Địa chỉ email là gì? 7+ lợi ích của email so với thư thông thường

Ngày nay khi sử dụng bất kì ứng dụng nào trên mang internet, đăng ký một tài khoản mạng xã hội, đăng ký một ứng dụng trên app, đăng lý một tài khoản xem phim. 

Hay ứng dụng trong học tập làm việc, trao đổi một tập tim, lưu trữ tài liệu trên mạng… Điều cần một tài khoản email, vậy email là gì? Tổng hợp những kiến thức về email một cách toàn diện.

1. Email là gì?

Email là từ viết tắt của Electronic Mail, có nghĩa là Thư điện tử. Đây là một phương thức trao đổi (gửi – nhận) thư từ thông qua mạng internet.

Thay vì sử dụng Mail(thư) truyền thống bằng cách gửi thông thường qua bưu điện với bao thư và tem thư.

Thì bạn sử dụng dịch vụ thư điện tử để gửi cho người cần gửi thông qua mạng Internet trực tuyến.

Thư nhanh chóng thuận tiện mọi lúc mọi nơi và khi gửi email nó sẽ tới gần như ngay lập tức thay vì phải đợi 1 thời gian thì thư gửi qua bưu điện hoặc các dịch vụ chuyển phát nhanh mới tới.

2. Địa chỉ email là gì?

Khi viết thư ngày xưa thì địa chỉ để xác định thư sẽ được gởi đến đâu. Còn địa chỉ emai là một cái tên,địa chỉ để người khác gởi thư đến cho chúng ta.

Ví dụ:

Địa chỉ email của tôi là [email protected] địa chỉ email của bạn là [email protected]. Khi soạn thư mình để người nhận là [email protected] thì bạn là chủ nhân của email đó sẽ nhận được thư mình gởi.

Cấu trúc của một địa chỉ email gồm 2 phần cơ bản, đó là:

• Tên hộp thư: Phần tên hộp thư sẽ đứng trước ký tự @, được viết liền không dấu và do người dùng tự đặt. Ví dụ với email: [email protected] thì anhhuypham là phần tên hộp thư.
• Tên miền: Đây là tên miền của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử và sẽ đứng sau ký hiệu @. Ví dụ với các email được cung cấp miễn phí bởi Gmail thì sẽ có đuôi tên miền là @gmail.com, Zohomail, Outlook Mail….
• Ngoài ra tên miền này có thể đặt theo tên công ty bạn đó là email tên miền riêng công ty. Ví dụ [email protected], [email protected]…

Khi xưa khi gởi một bức thư ít nhất là vài ngày hoặc vài tuần. Giờ chưa tới một giây thông đệp của bạn đã được gởi đi. Ngoài nội dung còn có hình ảnh, file đính kèm, video, âm thanh…

Ký hiệu @ được Ray Tomlinson đặt cho ký hiệu email.

Thật tiện lợi đúng không nào?

Xem ngay: G Suite là gì? 7 tính năng G Suite chinh phục người dùng. Một số tính năng như: bản sao email làm bằng chứng pháp lý, chia sẻ tài nguyên làm việc nhóm hiệu quả, xét duyệt email đi và đến.

Địa chỉ email của tôi là gì?

Khi bạn tạo một tài khoản email các nhà cung cấp mail sẽ yêu cầu bạn nhập địa chỉ email. Thì đây chính là địa chỉ email của bạn. Mội người khác muốn gởi thư cho bạn phải hỏi địa chỉ email của bạn. Bạn chỉ cần đọc nó thôi.

[email protected] chính là địa chỉ email.

Khi đặt địa chỉ email các bạn chú ý 

Nên đặt: nên đặt địa chỉ email chứa tên bạn, dễ gợi nhớ, ngắn gọn.

[email protected], hoặc [email protected], [email protected]…

Mẹo đặt tên email ít bị trùng, [email protected], [email protected], [email protected]…

Không nên đặt địa chỉ email

Tránh đặt tên nick name trong địa chỉ email.

[email protected], [email protected], [email protected]… tên chung chung. Tên email gắn liền với cá nhân chúng ta.

>>Bấm xem ngay: tạo tài khoản email cá nhân chỉ trong 5 phút có video hướng dẫn chi tiết. Việc tạo một tài khoản email rất dễ dang. Các bạn chỉ cần chuẩn bị. Một số thôn tin cá nhân và số điện thoại. 

