Cách rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi trong mọi tình huống!

Để trở thành một người giao tiếp giỏi đòi hỏi chúng ta phải thành thạo rất nhiều kỹ năng, trong đó bao gồm cả kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả. Đặt câu hỏi cũng là một trong những cách tốt nhất để thu thập thêm thông tin. Vì vậy trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra định nghĩa kỹ năng đặt câu hỏi là gì và hướng dẫn cách đặt câu hỏi trong giao tiếp, trong phỏng vấn tuyển dụng cũng như trong bán hàng cá nhân.

Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?

Kỹ năng đặt câu hỏi được định nghĩa là cách bạn chủ động đưa ra những câu hỏi nhằm mục đích thu thập thông tin, bày tỏ sự quan tâm đến một chủ đề đang được nói đến hoặc chỉ đơn giản là duy trì cuộc nói chuyện.

Trên thực tế, chúng ta sử dụng hàng trăm câu hỏi mỗi ngày, hỏi người khác cũng có, mà tự hỏi chính bản thân mình cũng có. Nhưng đôi khi chúng ta lại không ý thức được những câu hỏi đó có tác dụng gì và nên sử dụng trong trường hợp nào.

Nguyên tắc khi đặt câu hỏi

Dưới đây là 4 quy tắc cơ bản để đặt câu hỏi hiệu quả, đúng trọng tâm:

Quy tắc số 1: Không bao giờ đặt câu hỏi mà không có kế hoạch 

Khi đặt câu hỏi mà chưa kịp lên kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ rất dễ đưa ra những câu hỏi không có mục đích, hoặc là hỏi theo cách khiến đối phương cảm thấy khó chịu. Dù là trường hợp nào thì cũng đều gây lãng phí thời gian của đôi bên và không mang lại bất cứ thông tin hữu ích nào cho bạn. 

Quy tắc số 2: Đặt câu hỏi tùy theo mối quan hệ với đối phương

Trong cuộc sống, chúng ta có 3 kiểu quan hệ với người nghe: 

1. Quan hệ cấp trên: Ví dụ bố mẹ đặt câu hỏi cho con cái, giáo viên đặt câu hỏi cho học sinh,…
2. Quan hệ đồng cấp: Ví dụ đồng nghiệp đặt câu hỏi cho nhau,…
3. Quan hệ cấp dưới: Ví dụ con cái đặt câu hỏi cho bố mẹ, nhân viên đặt câu hỏi cho sếp,…

Với mỗi kiểu quan hệ, chúng ta cần đặt câu hỏi với thái độ phù hợp. Chẳng hạn khi đặt câu hỏi cho giáo viên, bạn phải thể hiện thái độ khiêm tốn, lịch sử và không được phép hỏi giáo viên theo kiểu cợt nhả hoặc suồng sã giống như khi đặt câu hỏi cho bạn bè của mình.

Quy tắc số 3: Sử dụng từ vựng phù hợp với ngữ cảnh

Một người có kỹ năng đặt câu hỏi tốt sẽ biết cách sử dụng từ vựng phù hợp với ngữ cảnh và trình độ của người được hỏi. Khi đặt câu hỏi cho người ngoài ngành, bạn không nên chèn thêm thuật ngữ chuyên môn bởi vì có hỏi thì họ cũng không hiểu, và bạn lại phải mất công giải thích lại một lần nữa. Thay vì đó, tại sao lại không sử dụng từ vựng thông dụng ngay từ đầu?

Quy tắc số 4: Không bao giờ nói nhiều hơn là lắng nghe

Mặc dù đặt câu hỏi là yếu tố chính để phát triển kỹ năng đặt câu hỏi của bạn, nhưng việc luyện nghe cũng rất quan trọng. Điều này là do việc lắng nghe câu trả lời bạn nhận được sẽ cho bạn biết mức độ hiệu quả của câu hỏi và cung cấp thêm thông tin để đặt câu hỏi tiếp theo.

