CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG

Nguyễn Như Phong.

Kỹ thuật Hệ thống Công nghiệp.

Đại học Bách Khoa ĐHQG

1. CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG

Trong một quá trình sản xuất, chi phí do lãng phí thường chiếm một lượng đáng kể trong chi phí sản xuất. Cải tiến chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm lãng phí.

Vấn đề chất lượng bao gồm 2 lọai:

• Vấn đề chất lượng cấp tính
• Vấn đề chất lượng mạn tính

Vấn đề chất lượng cấp tính là vấn đề thỉnh thỏang xảy ra, làm thay đổi hiện trạng hệ thống , cần có giải pháp để phục hồi hiện trạng, đó là bài tóan kiểm sóat chất lượng đã khảo sát ở phần trước. Vấn đề chất lượng mạn tính là vấn đề thường xuyên xảy ra, cần có giải pháp để thay đổi hiện trạng, để hệ thống tốt hơn, đó là bài tóan cải tiến chất lượng sẽ được khảo sát ở chương này.

Việc phân biệt vấn đề chất lượng là quan trọng, vì thứ nhất mỗi lọai vấn đề có một cách thức, phương pháp giải quyết vấn đề khác nhau. Vấn đề chất lượng cấp tính được giải quyết bởi các công cụ kiểm sóat chất lượng. Vấn đề chất lượng mạn tính được giải quyết bởi các công cụ cải tiến chất lượng. Thứ đến, vấn đề chất lượng cấp tính thường là vấn đề cấp bách cần được giải quyết ngay, còn vấn đề chất lượng mạn tính thường là vấn đề thường xuyên, không cấp bách, khó giải quyết, và thường được chấp nhận như một vấn đề không thể tránh được.

Một thực tế nguy hiểm là, vấn đề cấp tính thường được ưu tiên giải quyết liên tục mà bỏ quên vấn đề mạn tính là vấn đề gây lãng phí rất lớn. Các tổ chức thường thiếu cơ chế để nhận dạng và lọai bỏ lãng phí hay là thiếu cải tiến chất lượng.

Chất lượng  vừa là một cơ hội vừa là thách thức, nhu cầu khách hàng đối với sản phẩm ngày càng cao, cần không ngừng cải tiến chất lượng  sản phẩm. Cải tiến chất lượng là những họat động trong tòan bộ tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu suất, tạo thêm lợi ích cho tổ chức, khách hàng. Cải tiến chất lượng là nỗ lực không ngừng nhằm duy trì, nâng cao chất lượng sản phẩm với nguyên tắc sản phẩm sau phải tốt hơn sản phẩm trước và khoảng cách giữa các đặc tính sản phẩm với những yêu cầu của khách hàng ngày càng gỉam.

Phương pháp cải tiến chất lượng bao gồm:

1. Thay đổi công nghệ tốt hơn.
2. Đa dạng hóa sản phẩm – Thay đổi đặc tính tạo các loại sản phẩm khác nhau.
3. Thực hiện tốt hơn dịch vụ hậu mãi, nâng cao chất lượng  phục vụ khách hàng.
4. Áp dụng các công cụ cải tiến chất lượng
   1. Dự án cải tiến chất lượng 
   2. Chu trình Deming
   3. Kaizen
   4. 6 SIGMA

2. DỰ ÁN CẢI TIẾN

Dự án cải tiến chất lượng định hướng giải quyết các vấn đề chất lượng mạn tính với 2 bước:

• Thiết lập dự án
• Thực hiện dự án

Thiết lập dự án cải tiến chất lượng bao gồm 3 bước:

• Chứng tỏ nhu cầu dự án
• Xác định dự án
• Tổ chức nhóm dự án

Một dự án cải tiến nói riêng hay một dự án nói chung cần nguồn lực của tổ chức để thực hiện vì vậy cần phải chứng tỏ nhu cầu để có được sự đồng thuận của nhà quản lý. Chứng tỏ nhu cầu dự án gồm các bước:

