Công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp

Những ai học tập hoặc làm việc trong lĩnh vực tài chính có lẽ đã quá quen với những thuật ngữ như công nợ là gì? Và vai trò của việc quản lý công nợ trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Để biết thêm thông tin chi tiết thì hãy cùng Haravan theo dõi bài viết dưới đây nhé.

Mục Lục

1. Công nợ là gì?

Công nợ là gì?

Công nợ là thông tin quan trọng trong quản lý doanh nghiệp

Công nợ là những khoản nợ phải trả cho người bán sau khi nhận các vật tư, công cụ, hàng hóa và những dịch vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh mà người mua chưa thanh toán. Phải kiểm soát công nợ nếu không sẽ gây ảnh hưởng đến việc điều phối kinh tế của doanh nghiệp.

Thanh toán công nợ đúng hạn giúp tăng uy tín của doanh nghiệp. Vì các giao dịch thanh toán là các giao dịch phổ biến, phổ biến nhất trong hoạt động kinh doanh và việc chậm thực hiện nghĩa vụ thanh toán cũng là một trong những điều thường gặp trong các giao dịch. Căn cứ vào tính chất, mức độ quan trọng việc thông báo công nợ và yêu cầu thanh toán là một trong những vấn đề hết sức cần thiết và quan trọng về mặt pháp lý.

2. Những khái niệm khác liên quan đến công nợ

2.1 Công nợ đối với nhà nước

Những khoản vay mà chính phủ cần có trách nhiệm chi trả, thường được gọi là nợ nhà nước hoặc nợ chính phủ. Khoản vay hoàn toàn khác với khoản nợ mà quốc gia vay từ những nước khác.

2.2 Công nợ phải thu từ khách hàng

Những khoản tiền này là tiền mà công ty đã bán sản phẩm hàng hóa, nhân công, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền.

Công nợ phải thu từ khách hàng

2.3 Công nợ phải trả người bán

Trong quá trình doanh nghiệp xuất hóa đơn cho khách hàng nhưng người mua chỉ trả 1 phần hoặc chưa trả. Tất cả những trường hợp đó đều được gọi là công nợ cần thu từ khách hàng và doanh nghiệp phải có chính sách công nợ, theo dõi liên tục những khoản nợ này.

2.4 Các khoản phải thu phải trả khác

Bên cạnh những loại công nợ trên còn có một vài khoản công nợ khác như: tạm ứng, tài sản thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân…

3. Phân loại công nợ

3.1 Công nợ phải thu

Công nợ phải thu bao gồm các loại công nợ như tiền bán sản phẩm, hàng hóa,… doanh thu từ các công việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Những khoản tiền vẫn chưa được thu hồi hoàn toàn hoặc chỉ mới được thu về một phần.
Nhân viên kế toán phải thường xuyên đối soát và theo dõi công nợ để đảm bảo thu nợ đúng hạn cho doanh nghiệp, tránh để xảy ra các tình trạng nghiêm trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Nhanh chóng giải quyết hiệu quả các khoản công nợ cần thu về giúp doanh nghiệp tránh gặp phải vấn đề thâm hụt vốn quá lớn.

3.2 Công nợ phải trả

Công nợ phải trả thường bao gồm các khoản chi trả vật tư, máy móc, công cụ, thiết bị, dịch vụ… phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp hoặc đơn vị kinh doanh vẫn chưa thanh toán hoàn toàn các hóa đơn công nợ phải trả cho cá nhân hoặc tổ chức.
Nhân viên kế toán phải thường xuyên theo dõi, giám sát và đối chiếu sổ sách để chi trả công nợ đúng hạn cho đối tác, giúp đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp.

Công thức tính công nợ phải trả để giảm thiểu tối đa thất thoát cho công ty như sau: Công nợ phải trả bằng tài sản trừ đi vốn chủ sở hữu

4. Cách lập báo cáo công nợ chi tiết

Theo dõi công nợ trong một doanh nghiệp, cửa hàng sẽ bao gồm công nợ phải thu và công nợ phải trả, vì vậy, công nợ cần phản ánh được tất cả tình hình nợ phải thu và phải trả. Mỗi loại công nợ cần được thể hiện chi tiết và rõ ràng trên từng báo cáo riêng biệt là báo cáo tổng hợp nợ phải thu và báo cáo tổng hợp nợ phải trả.