Bất kể bạn đưa ra câu hỏi với mục đích gì đi chăng nữa, bạn cũng cần dành một khoảng thời gian để người được hỏi suy nghĩ về câu trả lời, và quan trọng nhất là lắng nghe xem họ muốn nói gì với bạn. Việc bạn tập trung lắng nghe câu trả lời sẽ khiến người đối diện có cảm giác được tôn trọng, giúp họ thoải mái chia sẻ ý tưởng, quan điểm của bản thân nhiều hơn.

Trong quá trình lắng nghe, bạn có thể giao tiếp bằng mắt và ghi chú lại câu trả lời, kết hợp với việc quan sát phản ứng của người được hỏi. Nếu thấy đối phương trả lời ấp úng, chứng tỏ họ đang rơi vào thế “bí”, lúc này bạn không nên hỏi dồn dập vài câu hỏi cùng một lúc, điều này sẽ càng làm cho họ bị rối và trả lời không đúng trọng tâm.

Thay vào đó, bạn có thể chọn cách gợi ý câu trả lời để đối phương nhanh chóng hiểu ra vấn đề.

» Tham khảo: Kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

Đối với giao tiếp trong cuộc sống hàng ngày, bạn có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều câu hỏi trong số 5 dạng câu hỏi dưới đây:

1. Câu hỏi đóng

Các câu hỏi đóng thường kết thúc bằng từ “không” và nhận về câu trả lời thuộc một trong hai trường hợp là “Có” hoặc “Không”. 

Ví dụ: “Bạn có bằng lái xe máy không?” hoặc, “Bạn có phải sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốc dân không?”.

Câu hỏi đóng cũng có thể bao gồm cả câu trả lời cho các câu hỏi thực tế hoặc câu hỏi có nhiều sự lựa chọn. Chẳng hạn như “Bạn tên gì” hoặc “Bạn muốn uống trà, cà phê hay nước lọc?”

Câu hỏi đóng có ưu điểm là tiết kiệm thời gian suy nghĩ cho người được hỏi nên chỉ thích hợp để lấy ý kiến biểu quyết trong các cuộc thảo luận nhóm hoặc để thăm dò vốn hiểu biết của người đối diện. Tuy nhiên bạn không nên hạn chế sử dụng câu hỏi đóng nếu như muốn tương tác nhiều hơn với đối phương, bởi vì câu hỏi đóng không được hỏi đúng lúc có thể đặt dấu chấm hết cho cuộc trò chuyện và dẫn đến sự im lặng đáng sợ. 

2. Câu hỏi mở

Ngược lại với câu hỏi đóng, các câu hỏi mở yêu cầu người được hỏi phải suy nghĩ nhiều hơn một chút. Bạn không thể trả lời câu hỏi mở bằng phương án “Có” hoặc “Không” nữa, thay vào đó phải trình bày suy nghĩ, quan điểm của bạn về một chủ thể được đề cập đến trong câu hỏi. 

Dấu hiệu nhận biết câu hỏi mở là thường bắt đầu bằng “Tại sao…”, “Bạn có suy nghĩ gì về…”. Ví dụ: “Bạn có cảm nghĩ gì về giám đốc công ty bạn?’ hoặc “Tại sao bạn lại mua mảnh đất đó?”.

3. Câu hỏi “hình nón”

Đặc trưng của câu hỏi “hình nón” là bắt đầu bằng một câu hỏi chung nhất, sau đó yêu cầu người đối diện trả lời chi tiết thêm những câu hỏi phía sau để khai thác tối đa thông tin.

Ví dụ “Phòng marketing của bạn có bao nhiêu nhân viên? Trong đó có bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ? Hãy kể tên từng người cùng phòng với bạn.” 

