Báo cáo thu hoạch môn Công tác văn thư Lưu trữ

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (726.43 KB, 153 trang )

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
CƠ SỞ MIỀN TRUNG

BÁO CÁO THU HOẠCH
HỌC PHẦN: CÔNG TÁC VĂN THƯ

GVHD: Lê Thanh Hùng
SVTH: Ngô Hương Quỳnh
Phan Thị Thanh Thanh
Thiều Sĩ Tài
Lớp: 1305QTVE

Quảng Nam, tháng 11 năm 2015

LỚP 1305QTVE

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

NHÓM 16

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Tên văn bản

KẾ HOẠCH

Trích yếu

Tổ chức thực hiện bài tập nhóm, môn Công tác văn thư

Ngày lập

07/11/2015

Người ký

Thiều Sĩ Tài

NỘI DUNG
TT

Nội dung công việc

Người thực
hiện

Lập sổ đăng kí văn bản đi,
văn bản đến; thống kê hồ
sơ của một đơn vị tổ chức;
xây dựng quy chế công tác
văn thư, kèm quyết định
ban hành.

Ngô Hương
Quỳnh

Lý luận chung về công tác
văn thư; làm slide; xây
dựng danh mục hồ sơ cho
cơ quan, kèm quyết định.

Phương tiện

11/11/201
5

Phan Thị Thanh Thanh

Lập một số loại sổ; mục
lục hồ sơ,tài liệu nộp lưu;
xây dựng bản hướng dẫn
quản lý văn bản đi, lập hồ
sơ, giao nộp hồ sơ cho một
sở.

–

Ngô Hương Quỳnh
Phan Thị Thanh Thanh

Máy tính;
Giáo trình;
Tài liệu tham khảo

11/11/201
5

Thiều Sĩ Tài

CÁC THÀNH VIÊN NHÓM

Thời hạn
hoàn
thành

NHÓM TRƯỞNG
Thiều Sĩ Tài

LỜI MỞ ĐẦU
Kính thưa thầy giáo bộ môn học phần Công tác văn thư lưu trữ Th.S Lê Thanh
Hùng.
Cùng toàn thể các bạn sinh viên đã và đang nghiên cứu bộ môn Công tác văn thư
lưu trữ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội – cơ sở Miền trung thân mến!
Như các bạn sinh viên đã biết, ngôi trường chúng ta đang theo học chuyên đào tạo
các ngành nghề nhằm đáp ứng các yêu cầu của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng
phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước. Trong đó có các
ngành như: quản trị văn phòng, quản lý nhà nước, lưu trữ học,…
Nhận biết được tầm quan trọng của các kiến thức cũng như kỹ năng về công tác
văn thư, lưu trữ. Chúng tôi đã xây dựng một bài báo cáo báo gồm nội dung và bài tập của
bộ môn Công tác văn thư, nhằm ôn lại các kiến thức đã được học trên lớp, củng cố và bổ

sung thêm các kiến thức bị thiếu sót, tạo thành một trong những tài liệu nhằm phục vụ
cho việc nghiên cứu và ôn tập cho sinh viên, đồng thời đây là một tài liệu sẽ được lưu
giữ làm hành trang để cho mỗi sinh viên mang theo để áp dụng trên thực tế sau khoảng
thời gian ra trường.
Trong quá trình trao đổi và xây dựng bài báo cáo này, chúng tôi có thể sẽ gặp phải
rất nhiều sai sót. Vậy kính mong thầy giáo bộ môn cùng các bạn sinh viên tham khảo và
bổ sung, cũng như đóng góp ý kiến để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1. Những vấn đề chung về công tác văn thư
1.1. Khái niệm
Công tác văn thư là hoạt động cung cấp thông tin bằng văn bản, phục vụ các
yêu cầu lãnh đạo, quản lý điều hành công việc hàng ngày của các cơ quan nhà
nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ
trang… gọi chung là cơ quan tổ chức.
1.2. Nội dung
1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản:
–

Thảo văn bản: công chức, viên chức chuyên môn nghiệp vụ được giao theo
dõi lĩnh vực gì phải có trách nhiệm theo dõi và soạn thảo văn bản lĩnh vực
đó.

–

Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt:
+

Phải được người có thẩm quyền xem xét, duyệt. Thủ tướng đơn vị, cá
nhân soạn thảo xem xét, duyệt nội dung, ký tắt sau cùng nội dung;

Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, người đọc, quan sát đến
xem xét duyệt thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản đến ký tắt
vào phần sau cùng của thể thức văn bản.

–

Đánh máy văn bản, sao in văn bản

–

Hoàn thiện văn bản.

1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản:
–

Quản lý và giải quyết văn bản đi: Quản lý và giải quyết văn bản do các cơ
quan khác ban hành và gửi tới.

–

Quản lý và giải quyết văn bản đến: Quản lý và giải quyết văn bản do cơ
quan ban hành nhằm mục đích gửi cho các cơ quan khác.

1.2.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:
–

Xây dựng, ban hành danh mục hồ sơ

–

Lập các loại

–

Giao nộp hồ sơ

1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu:
–

Bảo quản các loại dấu

–

Trực tiếp đóng dấu

1.3. Yêu cầu
1.3.1. Chính xác
4

Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do đó cần
phải:

–

Chính xác về nội dung văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý;
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác;
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.

–

Chính xác về thể thức văn bản:
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định;
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành;

–

Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các

khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao
văn bản…;
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các

chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
1.3.2. Nhanh chóng
–

Xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời góp phần vào
việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan.

–

Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn
của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn
bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không
để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giả quyết và đơn giản
hóa thủ tục giải quyết văn bản.

1.3.3. Bí mật
Trong văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức có nhiều vấn đề
thuộc về phạm vi bí mật của cơ quan Nhà nước. Vì vậy, để đảm bảo yêu này cần
phải thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước,
như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí văn phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn
thư đúng tiêu chuẩn…
1.3.4. Hiện đại
Yêu cầu hiện đại hóa sử dụng phương tiện kỹ thuật vào quá trình làm việc đã
trở thành tiền đề đảm bảo cho công tác văn thu ở các cơ quan có năng suất chất
lượng cao. Hiện nay nhu cầu hiện đại hóa là nhu cầu cấp bách , nhưng phải tiến
hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước
cũng như điều kiện cụ thể của mọi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ lạc hậu, coi
thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan
đến việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư.
5

1.4. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư
1.4.1. Vị trí
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động do văn phòng hay phòng
hành chính của cơ quan quản lý. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính là
người được thủ trưởng cơ quan giao nhiệm vụ quản lý công tác văn thư;
Ở những cơ quan không có văn phòng hoặc phòng hành chính thì có thể

thành lập bộ phận văn thư hoặc cử người chuyên trách hay kiêm nhiệm công tác
văn thư.
1.4.2. Ý nghĩa
–

Góp phần cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết
phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng.
Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết, Thông tin
phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn
thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội
dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông
tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản hành chính là phương tiện
chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.

–

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy
tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm
những việc trái pháp luật.

–

Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ
quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các băn bản giữ lại đầy đủ
chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân
giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan.

–

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ.