4.1 Những nội dung cần có trong mẫu báo cáo công nợ

Báo cáo phải thể hiện được rõ khoảng thời gian tổng hợp công nợ là từ ngày nào đến ngày nào.

Xác định đúng tài khoản sử dụng để định khoản là 131 cho báo cáo tổng hợp công nợ phải thu và 331 cho báo cáo tổng hợp công nợ phải trả.
Mã số và tên của từng nhà cung cấp hay khách hàng…
Số dư nợ đầu kỳ được lấy từ Sổ dư nợ đầu kỳ trong sổ chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp hoặc khách hàng cụ thể.
Số dư có đầu kỳ được lấy từ số dư có đầu kỳ tại sổ chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp hoặc khách hàng.
Những loại báo cáo công nợ.
Báo cáo công nợ đầu năm: Dùng để tổng hợp tình hình công nợ của doanh nghiệp.
Số phát sinh trong kỳ gồm cả phát sinh nợ và phát sinh có.
Số dư cuối kỳ.
Tổng cộng công nợ phải thu và phải trả dựa trên số dư đầu kỳ và toàn bộ phát sinh trong kỳ để xác định doanh nghiệp, cửa hàng còn phải trả hay phải thu bao nhiêu…

4.2 Những loại báo cáo công nợ

Báo cáo công nợ đầu năm: Dùng để tổng hợp tình hình công nợ của doanh nghiệp.

Báo cáo công nợ đầu năm

Báo cáo công nợ phải thu: Đảm bảo đầy đủ thông tin và chính xác.

Báo cáo công nợ phải thu

Báo cáo công nợ phải trả

Công nợ phải trả

5. Quy trình quản lý công nợ phải thu cơ bản

Bước 1

Thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý công nợ, soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng. Mục đích là để hạn chế tối đa những vấn đề phát sinh ngoài tầm kiểm soát, yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, yêu cầu về việc thanh toán. Cam kết phải thực hiện theo đúng thời hạn, quy định trong hợp đồng. Nêu rõ mức phạt trong trường hợp khách hàng phải chịu nếu vi phạm quy định thanh toán.

Bước 2

Thiết lập một quy trình làm công nợ phải thu chuẩn của công ty. Cần bám sát các mục tiêu. Tiếp đến xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng; Quy định rõ thời gian nhắc nhở khách hàng, cách thức có thể là gửi thư Email, gọi điện trực tiếp. Các cá nhân cần phải có ý thức trách nhiệm với việc quản lý thu hồi công nợ.

Bước 3

Gửi hóa đơn đến khách hàng bằng hình thức nhanh nhất để rút ngắn được quá trình thu hồi. Trong hóa đơn cần phải thể hiện cụ thể thời gian tối đa khách hàng cần chi trả công nợ. Cụm “chi trả trong vòng 30 ngày” sẽ kém khẳng định hơn cụm “hạn chót vào ngày 30/11”.

Bước 4

Có những biện pháp nhắc nhở, thúc giục khách hàng về việc thanh toán nếu chậm kỳ hạn. Có nhiều trường hợp khách hàng, có thể việc gửi email hoặc văn bản đề nghị thanh toán là không có tác dụng. Chúng ta cần yêu cầu hẹn gặp trực tiếp để trao đổi cụ thể. Cần phải có những yêu cầu cụ thể để khách hàng không thể thoái thác.

Quy trình quản lý công nợ

6. Những điều cần lưu ý về quản lý công nợ và hạn mức

Hạn mức công nợ là gì? Đây là khái niệm được sử dụng trong Chương trình thanh toán trực tiếp thể hiện giá trị công nợ tối đa của nhà cung cấp cho phép khách hàng doanh nghiệp có thể giao dịch tại những điểm giao dịch.

Hạn mức này được tính khi lần đầu khách hàng doanh nghiệp bắt đầu giao dịch tại điểm giao dịch. Thời gian sử dụng có thể thay đổi theo nhu cầu và thỏa thuận giữa khách hàng và nhà cung cấp.

