Cách viết thư bằng tiếng Anh cho người mới bắt đầu đầy đủ và chi tiết nhất

Những người đi làm xa hay có mối quan hệ bạn bè với người nước ngoài thường sẽ trao đổi thư từ khá nhiều. Vậy một bức thư Tiếng Anh bao gồm những phần nào và những mẫu thư phổ biến là gì? Tham khảo ngay bài viết dưới đây của FLYER để trang bị cho mình những kiến thức bổ ích và kĩ năng viết thư bằng Tiếng Anh chuẩn xác nhé.

Mục Lục

1. KHI NÀO BẠN CẦN VIẾT THƯ?

Khi muốn đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó
Khi muốn gửi lời chúc mừng đến người nhận thư (chúc mừng sinh nhật, chúc mừng đã đạt giải trong một cuộc thi nào đó, chúc mừng đã thăng chức,…)
Khi muốn gửi lời cảm ơn hoặc xin lỗi đến người nhận thư
Khi muốn thông báo tin tốt/tin xấu
Khi muốn phàn nàn về một dịch vụ nào đó
Khi muốn yêu cầu thêm thông tin về một sản phẩm nào đó (giá cả, màu sắc, khối lượng,…)
Khi muốn đặt hàng/hủy hàng/ nhận đơn đặt hàng

Trao đổi thông tin qua thư là một hoạt động phổ biến trong đời sống.

2. CÁCH VIẾT MỘT BỨC THƯ TIẾNG ANH ĐẦY ĐỦ VÀ CHI TIẾT

2.1. MỞ ĐẦU THƯ (BEGINNING)

Nhiều người thường không chú tâm đến phần mở đầu của thư. Tuy nhiên đây lại là phần khá quan trọng để gây ấn tượng với người đọc thư. Phần này sẽ bao gồm lời chào hỏi và giới thiệu bản thân.

2.1.1. Chào hỏi – Salutation

Phần này cho biết tên người nhận mà bạn muốn gửi thư.

Cấu trúc chung: Dear + recipient’s name (tên người nhận thư)

Trường hợp bạn đã biết tên của người nhận thư nhưng chưa thân thiết với họ:

Cấu trúc: Dear + Title (danh xưng) + surname (họ)

Ví dụ: Dear Mrs Lee, Dear Mr Parker, Dear Ms. Whinston

Trường hợp bạn biết tên người nhận thư và có mối quan hệ thân thiết với họ:

Cấu trúc: Dear + first name (tên thường gọi)

Ví dụ: Dear Ly, Dear Sarah, Dear John,…

Trường hợp bạn chưa biết tên người nhận thư:

Cấu trúc: Dear Sir/Madam

Cách viết phần mở đầu của một bức thư Tiếng Anh

2.1.2. Giới thiệu bản thân – Introduction

Có nhiều cách để giới thiệu bản thân tùy thuộc vào mức độ thân thiết giữa người nhận và người gửi và độ trang trọng của bức thư. Tuy nhiên nếu hai người thường xuyên trao đổi thư từ với nhau thì phần này không cần thiết.

My name is + (your name). We met at/in + (date, location).

(Tên mình là + (tên của bạn). Chúng ta từng gặp ở + (thời gian, địa điểm).

Ví dụ: My name is Sarah. We met in Ho Chi Minh City.

2.2. NỘI DUNG THƯ (BODY)

Phần nội dung của thư được trình bày một cách rõ ràng, chi tiết, mạch lạc những thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Nội dung của thư được chia cụ thể thành những phần sau: lời hỏi thăm (opening comment), lý do viết thư (reasons to write) và nội dung chính (main point).

Ở phần này, người viết thư sẽ hỏi thăm về những thứ xung quanh người nhận: sức khỏe, gia đình, cuộc sống,…

Ví dụ:

Hỏi thăm sức khỏe một cách thân thiết:

How are you? How have you been? How are things? (Dạo này bạn thế nào?)

