Cách xử lý khi viết sai hóa đơn GTGT chi tiết từng trường hợp

Hóa đơn giá trị gia tăng

Cách xử lý hóa đơn viết sai chi tiết từng trường hợp

Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn viết sai như: Viết sai mã số thuế, sai thuế suất, sai tiền thuế, sai ngày tháng, sai tên Công ty, sai địa chỉ, sai tên hàng hóa, sai số lượng, sai đơn giá, sai hình thức thanh toán, sai số tiền bằng chữ, sai tên người mua hàng…theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119, Thông tư 26.

Chú ý

: Bài viết dưới đây là hướng dẫn xử lý hóa đơn

giấy

, hóa đơn điện tử

loại cũ

viết sai.

Còn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai loại mới theo Thông tư 78 và Nghị định 123 các bạn xem tại đây nhé

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai

.

——————————————————————————–

Theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ tài chính hướng dẫn cụ thể như sau:

Dưới đây là các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT – Tùy vào từng thời điểm phát hiện hóa đơn viết và lỗi sai là gì mà cách xử lý sẽ khác nhau.

(Xử lý hóa đơn điện tử lập sai, các bạn xem chi tiết cuối bài viết nhé)

VD: Phát hiện hóa đơn sai nhưng chưa kê khai sẽ xử lý khác với khi phát hiện hóa đơn nhưng đã kê khai. Các bạn xem mình thuộc trường nào thì xử lý như sau nhé:

Thời điểm phát hiện

Cách xử lý

1. HĐ viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống

– Gạch chéo các liên

– Xuất hóa đơn mới

2. HĐ viết sai đã xé nhưng chưa giao cho khách

– Gạch chéo các liên

– Xuất hóa đơn mới

3. HĐ viết sai đã giao cho khách nhưng chưa kê khai

– Lập biên bản thu hồi hóa đơn

– Xuất hóa đơn mới thay thế

4. HĐ viết sai đã giao cho khách nhưng đã kê khai

– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

– Xuất hóa đơn điều chỉnh

(ko phải hóa đơn mới)

Lưu ý:

Chỉ duy nhất trường hợp Hóa đơn viết sai tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng MST xử lý như sau:

– Trường hợp hóa đơn đã lập

có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua

thì các bên

lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”

(Theo khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC)

=> Cách xử lý chi tiết từng trường hợp các bạn xem dưới đây nhé:

—————————————————————————

I. Hóa đơn viết sai nhưng

chưa xé khỏi cuống:

Hóa đơn sai: Dù là sai tiêu thức nào (Sai ngày tháng, sai MST, sai số tiền, sai thuế suất, sai tổng tiền ….) -> Nhưng chưa xé khỏi cuống thì cũng xử lý như sau nhé:

Cách xử lý:

Bước 1:

– Chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn viết sai đó.

Bước 2:

– Lập lại hóa đơn mới là xong.

VD:

Ngày 22/10/2018 Kế toán Thiên Ưng viết hóa đơn số 0000089 (Nhưng khi vừa viết xong thì phát hiện hóa đơn đó bị sai tên hàng hóa).
Xử lý: Chỉ cần gạch chéo hóa đơn đó và xuất 1 hóa đơn mới thay thế trong ngày hôm đó là xong nhé.

Chú ý:

Những hóa đơn viết sai mà chưa xé khỏi cuống thì các bạn phải gạch chéo nhé.

——————————————————————

II. Hóa đơn viết sai đã xé nhưng chưa giao cho khách hàng:

Hóa đơn sai: Dù là hóa đơn viết sai tiêu thức nào, cũng xử lý như sau nhé

Cách xử lý:
Bước 1: – Gạch chéo 3 liên của hóa đơn viết sai đó.
Bước 2: – Kẹp lại vào quyển hóa đơn (Nhớ là phải gạch chéo và lưu trữ để sau này giải trình).
Bước 3: – Lập lại hóa đơn mới.

Chú ý: Trường hợp này khi phát hiện và xử lý phải cùng 1 ngày nhé.

