Định nghĩa, nguyên tắc và các bước để ứng dụng Kaizen vào cải tiến doanh nghiệp | bởi Field Check | Brands Vietnam

Tập đoàn Mitsubishi Electric có câu khẩu hiệu nổi tiếng “Changes for the better” (Tạm dịch: Thay đổi để tốt hơn) – một thông điệp thể hiện cam kết không ngừng phấn đấu của công ty nhằm cải thiện và tạo ra sản phẩm tốt hơn. Trong cuộc sống, chắc hẳn nhiều người luôn mong muốn “cải thiện bản thân” và tìm cách để sống tiến bộ, gặt hái nhiều thành công hơn. Kaizen chính là một triết lý sống như vậy.

Vậy làm thế nào để một doanh nghiệp áp dụng thành công phương pháp Kaizen vào các hoạt động sản xuất – kinh doanh của mình? Đầu tiên, hãy bắt đầu với định nghĩa Kaizen là gì.

Định nghĩa về Kaizen

Trong tiếng Nhật, “Kai” dịch ra có nghĩa là thay đổi (change) và “Zen” có nghĩa là tốt (good), nên khi ghép lại thì Kaizen nghĩa là thay đổi theo chiều hướng tốt lên.

Hoặc hiểu đơn giản hơn thì “Kaizen” trong tiếng Nhật phát âm gần giống với từ “Cải tiến” trong tiếng Việt, nên cũng có thể hiểu Kaizen là cải tiến. Còn theo từ điển tiếng Anh, Kaizen được dịch ra thành “continuous improvement” (sự cải thiện liên tục), một triết lý kinh doanh của người Nhật Bản.

Kaizen không chỉ là cải thiện quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa trong cuộc sống con người. Tức là dù ở lĩnh nào trong cuộc sống thì con người cũng cần liên tục thay đổi và cải thiện bản thân để trở nên tốt đẹp hơn.

Một trong những điểm đặc trưng của phương pháp này chính là cần sự nỗ lực từ mọi thành phần trong tổ chức với từng bước thay đổi nhỏ và thực hiện liên tục trong thời gian dài.

Rất nhiều công ty sản xuất tại Nhật như Toyota, Suzuki, Honda đã áp dụng thành công triết lý Kaizen này. Không những thế, ngày càng nhiều doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực ở các nước khác nhau, trong đó có Việt Nam, cũng có thể ứng dụng Kaizen vào hoạt động kinh doanh một cách rộng rãi.

10 nguyên tắc quan trọng của triết lý Kaizen

Điều quan trọng khi áp dụng triết lý Kaizen chính là có một tư duy đúng đắn và thống nhất trên toàn công ty. Chính vì vậy, bạn cần lưu ý những nguyên tắc cốt lõi sau của Kaizen để có thể tối ưu những lợi ích mà phương pháp này mang lại.

1. Luôn sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi

Đa số mọi người thường hành động theo thói quen vì bộ não có xu hướng thích sự ổn định và chưa sẵn sàng cho một trạng thái mới.

Cho nên không phải ai cũng dễ dàng thích nghi với những sự thay đổi, kể cả là thay đổi tích cực hay tiêu cực. Điều này khiến nhiều công ty gặp khó khăn trong việc thay đổi và phải thực hiện công việc theo lối mòn.

Với triết lý Kaizen, mỗi cá nhân phải luôn trong trạng thái đón nhận những ý tưởng mới, từ bỏ những quan điểm/ cách làm truyền thống, và phải liên tục thay đổi để tăng hiệu quả của sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Có như vậy, doanh nghiệp mới có thể nổi bật và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

2. Đừng nghĩ đến sự hoàn hảo khi bắt đầu

Nhu cầu khách hàng đối với thông tin, chức năng, giá cả… của các sản phẩm và dịch vụ có xu hướng thay đổi theo thời gian, đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm ngày một tốt hơn.

Vì vậy, nếu một doanh nghiệp không có chiến lược cụ thể trong việc cải tiến sản phẩm, thì sẽ rất dễ bị tụt hậu. Hơn nữa, việc cải tiến sản phẩm cũ bao giờ cũng tiết kiệm thời gian và chi phí hơn rất nhiều so với sản xuất một sản phẩm mới.

Tuy nhiên đừng mong đợi sự hoàn hảo ngay từ lần đầu tiên cải thiện. Mọi thứ phải liên tục thay đổi, và phải thử nhiều phương pháp để biết cách làm nào phù hợp cũng như thử nghiệm nhiều cách trước khi tập trung vào một phương pháp mới. Bạn không thể “hoàn thành nhiệm vụ” ngay lập tức, mà phải từ từ thực hiện với nhiều bước và giai đoạn khác nhau.