Hỏi thăm sức khỏe một cách trang trọng:

I hope you have a good day. (Tôi hi vọng bạn có một ngày tốt lành)

I hope you are doing well recently. (Tôi hi vọng hiện tại bạn vẫn khỏe.)

Hoặc nếu như đây là bức thư hồi đáp, bạn nên bắt đầu bằng ‘thank you’:

Thank you for your letter. (Cảm ơn về bức thư của bạn.)

Thank you for responding to my letter. (Cảm ơn vì bạn đã phản hồi bức thư của mình.)

Thank you for contacting us. (Cảm ơn vì đã liên lạc với chúng tôi).

Nội dung thư (body) là phần chính của một bức thư.

2.2.2. Lý do viết thư – Reasons to write

Tại phần này, người nói sẽ đề cập đến lý do mình muốn gửi thư. Phần này thường bắt đầu với cấu trúc: I am writing/ I will talk about …

Ví dụ:

Mẫu thư thân mật:

In this letter, I will talk about … (Trong bức thư này, mình sẽ nói về …)

I am writing this letter to tell you about … (Mình đang viết thư này để kể cho bạn về …)

I am writing this letter to let you know about … (Mình đang viết thư này để cho bạn biết về…)

Mẫu thư trang trọng:

I am writing to enquire about/ ask about … (Tôi viết thư để hỏi về…)

We are writing to inform you that/request/complain /apologize/explain/… (Chúng tôi viết thư để thông báo/phàn nàn/xin lỗi/giải thích về…)

I am writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo…)

I am contacting you for the following reasons (Tôi liên hệ với anh vì những lí do sau)

I am currently interested in receiving/obtaining … (Tôi muốn nhận về…)

I received your mail last week and would like to (Tôi đã nhận được thư của bạn lần trước và muốn… )

2.2.3. Nội dung chính – Main point

Phần nội dung chính của một bức thư Tiếng Anh cần ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu nhất. Vì vậy, khi viết thư người viết cần đi thẳng vào nội dung chính để người đọc nắm bắt thông tin nhanh.

Dưới đây là một số dạng mẫu câu điển hình mà người đọc có thể tham khảo khi viết thư:

Dạng 1: Thư cảm ơn

Thank you so much for … (Cảm ơn rất nhiều vì…)

I was excited to receive your gifts and want to express my thanks to… (Tôi rất vui khi nhận quà của bạn và muốn bày tỏ lời cảm ơn đến…)

It is extremely thrilling to receive your present…(Rất hạnh phúc khi nhận được quà của bạn…)

I was absolutely happy to … (Tôi rất hạnh phúc khi …)

There are no words to describe my feelings/ to say my appreciation … (Không có từ ngữ nào có thể nới lên cảm xúc/ sự biết ơn của tôi…)

Dạng 2: Thư chúc mừng

I was delighted to hear that you won the piano concerto competition this year. There is no words to express my amazement at your achievement. (Tôi rất vui khi biết rằng bạn đã giành chiến thắng trong cuộc thi hòa tấu piano năm nay. Không có lời nào để diễn tả sự ngạc nhiên của tôi đối với thành tích của bạn.)

Christmas is coming so I want to wish you and your family good luck and health (Giáng sinh sắp đến rồi, tôi muốn chúc bạn và gia đình nhiều may mắn và sức khỏe.)

I heard you got a promotion in your company. Congratulations on such an amazing achievement. I hope you will gain more in the future. (Tôi nghe nói bạn đã được thăng chức trong công ty. Xin chúc mừng vì thành tích thật đáng kinh ngạc. Tôi hy vọng bạn sẽ đạt được nhiều hơn nữa trong tương lai.)

Today is your birthday. I wish you good luck, happiness and health in your new age. (Hôm nay là sinh nhật của bạn. Chúc bạn nhiều may mắn, hạnh phúc và sức khỏe trong tuổi mới.)

Dạng 3: Thư hỏi thăm

How are things? How is your family? Is your business still stable? How is your children’s study? (Mọi thứ thế nào? Gia đình bạn thế nào? Công việc kinh doanh của bạn vẫn ổn định chứ? Việc học tập của các con bạn thế nào?)

