Đàm phán hợp đồng là gì? Kỹ năng đàm phán hợp đồng?

Sự thành công trong đàm phán phụ thuộc thuộc rất nhiều vào quá trình chuẩn bị trước khi đàm phán nếu bạn chuẩn bị càng tốt thì càng thấy tự tin và kết thức đàm phán sớm hơn .Những công việc luật sư phải chuẩn bị trước khi đàm phán.

1. Đàm phán hợp đồng là gì?

Đàm phán hợp đồng là việc trao đổi, bàn bạc giữa hai hay nhiều bên có một số lợi ích chung và lợi ích đối kháng nhằm mục đích đạt được một thoả thuận chung.

2. Công tác chuẩn bị trước khi đàm phán hợp đồng

Thứ nhất: Sự thành công trong đàm phán phụ thuộc thuộc rất nhiều vào quá trình chuẩn bị trước khi đàm phán nếu bạn chuẩn bị càng tốt thì càng thấy tự tin và kết thức đàm phán sớm hơn .Những công việc luật sư phải chuẩn bị trước khi đàm phán.

– Thu thập thông tin (về thị trường, về đối tượng kinh doanh, về đối tác, về đối thủ cạnh tranh)

– Đề ra mục tiêu (Cao nhất, thấp nhất, trọng tâm Dự thảo hợp đồng, nội dung các điều khoản cần đàm phán (yêu cầu tối đa, yêu cầu tối thiểu, những nhượng bộ có thể phải thực hiện, những đòi hỏi đổi lại cho mỗi nhượng bộ đó…) Chuẩn bị nhân sự đàm phán (trưởng đoàn, luật sư, thương mại, phiên dịch…)

– Chuẩn bị chiến lược (cộng tác, thỏa hiệp, hòa giải…)

– Chuẩn bị chiến thuật (thời gian, địa điểm, thái độ)

Thứ hai: Nắm thật chắc cụ thể nội dung giao dịch được đàm phán .Người luật sư không thể đàm phán một giao dịch nếu chưa biết rõ những nội dung cơ bản và đặc thù của nó .Điều này luật sư phải đọc kỹ tài liệu và trao đổi kỹ với khách hang về giao dịch sắp phải đàm phán

Thứ ba: Trên cơ sở nội dung giao dịch người luật sư cần nắm chắc những ý đồ và các phương án của thân chủ mình .Sở dĩ phải làm như vậy vì không khi nào tất cả các nội  dung đua ra đều có sự thống nhất của các bên nên luật sư cần nắm chắc để không đưa ra những cam kết ngoài phạm vi ủy quyền

Thứ tư: Luật sư nên chuẩn bị hai bản dự thảo hoặc ít nhất phải có được ý tưởng về hai bản dự thảo hợp đồng với nội dung mà thân chủ có thể chấp nhận được các dự thỏa này đầu tiên được luật  sư soạn thảo hay được phía đố tác cung cấp và luật sư đã tiến hành sửa đổi để đảm bảo tốt hơn lợi ích của thân chủ của mình .Một dự thỏa với nội dung tốt nhất mà thân chủ mình chấp  nhận ,một dự thảo thể hiện nội dung thấp nhất mà thân chủ vẫn   chấp nhận được .Hai dự thảo này sẽ thể hiện mức trần và mức sàn mà trong phạm vi đó luật sư được quyền đàm phán và quyết định .Mọi vấn đề thấp hơn mức sàn phải được sự đồng ý của thân chủ

Thứ năm: Luật sư phải cố gắng dự đoán trước những gì mà đối tác có thể đưa ra để có thể lường trước những suy nghĩ và vạch sẵn những lý lẽ để có thể phản bác hoặc có thể chỉ chấp nhận một phần các đề xuất của phía đối tác .điều này tránh cho luật sư sự lung túng vội vàng trong quá trình đàm phán

Thứ sáu: Luật sư nên mang theo tất cả những tài liệu liên quan kể cả các văn bản pháp luật để tiện tra cứu khi cần thiết

Thứ bảy: Cuối cùng luật sư phải luôn gi nhớ một điều đừng hy vọng có thể hoàn tất đàm phán ngay trong lần gặp gỡ đầu tiên . Tất nhiên đó là mong muốn của và cố gắng của luật sư.