1.5. Hệ thống cơ quan quản lý công tác văn thư
1.5.1. Nội dung quản lý Nhà nước về công tác văn thư
–

Xây dựng, ban hành, tổ chức thực hiện: kiểm tra đánh giá việc thực hiện hệ
thống văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư

–

Quản lý thống nhất các quy trình nghiệp vụ văn thư

–

Quản lý đào tạo bồi dưỡng, thi đua khen thưởng, hợp tác quốc tế.

–

Thực hiện chế độ thống kê báo cáo công tác văn thư.

1.5.2. Hệ thống cơ quan quản lý công tác văn thư:
Bộ
Cục văn thư lưu trữ nhà nước

Bộ

Đơn vị
thuộc Bộ

Chi cục văn
thư lưu trữ

Sở

Đơn vị thuộc Sở

Phòng Nội vụ

Đơn vị thuộc
huyện

Văn
phòng

a. Ở Trung ương
–

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện
chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu
trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch
vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có tư cách pháp nhân, con dấu hình Quốc
huy, tài khoản riêng theo quy định của pháp luật và trụ sở làm việc đặt tại thành
phố Hà Nội.
Cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là gồm:
+ Các đơn vị chức năng thuộc Cục: Phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ

trung ương; Phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ địa phương; Phòng Kế
hoạch – Tài chính; Phòng Hợp tác quốc tế; Phòng Tổ chức – Cán bộ; Văn
phòng.
+ Các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I; Trung
tâm Lưu trữ quốc gia II; Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; Trung tâm Lưu
trữ quốc gia IV; Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư – Lưu trữ;
Trung tâm Tu bổ – Phục chế tài liệu lưu trữ; Trung tâm Bảo hiểm tài liệu
lưu trữ quốc gia; Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam; Trung tâm Tin
7

–

b.
–

học; Trường Trung cấp Văn thư – Lưu trữ trung ương (có Phân hiệu tại
thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng).
Ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có các Phòng thuộc
Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (gọi chung là
Phòng Văn thư – Lưu trữ) để giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ

quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
Tại Tổng cục, Cục (và tổ chức tương đương); đơn vị sự nghiệp nhà nước; tổ
chức kinh tế nhà nước ở Trung ương tùy theo khối lượng công việc về văn
thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ hoặc bố trí công chức, viên chức làm
công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp.
Ở địa phương
Tổ chức Văn thư, Lưu trữ ở cấp tỉnh:

Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng
giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp
luật.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng
giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp
luật.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tài
khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy
định pháp luật.
–

Tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện:

Công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ thuộc Phòng Nội vụ, giúp
Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp
huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện.
–

Văn thư, Lưu trữ cấp xã

Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm
văn thư, lưu trữ.
8

–

Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; các
đơn vị sự nghiệp nhà nước và các tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc cấp
tỉnh, cấp huyện tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành
lập phòng, tổ hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp.

1.6. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức
1.6.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng
a. Chung
–

Ra quyết định ban hành các văn bản;

–

Quyết định đầu tư thiết bị cơ sở vật chất cho cơ quan.

b. Riêng

Thủ trưởng cơ quan ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành trên cơ sở
không trái pháp luật;
–

Ủy quyền cho cấp phó ký thay, cán bộ dưới một cấp ký thừa lệnh những văn
bản theo lĩnh vực phân công;

–

Cho ý kiến phân phối chỉ đạo các văn bản đến văn bản đi trong cơ quan;

–

Chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc nộp hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào
kho lưu trữ văn bản của cơ quan.

1.6.2. Trách nhiệm của chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính
–

Cho ý kiến phân phối đối với các văn bản đến theo sự phân công của thủ
trưởng;

–

Giải quyết các văn bản đến có liên quan đến nhiệm vụ được giao;

–

Giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tổng hợp, đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến của các đơn vị cá nhân;

–

Chủ trì, tham gia soạn thảo văn bản có liên quan đến chức năng nhiệm vụ
được giao;

–

Chịu trách nhiệm về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày

–

Tổ chức việc đánh máy in ấn sao chụp văn bản;

–

Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan các văn bản theo lĩnh vực được phân công

–

Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn về công tác văn thư;

–

Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các biện pháp để thực hiện triển khai
các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư;

–

Chủ trì tổ chức việc kiểm tra đánh giá xếp loại công tác văn thư của cơ quan
và của toàn ngành;
9

–

Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn lọc hồ
sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

1.6.3. Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị
–

Phân công cá nhân trong đơn vị giải quyết kịp thời các văn bản đến;
Đôn đốc cá nhân soạn thảo văn bản khi liên quan đến nhiệm vụ được giao;
Tổ chức việc lập hồ sơ, lựa chọn hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo
quy định.

1.6.4. Trách nhiệm của công chức, viên chức nói chung
Giải quyết kịp thời văn bản đến theo sự phân công của thủ trưởng cơ quan
đơn vị;
– Soạn thảo văn bản có liên quan đến nhiệm vụ được giao;
– Lập hồ sơ liên quan đến công việc do mình theo dõi, giải quyết, thống kê và
giao nộp hồ sơ đó vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
–

1.6.5. Trách nhiệm của văn thư cơ quan

Đối với văn bản đi:
–

Tiếp nhận dự thảo văn bản, đánh máy, in ấn, hoàn thiện;
Giúp CVP/TPHC kiểm tra hình thức, thể thức văn bản;
Trình ký văn bản;
Ghi số ngày tháng, đăng ký;
Nhân bản, đóng dấu;
Làm thủ tục phát hành, theo dõi việc phát hành văn bản;
Lưu và sử dụng, khai thác các bản lưu văn bản

Đối với văn bản đến:
–

Tiếp nhận tất cả các văn bản đến cơ quan;
Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu, đếm;
Đăng ký;
Trình văn bản đến để xin ý kiến chỉ đạo;
Chuyển giao văn bản đến.

2. Khái niệm, nguyên tắc và quy trình quản lý văn bản đi, đến
2.1. Khái niệm
– Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là
văn bản đi.
– Văn bản đến là tất cả các văn bản, bao gồm tất cả các văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được
chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn vị gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi
chung là văn bản đến.

2.2. Nguyên tắc
2.2.1. Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý văn bản đi
– Việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, chính xác,
nhanh chóng, bí mật và theo quy trình mà Nhà nước đã quy định.
– Để tổ chức quản lý văn bản đi theo nguyên tắc trên, văn bản đi phải được quy
về một mối – đó là bộ phận văn thư cơ quan thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành
chính).
2.2.2. Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý văn bản đến.
– Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ và
quản lý thống nhất.
– Văn bản đến dù dưới bất kỳ hình thức nào đều phải được xử lý theo nguyên
tắc kịp thời, chính xác và thống nhất.
– Những văn bản đóng dấu “hỏa tốc”, dấu “thượng khẩn”, dấu “khẩn” phải làm
thủ tục phân phối ngay sau khi nhận được. Việc gửi nhận, phân phối văn bản
“mật”, “tối mật” phải theo đúng pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước.

2.3. Quy trình
2.3.1. Quy trình quản lý văn bản đi
Chức
danh
Hình

Cán bộ chuyên
môn

thức
Dự thảo, tiếp
thu và hoàn
thiện dự thảo
văn bản.