My family is still doing well. My parents go to work on a daily basis while my sister and I study at school. My grandparents are doing fine. They exercise and go cycling every day. (Gia đình tôi vẫn ổn. Bố mẹ tôi đi làm hàng ngày trong khi tôi và chị gái tôi học ở trường. Ông bà tôi sức khỏe vẫn tốt. Họ tập thể dục và đạp xe mỗi ngày.)

Dạng 4: Thư phàn nàn

Trình bày vấn đề khiến bạn không hài lòng:

I think the reason is that …. ( Tôi nghĩ nguyên do là…)

Could you tell your department to check the ……? (Bạn có thể yêu cầu bộ phận của bạn kiểm tra…?)

I would appreciate your looking into this. (Tôi sẽ đánh giá cao việc bạn nghiên cứu kỹ vấn đề này.)

I have to say that your service did not come up to my expectations. (Tôi phải nói rằng dịch vụ của bên bạn không đáp ứng được mong đợi của tôi.)

I’m sorry to say that you’re late with the payments (Tôi rất tiếc khi biết bên bạn đã thanh toán chậm.)

I hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended to us wasn’t as nice as we’d expected (Tôi hy vọng sẽ không phiền bạn khi nói rằng nơi bạn giới thiệu cho chúng tôi không tốt như chúng tôi mong đợi.)

Đề nghị một số giải pháp:

It should put the matter right if ……… (Vấn đề sẽ được giải quyết đúng nếu như…)

I think the best solution would be ………(Tôi nghĩ giải pháp tốt nhất là …)

I would much appreciate it if you ………. (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn…)

I think the best way to solve the problems is to …( Tôi nghĩ cách tốt nhất để giải quyết vấn đề là …)

Dạng 5: Thư mời

We are having a birthday party for my son on the weekend so I hope/expect/am excited that you can come… (Chúng tôi sẽ tổ chức tiệc sinh nhật cho con trai tôi vào cuối tuần nên tôi hy vọng / mong đợi / rất vui khi con có thể đến…)

I am going to move to a new country so I am celebrating a farewell party. Please share your time with us at … (Tôi sắp chuyển ra nước ngoài vì vậy tôi sắp tổ chức một bữa tiệc chia tay. Hãy dành thời gian của bạn cùng chúng tôi tại…)

I am moving to my new house so I want you to join…. (Tôi sắp chuyển đến nhà mới nên tôi muốn bạn tham gia cùng….)

It would be an honor for us if you can join… (Sẽ là một vinh dự cho chúng tôi nếu bạn có thể tham gia…)

I am thrilled if you could join us on… (Tôi rất vui nếu bạn có thể tham gia cùng chúng tôi vào…)

2.3. KẾT THÚC THƯ (COMPLIMENTARY CLOSE)

2.3.1. Câu kết thúc – Concluding Sentence

Bức thư có thể kết thúc bằng việc sử dụng một trong số những câu sau đây, tùy dạng thư và tình huống viết thư:

Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if necessary (Xin vui lòng liên hệ với tôi / Xin vui lòng liên hệ với tôi nếu cần thiết)

Please respond at your earliest convenience (Xin hãy phản hồi lại khi bạn thuận tiện nhất)

Hope to hear from you soon (Hi vọng được phản hồi từ bạn sớm)

I’m looking forward to seeing you (Tôi rất mong chờ được gặp bạn)

Please get back to me as soon as possible (Xin hãy phản hồi lại sớm nhất có thể)

I would be grateful if you attend to this matter as soon as possible (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt)

Let me know if you need more information (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)

2.3.2. Ký tên – Signing off

Trường hợp thân thiết

Best wishes

Take care

Love.

All the best.

