Business Process là gì? Các bước thực hiện chu trình BPM – Diễn Đàn ISO

Trong doanh nghiệp việc hoạt động kinh doanh là yếu tố sống còn giúp duy trì và phát triển của công ty. Để có được hệ thống sản xuất kinh doanh hoạt động tốt thì việc áp dụng hệ thống BPM là việc nên làm. Vậy Business Process là gì? Hệ thống BPM bao gồm những thành phần nào? Trong bài viết này diendaniso.com sẽ cùng nhau đi tìm hiểu về hệ thống này trong bài viết ngày hôm nay.

BUSINESS PROCESS LÀ GÌ ?

Thuật ngữ BM – Business Process là một thuật ngữ chỉ quá trình kinh doanh bao gồm một chuỗi các hoạt động liên kết với nhau giúp doanh nghiệp hoàn thành một mục tiêu nào đó.

Qúa trình kinh doanh BM cũng nói đến quá trình sử dụng vốm nhằm tạo ra số tiền nhiều hơn số tiền đã bỏ ra ban đầu. Mỗi quá trình này sẽ lắp đi lắp lại nhằm tạo ra một chu kì kinh doanh hoàn chỉnh.

Thông thường một chu kì kinh doanh sẽ bao gồm có 3 quá trình như sau:

• Qúa trình cung cấp: Bao gồm việc bỏ tiền vốn ra mua các yếu tố đầu vào như: Nguyên vật liệu, tư liệu lao động, đối tượng lao động vv.

• Quá trình sản xuất: Bao gồm các yếu tố đầu vào được kết hợp với nhau để tạo ra sản phẩm cuối cùng đáp ứng được nhu càu của khách hàng và xã hội.

• Quá trình bán hàng: thực hiện các giá trị của sản phẩm, hàng hóa trên thị trường để thu hồi vốn bỏ ra đồng thời tạo ra lợi nhuận.

Quá trình kinh doanh diễn ra liên tục và lâu dài và trong quá trình này phát sinh rất nhiều nghiệp vụ kinh tế, tài chính làm tăng, giảm tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp.

Tuy nhiên các hoạt động cụ thể thường được phân chia thành các quá trình khác nhau để đáp ứng yêu cầu thông tin cho quản lí doanh nghiệp và điều hành nghiệp vụ của các bộ phận trong doanh nghiệp trong kỳ kế toán.

VÍ DỤ VỀ QUÁ TRÌNH KINH DOANH BM

Chúng tôi xin đưa ra quy trình kinh doanh cho bạn dễ hiểu đó là quy trình về mở thẻ master card. Trình tự các công việc có thể kể đến như sau:

• Khách hàng sẽ điền form khai báo các thông tin cần thiết.

• Thông tin được xác thực và đánh giá hợp lệ.

• Hệ thống cấp phát tài khoản, đồng thời lưu trữ định danh trên database.

• Ngân hàng cấp phát thẻ và trao trả thông tin lại cho khách hàng.

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT LÀ GÌ ?

Business Process Management hay còn gọi tắt là BPM, được dịch ra sát nghĩa là Quản lý quy trình doanh nghiệp. Đây là cách doanh nghiệp tạo ra, chỉnh sửa, phân tích các quy trình có thể dự đoán được nhằm tạo nên cốt lõi của hoạt động doanh nghiệp.

BPM hay còn được gọi là quản lý quy trình kinh doanh (Business Process Management). Đây là một thuật ngữ được dùng phổ biến hiện nay trong doanh nghiệp chỉ các phương pháp, công cụ khác nhau nhằm xây dựng mô hình và theo dõi cũng như tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Hoạt động này giúp điều chỉnh hệ thống cùng các hành vi nhân sự giúp tạo ra được các kết quả tích cực cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Do quy trình này mang tính nhất quán và đồng bộ và chúng có khả năng tự động hóa các tác vụ thông thường cũng như tương tác với con người. Business Process Management giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hoạt động, tránh lãng phí nguồn tài nguyên và tăng năng suất làm việc. Business Process Management đồng thời khắc phục những lỗ hổng trong quy trình, đưa ra các phán đoán trực quan giúp doanh nghiệp nhanh chóng giải quyết các vấn đề sai phạm.

Business Process Management hay quản lý quy trình kinh doanh chính là một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Do tính nhất quán của phương pháp này giúp doanh nghiệp cải tiến được các quy trình theo mong muốn.

Một số vấn đề mà doanh nghiệp có thể gặp phải nếu không áp dụng Business Process Management:

• Lãng phí thời gian và tài nguyên vào các tác vụ không quan trọng
• Hệ thống kinh doanh dễ phát sinh sự cố hoặc gặp lỗi kỹ thuật bất ngờ
• Thiếu dữ liệu, thông tin quan trọng để đề xuất cho chiến lược kinh doanh
• Năng suất làm việc của nhân viên kém hiệu quả

BPM giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn khi vận hành công việc, tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý giữa các hoạt động kinh doanh.

ĐẶC ĐIỂM CỦA BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

BPM có một số đặc điểm điển hình mà chúng tôi mang đến cho bạn được giải thích như sau:

• Quy trình mang tính nhất quán và được tái cấu trúc
• Hoạt động có liên quan đến việc cải tiến quy trình làm việc
• Có chịu sự chi phối bởi những người mong muốn và đề xuất cải tiến quy trình chứ không có liên quan đến người thực hiện quy trình đó.