3. Không đổ lỗi, nguỵ biện

Một trong những nguyên tắc đặc biệt của Kaizen chính là không chấp nhận bất cứ lý do nào cho việc không hoàn thành nhiệm vụ được giao phó. Cá nhân phải chịu trách nhiệm hoàn toàn với nhiệm vụ của mình và nếu mắc sai lầm thì phải trình bày sự việc rõ ràng để cùng nhau tìm ra hướng giải quyết.

Khi một sai sót xảy ra, từng cá nhân phải biết nhận trách nhiệm về phía mình, không nên đổ lỗi cho nhau hoặc cho những lý do không chính đáng (như kẹt xe, thời tiết xấu). Cách làm đúng đắn nhất chính là giúp đỡ nhau vượt qua vấn đề và cố gắng không để những sai lầm tương tự xảy ra lần nữa.

4. Thúc Đẩy Văn hoá doanh nghiệp “mở”

Văn hoá doanh nghiệp mở tức là một môi trường cởi mở, tạo điều kiện cho nhân viên đối mặt với sai lầm cũng như là nơi mà các cá nhân có quyền thoải mái thể hiện suy nghĩ cá nhân, đóng góp sáng kiến để giải quyết mọi vấn đề.

Tất cả thành viên trong một tổ chức, từ giám đốc điều hành cho đến nhân viên cấp thấp đều nên được khuyến khích đưa ra các đề xuất, sẵn sàng chỉ ra các điểm yếu và nhờ sự giúp đỡ từ đồng nghiệp hay cấp trên.

Công ty khi áp dụng Kaizen nên xây dựng tốt mạng lưới truyền thông nội bộ để nhân viên có thể cập nhật tin tức, chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc. Điều này góp phần tạo sự thúc đẩy hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp một cách hiệu quả.

5. Khuyến khích làm việc nhóm (Teamwork)

Teamwork là một phần cốt lõi của triết lý Kaizen. Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng cấu trúc nhân sự theo định hướng thành lập các đội nhóm làm việc hiệu quả.

Trong đó, trưởng nhóm phải là một người có năng lực lãnh đạo tốt và mọi thành viên cần có sự phối hợp thường xuyên với nhau, luôn tôn trọng tính cách và ý kiến cá nhân của nhau. Các cuộc họp nhóm cũng nên được diễn ra hằng tuần để thảo luận công việc và cập nhật kết quả của quá trình cải tiến.

6. Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn

Một doanh nghiệp thành công là khi có một đội ngũ nhân viên đồng lòng làm việc vì mục đích chung của công ty. Muốn được như vậy, nếu bạn là một nhà lãnh đạo có tầm nhìn, hãy đầu tư vào những chương trình đào tạo kỹ năng cần thiết cho toàn bộ công ty, bao gồm cả cấp quản lý và nhân viên.

Đây là cách để doanh nghiệp có thể xây dựng nên EVP – Employee Value Proposition (định vị giá trị nhân viên), tạo dựng niềm tin cho nhân viên và giữ chân người tài gắn bó lâu dài với công ty. Không những thế, mối quan hệ giữa các nhân viên với nhau cũng phải luôn tích cực, không đối đầu hay xem nhau như kẻ thù.

7. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác

Mỗi nhân viên cần có sự tự nguyện và tinh thần tự giác tuân thủ các quy tắc, luật lệ mà xã hội đặt ra; các quy định và văn hoá của công ty/ doanh nghiệp.

Mỗi cá nhân phải có tinh thần chấp nhận hy sinh quyền lợi cá nhân để hướng đến lợi ích chung, chính là sứ mệnh và giá trị mà công ty đang theo đuổi. Lợi ích công việc nên được đặt lên trên nhu cầu cá nhân, và phải luôn ý thức được những điểm yếu của bản thân để tự rèn luyện và sửa đổi.

8. Không ngừng nỗ lực để cải thiện

Bằng cách liên tục đặt ra câu hỏi “tại sao” trước khi đưa ra bất cứ quyết định nào, bạn có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ của mọi vấn đề và lý do thực sự dẫn đến một sự việc hay kết quả nào đó. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng có những quyết định quyết đúng đắn hơn.

Ngoài ra, hãy luôn luôn học hỏi và cải thiện bản thân. Cho dù là học hỏi một điều gì đó mới hay hoàn thiện một kỹ năng đã có, thì việc học hỏi từ người khác không bao giờ là thừa. Sự cải tiến là không có giới hạn và bạn luôn có thể tốt hơn nữa với việc không ngừng nỗ lực quan sát và học tập.