Thủ
trưởng
đơn vị

Chánh văn
phòng/
Trưởng
phòng
hành chính

Cán bộ văn
thư

Thủ trưởng
cơ quan

Kiểm tra
nội dung

Ký nháy
nội dung

Ý kiến chỉ

đạo bổ sung
(nếu có)

Kiểm tra
thể thức và
kỹ thuật
trình bày

Ký
Sai
TRUYỀN
THỐNG

Ký nháy
hình thức

chính thức
Ghi số ngày
tháng đăng
ký văn bản
Nhân bản,
đóng dấu
Chuyển
giao

Lưu hồ sơ

Lưu, tổ
chức khai
thác sử

dụng văn
bản

Chức
danh
Cán bộ chuyên
môn
Hình
thức
Dự kiến hoàn
thiện dự thảo
văn bản

Thủ
trưởng
đơn vị

Chánh văn
phòng/
Trưởng
phòng
hành chính

Kiểm tra,
duyệt nội
dung.

Kiểm tra,
duyệt hình
thức

Cán bộ văn
thư

Thủ trưởng
cơ quan

Ý kiến chỉ
đạo bổ sung
(nếu có)
Nhập số,
ngày tháng

Chứng thực
ký số

Đăng ký
vào cơ sở
dữ liệu

QUA
MẠNG

Chuyển
giao qua
mạng
Lưu, tổ

chức, sử
dụng bản
lưu

Lưu hồ sơ

Chức
danh
Hình
thức

Cán bộ chuyên
môn

Thủ
trưởng
đơn vị

Dự thảo, tiếp
thu, hoàn thiện
dự thảo văn bản

Tiếp thu ý
kiến chỉ
đạo bổ
sung

Chánh văn
phòng/
Trưởng

phòng
hành chính

Cán bộ văn
thư

Thủ trưởng
cơ quan
Ý kiến chỉ
đạo bổ sung
(nếu có)

đúng

Ký
13

MẠNG
KẾT
HỢP
TRUYỀN
THỐNG

Duyệt nội
dung

Duyệt hình
thức Ghi số ngày
tháng đăng

ký

chính thức

Nhân bản,
đóng dấu
Scan
Chuyểngiao
Lưu, tổ
chức sử
dụng bản
lưu

2.3.2.

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Chức
danh
Hình

Cán bộ văn thư

Thủ trưởng cơ
quan/Chánh văn
phòng

thức

Thủ trưởng đơn
vị

Cán bộ chuyên
môn

Tiếp nhận, kiểm
tra
Phân loại, bóc
bì, đóng dấu
đến.
Đăng ký văn
bản
TRUYỀN Trình văn bản
THỐNG

Xin ý kiến phân
phối giải quyết
văn bản đến

Sao văn bản

Phân công, giải
quyết đôn đốc
nhắc nhở

Chuyển văn bản

Giải quyết văn
bản

Đôn đốc, kiểm tra

Lưu hồ sơ

Chức
danh
Hình
thức

Cán bộ văn thư

Thủ trưởng cơ
quan/Chánh văn
phòng

Thủ trưởng đơn
vị

Cán bộ chuyên
môn
15

Nhận văn bản,
kiểm tra
Phân loại, bóc
bì, đóng dấu

đến
Đăng ký văn
bản

MẠNG
KẾT
HỢP
TRUYỀN Trình văn bản
THỐNG

Phân công, đôn
đốc, nhắc nhở
Ý kiến phân phối,
chỉ đạo giải quyết

Scan
Chuyển giao
Đôn đốc, giải
quyết

Giải quyết

Lưu hồ sơ
Chức
danh
Hình
thức

Cán bộ văn thư

Thủ trưởng cơ
quan/Chánh văn
phòng

Thủ trưởng đơn
vị

Cán bộ chuyên
môn

Tiếp nhận văn
bản qua mạng

QUA
MẠNG

Kiểm tra, xác
minh
Đăng ký văn
bản vào cơ sở
dữ liệu
Trình văn bản
đến

Ý kiến phân phối,
chỉ đạo giải quyết

Phân công, giải
quyết, đôn đốc
nhắc nhở
Giải quyết văn
bản

Chuyển giao
văn bản
Đôn đốc giải
quyết

Lưu hồ sơ

3. Khái niệm, ý nghĩa, yêu cầu và phương pháp lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ
3.1.Khái niệm lập hồ sơ
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc của cơ quan, tổ chứ, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên
tắc và phương pháp nhất định.
3.2. Ý nghĩa
-Hồ sơ góp phần cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác đầy đủ, giải
quyết công việc kịp thời, hiệu quả.
-Góp phần nâng cao năng suất chất lượng lao động của cơ quan, tổ chức,
nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý.
– Giúp cơ quan giữ được văn bản tài liệu tránh thất lạc, mất mát, giữ bí mật
cho cơ quan, bí mật nhà nước.
– Góp phần tạo điều kiện thuận lợi trong việc cải cách thể chế và thủ tục

hành chính.
– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ cho công tác nghiên
cứu trước mắt và lâu dài về sau.
3.3.Yêu cầu của việc lập hồ sơ
3.3.1. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ
quan đơn vị.
Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị
gồm nhiều loại: loại do cơ quan, đơn vị sinh ra, loại do cấp trên gửi xuống, cấp
dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại cũng khác nhau: loại để thi
hành, giải quyết; có loại để chỉ đạo hướng dẫn. Vì vậy cần lựa chọn những loại tài
liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ để phục
vụ cho công tác nghiên cứu.
3.3.2. Tài liệu trong hồ sơ phải có mối quan hệ mật thiết với nhau, phải phản
ánh trình tự công việc, trình tự diễn biến sự việc.
– Mỗi công việc do cơ quan, tổ chức, cá nhân giải quyết đều thực hiện theo một
quy trình, trong đó có nhiều bước, mỗi bước hình thành ra một loại tài liệu, sắp xếp
các loại tài liệu đó theo bước trong quy trình. Hồ sơ phản ánh được tình hình diễn
biến của sự việc
– Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một số vấn đề, một
số sự việc cụ thể.

– Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, đam
bảo mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh quá
trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc.
3.3.3. Tài liệu trong hồ sơ phải có gia trị tương đồng với nhau, chia giá trị tài
liệu ra làm 2 loại:
+ Giá trị lịch sử: được bảo quản vĩnh viễn, được nộp vào lưu trữ lịch sử của

nhà nước
+ Giá trị thực tiễn: được bảo quản có thời hạn, được lưu tại lưu trữ cơ quan.
3.3.4. Tài liệu trong hồ sơ phải đảm bảo được tính pháp lý
3.4. Phương pháp lập hồ sơ
3.4.1. Lập Danh mục hồ sơ
3.4.1.1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ
– Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống
hồ sơ.
– Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản
lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.
– Là căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp
phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối
với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
– Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.
3.4.1.2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ
– Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ chức
– Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của cơ quan, tổ chức
– Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn
vị và của mỗi cá nhân
– Danh mục hồ sơ của những năm trước
– Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu
có).
3.4.1.3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ
– Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
+ Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức
hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Căn cứ tình hình thực tế của
mỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo
đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan, tổ chức

có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ
ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Những cơ
quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây
dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.
+ Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo
lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức
làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ.
+ Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức
năng nhiệm vụ của đơn vị – đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức; hoặc là các
vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động – đối với khung đề mục theo lĩnh vực
hoạt động.
+ Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến
riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.
Mẫu danh mục hồ sơ – Phụ lục X….
– Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người
lập
+ Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách
nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại Khoản 2 Điều này; đặc
biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và
của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị.
+ Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung
của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc.
Mẫu một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu – Phụ lục XIII
– Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ:
Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo

quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức
(nếu có).
– Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ:
+ Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.
+ Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng
chữ số Ả-rập.
+ Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và
ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn
trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu,
dễ nhớ. Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:
20

Cách 1. Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số
01.
Cách 2. Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt
đầu từ số 01.
3.4.1.4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ
– Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:
Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ
chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo,
trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ
quan, tổ chức ký ban hành.
Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo
hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ
quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn
phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban
hành.
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào
đầu năm.

Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân
liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện, nếu có
hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc
trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần
kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp,
bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
3.4.2. Trình tự lập hồ sơ công việc
3.4.2.1. Mở hồ sơ
– Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ
sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in
theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
– Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ
về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức
chưa có Danh mục hồ sơ).
3.4.2.2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
– Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể
cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
– Nguồn tài liệu chủ yếu được thu thập để đưa vào hồ sơ gồm bản lưu các
văn bản đi, bản chính các văn bản đến có liên quan đến từng công việc do đơn vị,
cá nhân theo dõi, giải quyết. Ngoài ra cần thu thập các tài liệu như bài phát biểu
21

của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… nhằm bảo đảm sự
toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
– Việc thu thập tài liệu để đưa vào hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh
chóng, chính xác, đầy đủ
3.4.2.3. Phân chia các đơn vị bảo quản
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ phải

có trách nhiệm:
– Kiểm tra mức độ đầy đủ của tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung
cho đủ.
– Xem xét loại ra khỏi hồ sơcác tài liệu trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu đã
có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập
hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản photocoppy, tài liệu tham khảo xét thấy
không cần phải lưu giữ.
– Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì phân chia thành các đơn vị bảo quản khác nhau
(không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Khi phân
chia các đơn vị bảo quản phải căn cứ vào các đặc trung chung của việc hình thành
tài liệu, trong đó phải lấy nội dung của tài liệu làm đặc trưng chủ yếu, các đặc
trưng tên loại, tác giả, thời gian thường được áp dụng để phân chia các tập lưu văn
bản đi.
3.4.2.4. Sắp xếp các tài liệu trong hồ sơ
theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của
văn bản… Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng,
đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ.
d) Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ
và thực tế tài liệu trong, hồ sơ).
đ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu
trong hồ sơ (nếu cần).
2. Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc
kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu
1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ
quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với
hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình
được quyết toán.
2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ

sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ
sơ, tài liệu sau:
22

a) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công
việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi
văn bản hết hiệu lực thi hành.
b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn
vị chủ trì).
d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
3. Thủ tục nộp lưu
Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Phụ
lục XIV) và hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” (phụ lục XV). Đơn vị, cá
nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.
3.5. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
3.5.1.Ý nghĩa
– Giúp cơ quan quản lý tập trung thống nhất
– Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoạt động
– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và tổ chứ khai thác
3.5.2. Thời gian giao nộp
– Đối vơi tài liệu hành chính: trong thời hạn 1 năm kể từ khi công việc kết
thúc
– Tài liệu nghiên cứu khoa học: trong thời 1 năm kể từ khi công trình nhiệm
thu
– Tai liệu nghe nhìn và tài liệu khác : trong thời hạn 3 tháng kể từ khi công
trình kết thúc.
4. Quản lý và sử dụng con dấu
4.1. Phân loại dấu

4.1.1.

Phân loại theo nội dung

4.1.1.1. Các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước dưới đây được dùng
con dấu có hình quốc huy:
– Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội,
Văn phòng Quốc hội, đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương;
– Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ;
– Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ;
– Văn phòng Chủ tịch nước;
23

– Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân địa phương,
các Viện Kiểm sát quân sự;
– Toà án nhân dân tối cao, các Toà án nhân dân địa phương, các Toà án quân
sự và các Toà án khác do luật định;
– Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các cấp;
– Cơ quan thi hành án dân sự;
– Phòng Công chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
– Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài,
gồm Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tổ chức quốc tế
liên chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự), Cơ quan đại diện thực
hiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam trong quan hệ với nước, tổ chức
quốc tế tiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn do luật pháp quy định;
– Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, Uỷ ban người
Việt Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh;
– Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép.

4.1.1.2. Các cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu không có hình
Quốc huy:
– Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
– Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Viện
Kiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân sự, Toà án nhân dân, Toà án quân sự các
cấp;
– Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc Uỷ ban nhân dân
cấp tỉnh, cấp huyện;
– Tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị – xã hội, các tổ chức xã hội – nghề
nghiệp, các hội hữu nghị, các tổ chức hoạt động nhân đạo, hội bảo trợ xã hội, quỹ
xã hội, quỹ từ thiện; các tổ chức phi chính phủ khác được cơ quan nhà nước có
thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt động;
– Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt
động;
– Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật
Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật Khuyến khích đầu tư
trong nước; Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp
luật; các đơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tế
này;
– Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép.
– Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
24

4.1.1.3. Các cơ quan, tổ chức, chức danh được sử dụng con dấu có biểu
tượng búa – liềm:
– Các Tỉnh ủy, Thành ủy và Đảng ủy trực thuộc trung ương;
– Các Huyện ủy, Thị ủy, Quận ủy, Thành ủy, Đảng ủy trực thuộc tỉnh, thành
phố;

– Tổ chức cơ sở Đảng (Đảng ủy cơ quan, xí nghiệp, bệnh viện, trường học,
cửa hàng… nơi Đảng bộ ít Đảng viên, chỉ tổ chức chi bộ trực tuyến thuộc huyện,
quận, thị xã, thành phố, trực thuộc tỉnh, thì là Chi ủy).
4.1.1.4. Các cơ quan, tổ chức, chức danh không sử dụng con dấu có biểu
tượng búa – liềm:
– Các Ban, Ủy ban, Văn phòng, Trường và Báo trực thuộc Trung ương Đảng;
– Các Ban, Ủy ban, Văn phòng, Trường, Báo, … trực thuộc Tỉnh ủy, Thành
ủy, Đảng ủy trực thuộc Trung ương;
– Các Ban, Ủy ban, Văn phòng … trực thuộc Huyện ủy, Quận ủy và Thành ủy
(trực thuộc tỉnh);
– Đơn vị trực thuộc Ban, Ủy Ban … của Trung ương Đảng.
4.1.2.

Phân loại theo kích thước

4.1.2.1. Đối với cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình quốc huy:
– Đường kính 42mm: Con dấu của Chủ tịch nước, Ủy ban Thường vụ Quốc
hội.
– Đường kính 38mm: Con dấu của Văn phòng Chủ tịch nước, Hội đồng Dân
tộc và các Ủy ban của Quốc hội, Tòa án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân
tối cao, Văn phòng Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan có chức năng
quản lý Nhà nước thuộc Chính phủ.
– Đường kính 37mm: con dấu của Hội đồng nhân dân, Tòa án nhân dân, Viện
Kiểm sát nhân dân, Đoàn đại biểu Quốc hội và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương, cơ quan quản lý thi hành án Trung ương.
– Đường kính 36mm: con dấu của Hội đồng nhân dân, Tòa án nhân dân, Viện
Kiểm sát nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Phòng Công chứng Nhà nước và
cơ quan quản lý thi hành án cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
– Đường kính 35mm: con dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã và cơ quan quản lý
thi hành án cấp huyện.

