Dịch vụ thuê văn phòng khác gì môi giới thông thường? – Maison Office

Dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp là quá trình đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn và trợ giúp khách thuê từ lúc hình thành nhu cầu cho đến khi hoàn thành việc ký hết hợp đồng. Điều làm nên sự khác biệt của dịch vụ thuê văn phòng chính là hoạt động tư vấn chuyên nghiệp và hiệu quả trong suốt quá trình cung cấp dịch vụ.

Quá trình thuê văn phòng trải qua 4 giai đoạn:

1. Tư vấn xác lập yêu cầu thuê đảm bảo sự phù hợp và khả thi giữa mong muốn, khả năng chi trả của khách hàng với thực trạng của thị trường về nguồn cung và giá cả;

2. Tìm kiếm đề xuất các văn phòng phù hợp với yêu cầu thuê của khách hàng;

3. Trợ giúp khách hàng xem xét thực tế, đánh giá và lựa chọn văn phòng phù hợp;

4. Tư vấn, thương lượng, đàm phán giá và các điều khoản hợp đồng.

Không chỉ cung cấp thông tin, kết nối cung cầu giữa khách thuê và chủ tòa nhà như những môi giới thông thường. Điều làm nên sự khác biệt của dịch vụ thuê văn phòng chính là hoạt động tư vấn chuyên nghiệp và hiệu quả trong suốt quá trình cung cấp dịch vụ.

Dịch vụ thuê văn phòng hỗ trợ cho khách hàng nhanh chóng thuê được văn phòng với mức giá tốt nhờ vào sự am hiểu thị trường, nghiệp vụ, và mối quan hệ đối tác với tất cả các tòa nhà văn phòng. Đồng thời vẫn đảm bảo được tính khách quan và minh bạch khi khách hàng là người trực tiếp nhận chào giá, trực tiếp xem xét, lựa chọn văn phòng phù hợp, trực tiếp đàm phán hợp đồng.

Các đơn vị dịch vụ giữ vai trò cung cấp thông tin thị trường, thông tin tòa nhà, trợ giúp giao dịch, đưa ra các ý kiến tư vấn trong quá trình đàm phán giá, thương lượng hợp đồng.

Về phí dịch vụ, tại thị trường Việt Nam hiện tại các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp đều thu phí từ chủ tòa nhà và không thu phí của khách thuê.

Lợi ích khi sử dụng môi giới để tìm thuê văn phòng

Các doanh nghiệp thường gặp nhiều khó khăn trong việc tìm thuê văn phòng vừa phù hợp với nhu cầu, lại có giá thành phải chăng. Chính vì vậy, nhiều tổ chức, công ty quyết định sử dụng nhờ tới sự giúp đỡ của mô giới để tìm vị trí đặt trụ sở, văn phòng đại diện như ý. Dưới đây là các lợi ích khi sử dụng dịch vụ môi giới để tìm thuê văn phòng

1. Tìm địa điểm nhanh chóng

Bạn chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn khi phải tự mình làm mọi thứ trong việc lựa chọn địa điểm thuê văn phòng phù hợp: Từ phân tích quy mô hoạt động, lựa chọn khu vực đặt trụ sở, liên lạc với chủ nhà, thương lượng giá thuê, xúc tiến ký hợp đồng…

Trong thời điểm này, chắc chắn bạn có nhiều điều phải trao đổi, bên cạnh việc tìm kiếm không gian làm việc phù hợp cho nhân viên của mình.

Khi sử dụng môi giới, với mối quan hệ sẵn có của mình, người môi giới (broker) có thể nhanh chóng đưa ra những lựa chọn phù hợp dành cho bạn. Doanh nghiệp bạn đồng thời không còn phải lo lắng việc có thể tiếp cận được chủ nhà để xúc tiến ký hợp đồng thuê nhà hay không.

Công việc sẽ trở nên hiệu quả, dễ dàng và nhanh chóng hơn.

2. Nhận được nhiều sự lựa chọn

Người môi giới bất động sản là những chuyên gia trong lĩnh vực săn lùng và tiếp cận không gian văn phòng tiềm năng. Với năng lực của mình, môi giới văn phòng hoàn toàn có thể cung cấp cho bạn rất nhiều sự lựa chọn văn phòng khác nhau, thuộc hạng A-B-C để doanh nghiệp bạn đưa ra quyết định đúng đắn nhất.

Ngoài ra, việc các công ty tự mình tìm kiếm địa điểm thuê văn phòng còn tiềm ẩn những rủi ro như:

– Ít địa điểm thực sự phù hợp nhu cầu và quy mô doanh nghiệp.

