Các vấn đề trong quản lý tồn kho gây ảnh hưởng đến hoạt động vận hành – Smartlog

Tồn kho sai quy tắc

Vấn đề tồn kho sẽ bị làm trầm trọng thêm bởi nhiều yếu tố phức tạp. Những yếu tố này có thể được phân thành 5 sự cố chính:

Dữ liệu bất cân xứng
Đào tạo và Giáo dục không đầy đủ
Nhìn nhận vấn đề
Các chỉ số không tương xứng
Các mô hình không tốt

Sự khác biệt về dữ liệu

Lỗi dữ liệu cơ sở

Trong nhiều công ty, dữ liệu cơ sở được sử dụng để kiểm soát và hoạch định mức tồn kho và hỗ trợ quá trình ra quyết định tồn kho đều là sai. Trong một dự án gần đây với một trong những công ty HVAC nổi bật nhất thế giới, chúng tôi đã phát hiện ra rằng hơn 50% MRP, nhóm nguyên vật liệu (BOM) và các bản kiểm kê hàng tồn kho hiện có (on-hand) đã sai. Trong một cuộc thảo luận gần đây với một nhà sản xuất động cơ lớn, chúng tôi nhận thấy rằng các nhà hoạch định tồn kho đã thường xuyên thao túng nhu cầu có tính lịch sử, đặt các điểm và các thông số để biến ra tỷ lệ quay vòng mà họ muốn.

Thay đổi chưa được kiểm tra

Không phải là bất thường khi tìm thấy hàng trăm người, đủ điều kiện và không đủ điều kiện, có và không có trách nhiệm, thực hiện các thay đổi chưa được kiểm tra về lịch trình, nhu cầu, dữ liệu của nhà cung cấp và dữ liệu MRP. Gần đây chúng tôi đã gặp một tình huống khách hàng, hơn 500 người đã có quyền truy cập để thực hiện thay đổi lịch trình lắp ráp hàng triệu đô la. Với một nhà bán lẻ lớn, chúng tôi phát hiện ra rằng hơn 300 người được phép sửa đổi các kế hoạch bổ sung đơn hàng hàng triệu đô la cho cửa hàng.

Người lập kế hoạch chưa được đào tạo

Dựa trên kinh nghiệm của tôi, tôi ước tính rằng ít hơn 30% các nhà hoạch định và tồn kho tồn kho đang làm việc với các hệ thống tồn kho đã có giáo dục chính thức nào đó về quản lý hàng tồn kho. Trong một dự án gần đây tôi đã yêu cầu xem sơ yếu lý lịch của các nhà hoạch định tồn kho. Ít hơn 10% đã được đào tạo chính thức trong các quyết định họ đưa ra. Nhiều người ra quyết định về tồn kho nhưng không biết sử dụng handheld.

Nguyên tắc cơ bản bị lỗi

Bởi vì rất ít nhà hoạch định và nhà quản lý tồn kho có đào tạo và giáo dục về tồn kho, có một sự hiểu lầm phổ biến và áp dụng sai các nguyên tắc cơ bản về quản lý hàng tồn kho. Trong một lần tham gia gần đây với một công ty chăm sóc sức khoẻ lớn, tôi hỏi về độ chính xác trong kiểm kê tồn kho (inventory accuracy) của họ. Họ nói rằng nó đạt trên 98%. Tôi đã nghi ngờ, vì vậy tôi hỏi họ làm thế nào họ xác định tính chính xác trong kiểm kê tồn kho. Họ nói đó là phần nhu cầu được đáp ứng từ hàng tồn kho. Tôi giải thích rằng đó là tỷ lệ thực hiện, không phải tính chính xác của kiểm kê tồn kho. Sau đó tôi hỏi độ chính xác kiểm kê tồn kho của họ là bao nhiêu. Họ không biết.

Những quan điểm trái ngược nhau.

Mọi quyết định hàng tồn kho ảnh hưởng đến các tham số tài chính, dịch vụ và vận hành. Tuy nhiên, rất ít người hiểu cả ba và rất ít công cụ hỗ trợ quyết định xem xét cả ba. Kết quả là, mức tồn kho khác nhau có thể cao hoặc thấp phụ thuộc vào cái kính bạn đang đeo. Những quan điểm đó cần được hòa hợp; Một điểm chính và mục tiêu của cuốn sách này.