• Ước lượng lãng phí hay tổn thất do vấn đề chất lượng mạn tính gây ra. Dữ kiện quan trọng có thể thu thập từ chi phí chất lượng, vị trí của tổ chức trên thị trường so với đối thủ cạnh tranh, hoặc từ tổn thất doanh số, tỷ lệ phế phẩm do vấn đề chất lượng gây ra.
• Ước lượng tiết kiệm hay lợi ích thu được khi thực hiện dự án. Lợi ích thu được có thể là cắt giảm chi phí chất lượng, giảm tỷ lệ tái chế, tăng năng lực sản xuất, đáp ứng đơn hàng theo lịch, giảm đơn hàng chờ…
• Tính toán lợi nhuận đầu tư thu được từ dự án cải tiến. Lợi nhuận đầu tư có thể từ tiết kiệm do cắt giảm chi phí chất lượng, do cải tiến năng lực quá trình, gia tăng doanh số, gia tăng khách hàng mới.
• Sử dụng sự thành công của các dự án trước đây để biện minh cho những dự án cải tiến lớn hơn. Sự thành công của các dự án thí điểm với quy mô nhỏ có thể, ngòai việc rút ra những kinh nghiệm để thực hiện dự án tốt hơn còn được sử dụng để thuyết phục lãnh đạo mở rộng sang những dự án có quy mô lớn hơn, đồng thời cũng vượt qua những cản ngại hay do dự vốn luôn có khi thực hiện một dự án cải tiến.

Sau khi dự án cải tiến chất lượng đã được thiết lập, việc thực hiện dự án gồm các bước:

• Kiểm tra nhu cầu và thiết lập nhiệm vụ dự án
• Chẩn đóan nguyên nhân vấn đề
• Đề ra giải pháp & chứng tỏ tính hiệu quả của giải pháp
• Thực hiện giải pháp, giải quyết các rào cản thay đổi.
• Kiểm sóat, duy trì thành quả cải tiến.

Các kinh nghiệm cải tiến chất lượng từ phương pháp dự án như sau:

• Đạt được việc giảm nhiều chi phí, cải tiến chất lượng phục vụ khách hàng.
• Đầu tư cho dự án cải tiến vừa phải không cần nhiều vốn. Chủ yếu trong giai đọan chẩn đóan.
• Hầu hết dự án thành công trong thời gian 6 tháng nếu phạm vi dự án được xác định cẩn thận.
• Vấn đề chất lượng mạn tính liên quan nhiều bộ phận, cần nhóm dự án liên phòng ban đa chức năng.
• Nhân rộng dự án mà không phải qua bước chẩn đóan với nhiều chi phí.
• Dự án cải tiến với sự tham gia của nhà cung cấp.
• Dự án cải tiến có mục tiêu định hướng theo các mục tiêu hàng năm, mục tiêu chiến lược tổ chức; phù hợp cơ sở hạ tầng về cải tiến, về đào tạo, cơ chế giám sát, hệ thống khen thưởng công nhận của tổ chức.

3. CẢI TIẾN LIÊN TỤC

Áp lực cạnh tranh đòi hỏi nhiều dự án cải tiến. Tổ chức phải nhân rộng kết quả của dự án cải tiến đã thực hiện, công bố các dự án cải tiến mới và thực hiện các họat động cải tiến khác.

Nhân rộng kết quả của dự án cải tiến đã thực hiện là áp dụng các giải pháp đã chứng tỏ hiệu quả để giải quyết các những vấn đề tương tự trong tổ chức. Khi kết thúc dự án, phải tư liệu hóa mọi bước từ chẩn đóan nguyên nhân đến thực hiện giải pháp. Một cơ sở dữ liệu về các dự án cải tiến phải được thiết lập và phổ biến.

Một cơ sở hạ tầng cho cải tiến cần được thiết lập bao gồm thể chế hóa các quá trình công bố và chọn lựa dự án, thiết lập ban quản lý dự án, đào tạo và hỗ trợ ban quản lý dự án. Một số họat động thực hiện để duy trì cải tiến liên tục bao gồm:

• Sử dụng thông tin từ các nghiên cứu đánh giá để xác định các cơ hội cải tiến.
• Định hướng cải tiến quá trình theo hiệu quả, hiệu suất, thời gian.
• Theo đuổi các mẫu cải tiến quá trình
•  Ứng dụng các công cụ cải tiến.
• Xây dựng cơ sở dữ liệu cải tiến

Cải tiến liên tục gồm các hoạt động nâng cao các tiêu chuẩn hiện hành thực hiện bởi chu trình PDCA hay còn gọi là chu trình Deming bao gồm các bước:

1. Hoạch định (P)
2. Thực hiện (D)
3. Kiểm tra (C)
4. Hiệu chỉnh (A)

Bước hoạch định (P) đề ra mục tiêu cải tiến và lên kế hoạch hành động để có thể đạt được mục tiêu.
Bước này gồm các bước nhỏ:

1. Chọn lựa & mô tả dự án
2. Mô tả hiện trạng
3. Xác định nguyên nhân
4. Xây dựng giải pháp

Bước thực hiện triển khai kế hoạch đã xây dựng. Bước kiểm tra (C) kiểm tra xem có thực hiện đúng như kế hoạch hay không, có đạt được mục tiêu hay không. Khi không đúng kế họach, không đạt được mục tiêu thì bước hiệu chỉnh (A) sẽ thực hiện các họat động hiệu chỉnh để có thể đạt được mục tiêu như đã họach định.

