Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng 2022 Mới Nhất KẾ TOÁN HÀ NỘI

Nhân viên hành chính (Administrative staff) là gì? Nhân viên hành chính tiếng Anh là gì? Mô tả công việc của nhân viên hành chính? Yêu cầu trình độ và kỹ năng của Nhân viên hành chính? Phẩm chất của một Nhân viên hành chính giỏi? Cơ hội thăng tiến và mức lương nhân viên văn phòng bao nhiêu?

Công việc của nhân viên kế toán văn phòng không hề đơn giản như các bạn nghĩ mà nó đòi hói cũng khá nhiều kỹ năng để hoàn thành tốt được công việc này. Ngoài ra nhân viên hành chính văn phòng thường gắn liền với công việc của nhân viên kế toán thuế bởi đây cũng là công việc khá đơn giản mà doanh nghiệp nào cũng giao trách nhiệm cho nhân viên đó.

Nội dung bài viết

Nhân viên hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng hay còn gọi là hành chính nhân sự là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào, đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.

Nhân viên hành chính tiếng Anh là Administrative staff.

Công việc của nhân viên hành chính văn phòng

Bản mô tả công việc của nhân viên hành chính văn phòng như sau:

Công tác văn thư

• Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết;
• Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;
• Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;
• Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ Công ty (xin đến muộn, về sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép…);
• Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty;
• Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty;
• Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết;

Công tác lễ tân

• Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty;
• Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty;
• Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của Công ty;
• Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty;

Công tác hỗ trợ dự án

• Hỗ trợ nhóm in và đóng gói thầu dự án, xin chữ ký của các thành viên trong và ngoài công ty tham gia thầu dự án;
• Hỗ trợ cho các triển khai công tác thực địa tại các tỉnh (đặt phương tiện đi lại, khách sạn, vé máy bay, thủ tục visa khi cần thiết…)
• Chuẩn bị thiết bị, văn phòng phẩm cho nhóm đi thực địa (máy ghi âm, máy ảnh, điện thoại, fast connect..)
• Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho công tác tại địa phương (giấy đi đường, các mẫu chứng từ…)
• Thu xếp công tác in ấn, copy tài liệu khi cần thiết

Công tác quản lý tài sản, thiết bị

• Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng;
• Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty;
•  Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty.

Các công việc hành chính khác

• Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…);
• Mua sắm các nhu yếu phẩm (trà, café…) cho văn phòng Công ty;
• Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng;
• Hậu cần cho các sự kiện của Công ty;

Yêu cầu trình độ và kỹ năng của Nhân viên hành chính

Để làm tốt công việc của nhân viên hành chính văn phòng đòi hỏi cần những yếu tố cơ bản sau:

• Có trình độ ít nhất từ trung cấp trở lên
• Tính cách cởi mở, chu đáo, chan hòa, quan tâm với mọi người;
• Phong cách làm việc trung thưc, tận tâm, quan tâm đến chi tiết của từng công việc;
• Có kỹ năng giao tiếp tốt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, sức ép cao;
• Có khả năng tối thiểu trong giao tiếp tiếng Anh

Mức lương nhân viên văn phòng là bao nhiêu?

Nhiều bạn lo lắng khi công việc nhân viên văn phòng khó hoặc là không có cơ hội thăng tiến trong tương lai. Tuy nhiên đây mới chính là nghề nghiệp có nhiều cơ hội thăng tiến. Cơ hội thăng tiến của nhân viên hành chính là gì? Sau đây là 3 cấp bậc thăng tiến cũng như mức lương của một nhân viên hành chính (dựa vào báo cáo của Adecco Vietnam năm 2016):

Cấp bậc nhân viên

• Chức vụ: Nhân viên lễ tân đón tiếp và xử lý thắc mắc của khách hàng.
• Nhân viên hành chính: Lưu trữ những tài liệu, hồ sơ, thư tín, đánh máy soạn thảo văn bản…
• Công việc này phù hợp với sinh viên chuyên ngành quản lý nhân sự, ngoại ngữ hoặc mới ra trường và yêu thích công việc hành chính nhân sự… Đã qua đào tạo. ( Mức lương của vị trí này từ 5 triệu – 12 triệu/ tháng)

Cấp bậc thư ký

• Vị trí: trợ lý riêng hỗ trợ cấp trên soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch học và làm việc…
• Thư ký tổng quát: Thực hiện các công việc liên quan đến hành chính, quản lý hồ sơ….
• Công việc này yêu cầu có chuyên môn cao, khả năng phân tích, phán đoán tình huống, sáng tạo trong việc ra quyết định… ( Mức lương ở vị trí này từ 7 triệu – 14 triệu/ tháng)

Cấp bậc quản trị

• Vị trí nhân viên hành chính văn phòng
• Yêu cầu về trình độ chuyên môn cao, hiểu biết về nhiều lĩnh vực khác nhau, đã có kinh nghiệm làm việc, tốt nghiệp khoa ngôn ngữ, quản trị kinh doanh, nhân sự… ( Mức lương từ 9 triệu – 25 triệu/ tháng)

Trưởng phòng/ giám đốc hành chính

• Đây có thể là cấp độ cao nhất của nhân viên hành chính, tuy nhiên để đạt được vị trí này đòi hỏi tố chất là kỹ năng của một nhà quản trị, kinh nghiệm nhiều năm và trình độ chuyên môn cao.
• Yêu cầu: có đầy đủ kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 4 năm trở lên. (Mức lương ở vị trí này có thể lên tới 25 triệu – 55 triệu/ tháng)

Vì đặc thù công việc nên công việc nhân viên hành chính nhân sự thường thu hút nữ giới nhiều hơn. Mặc dù đây không phải là một trong những ngành “Hot” nhất hiện nay nhưng đây vẫn là công việc đáng để thử sức với những ai mong muốn tìm cho mình một công việc “văn phòng” ổn định và lâu dài phù hợp với năng lực của mình.

5/5 – (1 bình chọn)