4. Câu hỏi thăm dò

Dạng câu hỏi này sẽ giúp chúng ta làm sáng tỏ những điều còn nghi vấn hoặc để khai thác chi tiết thêm những câu trả lời mà người được hỏi đang cố né tránh. Các câu hỏi thăm dò thường là một loạt các câu hỏi đào sâu hơn và cung cấp cái nhìn đầy đủ hơn về một chủ đề. 

Trong các kỹ năng đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, có một kỹ thuật phổ biến và dễ thực hiện là phương pháp “5 Whys”. Thực hiện phân tích “5 Tại sao” là một trong những cách hiệu quả nhất để vừa khám phá nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, vừa ngăn vấn đề tái diễn lần kế tiếp.

Ví dụ:

1. “Tại sao dự án lần này của chúng ta lại bị vượt quá ngân sách dự kiến?” – Do dự án này cần nhiều thời gian hoàn thành hơn so với dự kiến.
2. “Tại sao quá trình lại mất nhiều thời gian hơn dự kiến?” – Do chúng tôi đã phải thiết kế lại một số yếu tố của sản phẩm.
3. “Tại sao phải thiết kế lại các yếu tố của sản phẩm?” – Trong đợt chạy thử nghiệm sản phẩm, chúng tôi thấy các yếu tố này rất khó sử dụng.
4. “Tại sao các tính năng của sản phẩm lại khiến người dùng khó sử dụng?” – Do chúng tôi đã đưa ra những phán đoán không phù hợp với mong muốn của người dùng.
5. “Tại sao lại đưa ra các phán đoán không phù hợp với những gì người dùng muốn?” – Do nhóm nghiên cứu trải nghiệm người dùng của chúng tôi không đưa ra những câu hỏi hiệu quả.

Trong ví dụ 5 Whys này, bạn có thể thấy rằng bản chất của vấn đề đã hoàn toàn khác với câu trả lời cho câu hỏi đầu tiên. Ban đầu, mọi người thường đổ lỗi cho một vấn đề do những thứ nằm ngoài tầm kiểm soát của họ, chẳng hạn như lỗi công nghệ hoặc một tình huống không thể đoán trước, nhưng cuối cùng thì chính con người mới là yếu tố gây ra vấn đề này: Nhóm nghiên cứu trải nghiệm người dùng của công ty đã không đặt ra những câu hỏi hiệu quả.

5. Câu hỏi tu từ

Đây hoàn toàn là một dạng câu hỏi đặc biệt vì chúng không bắt buộc yêu cầu người đối diện phải trả lời. Chúng chỉ đơn giản là những câu được diễn đạt dưới dạng câu hỏi để làm cho cuộc trò chuyện trở nên hấp dẫn hơn đối với người nghe hoặc để nhấn mạnh vào một chi tiết nào đó đang được thảo luận.

Nói một cách đơn giản, một câu hỏi tu từ được hỏi khi bản thân người hỏi đã biết câu trả lời, người được hỏi đưa ra câu trả lời hoặc không trả lời đều không quan trọng. 
Mặc dù chúng gần như không cần thiết hoặc vô nghĩa, nhưng chúng lại thường xuyên xuất hiện trong ngôn ngữ giao tiếp hàng ngày. 

Một số ví dụ thường gặp về các câu hỏi tu từ như: “Ai biết?”, “Bạn có ngốc không?”, “Bạn có nghe thấy tôi không?”, “Tại sao không?”,…

» Tham khảo: Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng đặt câu hỏi trong phỏng vấn tuyển dụng

Nếu như bạn là một HR thì kỹ năng đặt câu hỏi là cực kỳ cần thiết. Trong quá trình phỏng vấn trực tiếp, thông thường các HR sẽ sử dụng dạng câu hỏi mở và câu hỏi thăm dò thông qua các tình huống giả định để tìm hiểu tính cách cũng như năng lực, trình độ của ứng viên.