>> Bấm xem ngay: Zoho mail là gì? các tạo tài khoản Zoho mail. Ưu điểm của Zoho Mail là dễ dàng sử dụng, tính ổn định cao. Bảo mật thông tin người dùng tuyệt đối.

3. Email đã phát triển như thế nào?

Thư điện tử lần đầu tiên được đưa vào sử dụng trong thập niên 60 và đến giữa những năm 1970 có dạng như ngày nay.

Ban đầu, Email được xây dựng với dạng ký tự thuần văn bản ASCII trao đổi trung gian.

Email đầu tiên được gửi bởi Ray Tomlinson vào năm 1971. Ông đã gửi Email cho chính mình dưới dạng tin nhắn thử nghiệm, có chứa văn bản “giống như QWERTYUIOP”. Tuy nhiên, mặc dù đã gửi được Email cho chính mình nhưng nó vẫn được truyền qua ARPANET –  nền tảng kỹ thuật của Internet do người Mỹ sáng lập.

Có thể nói, Email có vai trò quan trọng trong việc tạo ra Internet, và việc chuyển đổi từ ARPANET sang Internet vào đầu những năm 1980 đã tạo ra cốt lõi cho các dịch vụ hiện tại.

Đến năm 1996, Email đã được sử dụng phổ biến hơn, dần dần thay thế cho hình thức gửi thư bưu chính.

Các ứng dụng Email phổ biến nhất hiện nay là Gmail, Apple Mail, Outlook, Zoho Mail Yahoo! Mail và Hotmail.

Thống kê trong biểu đồ bên trên cho thấy thị phần của các ứng dụng Email khách được sử dụng nhiều nhất trên thế giới tính đến tháng 4/2019. Trong giai đoạn này, Gmail chiếm 27,8% và Apple iPhone chiếm 27,6%.

>>Bấm xem ngay: Lịch sử hình thành và phát triển của email. Email là một sáng kiến tuyệt vời rút ngăn thời gian công sức trao đổi thôn tin với nhau.

Ngày nay google phát triển google ngày càng thông dụng. Nên mọi người thường nhầm lẫn giữa email và gmail.

4. Phân biệt giữa Email và Gmail

Sở dĩ chúng ta hay dùng lẫn lộn khái niệm Email và Gmail là vì chưa hiểu rõ khái niệm và bản chất của nó. Ngoài ra, do Gmail quá phổ biến, đến nỗi chúng ta nghĩ nó là thuật ngữ chỉ các loại thư điện tử nói chung. 

Cho nên để cho dễ hiểu, chúng ta chỉ cần hiểu theo nghĩa phụ thuộc. Gmail là một loại Email do Google cung cấp cho người dùng. Còn Email bao hàm cả Gmail (có nhiều loại Email khác bên các Gmail như yahoo mail, Zoho mail… đến từ các nhà cung cấp khác nhau).

5. Ưu nhược điểm của Email

Có thể nói, Email đang là công cụ giao tiếp được sử dụng nhiều nhất khi trao đổi công việc. Tuy nhiên một công cụ dù “thần thánh” đến mấy vẫn có những điểm hạn chế mà người dùng cần biết để tối ưu hiệu quả làm việc tốt hơn.

5.1 Ưu điểm của Email

• Công cụ miễn phí (với các gói miễn phí từ nhà cung cấp)

Khi đã đăng ký Email miễn phí xong, bạn không cần phải trả thêm bất kỳ chi phí nào để gửi và nhận tin nhắn.

• Trực quan, dễ sử dụng

Từ bước tạo tài khoản đến các khâu soạn thảo, gửi thư, trả lời thư đều rất đơn giản. 

• Tìm kiếm an toàn và dễ dàng

Dù bạn có lưu hàng ngàn thư đi nữa thì chỉ với vài thao tác tìm kiếm bạn sẽ tìm được nội dung cần tìm.

• Truy cập từ bất cứ đâu

Cho dù bạn ở bất cứ đâu hoặc sử dụng bất kỳ thiết bị công nghệ nào cũng dễ dàng truy cập vào địa chỉ thư của mình miễn là bạn có kết nối internet.

