Chi tiết 5 bước thiết lập quy trình hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực chỉ ra khoảng cách giữa nhu cầu về nhân lực của tổ chức ở hiện tại & tương lai, giúp doanh nghiệp lường trước những khó khăn cần phải đối mặt từ đó nhanh chóng, chủ động có hướng giải quyết kịp thời. Bài viết dưới đây FastWork Team hướng dẫn chi tiết 5 bước thiết lập quy trình hoạch định nguồn nhân lực, hy vọng sẽ hữu ích đối với doanh nghiệp bạn!

1. Khái niệm hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực được định nghĩa là quá trình dự đoán nhu cầu nhân sự, đề ra các chính sách, biện pháp & kế hoạch thực hiện đảm bảo đáp ứng đủ số lượng nhân sự cho doanh nghiệp với các kỹ năng và phẩm chất cần thiết phù hợp định hướng phát triển của tổ chức.

Hoạch định nguồn nhân lực đảm bảo mục tiêu “đúng người, đúng việc, đúng nó, đúng lúc “

Hoạch định nguồn nhân lực không phải là một hoạt động độc lập mà có mối quan hệ chặt chẽ với các hoạt động quản lý khác trong tổ chức như: tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá và quản lý nhân sự, chế độ trả thù lao cho người lao động.

2. Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực

Con người là nòng cốt cho sự phát triển của doanh nghiệp, đó là lý do quy trình hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò vô cùng quan trọng.

– Hoạch định nguồn nhân lực đảm bảo mục tiêu “đúng người, đúng việc, đúng nó, đúng lúc”

– Cơ sở giúp doanh nghiệp xác định được phương hướng, cách thức quản trị nhân sự phù hợp & linh hoạt trước sự thay đổi từng ngày của thị trường kinh doanh

– Kế hoạch hoá nguồn nhân lực có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của tổ chức thông qua việc liên kết với các hoạt động quản lý khác. Giúp doanh nghiệp điều phối nhân sự một cách tốt nhất giúp người lao động phát huy hiệu quả tiềm năng của họ.

– Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cơ sở thực hiện các kế hoạch nhân sự khác của doanh nghiệp như: kế hoạch tuyển dụng, đào tạo phát triển, kế hoạch về trả thù lao cho người lao động.

3. Quy trình hoạch định nguồn nhân lực

Mục Lục

3.1. Quy trình chung

Quá trình hoạch định nguồn nhân lực cần đặt trong mối liên hệ mật thiết với các hoạt động quản lý khác của doanh nghiệp như kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh, các kế hoạch tài chính, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, kế hoạch đãi ngộ nhân sự,…

Các vấn đề cơ bản cần xem xét trong quá trình hoạch định nguồn nhân lực bao gồm:

Phân tích, dự báo nhu cầu và khả năng đáp ứng nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp trong tương lai.
Đánh giá thực trạng và khả năng đáp ứng nhu cầu nhân sự từ đội ngũ nhân sự hiện có của doanh nghiệp.
Phân tích, cân đối mối quan hệ cung – cầu nhân sự.
Đưa ra các chính sách, biện pháp để cân đối cung- cầu nhân sự. Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện.
Kiểm soát, đánh giá nhân sự và hiệu chỉnh.

3.2. Nội dung quy trình cụ thể

quy trình hoạch định nguồn nhân lực

3.2.1. Phân tích môi trường và các nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch nhân lực.

Mức độ sử dụng nhân lực của doanh nghiệp chịu tác động của nhiều nhân tố thuộc môi trường bên trong & bên ngoài.

– Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài bao gồm yếu tố về kinh tế, kỹ thuật – công nghệ, biến động chính trị, luật pháp & sự cạnh tranh của đối thủ cùng ngành.

– Các yếu tố thuộc môi trường bên trong doanh nghiệp:

Sản phẩm dịch vụ
Mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
Khả năng bán hàng , mở rộng thị phần và lượng tiêu thụ sản phẩm.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong ngắn hạn & dài hạn
Sự thay đổi tự nhiên của doanh nghiệp: số lượng người nghỉ hưu, thay đổi nghề nghiệp, luân chuyển công tác, kết thúc hợp đồng,…

3.2.2. Dự báo nhu cầu nhân sự cho doanh nghiệp.

Dự báo cầu nhân sự là xác định số lượng, cơ cấu nhân lực với các yêu cầu về trình độ, kỹ năng cần thiết đảm bảo đội ngũ nhân sự có thể đáp ứng được yêu cầu công việc cho từng thời kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Các công việc cần thực hiện bao gồm:

– Xác định nhu cầu về các loại nhân sự cụ thể tại từng thời điểm trong tương lai để thực hiện các vai trò và chức năng khác nhau của doanh nghiệp.