9. Thông tin đến nhân viên

Chia sẻ thông tin thường xuyên và minh bạch đến toàn bộ nhân viên là yếu tố vô cùng cần thiết trong quá trình sản xuất, kinh doanh hiện đại. Mọi người không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu như không nắm được tình hình hiện tại của công ty.

Việc duy trì chia sẻ thông tin kịp thời cũng chính là cách để doanh nghiệp san sẻ khó khăn, thách thức chung để mọi người cùng giải quyết.

10. Thúc đẩy năng suất và làm việc hiệu quả

Để có thể đạt được những thành quả tốt trong kinh doanh, năng suất làm việc chính là một trong những yếu tố quyết định. Hãy triển khai các chính sách đào tạo nội bộ, điển hình như đào tạo nhân viên mới, hoặc đào tạo các hệ thống kỹ năng mềm cần thiết.

Ngoài ra, hãy đề cao khả năng của từng cá nhân, công nhận thành tích và khen thưởng xứng đáng với những đóng góp của họ, phân quyền cụ thể cho các đầu việc và dự án.

Lợi ích khi áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp

Một doanh nghiệp khi áp dụng phương pháp Kaizen có thể thu lại được nhiều lợi ích đáng kể không chỉ giúp thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng đi lên, mà còn đem đến những kết quả tích cực cho nhân viên và khách hàng.

• Kaizen giúp gia tăng năng suất làm việc, cải thiện chất lượng dịch vụ và quy trình
• Giảm thiểu sự lãng phí trong quá trình kinh doanh
• Giúp thúc đẩy nhân viên trau dồi kỹ năng
• Tạo động lực để các cá nhân đưa ra nhiều ý tưởng
• Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, gắn kết nội bộ
• Xây dựng kỹ năng lãnh đạo, và trao quyền lãnh đạo cho nhân viên

Thời điểm phù hợp để áp dụng Kaizen cho doanh nghiệp

Bất cứ lúc nào doanh nghiệp cũng có thể áp dụng Kaizen để giải quyết các vấn đề trong kinh doanh sản xuất và tạo bước đi đột phá trong tương lai:

• Kaizen trong khủng hoảng là giải pháp bắt buộc để tồn tại.
• Kaizen trong những bối cảnh khó khăn (đại dịch, suy thoái kinh tế) nhằm hạn chế gián đoạn và duy trì hoạt động liền mạch, chuẩn bị cho sự hồi phục sau này.
• Đặc biệt, doanh nghiệp nên thực hiện Kaizen trong lúc mọi thứ đang tăng trưởng ổn định để tiết kiệm thời gian và công sức, làm nền tảng cho sự phát triển bền vững.

7 bước Kaizen để cải tiến doanh nghiệp của bạn

Kaizen bao gồm 7 bước, từ xác định vấn đề đến đi tìm giải pháp, sau đó kiểm tra, phân tích các kết quả, và cuối cùng là thực hiện lại tất cả.

Bước 1: Đánh giá tình hình hiện tại của doanh nghiệp

Trước khi áp dụng công cụ Kaizen hoặc bất kỳ chiến lược nào, doanh nghiệp cũng cần đánh giá tình trạng thực tế để thống nhất mục tiêu Kaizen, tránh việc đang thực hiện bị bỏ dở vì quà sức, không đủ nguồn lực hay đi sai vấn vấn đề…

Bước 2: Tìm ra nguyên nhân vấn đề

Hãy thu thập những phản hồi từ tất cả nhân viên, và lập danh sách các vấn đề và cơ hội tiềm năng. Bằng những phân tích chi tiết qua những chỉ số thống kê và phản hồi từ nhân viên, ban lãnh đạo sẽ có cái nhìn tổng quan và xác định được nguyên nhân sâu xa của vấn đề đang gặp phải.

Bước 3: Tìm giải pháp khắc phục

Sau khi xác định được nguyên nhân, đây là lúc cùng nhau đề xuất giải pháp. Bạn nên khuyến khích nhân viên đưa ra các giải pháp sáng tạo, hoặc là bất cứ ý tưởng nào. Chọn một giải pháp khả thi nhất từ các ý tưởng được trình bày. Sau đó, lập kế hoạch thực hiện giải pháp đó.

Bước 4: Đánh giá giải pháp

Bước tiếp theo sau khi tìm ra giải pháp chính là thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Doanh nghiệp có thể tạo ra các chương trình thí điểm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để thử nghiệm giải pháp trước rồi mới chính thức áp dụng trong doanh nghiệp.