• Gửi tin nhắn hàng loạt

Bạn chỉ cần soạn thảo nội dung một lần và gửi đến hàng trăm người cùng một lúc. Bạn cũng có thể soạn thảo sẵn các mẫu mail chung và lấy ra sử dụng khi cần mà không cần lặp lại lần nữa.

• Bảo vệ môi trường

Không cần đến giấy tờ trao đổi thông tin vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vừa góp phần bảo vệ môi trường.

Các bạn xem thêm các Bảng giá Google Workspace  chinh phục người dùng mới nhất 2021.

5.2 Nhược điểm của Email

• Có thể chứa virus

Người dùng cần cẩn trọng khi mở Email từ những người bạn không biết hoặc khi yêu cầu tải xuống tệp đính kèm để tránh bị dính virus.

• Quảng cáo làm phiền

Người dùng dễ bị các tin nhắn quảng cáo, spam gây khó chịu hoặc dễ làm mất các thư quan trọng do thư rác. Bạn nên tìm hiểu cách chặn tin nhắn rác nếu như không muốn bị chúng làm phiền.

• Gây hiểu lầm

Vì Email không thể hiện lời nói hay cảm xúc nên người nhận có thể hiểu sai thông điệp của người gửi.

• Giới hạn lưu trữ

Hầu hết các dịch vụ Email miễn phí đều bị giới hạn dung lượng lưu trữ, dẫn đến việc bạn có thể không nhận được những thư quan trọng do hộp thư đến đã đầy.

>>Bấm xem ngay: 11 loại email thông dụng hiện nay. Giúp bạn có cái nhìn tổng thể nên sử dụng dịch vụ email nào. Nhanh gọn tiện lợi bảo mật cao.

6. Lợi ích của email

6.1 Rút ngắn thời gian công sức 

Để gởi một lá thư phải đem thư ra bưu đện mua tem, bao thư rồi mới gởi đi. Thời gian ít nhất cũng phải 3-4 ngày mới nhận được thư.

Giờ đây, chỉ cần một vài cú nhấp chuột, mất chưa đầy một phút, người bên kia sẽ nhận được thư. Thời gian được rút ngắn một cách đáng kể. Mọi thao tác được đơn giản hóa.

6.2 Tiết kiệm chi phí

Không phải mất tiền ra bưu điệnện mua bao thư, mua team…

 Chỉ cần có mạng Internet. Internet được phủ sóng khắp nơi nên bạn không cần phải lo lắng về việc gửi thư.

Một chiếc Smartphone hay Laptop kết nối Internet là bạn có thể gửi thư theo ý muốn. Bạn có thể luôn luôn chủ động được trong việc gửi thư mọi lúc mọi nơi.

6.3 Tiết kiệm thời gian viết thư

Để có một bức thư hoàn hảo bạn phải chăm chút từng nét chư. Giờ đã có công cụ soạn thảo văn bản. Tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

6.4 Chứa nhiều thông điệp hơn

Email có thể truyền tải một cách đầy đủ thông điệp mà người dùng muốn gửi đi bao gồm hình ảnh, âm thanh, nội dung văn bản,…với dung lượng lớn theo dạng nhập trực tiếp vào khung soạn thảo hoặc đính kèm file.

>>Xem thêm: Email doanh nghiệp với giải pháp công nghệ đám mây hàng đầu.

6.5 Bảo mật cao

Các dịch vụ mail miễn phí cam kết không cung cấp thôn tin người dùng cho bên thứ 3 nên nội dung thôn tin thư được bảo mật tuyệt đối.

7. Email cá nhân là gì?

Email cá nhân là tài khoản thư điện tử của mỗi cá nhân. Đuôi của email cá nhân là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ gửi mail (ví dụ: [email protected], [email protected],…). Đối với loại email này, các dữ liệu, thông tin email chỉ được lưu giữ trong hộp thư cá nhân.

>>Bấm xem ngay: Zoho CRM là gì? phần miềm quản lý khách hàng tìm năng? Khi khách hàng vào website của bạn đang chuẩn bị mua hàng, nhưng vì một lý do nào đó mà thoát ra. Thế là bạn mất khách hàng. Zoho CRM cho phép bạn giữ lại những khách hàng như vậy.

8. Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghệp là tài khoản có đuôi email gắn liền với tên miền doanh nghệp. Email này được admin cấp cho từng nhân viên sử dụng giao tiếp trong công việc.

Email thường có đuôi gắn liền với doanh nghiệp nên tạo cảm giác chuyên nghệp hơn.

Ngoài ra, Do công ty quản lý nên mail doanh nghệp có độ bảo mật cao và không bị Spam. Khi nhân viên nghỉ việc doanh nghiệp có thể thu hồi địa chỉ email dự liệu tài nguyên đi cùng.

>>Bấm xem ngay: Email doanh nghiệp không bị spam, dung lượng lưu trữ khủng. Không bị mất tài nguyên khi nhân viên của bạn xin nghỉ việc. Tạo email tên miền riêng theo doanh nghiệp.

9. Email marketing là gì?

Email marketing (Tiếp thị qua email) là cách bạn tiếp cận, quảng bá sản phẩm/dịch vụ của bạn thông qua email để mang về khách hàng. Khách hàng sử dụng email chủ yếu qua công việc. Email marketing thực sự không hiệu quả cho bán hàng nhưng hiệu quả cho chiến dịch chăm sóc khách hàng, mang khách hàng đến với gần thương hệu dịch vụ của chúng ta.

3 bước làm email marketing thành công

Có chiến lược thu thập email tốt: Sử dụng của sổ bật lên trang web. Trong cửa sổ bật lên tặng quà ebook giá trị  khiến người dùng phấn khích để lại email cho bạn.Triển khai nội dung phù hợp: Email marketing mà bán hàng thì coi nhưng xong. Xây dựng nhưng nội dung có ích cho khách hàng. Hãy đặt mình vào khách hàng để nghĩ họ đang cần gì? Cho hơn những gì họ cần là đủ.

Có chiến lược phân phối email & làm nội dung tốt: Bạn chỉ cần gửi 2-3 email một tuần là đủ. Nội dung email cần tránh việc sale quá đà, hãy tập trung mang lại giá trị & tạo ấn tượng cho người nhận.

>>Bấm xem ngay: email marketing là gì? Tổng quan vể email marketing  tăng khả năng chuyển đổi.

>>Bấm xem ngay: 9 mẫu email marketing giới thiệu sản phẩm chuyên nghiệp đốn gục khách hàng.

>>Bấm xem ngay: 7 cách thu thập email khách hàng để không bị spam.

10. Khi sở hữu một tài khoản email ban có nhều hơn thế

10.1 Google Calendar

Google Calendar là bộ lịch cho phép bạn lập lịch, tổ chức và chia sẻ các sự kiện. Cơ chế đồng bộ giúp bạn linh hoạt theo dõi lịch từ nhiều thiết bị như desktop, máy tính bảng và mobile, thiết lập thời gian nhắc nhở sự kiện và nhận thông báo qua email hoặc qua tin nhắn trực tiếp từ điện thoại di động của bạn.

10.2 Gmail

Gmail là ứng dụng gửi và nhận email của Google, kèm theo 15GB không gian lưu trữ miễn phí (dùng chung cho Gmail, Google Drive và Google+ Photos). Gmail còn cho phép bạn giao tiếp thông qua SMS, giọng nói hoặc video chat.

10.3 Google Drive

Drive là ứng dụng lưu trữ trực tuyến do Google phát triển. Với 10GB lưu trữ trong Drive, giờ đây bạn có thể lưu trữ file và tạo các tập tin tài liệu Docs, Sheets và Slides (tương tự Word, Excel và PowerPoint của Microsoft) trực tuyến. Ngoài ra, tính năng hay nhất của Drive là bộ sưu tập các ứng dụng mở rộng từ bên thứ ba.

10.4 Document

Hỗ trợ đầy đủ các công cụ soạn thảo định dạng văn bản như căn lề, chỉnh cách dòng, tạo các nội dung tương tự như Microsoft Word.

Spreadsheet: Chức năng tương tự như Excel, biểu diễn các bảnh tính toán số liệu.

Presentation: Tạo slide trình chiếu tài liệu, bài thuyết trình.

Drawing: Sử dụng để tạo biểu đồ và vẽ những nội dung cơ bản khác.