4.1.2.2. Đối với cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu không có hình quốc huy:
– Đường kính 38mm: con dấu của các cơ quan, tổ chức thuộc Chính phủ
không có chức năng quản lý Nhà nước.
– Đường kính 37mm: con dấu của Tổng cục trực thuộc Bộ và con dấu cấp
Trung ương của tổ chức quần chúng, tổ chức phi Chính phủ.
25

Ngày lập07/11/2015Người kýThiều Sĩ TàiNỘI DUNGTTNội dung công việcNgười thựchiệnLập sổ đăng kí văn bản đi,văn bản đến; thống kê hồsơ của một đơn vị tổ chức;xây dựng quy chế công tácvăn thư, kèm quyết địnhban hành.Ngô HươngQuỳnhLý luận chung về công tácvăn thư; làm slide; xâydựng danh mục hồ sơ chocơ quan, kèm quyết định.Phương tiện11/11/201Phan Thị Thanh ThanhLập một số loại sổ; mụclục hồ sơ,tài liệu nộp lưu;xây dựng bản hướng dẫnquản lý văn bản đi, lập hồsơ, giao nộp hồ sơ cho mộtsở.Ngô Hương QuỳnhPhan Thị Thanh ThanhMáy tính;Giáo trình;Tài liệu tham khảo11/11/20111/11/201Thiều Sĩ TàiCÁC THÀNH VIÊN NHÓMThời hạnhoànthànhNHÓM TRƯỞNGThiều Sĩ TàiLỜI MỞ ĐẦUKính thưa thầy giáo bộ môn học phần Công tác văn thư lưu trữ Th.S Lê ThanhHùng.Cùng toàn thể các bạn sinh viên đã và đang nghiên cứu bộ môn Công tác văn thưlưu trữ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội – cơ sở Miền trung thân mến!Như các bạn sinh viên đã biết, ngôi trường chúng ta đang theo học chuyên đào tạocác ngành nghề nhằm đáp ứng các yêu cầu của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượngphục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước. Trong đó có cácngành như: quản trị văn phòng, quản lý nhà nước, lưu trữ học,…Nhận biết được tầm quan trọng của các kiến thức cũng như kỹ năng về công tácvăn thư, lưu trữ. Chúng tôi đã xây dựng một bài báo cáo báo gồm nội dung và bài tập củabộ môn Công tác văn thư, nhằm ôn lại các kiến thức đã được học trên lớp, củng cố và bổsung thêm các kiến thức bị thiếu sót, tạo thành một trong những tài liệu nhằm phục vụcho việc nghiên cứu và ôn tập cho sinh viên, đồng thời đây là một tài liệu sẽ được lưugiữ làm hành trang để cho mỗi sinh viên mang theo để áp dụng trên thực tế sau khoảngthời gian ra trường.Trong quá trình trao đổi và xây dựng bài báo cáo này, chúng tôi có thể sẽ gặp phảirất nhiều sai sót. Vậy kính mong thầy giáo bộ môn cùng các bạn sinh viên tham khảo vàbổ sung, cũng như đóng góp ý kiến để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!I.LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ1. Những vấn đề chung về công tác văn thư1.1. Khái niệmCông tác văn thư là hoạt động cung cấp thông tin bằng văn bản, phục vụ cácyêu cầu lãnh đạo, quản lý điều hành công việc hàng ngày của các cơ quan nhànước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũtrang… gọi chung là cơ quan tổ chức.1.2. Nội dung1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản:Thảo văn bản: công chức, viên chức chuyên môn nghiệp vụ được giao theodõi lĩnh vực gì phải có trách nhiệm theo dõi và soạn thảo văn bản lĩnh vựcđó.Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt:Phải được người có thẩm quyền xem xét, duyệt. Thủ tướng đơn vị, cánhân soạn thảo xem xét, duyệt nội dung, ký tắt sau cùng nội dung;Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, người đọc, quan sát đếnxem xét duyệt thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản đến ký tắtvào phần sau cùng của thể thức văn bản.Đánh máy văn bản, sao in văn bảnHoàn thiện văn bản.1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản:Quản lý và giải quyết văn bản đi: Quản lý và giải quyết văn bản do các cơquan khác ban hành và gửi tới.Quản lý và giải quyết văn bản đến: Quản lý và giải quyết văn bản do cơquan ban hành nhằm mục đích gửi cho các cơ quan khác.1.2.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:Xây dựng, ban hành danh mục hồ sơLập các loạiGiao nộp hồ sơ1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu:Bảo quản các loại dấuTrực tiếp đóng dấu1.3. Yêu cầu1.3.1. Chính xácCông tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do đó cầnphải:Chính xác về nội dung văn bản:+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý;+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác;+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.Chính xác về thể thức văn bản:+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định;+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành;Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ:+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả cáckhâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giaovăn bản…;+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng cácchế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.1.3.2. Nhanh chóngXây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời góp phần vàoviệc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan.Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩncủa văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển vănbản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, khôngđể sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giả quyết và đơn giảnhóa thủ tục giải quyết văn bản.1.3.3. Bí mậtTrong văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức có nhiều vấn đềthuộc về phạm vi bí mật của cơ quan Nhà nước. Vì vậy, để đảm bảo yêu này cầnphải thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước,như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí văn phòng làm việc, lựa chọn cán bộ vănthư đúng tiêu chuẩn…1.3.4. Hiện đạiYêu cầu hiện đại hóa sử dụng phương tiện kỹ thuật vào quá trình làm việc đãtrở thành tiền đề đảm bảo cho công tác văn thu ở các cơ quan có năng suất chấtlượng cao. Hiện nay nhu cầu hiện đại hóa là nhu cầu cấp bách , nhưng phải tiếnhành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nướccũng như điều kiện cụ thể của mọi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ lạc hậu, coithường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quanđến việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư.1.4. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư1.4.1. Vị tríCông tác văn thư được xác định là một hoạt động do văn phòng hay phònghành chính của cơ quan quản lý. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính làngười được thủ trưởng cơ quan giao nhiệm vụ quản lý công tác văn thư;Ở những cơ quan không có văn phòng hoặc phòng hành chính thì có thểthành lập bộ phận văn thư hoặc cử người chuyên trách hay kiêm nhiệm công tácvăn thư.1.4.2. Ý nghĩaGóp phần cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiếtphục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng.Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết, Thông tinphục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồnthông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nộidung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thôngtin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản hành chính là phương tiệnchứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chếđộ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấytờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làmnhững việc trái pháp luật.Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơquan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơquan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các băn bản giữ lại đầy đủchứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhângiữ các trách nhiệm khác trong cơ quan.Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làmtốt công tác lưu trữ.1.5. Hệ thống cơ quan quản lý công tác văn thư1.5.1. Nội dung quản lý Nhà nước về công tác văn thưXây dựng, ban hành, tổ chức thực hiện: kiểm tra đánh giá việc thực hiện hệthống văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thưQuản lý thống nhất các quy trình nghiệp vụ văn thưQuản lý đào tạo bồi dưỡng, thi đua khen thưởng, hợp tác quốc tế.Thực hiện chế độ thống kê báo cáo công tác văn thư.1.5.2. Hệ thống cơ quan quản lý công tác văn thư:BộCục văn thư lưu trữ nhà nướcBộĐơn vịthuộc BộChi cục vănthư lưu trữSởĐơn vị thuộc SởPhòng Nội vụĐơn vị thuộchuyệnVănphònga. Ở Trung ươngCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiệnchức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưutrữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịchvụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có tư cách pháp nhân, con dấu hình Quốchuy, tài khoản riêng theo quy định của pháp luật và trụ sở làm việc đặt tại thànhphố Hà Nội.Cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là gồm:+ Các đơn vị chức năng thuộc Cục: Phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữtrung ương; Phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ địa phương; Phòng Kếhoạch – Tài chính; Phòng Hợp tác quốc tế; Phòng Tổ chức – Cán bộ; Vănphòng.