Bye

Trường hợp cần sự trang trọng (đã biết tên người nhận)

Yours sincerely,

Best regards,

Warm regards,

Trường hợp cần sự trang trọng (chưa biết tên người nhận)

Yours faithfully

3. MỘT SỐ LƯU Ý KHI VIẾT THƯ BẰNG TIẾNG ANH

Một số lưu ý khi viết thư bằng Tiếng Anh

Để viết một bức thư bằng tiếng Anh, ngoài nội dung quan trọng, phần hình thức cũng đòi hỏi cần trau chuốt và cẩn thận một chút. Bạn cần lưu ý một số điều sau đây:

Hạn chế tối đa viết tắt trong thư Tiếng Anh, đặc biệt là thư theo phong cách trang trọng. Thay vì viết ‘I’am, I’ll, I don’t, I’ve seen’, hãy viết ‘I am, I will, I have seen, I do not, …’ , chỉ nên sử dụng các từ viết tắt khi đối tượng nhận thư ở mức độ khá thân thiết (ví dụ như thư gửi người bạn thân đang ở xa).
Hãy lịch sự và nhã nhặn khi viết thư: dùng ‘Dear’ ở đầu thư, và dùng ‘please’ khi muốn yêu cầu một việc gì đó.
Để bức thư thêm phần lịch sự, hãy dùng ‘would like’ thay cho ‘want’, ‘could’ hoặc ‘may’ thay cho ‘can’ và ‘would thay cho ‘will’.
Hãy viết thư ngắn gọn và súc tích. Nên dùng những câu văn ngắn, không dùng liên tiếp 3-4 câu phức (complex sentence). Câu phải có đầy đủ các thành phần câu và trọn vẹn về nghĩa.
Chú ý đến các dấu câu như: dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu hai chấm. Nếu một ý chính có nhiều ý phụ, bạn nên dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!) khi viết thư.
Tránh mắc những lỗi không đáng có như lỗi chính tả, lỗi văn phạm.
Tránh viết những câu khó hiểu hoặc khiến người đọc hiểu nhầm. Hãy dùng từ đơn giản, không nên dùng từ bác học.
Chú ý đến phần kết thư: Regards, Best Regards, – hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống. Sincerely Yours, – dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời do mang nghĩa “chân thành”. Faithfully Yours, – dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng.
Đọc lại thư một lần cuối cùng trước khi gửi thư để kiểm tra những lỗi nhỏ: lỗi chính tả, ngữ pháp, dấu câu,…

4. TOP 5 MẪU THƯ PHỔ BIẾN BẰNG TIẾNG ANH CHO BẠN THAM KHẢO

4.1. MẪU THƯ CẢM ƠN

Dear Hoa,

Thank you very much for the beautiful scarf, it was exactly what I wanted for Christmas!

It is extremely thrilling to receive your present and I want to meet you in person to express my thanks.

Every time I wear the scarf, it will remind me of you and your thoughtfulness.

The color of the scarf is my favorite one and it really suits me so I have already received lots of compliments when wearing it.I will wear this scarf whenever I hang out with my family and friends.

Thank you, once again, for your lovely Christmas gift and your kindness. Happy New Year!

Best wishes,

Thanh Nga.

Bản dịch nghĩa:

Thân gửi Hoa,

Cảm ơn bạn rất nhiều vì chiếc khăn tuyệt đẹp, nó đích thực là món quà mình mong muốn trong dịp Giáng Sinh! Mình vô cùng xúc động khi nhận được món quà của bạn và mình muốn gặp bạn trực tiếp để bày tỏ lời cảm ơn.

Mỗi khi mình mang chiếc khăn, mình sẽ nghĩ ngay đến bạn và sự chu đáo của bạn.

Màu sắc của chiếc khăn chính là màu yêu thích của mình và nó thực sự hợp với mình nên mình đã nhận được rất nhiều
lời khen ngợi khi mang nó. Mình sẽ mang chiếc khăn này bất cứ khi nào mình đi chơi với gia đình và bạn bè.

Một lần nữa cảm ơn bạn vì món quà Giáng Sinh thật đáng yêu và lòng tốt của bạn. Chúc mừng năm mới!

Lời chúc tốt đẹp nhất tới bạn,

Thanh Nga.

4.2. MẪU THƯ CHÚC MỪNG

Dear Alan,

I have heard that you got a promotion to senior marketing executive. Congratulations on that great achievement.