Hạn mức công nợ

6.1 Hạn mức công nợ phải thu

Dựa vào tình hình thực tế của từng đối tượng khách hàng để đưa ra những phương án và chính sách thu hồi công nợ hợp lý. Nhân viên kế toán cần phải có kế hoạch cụ thể cho các tình huống hạn mức công nợ tối đa và thời hạn thu hồi công nợ tối đa. Chính vì vậy doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng khách hàng kéo dài hóa đơn công nợ làm ảnh hưởng tình hình kinh doanh chung của đơn vị. Còn riêng với những khách hàng thanh toán công nợ cần phải đảm bảo cung cấp đủ các loại chứng từ liên quan như:

Biên bản giải quyết công nợ kèm theo những bằng chứng xác thực về số nợ chính xác mà khách hàng cần chi trả.
Biên bản đối chiếu công nợ.

Tóm lại, nhân viên kế toán cần phải linh hoạt và đưa ra được phương án giải quyết thích hợp với từng đối tượng cần thu hồi công nợ. Nhờ vào đó, bài toán thu hồi công nợ của doanh nghiệp được giải quyết hiệu quả và tối ưu hơn.

6.2 Hạn mức công nợ phải trả

Kế toán viên cần thường xuyên và liên tục cập nhật những khoản nợ cần chi trả mà chưa có hóa đơn vào sổ sách của doanh nghiệp.
Hạch toán chi tiết và rõ ràng các khoản chi trả cho đơn vị cung cấp đúng hạn, đảm bảo uy tín của doanh nghiệp.
Các khoản nợ cần chi trả cho nhà nước và người lao động luôn phải đảm bảo thanh toán đúng hạn, thực hiện đúng nghĩa vụ và trách nhiệm của doanh nghiệp.

7.Làm kế toán công nợ cần có những kỹ năng gì?

7.1 Cần nền tảng kiến thức chuyên môn tốt

Kiến thức kế toán vững chắc là bước đệm quan trọng giúp tốt các nhiệm vụ được giao, biết rõ cách định khoản kế toán công nợ, sắp xếp chứng từ, và lập các báo cáo…

7.2 Sử dụng thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn

Điều này sẽ giúp người làm kế toán dễ dàng nhận biết và theo dõi công nợ của từng khách hàng, đồng thời có thể phân loại khách hàng dưới nhiều góc độ khác nhau như giám sát công nợ theo từng hóa đơn và thời hạn thanh toán, tính toán và bù trừ công nợ giữa các đối tượng khác nhau, lập các báo cáo khi cần thiết.

7.3 Giỏi phân tích và xử lý tình huống linh hoạt

Có óc phân tích tốt và khả năng tham mưu sẽ giúp kế toán đưa ra quyết định đúng đắn. Trong những trường hợp giải quyết công nợ với các đối tác, khách hàng và người bán cần sự khôn khéo.

8. Quản lý công nợ hiệu quả với phần mềm quản lý thu chi Haravan:

8.1 Phần mềm quản lý thu chi Haravan là gì?

Phần mềm quản lý thu chi Haravan là phần mềm giúp nhà bán hàng quản lý tất cả các nghiệp vụ thu chi nội bộ doanh nghiệp và sổ quản lý công nợ nhà cung cấp, đối tác được tích hợp sẵn sàng trên Haravan giúp quản lý chính xác, hiệu quả hơn.

Phần mềm quản lý thu chi Haravan là gì?

Phần mềm quản lý thu chi Haravan sẽ giúp chủ shop giải quyết những vấn đề sau:

Quản lý thu chi hiệu quả hơn: Tránh trường hợp mất kiểm soát khi nhiều khoản thu chi phát sinh trong quá trình bán hàng không được ghi chép lại.
Đối soát công nợ: Quản lý lượng đơn hàng gia tăng mạnh với số lượng lớn nhưng vẫn đảm bảo việc theo dõi công nợ với nhà cung cấp, vận chuyển khó khăn, mất thời gian.
Quản lý tài chính chặt chẽ: Hạn chế thất thoát tiền mặt, sai sót khi thống kê thu chi ở các chi nhánh, cửa hàng.