CÁC LOẠI BPM HIỆN NAY

Tùy theo mục đích sử dụng của chúng thì các hệ thống BPM được phân chia thành 3 loại phổ biến như sau:

• BPM tập trung vào tích hợp

Hệ thống quản lý quy trình kinh doanh xử lý các quy trình chủ yếu của các hệ thống hiện có. Những hệ thống đó có thể là ERP, CRM, HRMS,… mà không cần đến sự tham gia của con người.

Hệ thống này tập trung vào việc tích hợp có các trình kết nối và quyền truy cập API rộng rãi nhằm tạo ra các quy trình diễn ra nhanh chóng.

• BPM lấy con người làm trung tâm

Quy trình này chủ yếu do con người thực hiện và lấy con người làm trung tâm. Những việc này thường có rất nhiều sự chấp thuận và các nhiệm vụ được thực hiện bởi các cá nhân. Các nền tảng này nổi trội ở giao diện người dùng thân thiện, thông báo dễ dàng và theo dõi nhanh chóng.

• BPM tập trung vào dữ liệu thông tin

Các giải pháp quản lý quy trình kinh doanh này được yêu cầu khi cần một tài liệu. Ví dụ như hợp đồng, thỏa thuận,… là trọng tâm của quy trình.

LỢI ÍCH CỦA BPM CHO DOANH NGHIỆP

Dưới đây chúng tôi xin chia sẻ cho các bạn về những lợi ích của business process management.

Hỗ trợ thúc đẩy hoạt động kinh doanh

Sự biến động của thị trường kinh doanh khiến các doanh nghiệp cần phải ứng biến linh hoạt để giành chiến thắng trên thị trường và trở thành người dẫn đầu. BPM chính là một phương pháp giúp cho doanh nghiệp của bạn bắt kịp xu hướng thị trường và giúp cho doanh nghiệp dành thời gian để cải tiến quy trình kinh doanh của mình.

Việc tái cấu trúc và cải tiến quy trình làm việc giúp mô hình kinh doanh trở nên “nhạy bén” hơn với thị trường. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ tiếp nhận được kiến thức sâu sắc hơn về những tác động từ việc sửa đổi quy trình hiện tại.

Tiết kiệm chi phí, thúc đẩy doanh thu

Phương pháp BPM quy trình thống nhất nên tự động hóa các tác vụ đơn giản tiếp sức cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp. BPM giúp hỗ trợ doanh nghiệp và phân bố theo dõi các nguồn lực một cách hợp lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thu lại lợi nhuận cao hơn.

Mang lại hiệu quả cao

Hệ thốn BPM có thể giúp tạo ra sự tích hợp giữa các quy trình hoạt động kinh doanh nhằm mang lại được những cải tiến một cách đồng bộ từ đầu đến cuối quy trình.

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN BPM CHO DOANH NGHIỆP

Bước 1: Thiết kế

Doanh nghiệp cần phân tích và xem xét các quy tắc kinh doanh trong thời điểm hiện tại. Bao gồm các yếu tố như luồng quy trình xử lý, nhiệm vụ, mục tiêu và các thủ phạm vận hành. bạn có thể phác họa quy trình hoàn chỉnh trên mô hình chung. Bước này giúp bạn định hình rõ mục tiêu và hướng đi tốt nhất cho doanh nghiệp.

Bước 2: Mô hình hóa

Trong giai đoạn này, bạn chỉ cần chuyển bản phác họa từ bước 1 sang phần mềm Business Process Management để thử nghiệm và vận hành. Chú ý chọn lựa phần mềm BPM phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 3: Thực thi

Mô hình BPM cần được thử nghiệm với một nhóm nhỏ người dùng như một phòng ban, một team, nhóm đối tượng cụ thể. Sau khi thử nghiệm thành công thì cuối cùng bạn chỉ cần áp dụng mô hình cho toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp.

Bước 4: Theo dõi

Giai đoạn này được thực hiện dựa trên các chỉ số hiệu suất (KPI) thông qua các báo cáo hoặc trang tổng quan. Bạn cần tập trung theo dõi các chỉ số vĩ mô hoặc vi mô của toàn bộ quy trình so với các phân đoạn quy trình.

Bước 5: Tối ưu hóa

Sau khi có được kết quả của các thông tin hiệu suất đã theo dõi ở giai đoạn 4 thì lúc này doanh nghiệp cần tìm ra được những điểm hạn chế. Cần xác định được các điểm tắc nghẽn, bất hợp lý và tìm kiếm cơ hội tiềm năng để giúp giảm chi phí và cải thiện quy trình. Giai đoạn này giúp doanh nghiệp thu lại những kết quả chính xác và giá trị nhất cho mình.

Bước 6: Thiết kế lại

Đây là bước cùng của chu trình Business Process Management. Ở bước này, bạn sẽ sử dụng lại kết quả trong giai đoạn tối ưu hóa để tái cấu trúc lại quản lý quy trình nghiệp vụ. Trong một số trường hợp, bước thiết kế lại thường được tích hợp vào

Có thể nói Phương pháp BPM chính là một trong những công cụ và giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp của bạn cải tiến được quy trình và chuẩn hóa được quy trình kiểm soát trong doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ giúp bạn và doanh nghiệp có được những cải tiến một cách hiệu quả cho bạn.