VD: Ngày 22/10/2018 Kế toán Thiên Ưng viết hóa đơn số 0000089 (Sau khi vừa viết xong kế toán không kiểm tra lại, đã xé vào đưa cho khách hàng -> Thì phát hiện hóa đơn đó bị sai số tiền).
Xử lý: Kẹp hóa đơn đó vào vị trí cũ -> Gạch chéo 3 liên -> Xuất 1 hóa đơn mới thay thế trong ngày hôm đó.

—————————————————————————————–

III. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai:

Hóa đơn sai: Dù là hóa đơn viết sai tiêu thức nào, cũng xử lý như sau nhé

Cách xử lý:

Bước 1: – Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hoá đơn đã lập sai (không phải lập biên bản hủy hóa đơn).

Mẫu tải về tại đây

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn

Bước 2:

– Lập lại hóa đơn mới,

(Lập vào ngày hiện tại nhé và hai bên dung hóa đơn mới để khai thuế)

Chú ý:

Người bán

gạch chéo

các liên và phải lưu giữ số hoá đơn lập sai đó. (Có thể kẹp vào quyển hóa đơn để giải trình)

VD:

Ngày 13/4/2018 Kế toán Thiên Ưng xuất 1 hóa đơn số 000089.
– Nhưng đến ngày 30/4/2018 phát hiện ra hóa đơn đó bị sai (Dù là lỗi sai gì cũng xử lý như nhau nhé)
Xử lý -> Lập biên bản thu hồi hóa đơn ngày 30/4/2018 và xuất 1 hóa đơn mới thay thế vào ngày 30/4/2018.

—————————————————————————

IV. Hóa đơn viết sai

đã giao cho khách và đã kê khai thuế:

Chú ý

– Trường hợp này có 2 tình huống xảy ra đó là:

Hóa đơn sai sót ảnh hưởng đến giá trị tiền hàng và tiền thuế.

Hóa đơn viết sai KHÔNG ảnh hưởng đến tiền hàng và tiền thuế.

– Dù là 1 bên hoặc cả 2 bên đã kê khai thì đều xử lý như sau nhé:

a. Nếu hóa đơn viết sai ngày tháng, mã số thuế, tên hàng hóa, đơn vị tính…(Những sai sót

Không ảnh hưởng

đến số tiền)

Cách xử lý:

Bước 1

: – Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai

Mẫu tải về tại đây

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn

Bước 2:

– Người bán lập hóa đơn điều chỉnh:

Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu…

VD:

Điều chỉnh mã số thuế của hóa đơn số … ký hiệu …. ngày tháng …từ … thành….

Kê khai thuế:

Hiện tại trên phần mềm HTKK đã bỏ các phụ lục nên những hóa đơn điều chỉnh như này (Hóa đơn điều chỉnh không ảnh hưởng đến số tiền, tiền thuế) thì các bạn không cần phải kê khai trên Tờ khai 01/GTGT, mà chỉ cần lưu cùng với hóa đơn sai để sau này giải trình.

VD:

Ngày 15/3/2018 Kế toán Thiên Ưng xuất hóa đơn số 000098, ký hiệu TU18P và hóa đơn đó đã kê khai vào Qúy 1/2018.
– Đến ngày 21/5/2018 thì phát hiện bị sai mã số thuế. (Các lỗi sai khác, các bạn cũng xử lý như sau nhé)

Cách xử lý:

– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (mẫu như trên)
– Lập hóa đơn điều chỉnh cụ thể như sau:

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Ký hiệu:TU/18P
Liên 1: Lưu Số: 0000589

Ngày

tháng

năm

2018

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN THIÊN ƯNG
Mã số thuế: 0106208569
Địa chỉ: 181, Đường Xuân Thủy, Q. Cầu giấy, TP. Hà Nội

Điện thoại:..0984.322.539 .Số tài khoản..711A26950578

Họ tên người mua hàng: Đinh mạnh Ninh
Tên đơn vị: Công ty TNHH Hải Nam
Mã số thuế:

0106323653 (Ghi lại MST đúng)

Địa chỉ: Số 170, Đường Tây Sơn, Quận Đống Đa, TP.Hà Nội

Hình thức thanh toán:..CK……….Số tài khoản: …711A26956789

STT

Tên hàng hóa, dịch vụ

Đơn vị
tính

Số
lượng

Đơn giá

Thành tiền

6=4×5

Điều chỉnh mã số thuế người mua của hóa đơn số 000098, ký hiệu TU18P, ngày 15/3/2018 từ 0106323236 thành 0106323653