3. Một số nguyên tắc khi Đàm phán hợp đồng thương mại

– Ấn tượng ban đầu.

– Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán.

– Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán.

– Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt.

– Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào.

– Ðể thành công trong đàm phán, cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết.

– Cần chốt lại vấn đề các bên đã thỏa thuận được trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới.

Thứ nhất: Một khi đã chuẩn bị đầy đủ thì luật sư có thể tự tin bước vào đàm phán Đàm phán nhiều khi không chỉ có nghĩa là phải tranh đấu . Phần nhiều thời gian đàm phán là dành để hai bên trình bày quan điểm và hiểu nhau hơn từ đó chấp nhận những điều kiện hợp lý hơn .Vì thế luật sư cần bước vào vòng đàm phán với một tâm lý thoải mái ,tránh gây không khí căng thẳng Điều này rất dễ nếu như luật sư đã có sự chuẩn bị kỹ

Thứ hai: Thông thường việc dàm phán thường diễn ra trên cơ sở bản dự thảo hợp đồng hai bê sẽ đi qua từng điều khoản một, điều khoản nào mà hai bên đồng ý thì đi qua nhanh, những điều khoản nào quan trọng mà hai bên cần đàm phán thì mất nhiều thời gian hơn. Đầu tiên duong nhiên luật sư sẽ đề xuất phương án tốt nhất cho thân chủ của mình, sau đó chờ phản hồi từ phía đối tác.

Thứ ba: Khi bên đối tác không đồng ý về vấn đề gì thì luật sư tiến hành tìm hiểu nguyên nhân, và đề nghị phía đối tác đưa ra quan điểm của họ trên cơ sở mục tiêu, phương hướng đã đặt ra từ trước với thân chủ của mình xem xét có thể nhượng bộ được hay không, có thể chấp nhận được được yêu cầu của phía đối tác hay không, và chấp nhận ở mức độ nào.

Thứ tư: Những vấn đề trong quá trình đàm phám mà hai bên còn chưa thống nhất được thì có thể gác lại đàm phán sau khi trao đổi lại với thân chủ, đề xuất phương án giải quyết, tìm ra phương án tối ưu mà hai bên có thể chấp nhận được.

4. Những lỗi thông thường trong đàm phán

 – Bước vào đàm phán với đầu óc thiếu minh mẫn, vấn đề này ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả đàm phán, sự toàn tâm toàn ý của người đàm phán, thể hiện tinh thần làm việc cao độ, có trách nhiệm, sang suốt trong đàm phán sẽ cho một kết quả tốt.

– Không biết đối tác ai là người có quyền quyết định, dẫn đến tình trạng không biết mình đang đàm phán với ai, quan điểm thực sự của bên đối tác là gì, điều này sẽ làm mất tính chủ động của luật sư khi đàm phán

– Không biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào

– Bước vào đàm phán với mục đích chung chung, không có mục tiêu cụ thể điếu này rất khó để đạt được cuộc đàm phán thành công

– Không đề xuất những quan điểm và lý lẽ có giá trị

– Không kiểm sóat các yếu tố tưởng như không quan trọng như thời gian và trật tự của các vấn đề

– Không để cho bên kia đưa ra đề nghị trước

– Bỏ qua thời gian và địa điểm như là 1 vũ khí trong đàm phán

– Từ bỏ khi cuộc đàm phán dường như đi đến chỗ bế tắc

– Không biết kết thúc đúng lúc.

5. Kỹ năng đàm phán hợp đồng trong kinh doanh

Đàm phán hợp đồng là quá trình trao đổi thông tin thông qua đối thoại, thương lượng giữa các bên trên cơ sở nguyên tắc tự do ý chí nhằm đạt được thỏa thuận hợp đồng.

Nội dung của đàm phán hợp đồng là các điều khoản hợp đồng được mỗi bên đưa ra để tìm kiếm sự nhất trí. Nhằm mục đích là ký kết hợp đồng hoặc sửa đổi bổ sung hợp đồng đã ký, thời điểm đàm phán hợp đồng là trước hoặc sau khi hợp đồng được ký kết.

