Email theo tên miền là gì? | Email Doanh Nghiệp

Email theo tên miền riêng không đơn giản chỉ là công cụ giao tiếp mà nó còn giúp doanh nghiệp khẳng định thương hiệu vững chắc hơn. Chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn Email theo tên miền là gì và các khái niệm liên quan.

1. Email theo tên miền là gì?

Email theo tên miền là một phần của địa chỉ email đứng sau ký hiệu @. Có thể hiểu đơn giản email theo tên miền riêng chính là định dạng email có hậu tố là địa chỉ website của một doanh nghiệp. Ví dụ: [email protected].

Đối với email cá nhân, nó thường là tên miền của các dịch vụ cung cấp email như gmail.com, outlook.com hoặc yahoo.com. Tuy nhiên, trong bối cảnh kinh doanh, các công ty cần có địa chỉ email theo tên miền riêng của mình.

2. Làm thế nào để mua email theo tên miền riêng?

Để có email theo định dạng [email protected] bạn cần mua tên miền và mua dịch vụ lưu trữ email..

Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web đều cung cấp một số hình thức lưu trữ email nhưng các gói và tính năng có thể khác nhau rất nhiều.

Bạn có thể mua tên miền từ các đơn vị uy tín như PA Việt Nam nếu chưa có tên miền trước đó.

Các nhà cung cấp dịch vụ email trong nước thường có giá thành rẻ, cấu hình đơn giản nhưng thường hạn chế về khả năng lưu trữ, bảo mật thông tin. Với doanh nghiệp vừa đến lớn (trên vài chục người) thì email hosting thường không để đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

Các nhà cung cấp dịch vụ email lớn như Google, Outlook, Zoho, Hotmail… sử dụng nền tảng điện toán đám mây để lưu trữ email nên “đám mây” luôn có chỗ cho hàng triệu đến chục triệu người dùng. Khả năng bảo mật của họ cũng xếp hàng chuyên gia và tốt nhất thế giới.

Tùy vào nhu cầu mà bạn chọn dịch vụ email phù hợp.

>> Xem thêm: Tính năng Microsoft 365 email doanh nghiệp và bộ ứng dụng văn phòng.

3. Phân biệt: địa chỉ email, bí danh email và email doanh nghiệp

Khi mọi người nói về địa chỉ email, chúng ta thường nghĩ rằng địa chỉ nào ở định dạng [email protected] cũng đều là địa chỉ email. Tuy nhiên, việc sử dụng và vận hành email có thể mang nhiều sắc thái hơn một chút.

Ví dụ: bạn có thể sử dụng bí danh email (còn được gọi là địa chỉ chuyển tiếp); nó trông giống như một tài khoản email bình thường nhưng không có không gian lưu trữ được liên kết với nó. Tất cả các thư được gửi đến bí danh sẽ tự động được chuyển hướng đến một địa chỉ email được lưu trữ.

Ví dụ: bí danh [email protected] là bí danh email của phòng sale.

Email doanh nghiệp thường là viết tắt của email được lưu trữ trên miền của riêng bạn hơn là bởi một dịch vụ miễn phí như Gmail hoặc Yahoo. Các công ty thường sử dụng email theo tên miền doanh nghiệp để liên lạc kinh doanh.

>> Bạn lỡ soạn sai tiêu đề hay bản báo giá vô tình gởi đi, vậy thu hồi lại phải làm thế nào? Xem chi tiết: Cách thu hồi email đã gởi trong Gmail, Outlook 2010, 2013, 2019.

4. 8 sai lầm khi sử dụng email theo tên miền doanh nghiệp cần tránh

Thật dễ dàng để bắt đầu với một email tên miền. Việc tạo bí danh email và hộp thư mới cũng dễ dàng như vậy. Tuy nhiên, những người mới bắt đầu đôi khi mắc phải những sai lầm này khi chọn email của họ:

4.1 Dựa vào giải pháp email của ISP

Bạn bị phụ thuộc vào các nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) như mạng VNPT, FPT, Viettel, CMC, VDC, Netnam.