+ Các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I; Trungtâm Lưu trữ quốc gia II; Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; Trung tâm Lưutrữ quốc gia IV; Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư – Lưu trữ;Trung tâm Tu bổ – Phục chế tài liệu lưu trữ; Trung tâm Bảo hiểm tài liệulưu trữ quốc gia; Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam; Trung tâm Tinb.học; Trường Trung cấp Văn thư – Lưu trữ trung ương (có Phân hiệu tạithành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng).Ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có các Phòng thuộcVăn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (gọi chung làPhòng Văn thư – Lưu trữ) để giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộtrưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủquản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc.Tại Tổng cục, Cục (và tổ chức tương đương); đơn vị sự nghiệp nhà nước; tổchức kinh tế nhà nước ở Trung ương tùy theo khối lượng công việc về vănthư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ hoặc bố trí công chức, viên chức làmcông tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp.Ở địa phươngTổ chức Văn thư, Lưu trữ ở cấp tỉnh:Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức nănggiúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữcủa tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của phápluật.Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàhoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụcủa Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức nănggiúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữcủa tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của phápluật.Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàhoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụcủa Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tàikhoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quyđịnh pháp luật.Tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện:Công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ thuộc Phòng Nội vụ, giúpTrưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấphuyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện.Văn thư, Lưu trữ cấp xãTại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làmvăn thư, lưu trữ.Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; cácđơn vị sự nghiệp nhà nước và các tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc cấptỉnh, cấp huyện tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thànhlập phòng, tổ hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp.1.6. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức1.6.1. Trách nhiệm của Thủ trưởnga. ChungRa quyết định ban hành các văn bản;Quyết định đầu tư thiết bị cơ sở vật chất cho cơ quan.b. RiêngThủ trưởng cơ quan ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành trên cơ sởkhông trái pháp luật;Ủy quyền cho cấp phó ký thay, cán bộ dưới một cấp ký thừa lệnh những vănbản theo lĩnh vực phân công;Cho ý kiến phân phối chỉ đạo các văn bản đến văn bản đi trong cơ quan;Chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc nộp hồ sơ, giao nộp hồ sơ vàokho lưu trữ văn bản của cơ quan.1.6.2. Trách nhiệm của chánh văn phòng, trưởng phòng hành chínhCho ý kiến phân phối đối với các văn bản đến theo sự phân công của thủtrưởng;Giải quyết các văn bản đến có liên quan đến nhiệm vụ được giao;Giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tổng hợp, đôn đốc việc giải quyết văn bảnđến của các đơn vị cá nhân;Chủ trì, tham gia soạn thảo văn bản có liên quan đến chức năng nhiệm vụđược giao;Chịu trách nhiệm về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bàyTổ chức việc đánh máy in ấn sao chụp văn bản;Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan các văn bản theo lĩnh vực được phân côngTham mưu giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo,hướng dẫn về công tác văn thư;Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các biện pháp để thực hiện triển khaicác văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư;Chủ trì tổ chức việc kiểm tra đánh giá xếp loại công tác văn thư của cơ quanvà của toàn ngành;Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn lọc hồsơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.1.6.3. Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vịPhân công cá nhân trong đơn vị giải quyết kịp thời các văn bản đến;Đôn đốc cá nhân soạn thảo văn bản khi liên quan đến nhiệm vụ được giao;Tổ chức việc lập hồ sơ, lựa chọn hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ cơ quan theoquy định.1.6.4. Trách nhiệm của công chức, viên chức nói chungGiải quyết kịp thời văn bản đến theo sự phân công của thủ trưởng cơ quanđơn vị;- Soạn thảo văn bản có liên quan đến nhiệm vụ được giao;- Lập hồ sơ liên quan đến công việc do mình theo dõi, giải quyết, thống kê vàgiao nộp hồ sơ đó vào lưu trữ cơ quan theo quy định.1.6.5. Trách nhiệm của văn thư cơ quanĐối với văn bản đi:Tiếp nhận dự thảo văn bản, đánh máy, in ấn, hoàn thiện;Giúp CVP/TPHC kiểm tra hình thức, thể thức văn bản;Trình ký văn bản;Ghi số ngày tháng, đăng ký;Nhân bản, đóng dấu;Làm thủ tục phát hành, theo dõi việc phát hành văn bản;Lưu và sử dụng, khai thác các bản lưu văn bảnĐối với văn bản đến:Tiếp nhận tất cả các văn bản đến cơ quan;Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu, đếm;Đăng ký;Trình văn bản đến để xin ý kiến chỉ đạo;Chuyển giao văn bản đến.2. Khái niệm, nguyên tắc và quy trình quản lý văn bản đi, đến2.1. Khái niệm- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưuchuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung làvăn bản đi.- Văn bản đến là tất cả các văn bản, bao gồm tất cả các văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản đượcchuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn vị gửi đến cơ quan, tổ chức được gọichung là văn bản đến.102.2. Nguyên tắc2.2.1. Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý văn bản đi- Việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, chính xác,nhanh chóng, bí mật và theo quy trình mà Nhà nước đã quy định.- Để tổ chức quản lý văn bản đi theo nguyên tắc trên, văn bản đi phải được quyvề một mối – đó là bộ phận văn thư cơ quan thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hànhchính).2.2.2. Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý văn bản đến.- Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ vàquản lý thống nhất.- Văn bản đến dù dưới bất kỳ hình thức nào đều phải được xử lý theo nguyêntắc kịp thời, chính xác và thống nhất.- Những văn bản đóng dấu “hỏa tốc”, dấu “thượng khẩn”, dấu “khẩn” phải làmthủ tục phân phối ngay sau khi nhận được. Việc gửi nhận, phân phối văn bản“mật”, “tối mật” phải theo đúng pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước.112.3. Quy trình2.3.1. Quy trình quản lý văn bản điChứcdanhHìnhCán bộ chuyênmônthứcDự thảo, tiếpthu và hoànthiện dự thảovăn bản.Thủtrưởngđơn vịChánh vănphòng/Trưởngphònghành chínhCán bộ vănthưThủ trưởngcơ quanKiểm tranội dungKý nháynội dungÝ kiến chỉđạo bổ sung(nếu có)Kiểm trathể thức vàkỹ thuậttrình bàyKýSaiTRUYỀNTHỐNGKý nháyhình thứcchính thứcGhi số ngàytháng đăngký văn bảnNhân bản,đóng dấuChuyểngiaoLưu hồ sơLưu, tổchức khaithác sửdụng vănbản12ChứcdanhCán bộ chuyênmônHìnhthứcDự kiến hoànthiện dự thảovăn bảnThủtrưởngđơn vịChánh vănphòng/Trưởngphònghành chínhKiểm tra,duyệt nộidung.Kiểm tra,duyệt hìnhthứcCán bộ vănthưThủ trưởngcơ quanÝ kiến chỉđạo bổ sung(nếu có)Nhập số,ngày thángChứng thựcký sốĐăng kývào cơ sởdữ liệuQUAMẠNGChuyểngiao quamạngLưu, tổchức, sửdụng bảnlưuLưu hồ sơChứcdanhHìnhthứcCán bộ chuyênmônThủtrưởngđơn vịDự thảo, tiếpthu, hoàn thiệndự thảo văn bảnTiếp thu ýkiến chỉđạo bổsungChánh vănphòng/Trưởngphònghành chínhCán bộ vănthưThủ trưởngcơ quanÝ kiến chỉđạo bổ sung(nếu có)đúngKý13MẠNGKẾTHỢPTRUYỀNTHỐNGDuyệt nộidungDuyệt hìnhthức Ghi số ngàytháng đăngkýchính thứcNhân bản,đóng dấuScanChuyểngiaoLưu, tổchức sửdụng bảnlưu142.3.2.