh nghiệp giúp ghi nhớ và phân công việc cho nhân viên nhanh chóng đầy tiện lợi, mặt khác có thể quản lý và nắm rõ hơn các công việc trong nhóm, tránh được trường hợp phân bổ công việc cho thành viên quá tải hay dư quá nhiều thời gian trống của thành viên. Như vậy sẽ đảm bảo được tiến độ công việc hoàn thành deadline tốt hơn.

Google Apps hỗ trợ bạn làm việc thông minh hơn

2.2 Tạo mọi thứ dễ dàng ngay trên ứng dụng

• Tài liệu: Tạo và chỉnh sửa tài liệu văn bản trực tuyến không cần sử dụng phần mềm chuyên dụng. Đặc biệt, nhiều người có thể làm việc cùng một lúc và mọi thay đổi được lưu tự động.
• Trang tính: Trang tính được thiết kế với tính năng AI (trí tuệ nhân tạo), giúp bạn thoải mái lập kế hoạch cho sự kiện hay chia sẻ bất cứ thông tin gì liên quan đến số liệu, có thể thêm thành viên vào trang tính để cùng chỉnh sửa nội dung và truy cập chỉnh sửa qua chế độ ngoại tuyến mọi lúc.
• Trang trình bày: Các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau thiết kế một bản trình bày trực tuyến với đối tác, tại đây có thể cập nhật, chỉnh sửa một cách dễ dàng.
• Biểu mẫu: Khi bạn cần khảo sát nhanh một vấn đề nào đó, hãy tạo biểu mẫu và thêm các câu hỏi vào, cuộc khảo sát sẽ nhanh chóng được diễn ra, sau đó bạn chỉ việc thu thập lại toàn bộ dữ liệu và phân tích nó.
• Sites: Tính năng tạo trang web nhóm này giúp cho những ai không biết về lập trình mà vẫn có thể dễ dàng tạo được trang web với nhiều giao diện đẹp mắt.
• Apps Script: Doanh nghiệp có thể tạo ra các giải pháp tùy chỉnh để giải quyết những vấn đề họ gặp phải hàng ngày, mà không cần đến các lập trình chuyên nghiệp.
• Keep: Tham gia ghi chú với các thành viên và đặt nhắc nhở để hoàn thành công việc đúng thời hạn. Tất cả thông tin ghi trong ghi chú đều được đồng bộ hóa với cái thiết bị của bạn.

Xem thêm

2.3 Tìm kiếm và lưu trữ nhanh chóng

• Cloud Search: công cụ hỗ trợ tìm kiếm trong thư mục của công ty bạn. Giúp cho việc tìm kiếm thông tin liên hệ của đồng nghiệp được nhanh hơn cũng như các sự kiện và tệp chung, từ Gmail và Drive cho đến Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Lịch, v.v…
• Google Drive: cho phép bạn lưu trữ các tệp trên đám mây, thoải mái chia sẻ các tệp đó với các thành viên và có thể truy cập chúng từ mọi nơi

2.4 Quản lý người dùng và bảo mật an toàn

• Quản trị viên: Với giao diện đơn giản dễ dàng quản lý các thành viên trong nhóm.
• Quản lý điểm cuối: Nếu không may bạn bị mất điện thoại hay laptop thì hãy bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp bằng tính năng quản lý thiết bị đầu cuối. Bạn có thể yêu cầu khóa màn hình, sử dụng mật khẩu mạnh và xóa dữ liệu bảo mật bằng tính năng xóa sạch dữ liệu trong thiết bị hoặc xóa tài khoản tùy chọn dành cho Android và iOS cũng như chặn quyền truy cập vào các phiên làm việc cụ thể trên Windows, Chrome OS, Linux và MacOS.
• Vault: Theo dõi những nội dung quan trọng. Lưu giữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu của doanh nghiệp.

Bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối cho các doanh nghiệp

3. TÀI KHOẢN GOOGLE VÀ GOOGLE APPS LÀ GÌ, CHÚNG CÓ GÌ KHÁC NHAU?

Điểm tương đồng của Google và Google Apps là đều sử dụng tất cả sản phẩm do Google tạo ra, vậy tại sao lại chia thành 2 tài khoản khác nhau?

• Tài khoản Google sẽ cho phép bạn sử dụng tất cả các sản phẩm hoàn toàn miễn phí đa dạng của Google như: gmail, google group, history, Google Checkout , Picasa, Lịch sử web, iGoogle,… Nhưng sẽ phụ thuộc vào Google quản lý.

• Tài khoản Google Apps này các bạn cũng được phép truy cập và sử dụng các tài khoản Google nhưng chính tổ chức của bạn sẽ quản lý chứ không phải Google.

Hai loại tài khoản này có nét tương đồng với nhau như vậy thì làm sao để biết được tài khoản của bạn đang thuộc loại tài khoản nào?

• Tài khoản Google: bạn có thể chỉnh sửa các tùy chọn khôi phục tài khoản của bạn, cửa sổ mới.

• Tài khoản Google Apps: Nếu bạn đăng nhập vào tài khoản của mình tới trang tùy chọn khôi phục tài khoản cửa sổ mới và nhận thông báo chi tiết để liên hệ với quản trị viên của bạn thì bạn có tài khoản Google Apps.

4. CÁCH THỨC HOẠT ĐỘNG CỦA GOOGLE APPS

Thời đại công nghệ số phát triển như hiện nay, các doanh nghiệp muốn phát triển tốt chắc chắn không thể thiếu sự có mặt của các ứng dụng hỗ trợ quản lý doanh nghiệp, nên việc nhiều doanh nghiệp sử dụng Google Apps là hết sức phổ biến. Cách thức hoạt động của Google Apps dựa trên nền tảng điện toán đám mây cho phép người dùng có thể truy cập sử dụng dữ liệu trên bất kỳ thiết bị máy tính nào và đồng thời ở bất cứ thời điểm nào.

Hiện nay, Google đã chuyển đổi Google Apps sang tài khoản mới, có nghĩa là Google Apps có thể truy cập tất cả các sản phẩm của Google giống như một tài khoản Google thông thường. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng tài khoản Google thì sẽ phải tuân theo những điều khoản và điều kiện của Google đưa ra, Google sẽ hỏi bạn có đồng ý không trước khi thiết lập tài khoản. Còn cách thức hoạt đông của Google Apps thì sẽ tuân thủ theo các điều khoản và điều kiện của chính tổ chức của bạn đặt ra. Ngoài ra, quyền truy cập các dịch vụ do Google cung cấp nằm trong sự kiểm soát của quản trị viên của bạn, vì vậy, bạn có thể bị hạn chế về một số chức năng khi sử dụng tài khoản Google Apps so với tài khoản Google.

5. CÁC CHÍNH SÁCH BẢO MẬT CỦA GOOGLE APPS LÀ GÌ?

• Google Apps sở hữu một hệ thống bảo mật tối ưu hơn Google thông thường, nhằm đảm bảo sự an toàn tuyệt đối tất cả thông tin dữ liệu của các doanh nghiệp. Nên bạn hoàn toàn yên tâm về vấn đề bảo mật.

• Các quản trị viên của Google sẽ chỉ truy cập dữ liệu của người dùng khi người dùng gặp vấn đề không thể giải quyết.

• Mọi thông tin dữ liệu sẽ được Google lưu giữ trên máy chủ và chỉ quản trị viên mới có thể truy cập khi thật sự cần thiết.

• Thời gian lưu trữ giữ liệu trên Google Apps sẽ do người dùng quyết định, khi hết hạn Google sẽ xóa tất cả dữ liệu đó đi.