• Nguyên tắc đàm phán hợp đồng thương mại

– Nguyên tắc tự do, tự nguyện cam kết thỏa thuận xác lập quyền và nghĩa vụ dân sự, tự do giao kết hợp đồng: Trong đàm phán hợp đồng, các bên hoàn toàn tự nguyện, không bên nào được áp đặt, cấm đoán, cưỡng ép, đe dọa, ngăn cản bên nào.

– Nguyên tắc không ràng buộc trách nhiệm dân sự trong đàm phán và khi đàm phán thất bại: Đàm phán có thể đạt kết quả như những thỏa thuận chung, cũng có thể không đi đến thỏa thuận thống nhất. Đàm phán có thể diễn ra với nhiều phiên khác nhau, với những nội dung đã được thống nhất sau mỗi phiên đàm phán, được ghi nhận tại bản ghi nhớ hay thỏa thuận trung gian. Khộng có quy định nào bắt buộc các bên phải ký hợp đồng sau khi đàm phán xong. Do dods, mọi phiên đàm phán nếu không được kết thúc bằng hợp đồng có hiệu lực pháp luật thì chưa có căn cứ phát sinh quyền và nghĩa vụ pháp lý đối với các bên.

• Các kiểu đàm phán và hình thức đàm phán hợp đồng:

Xuất phát từ thái độ đàm phán và kết quả đàm phán, nhiều nhà quản trị doanh nghiệp chia đàm phán thành các kiểu đàm phán “thắng – thua”, “ thua – thua” và “thắng – thắng”.

Các kiểu đàm phán “thắng – thua”, “thua – thua” được sử dụng khi nhà quản trị doanh nghiệp coi đàm phán là “cuộc chiến”, hợp đồng được ký kết nhưng tiềm ẩn nguy cơ bất ổn bên trong quá trình thực hiện.

Kiểu đàm phán “thua – thua” là biểu hiện của cuộc đàm phán thất bại bởi các bên đều không đạt được mục đích để ký kết, trong khi tổn phó về thời gian, tiền bạc…

Kiểu đàm phán “thắng – thắng” được sử dụng xuất phát từ thái độ hợp tác, chia sẻ, cùng tìm ra và thừa nhận lợi ích của nhau. Kết thúc đàm phán, hợp đồng được ký kết và các bên đều đạt được lợi ích, đây là kiểu đàm phán được cho là thành công nhất và là mục tiêu của hầu hết các bên khi bước vào đàm phán.

• Các hình thức đàm phán hợp đồng trong kinh doanh:

– Đàm phán bằng văn bản: là việc các bên tiến hành gửi cho nhau các tài liệu giao dịch dưới dạng văn bản hoặc hình thức có giá trị tương đương văn bản như điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu… để trao đổi, thỏa thuận, thống nhất về các nội dung đàm phán.

Các văn bản đầu tiên được gửi đi là chào hàng hay là sự tiếp tục thỏa thuận các điều khoản về giá, số lượng, chất lượng, điều kiện giao nhận, thanh toán, giải quyết tranh chấp.  Hoặc đàm phán bằng văn bản được sử dụng ký kết hợp đồng theo phương pháp ký kết gián tiếp.

– Đàm phán bằng đối thoại trực tiếp: được tiến hành bằng cuộc gặp gỡ thỏa thuận trực tiếp hoặc đàm phán thông qua điện thoại. Nếu gặp mặt trực tiếp đòi hỏi sự “gây ấn tượng tốt” ngay từ ban đầu trong giao tiếp, các hành vi bắt tay, giới thiệu, trao nhận danh thiếp, ứng xử với phụ nữ, thăm hỏi, tiếp chuyện…đều cần tham khảo và làm quen một số kỹ năng cơ bản.

• Các giai đoạn đàm phán hợp đồng:

– Chuẩn bị đàm phán: đây là giai đoạn quan trọng, quyết định khả năng thành công của cuộc đàm phán và hạn chế rủi ro khi thực hiện hợp đồng, vì vậy cần phải tìm hiểu:

+) Tìm hiểu thông tin đặc điểm về hàng hóa, thị trường: cần tìm hiểu về thông tin pháp luật và tập quán thương mại, đặc điểm của nhu cầu thị trường, thuế và các chi phí, các yếu tố chính trị, xã hội, khí hậu…

   +) Tìm hiểu đối tác: tìm hiểu về tư cách pháp lý, năng lực thực hiện hợp đồng của đối tác và tìm hiểu về năng lực chuyên môn của các thành viên đoàn đàm phán, kiểm tra thông tin về giấy phép thành lập, lĩnh vực kinh doanh của đối tác,…Bởi lẽ, thông tin này khẳng định sự hiện diện hợp pháp của đối tác trên thị trường.