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đếnChứcdanhHìnhCán bộ văn thưThủ trưởng cơquan/Chánh vănphòngthứcThủ trưởng đơnvịCán bộ chuyênmônTiếp nhận, kiểmtraPhân loại, bócbì, đóng dấuđến.Đăng ký vănbảnTRUYỀN Trình văn bảnTHỐNGXin ý kiến phânphối giải quyếtvăn bản đếnSao văn bảnPhân công, giảiquyết đôn đốcnhắc nhởChuyển văn bảnGiải quyết vănbảnĐôn đốc, kiểm traLưu hồ sơChứcdanhHìnhthứcCán bộ văn thưThủ trưởng cơquan/Chánh vănphòngThủ trưởng đơnvịCán bộ chuyênmôn15Nhận văn bản,kiểm traPhân loại, bócbì, đóng dấuđếnĐăng ký vănbảnMẠNGKẾTHỢPTRUYỀN Trình văn bảnTHỐNGPhân công, đônđốc, nhắc nhởÝ kiến phân phối,chỉ đạo giải quyếtScanChuyển giaoĐôn đốc, giảiquyếtGiải quyếtLưu hồ sơChứcdanhHìnhthứcCán bộ văn thưThủ trưởng cơquan/Chánh vănphòngThủ trưởng đơnvịCán bộ chuyênmôn16Tiếp nhận vănbản qua mạngQUAMẠNGKiểm tra, xácminhĐăng ký vănbản vào cơ sởdữ liệuTrình văn bảnđếnÝ kiến phân phối,chỉ đạo giải quyếtPhân công, giảiquyết, đôn đốcnhắc nhởGiải quyết vănbảnChuyển giaovăn bảnĐôn đốc giảiquyếtLưu hồ sơ173. Khái niệm, ý nghĩa, yêu cầu và phương pháp lập hồ sơ, giao nộp hồ sơvào lưu trữ3.1.Khái niệm lập hồ sơLập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,giải quyết công việc của cơ quan, tổ chứ, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyêntắc và phương pháp nhất định.3.2. Ý nghĩa-Hồ sơ góp phần cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác đầy đủ, giảiquyết công việc kịp thời, hiệu quả.-Góp phần nâng cao năng suất chất lượng lao động của cơ quan, tổ chức,nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý.- Giúp cơ quan giữ được văn bản tài liệu tránh thất lạc, mất mát, giữ bí mậtcho cơ quan, bí mật nhà nước.- Góp phần tạo điều kiện thuận lợi trong việc cải cách thể chế và thủ tụchành chính.- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ cho công tác nghiêncứu trước mắt và lâu dài về sau.3.3.Yêu cầu của việc lập hồ sơ3.3.1. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơquan đơn vị.Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vịgồm nhiều loại: loại do cơ quan, đơn vị sinh ra, loại do cấp trên gửi xuống, cấpdưới gửi lên, ngang cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại cũng khác nhau: loại để thihành, giải quyết; có loại để chỉ đạo hướng dẫn. Vì vậy cần lựa chọn những loại tàiliệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ để phụcvụ cho công tác nghiên cứu.3.3.2. Tài liệu trong hồ sơ phải có mối quan hệ mật thiết với nhau, phải phảnánh trình tự công việc, trình tự diễn biến sự việc.- Mỗi công việc do cơ quan, tổ chức, cá nhân giải quyết đều thực hiện theo mộtquy trình, trong đó có nhiều bước, mỗi bước hình thành ra một loại tài liệu, sắp xếpcác loại tài liệu đó theo bước trong quy trình. Hồ sơ phản ánh được tình hình diễnbiến của sự việc- Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một số vấn đề, mộtsố sự việc cụ thể.18- Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, đambảo mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh quátrình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc.3.3.3. Tài liệu trong hồ sơ phải có gia trị tương đồng với nhau, chia giá trị tàiliệu ra làm 2 loại:+ Giá trị lịch sử: được bảo quản vĩnh viễn, được nộp vào lưu trữ lịch sử củanhà nước+ Giá trị thực tiễn: được bảo quản có thời hạn, được lưu tại lưu trữ cơ quan.3.3.4. Tài liệu trong hồ sơ phải đảm bảo được tính pháp lý3.4. Phương pháp lập hồ sơ3.4.1. Lập Danh mục hồ sơ3.4.1.1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ- Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thốnghồ sơ.- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quảnlý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.- Là căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; gópphần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đốivới việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.3.4.1.2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứccủa cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ chức- Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữcủa cơ quan, tổ chức- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơnvị và của mỗi cá nhân- Danh mục hồ sơ của những năm trước- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếucó).3.4.1.3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ- Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ+ Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chứchoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Căn cứ tình hình thực tế củamỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảođảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan, tổ chức19có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Những cơquan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xâydựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.+ Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theolĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chứclàm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ.+ Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chứcnăng nhiệm vụ của đơn vị – đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức; hoặc là cácvấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động – đối với khung đề mục theo lĩnh vựchoạt động.+ Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đếnriêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.Mẫu danh mục hồ sơ – Phụ lục X….- Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc ngườilập+ Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu tráchnhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại Khoản 2 Điều này; đặcbiệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức vàcủa các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị.+ Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dungcủa các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc.Mẫu một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu – Phụ lục XIII- Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ:Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệuhình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảoquản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức(nếu có).- Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ:+ Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.+ Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảngchữ số Ả-rập.+ Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập vàký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớntrong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu,dễ nhớ. Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:20Cách 1. Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số01.Cách 2. Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắtđầu từ số 01.3.4.1.4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ- Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổchức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo,trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơquan, tổ chức ký ban hành.Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theohướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơquan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Vănphòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký banhành.Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vàođầu năm.Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhânliên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện, nếu cóhồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộctrách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cầnkịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp,bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.3.4.2. Trình tự lập hồ sơ công việc3.4.2.1. Mở hồ sơ- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồsơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và intheo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơvề công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chứcchưa có Danh mục hồ sơ).3.4.2.2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ- Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hìnhthành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kểcả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.