8.2 Tính năng tuyệt vời của phần mềm quản lý thu chi Haravan:

Phần mềm với đầy đủ mọi tính năng quản lý thu chi, công nợ, tài chính cho nhà bán hàng:
Quản lý sổ quỹ thu chi:

Ghi lại tất cả giao dịch thu chi chi tiết, rõ ràng từ tiền thu của khách hàng, chi phí trả nhà cung cấp đến các khoản tiền thu và chi bên ngoài giúp quản lý chặt chẽ tránh thiếu sót và dễ dàng tìm kiếm, phân loại giao dịch thu chi với bộ lọc nâng cao.
Quản lý sổ quỹ thu chi bán hàng theo nguồn tiền mặt, ngân hàng, thanh toán online trên từng chi nhánh hoặc cửa hàng để cân đối, quản lý tài chính nội bộ cho doanh nghiệp tốt hơn.
Thống kê biến động tài chính theo từng khoảng thời gian nhất định: Số dư ban đầu, Tổng thu, Tổng chi và Số dư cuối kỳ.

Tính năng quản lý sổ quỹ thu chi

Quản lý công nợ:

Theo dõi công nợ nhà cung cấp: theo dõi được khoản nợ phát sinh và khoản nợ đã trả đối với từng Nhà cung cấp theo khoảng thời gian nhất định, khoản nợ nào cần ưu tiên trước để điều phối dòng tiền hợp lý. Đồng thời phần mềm quản lý công nợ Haravan tự động ghi nhận phiếu thu chi khi thanh toán nợ.
Đối soát công nợ nhà vận chuyển: Haravan hỗ trợ nhà bán kết nối và tích hợp hơn 15 nhà vận chuyển, đẩy đơn tự động và theo dõi đơn hàng, đối soát công nợ nhà vận chuyển dễ dàng ngay trên phần mềm Haravan. Tất cả các giao dịch thu hộ (COD) phát sinh trên hệ thống Haravan sẽ được Haravan ghi lại giúp bạn dễ dàng thống kê chi tiết và đối soát khi đến kỳ thanh toán.

Tính năng quản lý công nợ

Báo cáo kết quả kinh doanh:

Biểu đồ báo cáo trực quan: tất cả mọi thông tin bán hàng, thu chi, công nợ, tài chính… được thể hiện qua các biểu đồ chi tiết, trực quan giúp chủ shop có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình bán hàng và quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Nắm bắt mọi số liệu kinh doanh: toàn bộ số liệu kinh doanh như Doanh thu, Chi phí, Lợi nhuận, Công nợ, Thu Chi…được phản ánh qua các báo cáo định kỳ trên phần mềm quản lý tài chính Haravan giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và thất thoát khi dùng sổ sách hay ghi chép thủ công, đặc biệt khi lượng giao dịch tăng đột biến.

Báo cáo kết quả kinh doanh trực quan

8.3 Quản lý công nợ hiệu quả với phần mềm quản lý thu chi Haravan:

Hiện tại Haravan hỗ trợ nhà bán hàng quản lý công nợ nhà cung cấp và công nợ nhà vận chuyển, giúp hạn chế những sai sót và thất thoát khi đối soát:
Quản lý công nợ nhà vận chuyển:
Trong quá trình kinh doanh thì nhà vận chuyển là một đối tác không thể thiếu và dịch vụ thu hộ COD ngày càng phổ biến trong kinh doanh bán hàng. Với dịch vụ thu hộ COD người bán sẽ chuyển hàng cho người mua trước, và người mua khi nhận được sản phẩm mới tiến hành thanh toán lại cho người bán thông qua shipper (thông qua dịch vụ giao hàng), gọi là thu hộ. Sau đó thì tiền mới được chuyển lại cho người bán. Như vậy COD cũng là khoản tiền mà nhà vận chuyển sẽ thu và giữ hộ bạn 1 thời gian, do đó cần được quản lý như một khoản nợ bạn cần thu nhà vận chuyển.
Bài viết sau đây sẽ mô tả nơi bạn có thể quản lý công nợ của nhà vận chuyển trên Haravan:

Tổng quan về màn hình quản lý công nợ nhà vận chuyển: Giúp bạn theo dõi được khoản nợ phải thu và khoản nợ phải thu từ nhà vận chuyển, xem được trong khoảng thời gian nhất định (ví dụ tháng vừa qua) số tiền nợ đã phát sinh, nhà vận chuyển đã trả bao nhiêu. Và cuối cùng là nhà vận chuyển còn đang nợ bạn bao nhiêu tiền

Tổng quan màn hình quản lý công nợ nhà vận chuyển

Chi tiết lịch sử nợ của nhà vận chuyển: Các trường thông tin bao gồm: Tổng vận đơn, Nợ phải thu hiện tại của nhà vận chuyển, Chi tiết lịch sử nợ phải thu nhà vận chuyển.