Ví dụ: “Bạn đang tìm kiếm những giá trị gì ở một vị trí mới?”, “Bạn sẽ phát triển tốt nhất tại môi trường có tính chất như thế nào?” hoặc “Bạn làm cách nào để đối phó với những tình huống áp lực hoặc căng thẳng?”,…

Còn nếu bạn là ứng viên, khi đi phỏng vấn cho một công việc mới, hầu hết ứng viên sẽ nhận được câu hỏi “Bạn có câu hỏi nào cho chúng tôi không?” từ một người phỏng vấn. Trong trường hợp này, bạn cần sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi để xác định câu hỏi nào thực sự có giá trị hoặc câu hỏi nào có thể chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy tiềm năng của bạn.

Ví dụ: “Công ty kỳ vọng điều gì ở vị trí này trong vòng 6 tháng tới?”, “Một ngày làm việc trong vị trí này diễn ra như thế nào” hoặc “Anh/chị có nhận xét gì về sự thể hiện của tôi thông qua buổi phỏng vấn ngày hôm nay?”,…

Kỹ năng đặt câu hỏi trong bán hàng

Thông thường thì người mua mới là người đặt câu hỏi cho người bán, chẳng hạn như “Giá của sản phẩm này là bao nhiêu”, “Cái áo này sử dụng chất liệu gì?”, “Bao nhiêu cân thì mặc vừa bộ đầm này”,… 

Tuy nhiên với cương vị là người bán, bạn hoàn toàn có thể sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi để chủ động tương tác với người mua. Qua đây bạn có thể nắm được mong muốn, sở thích của người mua và đưa ra những gợi ý phù hợp nhất.

Các dạng câu hỏi có thể là:

1. Câu hỏi về vấn đề mà người mua đang gặp phải: “Dạ em chào anh/chị. Em được biết anh/chị đã để lại SĐT cho bên em để được tư vấn về tình trạng da dầu mụn. Anh/chị có thể nói rõ hơn về các vấn đề hiện tại trên da mặt của mình để em tư vấn rõ hơn được không ạ?”;
2. Câu hỏi nhắm vào nhu cầu sử dụng: “Em thấy chị mua serum cấp ẩm này là rất hợp lý rồi đó ạ. Tuy nhiên kết cấu của serum này khá lỏng nên rất dễ bay hơi, chị sẽ cần sử dụng thêm kem dưỡng để khóa ẩm. Chị có yêu cầu gì về kem dưỡng ẩm không ạ?”;  
3. Câu hỏi nhắm vào yếu tố tâm lý: “Hiện tại em thấy da mặt của chị gặp phải tình trạng mốc nền, vấn đề này xuất phát từ việc chị chưa cấp ẩm đầy đủ cho da mặt. Nếu chị không sử dụng kem dưỡng ẩm càng sớm càng tốt, da của mình sẽ bị nứt nẻ vào mùa đông và gây nên tình trạng bít tắc lỗ chân lông đó ạ. Cửa hàng em mới nhập hàng bộ đôi sản phẩm serum và kem dưỡng ẩm cấp tốc cho da khô đang được rất nhiều chị em feedback tốt. Chị có muốn thử trải nghiệm sản phẩm không ạ?”;
4. Câu hỏi thúc đẩy mua hàng: “Chị quyết định lấy sữa rửa mặt tạo bọt hay sữa rửa mặt dạng gel ít bọt này ạ?”.

Kỹ năng đặt câu hỏi chính là yếu tố then chốt trong nghệ thuật giao tiếp. Vì vậy chúng tôi rất hy vọng các bạn có thể nắm rõ 4 quy tắc “bất di bất dịch” khi đặt câu hỏi và áp dụng thành công các phương pháp đặt câu hỏi hiệu quả mà chúng tôi vừa nêu ra trong bài viết trên. Chúc các bạn thành công.

Bạn đang tìm việc làm? KFC có nhiều vị trí đang tuyển dụng, xem chi tiết » TẠI ĐÂY