You have strived so hard for that position and I am so delighted that your efforts have paid off.

By the time you move into your new office and bear the responsibilities that go along with your new position, please let me know if I can be of any assistance.

Once again congratulations on your great attainment and I hope to hear from you soon.

Sincerely,

John

Bản dịch nghĩa:

Alan thân mến,

Tôi nghe nói rằng bạn được thăng chức lên giám đốc tiếp thị cấp cao. Xin chúc mừng thành tích tuyệt vời đó.

Bạn đã phấn đấu rất nhiều cho vị trí đó và tôi rất vui mừng vì những nỗ lực của bạn đã được đền đáp.

Vào thời điểm bạn chuyển đến văn phòng mới và chịu trách nhiệm cùng với vị trí mới của mình, vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể hỗ trợ được gì.

Một lần nữa xin chúc mừng bạn về thành tựu tuyệt vời và tôi hy vọng sẽ sớm nhận được tin từ bạn.

Trân trọng,

4.3. MẪU THƯ HỎI THĂM

Dear Uncle Hai,

It has been such a long time since we returned to our hometown to visit you and grandparents. I am writing this letter to ask about your job and grandparents’ health

Uncle Hai’s job is doing fine, right? How have our grandparents been recently? Has our grandmother recovered from her backache? Do you remember to remind our grandparents to take all their medicine and exercise regularly? How are your children studying?

My family is still doing well. My mother still teaches students via online learning platforms due to the COVID 19 pandemic, and my father still goes to work all day. My sister and I try to achieve good results at school so as not to disappoint our parents. My family still gathers for reunion on the weekends and we miss you and grandparents a lot.

Uncle Hai! I will return home quickly after the Lunar New Year with my family to meet you, grandparents, aunts and children.

Wish you and my grandparents health and happiness! When you receive this letter, please let me know

Your nephew.

Bản dịch nghĩa:

Chú Hai thân mến!

Đã rất lâu rồi kể từ lần chúng cháu về quê thăm chú và ông bà. Cháu viết thư này để hỏi thăm về công việc của chú và sức khỏe của ông bà.

Công việc của chú Hai vẫn ổn, phải không? Ông bà của chúng cháu gần đây thế nào? Bà của chúng cháu đã khỏi bệnh đau lưng chưa? Chú có nhớ nhắc ông bà uống thuốc và tập thể dục đều đặn không? Các con chú dạo này học hành thế nào?

Gia đình cháu vẫn làm ăn tốt. Mẹ cháu vẫn dạy học sinh qua các phần mềm học trực tuyến do dịch COVID 19, và bố cháu vẫn đi làm cả ngày. Cả cháu và em cháu đều đang cố gắng đạt thành tích tốt ở trường để không phụ lòng mong mỏi của bố mẹ. Cuối tuần gia đình cháu vẫn quây quần sum họp và chúng cháu nhớ chú và ông bà nhiều lắm.

Chú Hai! Cháu sẽ sớm trở về nhà sau Tết Nguyên đán cùng gia đình để gặp mặt ông bà, cô chú và các em.

Chúc chú và ông bà nhiều sức khỏe và hạnh phúc! Khi chú nhận được lá thư này, hãy cho cháu biết.

Cháu trai của chú.

4.4. MẪU THƯ PHÀN NÀN

Dear Madam,

My name is Dawson who purchased a dress from your shop online and my order number is #25012022. However, your service did not come up to my expectations because of the quality of the product I received and its postponed arrival.

The first disappointment is due to your late arrival. I ordered the dress online on 15th January. But I received the product I ordered on the 30th January, which means two weeks later, given that you promised to send it to me for around 5 days. The quality of the dress was even more disappointing. The product I got is faulty and it is far different from the one I saw on the website. The cloth material and patterns of the dress had nọthing to do with the product you showed on your website. In addition, instead of sending me a red dress as I ordered, you gave me a yellow one.

I will not demand a refund but please arrange for a replaced product as soon as possible.