– Yêu cầu về trình độ về trình độ, kỹ năng, các tiêu chuẩn lao động được sử dụng trong tương lai.

– Trang thiết bị kỹ thuật và công nghệ

– Sự thay đổi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp trong tương lai, và sự thay đổi về năng suất lao động dự kiến.

– Dự báo sự phát triển về năng lực nhân sự trong tương lai.

– Tỷ lệ nghỉ việc, luân chuyển công tác, nghỉ hưu

– Khả năng tài chính của doanh nghiệp để có thể thu hút lao động lành nghề từ bên ngoài.

Dự báo nhu cầu nhân sự được chia làm 2 loại: ngắn hạn và dài hạn

Cần thiết lập các dự báo nhu cầu nhân sự trong ngắn hạn và dài hạn

– Dự đoán nhu cầu ngắn hạn

Dựa vào việc phân tích nhiệm vụ/ khối lượng công việc cần phải thực hiện
Sử dụng hệ số quy đổi hoặc tiêu chuẩn định biện để xác định số giờ lao động cần thiết
Quy đổi giờ lao động ra số nhân lực cho mỗi ngành nghề.
Tính theo lượng lao động hao phí
Phương pháp tính theo năng suất lao động
Phương pháp tính theo tiêu chuẩn định biên.

– Dự báo nhu cầu dài hạn: (kế hoạch hóa nhân lực dài hạn có thời gian > 1 năm, thường từ 1-5 năm)

Dự đoán nhu cầu dài hạn là nhiệm vụ của các chuyên gia quản lý nhân lực. Thông thường, để dự đoán nhu cầu dài hạn cần căn cứ vào các mục tiêu và kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai, dự đoán những thay đổi về khoa học – kỹ thuật công nghệ, dựa vào sự phân tích tác động của môi trường kinh doanh….

Các phương pháp dự đoán nhu cầu dài hạn:

Các phương pháp định lượng bao gồm phân tích xu hướng, phương pháp ước lượng trung bình, phương pháp hồi quy tuyến tính.
Phương pháp định tính như phương pháp chuyên gia & kỹ thuật Delphi – hình mẫu kỹ thuật điển hình để điều tra, sau đó thảo luận và đưa ra kết luận của nhóm điều tra. Phương pháp này hạn chế được tính chủ quan của con người.

Tải xuống miễn phí: 25 Tài liệu đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực cho Doanh nghiệp nhỏ và vừa

3.2.3. Dự báo khả năng cung nhân lực.

Dự báo khả năng cung nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của quá trình hoạch định nguồn nhân lực. Để dự báo mức cung nhân lực, doanh nghiệp cần phân tích mức cung nội bộ và phân tích mức cung ở thị trường lao động bên ngoài.

– Phân tích mức cung nội bộ

Là việc xem xét điều chuyển nhân sự ở bộ phận thừa sang bộ phận thiếu. Muốn vậy, doanh nghiệp cần phải thực hiện hai bước chính sau:

Xác định lại mức định biên nhân sự ở mỗi bộ phận có thể đáp ứng được công việc trong hiện tại và trong tương lai từ đó phát hiện mức dôi dư nhân sự cần được điều chuyển đi các bộ phận khác.
Xác định ở mỗi vị trí công việc có bao nhiêu người sẽ ở lại, bao nhiêu người sẽ rời bỏ doanh nghiệp.

– Phân tích mức cung ở thị trường lao động bên ngoài.

Để dự đoán chính xác mức cung trên thị trường lao động, doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố liên quan đến khả năng cung lao động trên thị trường như tình hình phát triển kinh tế – xã hội, tỷ lệ thất nghiệp, sự phát triển khoa học – kỹ thuật của ngành mà doanh nghiệp đang tham gia và các đối thủ cạnh tranh.