Sự phụ thuộc lẫn nhau không hòa hợp được

Các quyết định được thực hiện trong dịch vụ khách hàng, quản lý tồn kho, sản xuất, tìm nguồn cung ứng, vận chuyển và lưu kho tất cả các công việc phụ thuộc lẫn nhau cùng tác động mức tồn kho. Tuy nhiên, rất ít người hiểu được sự phụ thuộc lẫn nhau đó và rất ít công cụ hỗ trợ quyết định xem xét chúng.

Hoạt động Myopia

Tồn kho thường được xem là kết quả ở mức hoạt động hoặc chiến thuật. Nó hiếm khi được xem như là một đóng góp chiến lược cho một chiến lược chuỗi cung ứng tổng thể mà lần lượt phục vụ như là một phần của chiến lược kinh doanh tích hợp.

Trách nhiệm đặt sai chỗ

Nhiều người ảnh hưởng đến mức tồn kho nhưng thường thì không ai chịu trách nhiệm. Tôi muốn hỏi khách hàng của chúng tôi sớm về ai chịu trách nhiệm đối với hàng tồn kho. Câu trả lời làm lộ ra và nhanh chóng làm nổi bật cơ sở đo lường và tính tổ chức của hàng tồn kho và / hoặc các vấn đề chuỗi cung ứng.

Không dùng kính hiển vi

Mỗi SKU đều có một mô hình nhu cầu duy nhất, mẫu cung cấp và bản mô tả đa chiều. Các SKU riêng lẻ được mua, bán và slot. Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều chống lại việc tối ưu hóa và lập kế hoạch hàng tồn kho riêng lẻ cho từng SKU. Ngay cả trong trường hợp với hơn 100.000 SKUs, chúng tôi đã phát triển các chiến lược SKU riêng lẻ và cuộn lại thành các chiến lược tồn kho theo danh mục và đơn vị kinh doanh. Chiến lược tồn kho là một nỗ lực từ trên xuống và từ dưới lên. Ống kính có góc rộng và kính hiển vi được yêu cầu và có sẵn.

Kế toán truyền thống

Kế toán truyền thống xem hàng tồn kho nghiêm ngặt như một tài sản trong khi hàng tồn kho về mặt hoạt động và triết học được coi là một trách nhiệm (liablity).

Các số liệu xung đột

Các chỉ số được sử dụng trong năm hoạt động logistics chuỗi cung ứng – dịch vụ khách hàng, quản lý hàng tồn kho, tìm nguồn cung ứng, vận chuyển, và lưu kho – thường mâu thuẫn với nhau và tạo ra hàng tồn kho dư thừa.

Mua sắm “Tránh Chi phí”

Trong tên gọi “tránh chi phí”, mua sắm vẫn đang tìm kiếm giá rẻ nhất đầu tiên mà nó có thể gây ra tốn kém nhiều chi phí lưu hàng tồn kho quá tải có liên quan.

Lean

Khoa học Lean và các nhà vận hành chuỗi cung ứng được thần tượng trước đây thường che giấu sự thật là lợi thế vòng quay tồn kho của họ gây ra chi phí của các nhà cung cấp ở phía trên của chuỗi.

Nếu không phải là yếu tố cơ bản yếu kém, nắm bắt các viên đạn bạc, giáo dục hạn chế, các chỉ số sai, viễn cảnh, ảnh hưởng sai lệch và trách nhiệm giải trình, lệch hướng với chiến lược của công ty và các mô hình phổ biến giả mạo: xây dựng chiến lược hàng tồn kho sẽ là một miếng bánh.

Trong một cuộc hội thảo khách hàng gần đây, nhân viên chuỗi cung ứng hàng đầu nhận thấy rằng tôi đã trở nên nản lòng vì họ than phiền về các căn bệnh tồn trữ của họ. Ông nói, “Tiến sĩ Frazelle, đừng chán nản. Chúng tôi không. Chúng tôi chỉ cần giữ đầu của chúng tôi xuống, tiếp tục làm công cụ, và hy vọng nó sẽ OK ra cuối cùng. “May mắn thay ông đã nói đùa. Thật không may nhiều người sống trong một thế giới với đầu của họ xuống, làm và mua công cụ, và hy vọng nó sẽ OK ra cuối cùng. Có phải là một cách tốt hơn.