– Lựa chọn địa điểm doanh nghiệp muốn thuê, nhưng chưa chắc họ đã cần không gian như vậy

Ví dụ: Doanh nghiệp cần không gian văn phòng có đầy đủ nhà bếp, pantry; trong khi quy mô hoạt động thì nhỏ hẹp, số lượng nhân viên ít. Người môi giới có thể thuyết phục doanh nghiệp lựa chọn mô hình không gian làm việc chung – Coworking space để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của mình.

3. Nhận được thông tin chính xác về văn phòng cho thuê

Doanh nghiệp khi tự mình thực hiện công việc thu thập và khảo sát rất dễ tiếp nhận những thông tin sai lệch, chưa được kiểm chứng. Điều này chắc chắn ảnh hưởng lớn tới việc ra quyết định và lựa chọn địa điểm văn phòng phù hợp.

Với sự bao quát trong khu vực hoạt động của mình, người môi giới văn phòng có thể cung cấp chính xác thông tin về không gian công sở mà doanh nghiệp đang nhắm tới để đặt văn phòng. Những thông tin như thế này bao gồm:

– Giá thuê văn phòng và phí dịch vụ kèm theo là bao nhiêu?

– Văn phòng có bãi đỗ xe riêng (cho xe máy và ô tô), có khu vực lễ tân… hay không?

– Diện tích còn trống của văn phòng là bao nhiêu?

– Chi tiết về pháp lý, quyền sở hữu, khả năng đăng ký kinh doanh

– Chi tiết về thông tin kỹ thuật của tòa nhà

– Điều chỉnh giá qua các năm là bao nhiêu?

Đặc biệt, một số thông tin chủ sở hữu văn phòng không bao giờ tiết lộ ra ngoài vì một số lý do khác nhau như: Giá thuê văn phòng và các dịch vụ kèm theo tại thời điểm hiện tại; thời gian trống của các diện tích… Thông thường, người nắm những thông tin trên chính xác và nhanh chóng nhất chỉ có người môi giới bất động sản.

4. Nhận sự trợ giúp về pháp lý

Việc thương lượng hợp đồng với chủ nhà có thể là thử thách lớn đối với các doanh nghiệp. Có một số điều khoản bất lợi mà bản thân công ty không nhận thấy khi thương thảo hợp đồng thuê văn phòng.

Một số thuật ngữ trong lĩnh vực bất động sản có thể gây khó hiểu cho những người không thuộc lĩnh vực này.

Trong trường hợp kể trên, người môi giới chắc chắn là cánh tay phải đắc lực giúp bạn vượt qua các rào cản về pháp lý để thương lượng hợp đồng bất động sản. Đôi khi, sự trợ giúp này có thể “cứu cánh” cho công ty bạn khoản tiền vô cùng lớn sau này.

> Tham khảo Mẫu hợp đồng thuê văn phòng

5. Bỏ qua những phiền muộn liên quan tới việc thuê văn phòng

Giai đoạn chuyển trụ sở làm việc bao giờ cũng là giai đoạn bận rộn nhất đối với bất kỳ người chủ doanh nghiệp nào.

Việc phải quan tâm tới vấn đề lựa chọn địa điểm đặt văn phòng sẽ khiến phân tán sự chú ý của bạn tới những công việc còn quan trọng hơn (như tuyển dụng nhân viên, hoạt động kinh doanh, sự luân chuyển nguồn vốn…).

Bên cạnh đó, lĩnh vực bất động sản (đặc biệt là bất động sản thương mại) luôn gây sự khó hiểu đối với bất kỳ ai ngoài ngành, với những thuật ngữ mà thoạt nghe bạn tưởng phải là chuyên gia trong ngành tư pháp.

Tất cả những băn khoăn trên sẽ được giải quyết một cách nhanh gọn với sự giúp đỡ của người môi giới văn phòng. Thay vì dành cả tuần để tìm hiểu tất tần tật những điều cần biết về hợp đồng bất động sản thương mại, bạn có thể giao phó cho người môi giới, những chuyên gia của lĩnh vực này.

Công việc chắc chắn sẽ trở nên hiệu quả và chuẩn xác hơn rất nhiều. Bạn đừng quên: Thời gian cũng là một thứ tiền bạc, việc lãng phí nó cũng có thể gây ra nhiều hậu quả khôn lường sau này.

Hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp bạn củng cố thêm quyết định có nên thuê môi giới để tìm kiếm và lựa chọn địa điểm đặt văn phòng cho doanh nghiệp của mình.

Liên hệ ngay Maison Office để nhận tư vấn và thông tin tất cả các tòa nhà cho thuê văn phòng phù hợp.

Dịch vụ thuê văn phòng Maison Office

Tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Hà Nội và TP.HCM

Loan Le

Phụ trách nội dung tại Maison Office

Content Marketing trong lĩnh vực bất động sản thương mại, tư vấn cho thuê văn phòng.