10.5 Form

Tạo mẫu khảo sát trực tuyến.

>>Bấm xem ngay: 3 cách tạo email gắn liền với tên công ty miễn phí. Email là bộ mặt của công ty khi giao tiếp với khách hàng. Email tạo sự chuyên nghiệp.

11. Những thuật ngữ thông dụng

11.2 CC trong email là gì?

Cả cc trong email và bcc trong email đều được sử dụng để tạo các bản copy email và gửi cho nhiều đối tượng nhận email một lúc.

Cc trong email dịch ra có nghĩa là Carbon copy có nghĩa là tạo ra các bản sao, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+C để sử dụng tính năng này.

Khi sử dụng CC thì tất cả những người nhận thư sẽ nhìn thấy danh sách email của những người cũng nhận được thư đó.

Chính vì thế mà bạn có thể sử dụng tính năng CC để gửi thư cho nhiều thành viên trong cùng một lớp học, cùng một nhóm…. vì cái này bạn có thể hiển thị công khai và không cần phải bảo mật thông tin, danh tính.

11.3 Bcc Trong email là gì?

Bcc trong gmail dịch ra có nghĩa Blind carbon copy là tạo ra các bản sao tạm, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+B để sử dụng tính năng này.

Thường thì Bcc là người gửi sẽ gửi bản sao email cho nhiều người nhận khác nhưng những người này không thể nhìn thấy danh sách của những người cùng được nhận email này.

11.4 Các thuật ngữ khác

Inbox: Hộp thư đến hay ngăn đựng các thư mới nhận.

Outbox: Hộp thư gửi hay các thư đang chờ gửi đi.

Draft: ngăn chứa Email chưa hoàn tất (email nháp) hay email đang chờ gửi đi sau.

Trash hay deleted Item: ngăn xóa hay thùng rác để chứa các thư đã xóa.

Sent, Sent Messages hay Sent Iterm: ngăn chứa các thư đã gửi.

Junk hay Bulk: Ngăn chứa thư linh tinh, thùng thư rác hay Ngăn chứa tạp thư. Ngăn này thường chứa thư rác, thư spam, thư quảng cáo hay các loại thư độc hại.

New hay compose: Soạn thảo thư mới

Attach hay Attach Files: Tệp đính kèm trong thư.

To: nghĩa là “gửi đến ai” hay chỗ chứa địa chỉ của các người nhận.

>>Bấm xem ngay: content marketing là gì? Từng bước triển khai content thành công. Ngày nay nội dung càng được các doanh nghiệp chú trọng phát triển. Nhưng vậy làm content thế nào, làm gì khi cạn kiệt ý tưởng.

12. Spam mail là gì?

Thư rác (Spam mail – Email Spam) là các thư điện tử vô bổ thường chứa các loại quảng cáo được gửi một cách vô tội vạ, chất lượng thư thường rất thấp. 

Đôi khi nội dung Spam dẫn dụ người nghe nhẹ dạ, cung cấp thông tin cá nhân mã số thẻ tín dụng. Hoặc một đường link chứa mã độc nguy hại đến máy tính của bạn.

Spam mail thực sự gây khó chịu cho người dùng. 

>>Bấm xem ngay: spam mail là gì? Hướng dẫn chăn spam mail không muốn nhận thư từ 1 địa chỉ.

13. 8 nhà cung cấp dịch vụ Email hàng đầu hiện nay

Bạn có từng thấy các đuôi Email phổ biến như @gmail.com, @yahoo.com, @outlook.com. @zoho.com? Họ cũng đang là những nhà cung cấp dịch vụ Email hàng đầu hiện nay.

Cùng Mật Mã phân tách một số đặc điểm của các đơn vị này:

13.1 Gmail  – Nhà cung cấp dịch vụ Email tốt nhất

Theo báo cáo thống kê của TechCrunch năm 2016, có hơn một tỷ người đang sử dụng Gmail và con số này không ngừng tăng lên.

Gmail là dịch vụ Email miễn phí do Google cung cấp. Gmail không phân biệt đối tượng, từ cá nhân đến doanh nghiệp đều sử dụng.