Việc ràng buộc email doanh nghiệp của bạn với một nhà cung cấp cụ thể có thể khó khăn – đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn chuyển địa điểm đến một khu vực mà ISP của bạn không phục vụ.

4.2 Sử dụng dịch vụ email miễn phí

Thông thường vì lý do chi phí mà nhiều doanh nghiệp vẫn còn sử dụng email miễn phí. Tuy nhiên, trong khi chỉ vì tiết kiệm được vài xu cho email doanh nghiệp mà bạn đang làm mất uy tín và cơ hội phát triển của chính mình chỉ vì địa chỉ đại loại như kiểu @gmail.

4.3 Sử dụng nickname cho tên email

Trong mắt khách hàng, doanh nghiệp cần xây dựng hình chuyên nghiệp. Một tên email với nick name là rất thiếu chuyên nghiệp và thiếu chỉn chu.

4.4 Bỏ qua bí danh email

Bỏ qua bí danh và chỉ dựa vào địa chỉ email của nhân viên. Hãy tạo bí danh sales@ thay vì dùng địa chỉ email john@ mặc dù đây là người bán hàng duy nhất của bạn. 

Bí danh thường miễn phí và không giới hạn và là một cách tuyệt vời để các doanh nghiệp nhỏ trông “lớn” hơn một chút. Ngoài hình thức, bí danh email còn giúp bạn không phụ thuộc vào một cá nhân bất kỳ nếu như họ nghỉ việc và sẽ bảo vệ doanh nghiệp trước thông tin sai lệch, khiếu nại nào đó..

4.5 Sử dụng email doanh nghiệp cho mục đích cá nhân

Tuyệt đối không mua email theo tên miền của doanh nghiệp đẻ sử dụng cho mục đích cá nhân như đăng ký mạng xã hội hay các chương trình khuyến mãi, giảm giá. Hành động này mang những rủi ro tiềm ẩn về mặt thương hiệu, khủng hoảng truyền thông.

>> Xem thêm: Cách Tạo email tên miền Google miễn phí, các bạn có ngay 30 ngày dùng thử số người dùng không giới hạn.

4.6 Thường xuyên đổi tên miền

Một tên miền doanh nghiệp nên là thứ duy nhất, cũng giống như tên công ty, địa chỉ công ty hay số điện thoại vậy. Việc xây dựng thương hiệu trong tâm trí khách hàng cũng cần thời gian dài.

Cho nên, nếu bạn chuyển từ miền email này sang miền email khác quá thường xuyên mà không chuyển hướng địa chỉ email, bạn có thể sẽ bỏ lỡ các khách hàng tiềm năng và cuộc trò chuyện quan trọng.

4.7 Quên đặt tên và hồ sơ email

Nhiều người dùng vẫn bỏ qua cập nhật hồ sơ email vì nghĩ nó không cần thiết. Tuy nhiên, hầu hết các dịch vụ email hiện nay đều có giao diện hiển thị tên người gửi và hình ảnh trong hộp thư đến. Đây là cơ hội tuyệt vời để lại dấu ấn doanh nghiệp và thương hiệu của bạn cho người nhận.

>> Xem ngay: Google Workspace tính năng và chi phí chi tiết

4.8 Chọn một tên miền email quá dài

Hãy tạo điều kiện để email của bạn hiển thị đầy đủ khi gửi đến khách hàng bằng cách chọn một tên miền ngắn. Có thể bạn muốn cả trang web và email của mình sử dụng cùng một miền, tuy nhiên, nếu trang web chính có tên miền dài, hãy đăng ký phiên bản ngắn hơn cho email.

Kết

Bạn đã sẵn sàng tạo email doanh nghiệp của riêng mình rồi chứ? Hãy nghiên cứu các dịch vụ email hàng đầu hiện nay, nhất là các tính năng kèm theo, nó rất có ích cho doanh nghiệp trong tương lai.