Tự động lưu trữ tất cả dữ liệu lên đám mây

6. GOOGLE APPS MANG ĐẾN LỢI ÍCH GÌ CHO DOANH NGHIỆP

• Với tính năng bảo mật cao được thiết kế đặc biệt dùng để giữ tất cả thông tin dữ liệu quan trọng của các doanh nghiệp, Google đảm bảo sự an toàn và bảo mật, luôn trong tầm kiểm soát chặt chẽ cho mọi thông tin dữ liệu được lưu trên Google Apps. Dữ liệu của bạn được lưu trên Apps và các công cụ của Apps sẽ giúp bạn kiểm soát tốt nhất.

• Dễ dàng kết nối làm việc với mọi người ở bất kì đâu trong và ngoài nước, tất cả các dữ liệu như lịch, web, tài liệu,… sẽ được lưu trên đám mây nên bạn có thể yên truy cập chúng mọi lúc mọi nơi một cách dễ dàng.

• Google Apps giúp doanh nghiệp làm việc nhanh hơn và thông minh hơn, dễ dàng cộng tác với các đối tác, nhà cung cấp hay bất cứ ai, vị trí địa lý không còn là cản trở mỗi khi cần tổ chức những cuộc họp nóng.

• Có thể cùng nhau chia sẻ và chỉnh sửa nhiều loại tệp – tài liệu, bảng tính, bản trình bày và tất cả các tài liệu khác ở thời gian thực, Việc xử lý các công việc cũng trở nên trơn tru hơn, từ bây giờ các doanh nghiệp sẽ không còn mất thời gian cho việc gửi từng tập tin, tài liệu, bản tính, bản trình bày cho từng người trong doanh nghiệp nữa.

7. NGƯỜI SỬ DỤNG CÓ THỂ DÙNG THỬ GOOGLE APPS Ở ĐÂU?

Tùy vào nhu cầu mỗi doanh nghiệp có ba gói Google Apps mà các doanh nghiệp có thể tham khảo, đó là gói Basic, gói Business, gói Enterprise. Trên cơ bản thì 3 gói này đều giống nhau, chỉ khác nhau ở bộ nhớ Drive, ở bộ nhớ Drive Basic Google chỉ cho bạn 30 GB, còn đối với 2 gói Business và Enterprise thì sẽ không giới hạn bộ nhớ.

Chức năng tìm kiếm Cloud Search chỉ có ở hai gói Business và Enterprise. Đặc biệt, Google hỗ trợ bạn trải nghiệm phiên bản dùng thử 14 ngày miễn phí trước khi quyết định đăng ký, quá tuyệt vời đúng không nào.

Link mua gói Google Apps: https://gsuite.google.com/intl/vi/pricing.html

8. KẾT LUẬN

Trên đây là một số thông tin cơ bản về bộ ứng dụng Google Apps, sau khi đọc xong chắc hẳn bạn cũng đã hiểu được Google Apps là gì rồi đúng không, mong rằng sẽ giúp các doanh nghiệp tìm ra cách quản lý công việc cũng như nhân sự tốt hơn, xử lý công việc hoàn thành đúng thời gian qui định.

CEO & Founder VÕ TUẤN HẢI

Hơn 13 năm chuyên tâm với nghiệp Digital Marketing

PHÓ THỦ TƯỚNG

Đến Tận Nhà Thăm

Mô Hình Làm Marketing 21/8/2014
Professional Coach – Tổ chức huấn luyện quốc tế ICF
Sáng Lập DMV Group – Digital Marketing Agency Uy Tín
Sáng Lập Quảng Cáo Siêu Tốc Academy – Học Viện Đào Tạo Marketing Online
Sáng Lập Giải Pháp “Ma Trận Marketing Bao Vây” – Giải Pháp Marketing Tổng Lực
Nhiều Lần Xuất Hiện Trên VTV3, THVL1, THVL2, Thời Báo Kinh Tế Việt Nam,..