Ngoài Gmail là bản hoàn toàn miễn phí, Google còn cung cấp gói G suite có phí – mọi thông tin đều được lưu trữ trên điện toán đám mây, mang lại hiệu suất làm việc tuyệt vời cho doanh nghiệp khi đăng ký gmail theo tên miền riêng với G suite.

13.2 Outlook.com – Nhà cung cấp dịch vụ Email hàng đầu cho nhiều doanh nghiệp

Chỉ đứng sau Google, Outlook của Microsoft cũng đang là dịch vụ Email có số lượng người dùng khủng hiện nay

Giống như Google, Microsoft cũng cung cấp các gói Email có phí và miễn phí. Đặc biệt, với Microsoft 365 – không chỉ là Email mà còn nhiều hơn thế nữa!

13.3 Zoho Mail – Nhà cung cấp dịch vụ quảng cáo Email miễn phí giá tốt nhất

Zoho Corporation cung cấp giải pháp Zoho Mail có nguồn gốc từ Ấn Độ. Sau nhiều năm họ đã phát triển trên 150 quốc gia như Mỹ, Anh, Nhật, Hàn, Trung Quốc….

Khi nói đến công nghệ Ấn Độ là những nước phát triển bậc nhất trên thế giới. Đội kĩ sư của hầu hết các tập đoàn công nghệ lớn trên thế giới điều là các kĩ sư đến từ Ấn độ.

Zoho cho biết tính đến 2020 họ có hơn 50 triệu người dùng trên khắp thế giới đang sử dụng một trong các sản phẩm của họ. Hiện tại, Zoho có khoảng 9000 nhân viên trên toàn cầu.

Zoho mail với giao diện đơn giản dễ sử dụng giúp chúng ta. Thao tác nhanh cài đặt dễ dàng, tính ổn định rất cao.

13.4 iCloud Mail – Nhà cung cấp dịch vụ Email cho người dùng Apple

Mặc dù bó hẹp phân khúc chỉ người dùng iphone nhưng iCloud Mail vẫn đang xếp hàng top những nhà cung cấp dịch vụ Email tốt nhất hiện nay.

iCloud được đánh giá cao về khả năng bảo mật và lưu trữ thông tin, dữ liệu. iCloud tích hợp nhiều tính năng nâng cao như trả lời thư tự động, các bộ lọc cơ bản, và lưu trữ danh sách liên lạc, lịch, hình ảnh… trên điện toán đám mây.

13.5 Yahoo! Mail – Nhà cung cấp dịch vụ Email chuyên nghiệp

Yahoo! Mail được xem là nền tảng Email thời kỳ đầu và được biết đến trên toàn cầu. Các tính năng ưu việt của Yahoo! Mail phải kể đến là bộ lọc thư rác, giao diện thân thiện, dễ sử dụng.

13.6 AOL Mail – Dịch vụ Email miễn phí với lưu trữ không giới hạn

Mặc dù đã không còn ở thời hoàng kim nhưng AOL Mail vẫn là dịch vụ Email hàng đầu hiện nay và được nhiều người dùng quan tâm.

Một trong những tính năng hấp dẫn nhất của AOL Mail là dung lượng lưu trữ không giới hạn với giới hạn gửi tới 25MB, bạn không cần phải lo lắng về việc hết không gian lưu trữ.

13.7 Yandex Mail – dịch vụ Email hiệu quả với các chức năng dịch

Yandex được biết đến là công cụ tìm kiếm lớn nhất của Nga (tương tự như Google). Họ cũng có dịch vụ Email riêng của mình với nhiều chức năng hiệu quả.

Yandex Mail cung cấp không giới hạn lưu trữ bắt đầu với 10GB và thêm lưu trữ mỗi khi bạn có ít hơn 200MB miễn phí.

13.8 Mail.com – Tài khoản Email miễn phí với tên miền mở rộng 

Mail.com là nhà cung cấp dịch vụ Email miễn phí với nhiều tính năng thú vị cho doanh nghiệp nhỏ. Bạn có thể chọn từ 200 tên miền khác nhau khi lựa chọn một địa chỉ Email.

>>Xem thêm: Đăng ký email google theo tên miền miễn phí với Google Workspace.