    +) Xác định mục tiêu cần đạt được: trước khi đàm phán với đối tác, đoàn đàm phán nên có sự thống nhất về phương án, mục tiêu của mình, trong đó xác định rõ mục tiêu chính, mục tiêu tối thiểu, mục tiêu tối đa. Cần xây dựng phương án đàm phán bao gồm việc lựa chọn loại hợp đồng phù hợp, xác định được mục tiêu đàm phán về từng vấn đề cụ thể như đối tượng, giá, phương thức giao nhận, thời gian, địa điểm…

– Quá trình đàm phán:

+) Thời gian và địa điểm: tùy thuộc vào sự thỏa thuận của các bên, cần lưu ý bố trí thời gian giải lao, thời gian trống để trưởng đoàn và chuyên gia tham mưu, hội ý, kể cả việc trưởng đoàn hai bên tham khảo ý kiến của nhau. Để đảm bảo hiệu quả, các bên cũng cần quan tâm đến tập quán làm việc của mỗi nơi, nhiệt độ, thời tiết… vì đây có thể là yếu tố ảnh hưởng đến kết quả đàm phán.

+) Mở đầu đàm phán: Việc tạo không khí đàm phán hợp tác, thiện chí và tin cậy là khởi đầu thuận lợi của quá trình đàm phán, các bên cần thống nhất chương trình, lịch làm việc để tạo chủ động cho mình và đối tác. Nên mở đầu cuộc đàm phán bằng những vấn đề “dễ trước, khó sau” và nếu có cơ hội thì không nên là người đề nghị trước.

Trước khi trả lời câu hỏi nên sử dụng các kỹ năng tư duy, giao tiếp, phân tích tình hình như sự im lặng (thể hiện mình đã nói đủ hoặc để bên kia nói tiếp), sự lắng nghe, sự quan sát diện mạo, thái độ, cử chỉ để phân tích tình huống và có phương án trả lời cũng như phương án đàm phán tiếp theo.

+) Thương lượng nội dung đàm phán: bao gồm quá trình truyền đạt thông tin, trao đổi thuyết phục và nhượng bộ chia sẻ.

Truyền đạt thông tin là phương tiện thể hiện mong muốn của các bên đàm phán, mục tiêu mong muốn của cá bên sẽ được trình bày cùng với những phan tích lý giải ngắn gọn nhằm thuyết phục đối tác.

Nhượng bộ trong quá trình đàm phán hợp đồng thể hiện sự thay đổi, điều chỉnh quan điểm mà một bên đã đưa ra và bảo vệ trước đó. Nhượng bộ thể hiện sự chia sẻ lợi ích, là hành vi và thái độ cần có và luôn được mong đợi trong các cuộc đàm phán để có được cuộc đàm phán thành công. Lợi ích cảu mỗi bên được coi là đảm bảo khi nhượng bộ nằm trong giới hạn của biên độ đàm phán.

+) Kết thúc đàm phán: Quá trình đàm phán có thể kết thúc khi đã đạt được những thỏa thuận chủ yếu. Ở giai đoạn kết thúc đàm phán, các bên thực hiện hoàn tất các thỏa thuận đã được xác lập. Nếu như kết quả của mỗi phiên đàm phán đã ghi nhận tại các bản ghi nhớ thì trước khi ngừng vòng đàm phán cuối cùng, nên có sự tổng hợp và khẳng định lại để tránh có ý kiến khác nhau khi soạn thảo văn bản hợp đồng chính. Thông thường nên lập dự thảo hợp đồng và gửi cho các bên đọc lại, góp ý và chỉnh sửa, không nên ký trước.

Quá trình đàm phán hợp đồng thành công khi kết thúc đàm phán, hợp đồng được ký. Trường hợp kết thúc mà các bên không thể thỏa thuận và nhất trí về một hoặc một số nội dung thì cuộc đàm phán thất bại. Mọi thỏa thuận đạt được trong các phiên đàm phán trước đó không phát sinh hiệu lực đối với các bên.