Chi tiết công nợ nhà vận chuyển

Các trường hợp ghi nhận công nợ nhà vận chuyển: Công nợ của nhà vận chuyển được ghi nhận thông qua các giao dịch sau:

– Vận đơn COD được tạo => ghi nhận khoản tiền phải thu = tiền COD => tăng nợ phát sinh cho nhà vận chuyển
– Vận đơn đã giao thành công => ghi nhận khoản phải trả là khoản tiền phí vận chuyển mà nhà vận chuyển sẽ thu của bạn => giảm nợ phải thu nhà vận chuyển
– Tạo phiếu thu đối tượng nộp là nhà vận chuyển và chọn ghi nhận công nợ => Giảm nợ phải thu nhà vận chuyển
– Tạo phiếu chi đối tượng nhận là nhà vận chuyển và chọn ghi nhận công nợ => Tăng nợ phải thu nhà vận chuyển

Các trường hợp ghi nhận công nợ nhà vận chuyển

Quản lý công nợ nhà cung cấp:
Không phải sau mỗi lần giao dịch, doanh nghiệp nào cũng có thể trả luôn tất cả các chi phí cho nhà cung cấp. Thông thường, để hoàn thành quá trình kế toán công nợ, doanh nghiệp phải trải qua nhiều bước từ mua hàng hóa đến việc ký hợp đồng, tạm ứng tiền hàng, tiếp đến là giao hàng rồi cuối cùng mới là thanh toán các khoản chi phí còn lại. Sau đây bài viết sẽ mô tả chức năng quản lý công nợ nhà cung cấp trên Haravan.

Tổng quan về màn hình quản lý công nợ nhà cung cấp: Giúp bạn theo dõi được khoản nợ phải thu và khoản nợ phải trả của cửa hàng với Nhà cung cấp trong khoản thời gian nhất định. Ví dụ tháng vừa qua số tiền nợ đã phát sinh, bạn đã trả bao nhiêu. Và cuối cùng là bạn còn đang nợ bao nhiêu tiền.

Tổng quan về màn hình quản lý công nợ nhà cung cấp

Quản lý toàn diện nhà cung cấp: Các thông tin sau của nhà cung cấp sẽ được lưu trên hệ thống: Tên nhà cung cấp, Tên công ty, mã số thuế, Địa chỉ, Thông tin người liên hệ, Ghi chú, gắn tag (có thể linh hoạt nhập thêm các thông tin và thuộc tính khác của nhà cung cấp), Thông tin về giao dịch với nhà cung cấp (Tổng nợ cần phải trả cho nhà cung cấp, Tổng tiền mua hàng từ nhà cung cấp, Lịch sử đặt/ nhập / trả hàng, Lịch sử công nợ).

Quản lý toàn diện nhà cung cấp

Các trường hợp ghi nhận công nợ nhà cung cấp: Công nợ của nhà cung cấp được ghi nhận thông qua các giao dịch sau:

– Hoãn thanh toán chi phí mua hàng (chưa nhập số tiền vào mục Đã thanh toán cho NCC trong phiếu nhập hàng) => ghi nhận khoản phải trả => tăng nợ nhà bán hàng phải trả cho nhà cung cấp.
– Nhà cung cấp hoãn hoàn trả tiền khi trả hàng nhập (chưa nhập số tiền vào mục Đã thu NCC trong phiếu trả hàng nhập) => ghi nhận khoản phải thu từ nhà cung cấp => giảm nợ phải trả nhà cung cấp.

9. Kết luận

Vậy là những kiến thức trên cũng có thể giúp bạn trả lời câu hỏi công nợ là gì? Bên cạnh đó giới thiệu cho bạn những phần mềm và tính năng vượt trội đến từ Haravan. Những điều này sẽ giúp cho việc quản lý dòng tiền và tài chính của doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel – giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

Quản lý toàn diện nhà cung cấp