Cộng tiền hàng:

Thuế suất GTGT:

% , Tiền thuế GTGT:

Tổng cộng tiền thanh toán:

Số tiền viết bằng chữ:

Kê khai thuế:

Không cần kê khai hóa đơn điều chỉnh này vì không có giá trị tiền hàng và tiền thuế (Vì trên phần mềm HTKK đã bỏ các phụ lục nên các bạn chỉ cần lưu lại cùng với hóa đơn viết sai, biên bản điều chỉnh để sau này giải trình)

Chi tiết xem tại đây:

Cách xử lý hóa đơn viêt sai mã số thuế, tên hàng hóa

——————————————————————

b. Nếu hóa đơn viết sai thuế suất, đơn giá, thành tiền … (

Ả

nh hưởng

đến số tiền và tiền thuế

Cách xử lý:

Bước 1

: – Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai,

Bước 2

: – Người bán phải lập hoá đơn điều chỉnh sai sót.

Hoá đơn điều chỉnh ghi rõ (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…

Chú ý:

Hoá đơn điều chỉnh

không được ghi số âm (-).

Khi kê khai

: Kê khai vào kỳ hiện tại: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng kê.

VD:

Ngày 15/3/2018 bạn xuất hóa đơn số 000098, ký hiệu TU18P và hóa đơn đó đã kê khai vào Qúy 1/2018.
– Đến ngày 21/5/2018 bạn phát hiện bị sai tiền thuế. (Cụ thể: Số tiền thuế đúng phải là 1.400.000, nhưng trên hóa đơn viết sai là 1.100.000 -> Như vậy phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng thêm 300.000)

Cách xử lý:

– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (mẫu như trên)
– Lập hóa đơn điều chỉnh cụ thể như sau:

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Ký hiệu:TU/18P
Liên 1: Lưu Số: 0000589

Ngày

tháng

năm

2018

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN THIÊN ƯNG
Mã số thuế: 0106208569
Địa chỉ: 181, Đường Xuân Thủy, Q. Cầu giấy, TP. Hà Nội

Điện thoại:..0984.322.539 .Số tài khoản..711A26950578

Họ tên người mua hàng: Đinh mạnh Ninh
Tên đơn vị: Công ty TNHH Hải Nam
Mã số thuế: 0106784589
Địa chỉ: Số 170, Đường Tây Sơn, Quận Đống Đa, TP.Hà Nội

Hình thức thanh toán:..CK……….Số tài khoản: …711A26956789

STT

Tên hàng hóa, dịch vụ

Đơn vị
tính

Số
lượng

Đơn giá

Thành tiền

6=4×5

Điều chỉnh tăng số tiền thuế của hóa đơn số 000098, ký hiệu TU18P, ngày 15/3/2018 từ 1.100.000 thành 1.400.000

Cộng tiền hàng:

Thuế suất GTGT:

% , Tiền thuế GTGT:

300.000

Tổng cộng tiền thanh toán:

300.000

Số tiền viết bằng chữ:

Ba trăm nghìn đồng chẵn.

Kê khai thuế:

Kê khai hóa đơn điều chỉnh đó vào quý 2/2018 (Vì hóa đơn điều chỉnh ngày 21/5/2018).

Kê khai vào cột: Thuế GTGT

: 300.000.

Cột doanh thu hoặc giá trị hàng hóa mua vào

bằng 0.

– Hóa đơn điều chỉnh tăng thì

các bạn kê khai như hóa đơn bình thường.

————————————————————–

Chú ý:

Nếu là

hóa đơn

điều chỉnh giảm

Khi kê khai:

– Bên bán

ghi âm (-)

“Chỉ tiêu – Doanh thu và thuế GTGT trên Tờ khai 01/GTGT
VD 1 :

-300.000

– Bên mua:

ghi âm (-)

vào Chỉ tiêu giá trị mua và và thuế GTGT trên Tờ khai 01/GTGT.