I hope that this problem will be solved promptly.

Yours faithfully,

Dawson

Bản dịch nghĩa:

Chào bạn,

Tên tôi là Dawson, người đã mua một chiếc váy từ cửa hàng của bạn qua mạng và mã đơn đặt hàng của tôi là #15012022. Tuy nhiên, dịch vụ của bạn đã không đáp ứng được mong đợi của tôi vì chất lượng sản phẩm tôi nhận được và việc vận chuyển bị trì hoãn.

Điều thất vọng đầu tiên là do hàng đến muộn. Tôi đã đặt hàng chiếc váy qua mạng vào ngày 15 tháng 1. Nhưng tôi nhận được sản phẩm mà tôi đặt vào ngày 30 cùng tháng, nghĩa là hai tuần sau đó, trong khi bên bạn đã hứa sẽ gửi cho tôi trong khoảng 5 ngày. Chất lượng của chiếc váy thậm chí còn đáng thất vọng hơn. Sản phẩm tôi nhận được bị lỗi và nó khác xa so với sản phẩm tôi thấy trên trang web. Chất liệu vải và hoa văn của chiếc váy chẳng giống gì với sản phẩm bạn đã giới thiệu trên trang web. Ngoài ra, thay vì gửi cho tôi một chiếc váy màu đỏ như tôi đã đặt, bạn đã gửi cho tôi một chiếc màu vàng.

Tôi sẽ không yêu cầu hoàn tiền nhưng hy vọng bên bạn sẽ sắp xếp để gửi sản phẩm thay thế càng sớm càng tốt.

Tôi hy vọng rằng vấn đề này sẽ được giải quyết kịp thời.

Trân trọng,

Dawson,

4.5. MẪU THƯ MỜI

Dear Lan,

We are about to celebrate a small birthday party for my little sister this Sunday evening. My family and I would be really excited if you could join.

The party will take place at 8p.m. at my house. We plan to invite some of our friends who we used to study with when we were in secondary school. This is a great opportunity for all of us to gather after such a long time of no talking and sharing. I hope we will have a good time together. Please come to join the interesting games and activities with us. We will have the party with lots of food and drink such as cakes, candies and fruit juices which are your favorite.

It will be absolutely cheerful if you can come, Lan. Please let me know at your earliest convenience.

Love,

Bản dịch nghĩa:

Lan thân mến,

Nhà mình sắp tổ chức một bữa tiệc sinh nhật nhỏ cho em gái của mình vào tối chủ nhật này. Nhà mình sẽ rất vui nếu bạn có thể tham gia.

Bữa tiệc sẽ diễn ra vào lúc 8 giờ tối tại nhà mình. Chúng mình dự định sẽ mời một số bạn mà chúng mình đã từng học cùng từ khi còn học cấp hai. Đây sẽ là một cơ hội tuyệt vời để tất cả chúng ta tụ họp lại sau một thời gian dài không trò chuyện và chia sẻ với nhau. Mình hy vọng chúng ta sẽ có một khoảng thời gian vui vẻ bên nhau. Mời bạn đến tham gia các trò chơi và hoạt động thú vị cùng chúng mình. Chúng mình sẽ có một bữa tiệc với nhiều đồ ăn thức uống như bánh ngọt, kẹo và nước hoa quả mà bạn yêu thích.

Thật sự rất vui nếu bạn có thể đến, Lan. Vui lòng cho mình biết trong thời gian sớm nhất có thể.

Thân mến

Hà

Trên đây là hướng dẫn viết thư bằng Tiếng Anh do FLYER tổng hợp và biên soạn. Hi vọng thông qua bài viết này, các bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan về một bức thư Tiếng Anh và sẽ không còn gặp khó khăn khi viết thư bằng ngôn ngữ không phải tiếng mẹ đẻ nữa nhé.

Mời phụ huynh tham khảo phòng luyện thi ảo Cambridge của FLYER với lượng đề thi Cambridge, TOEFL Primary, IOE v..v được biên soạn cập nhật liên tục: http://flyer.vn/