- Nguồn tài liệu chủ yếu được thu thập để đưa vào hồ sơ gồm bản lưu cácvăn bản đi, bản chính các văn bản đến có liên quan đến từng công việc do đơn vị,cá nhân theo dõi, giải quyết. Ngoài ra cần thu thập các tài liệu như bài phát biểu21của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… nhằm bảo đảm sựtoàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.- Việc thu thập tài liệu để đưa vào hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanhchóng, chính xác, đầy đủ3.4.2.3. Phân chia các đơn vị bảo quảnKhi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ phảicó trách nhiệm:- Kiểm tra mức độ đầy đủ của tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sungcho đủ.- Xem xét loại ra khỏi hồ sơcác tài liệu trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu đãcó bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạocơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lậphồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản photocoppy, tài liệu tham khảo xét thấykhông cần phải lưu giữ.- Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì phân chia thành các đơn vị bảo quản khác nhau(không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Khi phânchia các đơn vị bảo quản phải căn cứ vào các đặc trung chung của việc hình thànhtài liệu, trong đó phải lấy nội dung của tài liệu làm đặc trưng chủ yếu, các đặctrưng tên loại, tác giả, thời gian thường được áp dụng để phân chia các tập lưu vănbản đi.3.4.2.4. Sắp xếp các tài liệu trong hồ sơtheo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả củavăn bản… Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng,đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ.d) Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơvà thực tế tài liệu trong, hồ sơ).đ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệutrong hồ sơ (nếu cần).2. Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việckết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơquan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối vớihồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trìnhđược quyết toán.2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồsơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồsơ, tài liệu sau:22a) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết côngviệc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khivăn bản hết hiệu lực thi hành.b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơnvị chủ trì).d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.3. Thủ tục nộp lưuKhi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Phụlục XIV) và hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” (phụ lục XV). Đơn vị, cánhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.3.5. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.3.5.1.Ý nghĩa- Giúp cơ quan quản lý tập trung thống nhất- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoạt động- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và tổ chứ khai thác3.5.2. Thời gian giao nộp- Đối vơi tài liệu hành chính: trong thời hạn 1 năm kể từ khi công việc kếtthúc- Tài liệu nghiên cứu khoa học: trong thời 1 năm kể từ khi công trình nhiệmthu- Tai liệu nghe nhìn và tài liệu khác : trong thời hạn 3 tháng kể từ khi côngtrình kết thúc.4. Quản lý và sử dụng con dấu4.1. Phân loại dấu4.1.1.Phân loại theo nội dung4.1.1.1. Các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước dưới đây được dùngcon dấu có hình quốc huy:- Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội,Văn phòng Quốc hội, đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trungương;- Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ;- Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ;- Văn phòng Chủ tịch nước;23- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân địa phương,các Viện Kiểm sát quân sự;- Toà án nhân dân tối cao, các Toà án nhân dân địa phương, các Toà án quânsự và các Toà án khác do luật định;- Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các cấp;- Cơ quan thi hành án dân sự;- Phòng Công chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;- Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài,gồm Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tổ chức quốc tếliên chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự), Cơ quan đại diện thựchiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam trong quan hệ với nước, tổ chứcquốc tế tiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn do luật pháp quy định;- Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, Uỷ ban ngườiViệt Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh;- Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép.4.1.1.2. Các cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu không có hìnhQuốc huy:- Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ, cơquan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;- Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của ViệnKiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân sự, Toà án nhân dân, Toà án quân sự cáccấp;- Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc Uỷ ban nhân dâncấp tỉnh, cấp huyện;- Tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị – xã hội, các tổ chức xã hội – nghềnghiệp, các hội hữu nghị, các tổ chức hoạt động nhân đạo, hội bảo trợ xã hội, quỹxã hội, quỹ từ thiện; các tổ chức phi chính phủ khác được cơ quan nhà nước cóthẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt động;- Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạtđộng;- Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, LuậtDoanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật Khuyến khích đầu tưtrong nước; Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của phápluật; các đơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tếnày;- Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép.- Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.244.1.1.3. Các cơ quan, tổ chức, chức danh được sử dụng con dấu có biểutượng búa – liềm:- Các Tỉnh ủy, Thành ủy và Đảng ủy trực thuộc trung ương;- Các Huyện ủy, Thị ủy, Quận ủy, Thành ủy, Đảng ủy trực thuộc tỉnh, thànhphố;- Tổ chức cơ sở Đảng (Đảng ủy cơ quan, xí nghiệp, bệnh viện, trường học,cửa hàng… nơi Đảng bộ ít Đảng viên, chỉ tổ chức chi bộ trực tuyến thuộc huyện,quận, thị xã, thành phố, trực thuộc tỉnh, thì là Chi ủy).4.1.1.4. Các cơ quan, tổ chức, chức danh không sử dụng con dấu có biểutượng búa – liềm:- Các Ban, Ủy ban, Văn phòng, Trường và Báo trực thuộc Trung ương Đảng;- Các Ban, Ủy ban, Văn phòng, Trường, Báo, … trực thuộc Tỉnh ủy, Thànhủy, Đảng ủy trực thuộc Trung ương;- Các Ban, Ủy ban, Văn phòng … trực thuộc Huyện ủy, Quận ủy và Thành ủy(trực thuộc tỉnh);- Đơn vị trực thuộc Ban, Ủy Ban … của Trung ương Đảng.4.1.2.Phân loại theo kích thước4.1.2.1. Đối với cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình quốc huy:- Đường kính 42mm: Con dấu của Chủ tịch nước, Ủy ban Thường vụ Quốchội.- Đường kính 38mm: Con dấu của Văn phòng Chủ tịch nước, Hội đồng Dântộc và các Ủy ban của Quốc hội, Tòa án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dântối cao, Văn phòng Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan có chức năngquản lý Nhà nước thuộc Chính phủ.- Đường kính 37mm: con dấu của Hội đồng nhân dân, Tòa án nhân dân, ViệnKiểm sát nhân dân, Đoàn đại biểu Quốc hội và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thànhphố trực thuộc Trung ương, cơ quan quản lý thi hành án Trung ương.- Đường kính 36mm: con dấu của Hội đồng nhân dân, Tòa án nhân dân, ViệnKiểm sát nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Phòng Công chứng Nhà nước vàcơ quan quản lý thi hành án cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.- Đường kính 35mm: con dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã và cơ quan quản lýthi hành án cấp huyện.4.1.2.2. Đối với cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu không có hình quốc huy:- Đường kính 38mm: con dấu của các cơ quan, tổ chức thuộc Chính phủkhông có chức năng quản lý Nhà nước.- Đường kính 37mm: con dấu của Tổng cục trực thuộc Bộ và con dấu cấpTrung ương của tổ chức quần chúng, tổ chức phi Chính phủ.25