– Nếu trong kỳ có nhiều hóa đơn khác thì các bạn phải trừ đi số tiền và tiền thuế tương ứng của hóa đơn điều chỉnh giảm, sau đó mới nhập vào Các chỉ tiêu.

VD 2

: (Bên mua) Trong quý 4/2018 các bạn có phát sinh nhiều hóa đơn đầu vào khác và 1 hóa đơn điều chỉnh giảm trị giá: 10.000.000, thuế GTGT: 1.000.000
– Sau khi kê khai xong các hóa đơn đầu vào khác thì Chỉ tiêu 23: 200.000.000, Chỉ tiêu 24: 20.000.000, Chỉ tiêu 25: 20.000.000

-> Tiếp các bạn lấy số tiền xuất hiện ở Chỉ tiêu 23, 24, 25 trên để trừ đi số tiền trên hóa đơn điều chỉnh (vì là điều chỉnh giảm, nên phải trừ đi), cụ thể như sau:
Chỉ tiêu 23 = 200.000.000 – 10.000.000 = 190.000.000
Chi tiêu 24 = 20.000.000 – 1.000.000 = 19.000.000
Chi tiêu 25 = 20.000.000 – 1.000.000 = 19.000.000

Chi tiết các bạn xem tại đây:

Xử lý hoá đơn viết sai thuế suất, tiền thuế

———————————————————————————-

Ngoài ra các bạn có thể xem thêm tổng hợp các cách viết hóa đơn điều chỉnh khác nhau tại đây nhé:

Cách viết hóa đơn điều chỉnh

Chú ý:

Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì

vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “

người mua không lấy hoá đơn

” hoặc “

người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế

———————————————————————

Xử lý hóa đơn điện tử lập sai:

Căn cứ theo Công văn 2296/TCT-DNL ngày 06/6/2019 của Tổng cục thuế:

“Trường hợp

hóa đơn điện tử đã lập

cho khách hàng sau đó

phát hiện sai sót

theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì Ngân hàng TNHH Indovina và khách hàng lập văn bản xác nhận sai sót

bằng giấy có chữ ký

người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định pháp luật về ủy quyền của người mua và người bán.

-> Ngân hàng TNHH Indovina

lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót

theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.

Hiện nay, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định về hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và Tổng cục Thuế đang xây dựng Thông tư hướng dẫn Nghị định số 119/2018/NĐ-CP nêu trên. Đề nghị Ngân hàng

thực hiện theo hướng dẫn tại công văn này cho đến khi có văn bản hướng dẫn mới.

“

Theo diều 9 Thông tư 32 hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập

“1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng

chưa giao

hàng hóa, cung ứng dịch vụ

hoặc

hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua

chưa kê khai thuế.

-> Nếu phát hiện sai thì

chỉ được hủy

khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
-> Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
-> Người bán thực hiện

lập hóa đơn điện tử

mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “

hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và

gửi cho người mua

, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua

đã kê khai thuế.

-> Sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải

lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử

của cả hai bên ghi rõ sai sót.
-> Đồng thời người bán

lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót

. Hoá đơn điện tử lập sau

ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm)

số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
-> Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện

kê khai điều chỉnh

theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
-> Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

Như vậy

: Việc xử lý hóa đơn điện tử lập sai vẫn thực hiện theo hướng dẫn nêu trên, chờ đến khi có văn bản hướng dẫn mới của Bộ tài chính.

– Các bạn có thể thấy việc xử lý hóa đơn điện tử lập sai cũng

không khác gì

việc xử lý hóa đơn giấy lập sai nêu trên. Trường hợp 1 thay bằng việc

lập biên bản thu hồi

đối với hóa đơn giấy -> thì hóa đơn điện tử sẽ

lập biên bản hủy

——————————————————————————————

Để hạn chế các lỗi sai khi viết hóa đơn GTGT các bạn nên xem thêm:

Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng

—————————————————————-

Kế toán Thiên Ưng chúc các bạn thành công!
Các bạn muốn học cách xử lý hóa đơn: Cách viết, xử lý khi viết sai… Cách làm kế toán thuế thực tế chuyên sâu: Kê khai thuế, lập tờ khai quyết toán thuế … Có thể tham gia: Lớp

học kế toán thuế

thực tế

__________________________________________________

cách xử lý hóa đơn viết sai