Bước 5: Thường xuyên đo lường và phân tích kết quả

Trong quá trình thực hiện, các cấp quản lý và người có liên quan phải thường xuyên thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát.

Bước 6: Tối ưu giải pháp

Sau khi triển khai thành công một giải pháp, doanh nghiệp sẽ có được thông tin dữ liệu làm cơ sở đánh giá cho những kết quả thu được từ Kaizen. Từ đó, doanh nghiệp có thể rút ra được những ưu điểm và nhược điểm của phương pháp này.

Bên cạnh việc phát huy tối đa hiệu quả của Kaizen, doanh nghiệp cũng cần nhanh chóng sửa chữa những thiếu sót qua các lần thực hiện khác nhau.

Bước 7: Lặp lại chu trình kaizen đã chuẩn hoá

Khi xác nhận đã có được giải pháp Kaizen phù hợp, đây là lúc bạn thực hiện lặp lại chu trình từ bước 1, để Kaizen trở thành một chu trình trong công ty.

Mô hình ứng dụng trong Kaizen

Mô hình 5W – 1H

Mô hình 5W (Who, What, When, Where, Why) – 1H (How) là những câu hỏi dùng để xác định và phân tích vấn đề, và được sử dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện Kaizen.

Ví dụ: Ai đã làm việc này? Việc gì nên được làm? Khi nào cần phải xong? Làm việc này ở đâu? Tại sao phải làm việc này? Làm việc này bằng cách nào?

Mô hình 5S

5S Kaizen là công cụ đơn giản nhằm mục đích quản lý, sắp xếp nơi làm việc, đề cao ý thức tự giác của con người. Phương pháp này được ví như một cách “dọn vệ sinh kiểu hiện đại”, giúp loại bỏ lãng phí trong hoạt động sản xuất và hỗ trợ thực hiện hệ thống chất lượng cho doanh nghiệp.

• Seiri (Sort – Sàng lọc): phân loại và chọn ra những điều sai, những thiếu sót, đồng thời nhận thấy những tiềm năng, những hiệu quả của Kaizen
• Seiton (Straighten – Sắp xếp): sắp xếp lại những điều này theo một trật tự nhất định để ta có thể biết bắt đầu từ đâu và như thế nào
• Seiso (Shine – Sạch sẽ): việc giữ môi trường làm việc luôn sạch sẽ thoáng mát sẽ làm con người thoải mái đồng thời thuận tiện cho việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp rất nhiều
• Seiketsu (Standardize – Săn sóc): tiếp tục giữ cho 3S đầu được xảy ra và duy trì trong một thời gian dài để có thể đạt được những hiệu quả tốt nhất
• Shitsuke (Sustain – Sẵn sàng): luôn trau dồi bản thân và cải thiện nề nếp, tác phong để có thể lôi kéo những người khác tham gia và làm theo

Ví dụ về ứng dụng Kaizen

Một trong những doanh nghiệp rất thành công trong việc áp dụng triết lý Kaizen là Toyota – hãng ô tô nổi tiếng của Nhật. Ngoài ra, còn có một số doanh nghiệp khác bên ngoài nước Nhật cũng ứng dụng Kaizen, có thể kể đến như:

• Lockheed Martin: hãng hàng không vũ trụ có phạm vi toàn cầu của Mỹ là nơi đề xuất sử dụng Kaizen sớm nhất. Công ty này đã sử dụng phương pháp Kaizen để cắt giảm thành công chi phí sản xuất, hàng tồn kho và thời gian giao hàng.
• Công ty ô tô Ford: Khi Alan Mulally trở thành Giám đốc Điều hành của Ford vào năm 2006, nhà sản xuất ô tô này đang trên bờ vực phá sản. Nhờ áp dụng Kaizen mà ông đã hồi sinh Ford khỏi khủng hoảng, và đưa công ty trở lại thời hoàng kim.
• Hãng phim hoạt hình Pixar: Pixar đã áp dụng mô hình cải tiến liên tục để giảm nguy cơ thất bại cho những bộ phim tốn kém bằng cách sử dụng các quy trình kiểm tra chất lượng và lặp đi lặp lại.

Nhật Bản là quốc gia phát triển khiến nhiều nước khác trên thế giới phải khâm phục và dè chừng bời những tiến bộ kỹ thuật và những phương pháp sống & làm việc hiệu quả như triết lý Ikigai hay Kaizen.

Vì vậy, việc học tập theo những phương pháp này có thể giúp bạn tạo ra nhiều thành quả. Đặc biệt, nếu một doanh nghiệp biết áp dụng đúng cách sẽ đem lại kết quả tích cực và gặt hái nhiều thành công hơn.