4. KAIZEN

Kaizen là hệ thống cải tiến liên tục về chất lượng, công nghệ, quy trình, văn hóa, năng suất, an tòan, lãnh đạo, với phương châm hôm nay tốt hơn hôm qua, ngày mai tốt hơn hôm nay, nhiều cải tiến nhỏ với chi phí thấp được thực hiện liên tục, theo thời gian mang lại kết quả lớn.

Kaizen dựa trên nguyên tắc cải tiến nhỏ và thường xuyên năng suất, an tòan, hiệu quả, … đồng thời với việc giảm lãng phí.

Thuật ngữ Kaizen bắt nguồn từ Nhật từ thời đệ nhị thế chiến có ý nghĩa là cải tiến liên tục, trong đó “kai” có nghĩa là thay đổi hay hiệu chỉnh và “zen” có nghĩa là “tốt”.

Kaizen là hệ thống cho mọi người từ lãnh đạo đến các nhà quản lý đến nhân viên, mọi ngưới được khuyến khích liên tục đề nghị các cải tiến nhỏ, không phải là họat động định kỳ hàng tháng hay hàng năm. Chẳng hạn như ở Toyota, hàng năm mỗi nhân viên có khỏang 60 đến 70 kiến nghị cải tiến được chia sẽ và thực hiện trong công ty.

Đề xuất cải tiến không chỉ giới hạn trong một lĩnh vực nào mà là cho mọi nơi có thể cải tiến, không chỉ là ở xưởng sản xuất mà còn ở những bộ phận khác như tiếp thị, kỹ thuật, thu mua, …. Ở đây có sự khác biệt về triết lý giữa phương Tây và Kaizen ở phương Đông. Với phương Tây thì nếu không hư hỏng thì không phải sửa chửa, còn với Kaizen thì hãy làm tốt hơn, hãy cải tiến ngay cả khi không có hư hỏng vì nếu không cải tiến thì sẽ không cạnh tranh được.

Kaizen thiết lập tiêu chuẩn và liên tục cải tiến để đạt được tiêu chuẩn đã được thiết lập. Nhằm hỗ trợ, Kaizen cung cấp việc đào tạo, nguyên liệu, giám sát cần thiết để giúp nhân viên ngày một đạt được chuẩn mực cao hơn và duy trì năng lực ở chuẩn mực đạt được này.

5. 6s

6s là một phương pháp cải tiến, ở phương pháp này một tập các khái niệm, công cụ thống kê và quản lý được sử dụng để giảm thiểu biến thiên quá trình và chống các khuyết tật sản phẩm.

Phương pháp 6s gồm 5 bước:

1. Xác định

• Xác định tập dự án
• Chọn lựa xác định dự án
• Thiết lập nhóm dự án

2. Đo lường

• Tư liệu hóa quá trình
• Đo lường năng lực quá trình hiện tại

3. Phân tích

• Thu thập, phân tích dữ kiện
• Xác định biến quá trình quan trọng

4. Cải tiến

• Thực hiện thực nghiệm
• Tối ưu hóa biến quá trình
• Cải tiến quá trình

5. Kiểm sóat

• Đo năng lực quá trình mới
• Tư liệu hóa quá trình cải tiến
• Kiểm sóat duy trì quá trình

6. CẲI TIẾN & ĐỔI MỚI

Có 2 hình thức thay đổi là cải tiến và đổi mới. Thomas Alva Edison có một câu nói nổi tiếng “ Người ta sẽ chẳng thể nào phát minh ra được đèn điện nếu chỉ chăm chăm cải tiến cái đèn dầu”. Đèn điện không phải là một cải tiến từ đèn dầu mà là một phát minh hay thay đổi theo cách đổi mới.

Cải tiến dựa vào tư duy phân tích còn đổi mới dựa vào tư duy đột phá. Tư duy phân tích hay còn gọi là tư duy Descartes, là tư duy kinh điển, phân tích từ quá khứ đến hiện tại để suy đóan tương lai.

Tư duy đột phá, ngược lại đứng từ tương lai nhìn lại, rút ra cách thức hành động để đi tắt và rút ngắn thời gian. Hai hình thức tư duy này cần kết hợp với nhau, tư duy phân tích để cải tiến cho ngày hôm nay, tư duy đột phá để chuẩn bị đổi mới cho ngày mai.  

TLTK

Nguyễn Như Phong. Quản lý chất lượng. NXBĐHQG. 2009. ISBN: 978-604-73-1637-3.