Các yếu tố này có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng cung nhân lực trên thị trường lao động.

Dự báo nguồn cung nhân lực càng chính xác quy trình hoạch định nguồn nhân lực càng hiệu quả

3.2.4. Phân tích thực trạng nhân lực của doanh nghiệp.

Phân tích thực trạng nhân lực của doanh nghiệp nhằm phát hiện những điểm mạnh và điểm yếu của nhân sự trong nội bộ doanh nghiệp.

– Phân tích về cơ cấu tuổi, tỉ lệ về giới tính nam/nữ để đánh giá mức độ phù hợp với công việc.

– Phân tích kết cấu trình độ, nghề nghiệp. Trong doanh nghiệp có nhiều ngành nghề khác nhau, việc phân tích kết cấu trình độ, nghề nghiệp để xác định việc phân bổ nguồn lực như vậy đã hợp lý chưa? Làm cơ sở cho doanh nghiệp có thể điều chỉnh bố trí nhân sự hợp lý hơn.

– Phân tích tình hình sử dụng lực lượng lao động theo trình độ lành nghề, giúp doanh nghiệp sử dụng nhân lực hiệu quả hơn.

– Xem xét về tình hình nghỉ hưu, thay đổi, luân chuyển và kết quả đánh giá việc sử dụng nguồn nhân lực trong vài năm gần đây.

3.2.5. Cân đối cung – cầu và điều chỉnh

Dựa trên cơ sở dự đoán cung – cầu nhân lực, thực trạng nhân lực hiện có của doanh nghiệp, và căn cứ chiến lược phát triển sản xuất, doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch cân đối nhân lực. Việc cân đối cung – cầu nhân lực sẽ xảy ra 3 trường hợp sau:

– Cung nhân lực> cầu nhân lực (thừa nhân lực)

– Cung nhân lực < cầu nhân lực (thiếu nhân lực)

– Cung nhân lực = cầu nhân lực.

Các giải pháp cân bằng cung cầu:

– Trong ngắn hạn:

+ Trong trường hợp thiếu nhân lực: doanh nghiệp có thể tiến hành giãn ca làm thêm giờ, thêm ngày. Tuy nhiên giải pháp này bị hạn chế do luật lao động có quy định mức làm thêm giờ và thêm ngày trong tuần và trong năm. Doanh nghiệp có thể cân nhắc hạn chế nghỉ phép,…

+ Trong trường hợp thừa nhân lực: doanh nghiệp có thể khuyến khích lao động tranh thủ nghỉ phép, hoặc khuyến khích nghỉ chế độ sớm cho những người đến độ tuổi về hưu. Có thể tiến hành san sẻ công việc trong nhóm để nghỉ luân phiên và cho phép nghỉ sớm.

– Trong dài hạn: doanh nghiệp phải có kế hoạch về nhân lực, có thể sử dụng outsourcing, hoặc hợp động theo thời vụ,…

Xây dựng một quy trình hoạch định nguồn nhân lực chi tiết giúp doanh nghiệp sử dụng nhân sự một cách tối ưu nhất, tiết kiệm nhất & hiệu quả nhất. Hạn chế tối đa rủi ro thiếu hụt nhân sự hoặc thừa nhân sự ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Gợi ý doanh nghiệp tìm hiểu thêm: 15 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí được chuyên gia đánh giá cao

FastWork HRM – Phần mềm quản lý nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp

Cập nhật nhanh chóng toàn bộ thông tin nhân sự của tổ chức chỉ với 1 thiết bị di động

Số hóa hồ sơ thông tin nhân sự, lưu trữ trực tuyến trên phần mềm
Quản lý đầy đủ profile, vị trí làm việc, lương, thưởng, kỷ luật, khen thưởng, quá trình công tác/ bổ nhiệm nhân sự
Dashboard thống kê & theo dõi biến động nhân sự, tăng giảm qua từng thời kỳ
Tự động cảnh báo quan trọng: hết hạn thai sản, hết hạn hợp đồng, đến hạn bổ nhiệm, đến hạn nghỉ hưu…
Kết hợp nhiều tính năng liên quan đến quản lý tuyển dụng, quản lý KPI nhân sự, quản lý chấm công, tính lương,….