14. Một số mẹo sử dụng email hiệu quả

14.1 Bạn có thể nhận thông báo trên desktop khi có email mới

Nếu bạn thường xuyên cần kiểm tra email mới, Gmail có thể hiển thị những thông báo dạng trên desktop khi có email mới gửi tới bạn. Bạn có thể cài đặt để Gmail thông báo mỗi khi có email mới hoặc khi bạn nhận được email được gắn nhãn quan trọng. Hãy nhấn vào biểu tượng bánh răng trong hộp thư đến, vào mục “Settings” và cuộn xuống phía dưới tới mục “Desktop Notifications”.

14.2 Bạn có thể xóa nhanh toàn bộ nội dung của hộp thư đến

Khi spam mail quá nhiều lên đến hàng ngàn mail. Bạn mệt mỏi khi phải xóa từng mail rất tốn thời gian. Hãy nhấn vào hộp đánh dấu nhỏ ở trên cùng bên trái và chọn “All” từ trình đơn xổ xuống.

Khi đó, email sẽ hiện thông báo hỏi liệu bạn có muốn chọn tất cả email trong hộp thư đến hay không. Sau khi đã chọn toàn bộ các email, hãy nhấn vào biểu tượng thùng rác để xóa.

Các bạn chú ý chọn lại những mail quan trọng để tránh xóa những mail quan trọng nhé.

14.3 Bạn có thể hủy lệnh gửi một email

Thật là tệ hai khi bạn vừa nhấn nút gởi mail mà phát hiện gởi nhầm người. Gmail có chức năng cho phép bạn hủy lệnh gởi mail trong vài giây.

Tất cả những gì bạn cần làm là nhấn vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải, nhấn vào “settings”, chọn tab “labs”.

Khi cuộn xuống phía dưới, bạn sẽ thấy mục “undo Send”, nhấp chuột chọn “enable”, sau đó cuộn xuống phía dưới và chọn “save Changes”.

14.4 Gắn sao vào thư

Có khi nào bạn trải qua cảm giác tìm một mail quan trọng trong hàng ngàn mail trong hộp thư đến của bạn không.

Đâu là tính năng cho phép bạn lọc ra những mail cực kì quan trọng. Các sử dụng rất đơn giản, bạn chỉ việc bấm vào biểu tượng hình ngôi sao trước các thư cần đánh dấu, ngôi sao ấy sẽ chuyển sang màu màng.

Muốn xem lại email đánh dấu sao bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng có gắn dấu sao dưới hộp thư đến.

Như vậy để phục hồi thư trong gmail thật dễ dàng chỉ một vài bước là ta có thể chuyển mail từ spam vào hộp thư đến. 

>>Bấm xem ngay:25+ quy tắc sử dụng email hiệu quả trong công việc. Có khi nào bạn nhầm lẫn email báo giá cho khách hàng mà gởi cho xếp. Để tránh những lỗi nhỏ không đáng tiếc.

14.5 Kiểm tra mail trong spam

Sau khi đăng nhập vào tài khoản Gmail.

Khi bạn đăng ký một tài khoản nào đó trên các trang web khác trên mạng.

Dịch vụ đó sẽ gởi lại một email xác nhận. Lục trong hộp thư đế không thấy bạn có thể vào spam để xem. 

Nhấp vào link này sẽ vào hộp thư spam: https://mail.google.com/mail/u/0/#spam.

Sẽ xuất hiện trọng hộp thư spam.

 

Đăng ký ngay Zoho Mail Free theo tên miền doanh nghiệp cho 5 người dùng! Gói hỗ trợ cho doanh nghiệp siêu nhỏ từ Zoho Corporation qua công ty Mật Mã – đối tác ủy quyền của Zoho tại Việt Nam.

Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Công Nghệ Mật Mã – Mat Ma Co., LTD GIẢI PHÁP EMAIL TÊN MIỀN RIÊNG CHO DOANH NGHIỆP.

Địa chỉ: 385 Lê Trọng Tấn, Phường Sơn Kỳ, Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
VP giao dịch: Tầng 3B tòa nhà Scetpa, 19A Cộng Hòa, Phường 12, quận Tân Bình, TPHCM
Mã doanh nghiệp: 0313496629 cấp ngày 19/10/2015 bởi sở KHĐT TP HCM

Tư vấn bán hàng: SDT: 02873 004 009 – Email: [email protected] – Email: [email protected]

Chúc các bạn thành công!