Trưởng thành của tồn kho

Trong một dự án gần đây với một trong những nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc y tế lớn nhất và quan trọng nhất thế giới, tôi đã choáng váng khi biết rằng họ thậm chí còn không đo được độ chính xác của hàng tồn kho, hãy để chúng tôi biết nó là gì hay có những nỗ lực tiếp tục cải thiện nó hay không. Trên một dự án với một tập đoàn công nghiệp uy tín tôi đã giúp họ khám phá ra rằng hơn 50% số liệu MRP và BOM của họ chỉ là sai. Trong một dự án với một công ty hàng không vũ trụ toàn cầu, chúng tôi phát hiện ra rằng trên 500 mọi người, một số yêu cầu chứng chỉ tối thiểu có thể làm thay đổi hàng triệu đô la cho lịch trình sản xuất ở mức cao với sự giám sát rất ít hoặc không có. Trong một dự án với một công ty thiết bị công nghệ cao, chúng tôi phát hiện ra rằng các nhà phân tích “không đủ tiêu chuẩn” đã “chỉnh” các điểm đặt hàng chủ yếu và nhu cầu thực sự trong hệ thống kho hàng của họ.

Các tinh chỉnh trước thiền đã không được kiểm tra, không được giám sát và đảm bảo rằng các lần quay báo cáo trùng khớp với các mục tiêu biến cá nhân của họ. Trong một dự án gần đây với một trong những công ty hàng hoá lớn nhất trên thế giới, công ty đã không đồng ý với ý kiến của tôi rằng họ thậm chí còn cân nhắc sử dụng từ “toàn vẹn” theo hàng tồn kho vì “tính toàn vẹn” có vẻ đạo đức. Trong mỗi trường hợp, các công ty khao khát và gần như đòi hỏi những thực tiễn phức tạp nhất trong quản lý hàng tồn kho, trong khi phải vật lộn với, bỏ qua, bay vào mặt và / hoặc ngây thơ nhìn ra cơ sở cho tất cả các cải tiến kiểm kê – toàn vẹn.

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho hàng

Tính toàn vẹn là nền tảng của mọi thứ liên quan đến lòng tin. Niềm tin là đất văn hoá và kỹ thuật màu mỡ cần thiết để tối ưu hóa hàng tồn kho thật sự. Không có nó, mỗi yếu tố của chuỗi cung ứng hunkers vào chế độ bảo vệ hàng tồn kho của riêng mình, thường được gọi là tích trữ.

Mức độ toàn vẹn của hàng tồn kho cao phát triển từ mức độ chính xác của hàng tồn kho; dữ liệu cơ sở đáng tin cậy bao gồm thời gian chạy, hồ sơ MRP và hồ sơ của BOM; đo lường và kiên trì cải thiện tính chính xác của dự báo; và sự tham gia nhất quán, có kỷ luật, tiếp tục và trách nhiệm giải trình của những người đóng vai trò then chốt trong các cuộc họp và quy trình ra quyết định.

Khi mức độ toàn vẹn của hàng tồn kho đã được thiết lập, các giai đoạn tiếp theo của sự trưởng thành quản lý hàng tồn kho sẽ đạt được. Cấp độ 2 là sự ổn định của hàng tồn kho, nơi các kết quả có thể xảy ra và có thể dự đoán là quy tắc đối lập với ngoại lệ trong hành vi kiểm kê. Mức 3 là tối ưu hóa hàng tồn kho, nơi mà danh mục đầu tư SKU, dự báo, thời gian bán hàng, kích thước lô hàng, triển khai, khả năng hiển thị, tỷ lệ thực hiện hàng tồn kho, tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho và tỷ lệ thực hiện được đáp ứng yêu cầu cấp dịch vụ và tối đa hoá hiệu suất tài chính. Mức 4 là tích hợp hàng tồn kho, nơi tối ưu hóa hàng tồn kho kết hợp chức năng chéo và trách nhiệm giải trình cho quyết định hàng tồn kho. Mức 5 là hợp tác giữa các kho, nơi chia sẻ mức độ tồn kho, dự báo và lập kế hoạch với các nhà cung cấp chính và khách hàng là điều bình thường.

Các giai đoạn sự trưởng thành quản lý tồn kho

Tính toàn vẹn của hàng tồn kho và các yếu tố của nó bao gồm tính chính xác của hàng tồn kho, độ chính xác của bản ghi SKU, chính xác putaway, độ chính xác của dự báo, độ chính xác thời gian chính xác được kiểm tra, theo dõi, bao gồm trong kế hoạch khuyến khích nhân viên và được cải thiện không ngừng thông qua phân tích gốc và hành động khắc phục.