Báo cáo là gì?

Báo cáo không còn là khái niệm xa lạ trong đời sống hiện nay, đặc biệt là đối với những người làm việc trong văn phòng hoặc các cơ quan hành chính nhà nước. Tuy vậy, không phải ai cũng nắm bắt rõ báo cáo là gì?. Vì vậy, thông qua bài viết dưới đây, chúng tôi mong muốn đem đến cho Quý độc giả cái nhìn rõ nét hơn về khái niệm này.

Báo cáo là gì?

Báo cáo là một loại văn bản hành chính (gồm văn bản giấy và văn bản điện tử) của cơ quan, tổ chức, cá nhân để thể hiện tình hình, kết quả thực hiện công việc nhằm giúp cho cơ quan, người có thẩm quyền có thông tin phục vụ việc phân tích, đánh giá, điều hành và ban hành các quyết định quản lý phù hợp theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 09/2019/NĐ-CP quy định về chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước.

Phân loại báo cáo

Sau khi tìm hiểu báo cáo là gì? có thể thấy đây là một hoạt động diễn ra thường xuyên đối với các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan hành chính nhà nước. Vì vậy, có nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại báo cáo, chẳng hạn:

– Tùy vào mục đích sử dụng và yêu cầu của các cấp quản lý mà có rất nhiều loại báo cáo khác nhau, có thể kể đến: báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh,…

– Căn cứ vào chế độ báo cáo được quy định tại Điều 4 Nghị định 09/2019/NĐ-CP gồm các loại báo cáo sau:

+ Báo cáo định kỳ:

Là báo cáo được ban hành để đáp ứng yêu cầu thông tin tổng hợp của các cơ quan hành chính nhà nước, được thực hiện theo một chu kỳ xác định và lặp lại nhiều lần.

+ Báo cáo chuyên đề:

Là báo cáo được ban hành để đáp ứng yêu cầu thông tin có tính chuyên sâu về một chủ đề nào đó và phải thực hiện một hoặc nhiều lần trong một khoảng thời gian nhất định.

+ Báo cáo đột xuất:

Là báo cáo được ban hành để đáp ứng yêu cầu thông tin về vấn đề phát sinh bất thường.

Khi thực hiện báo cáo, cá nhân, tổ chức và cơ quan hành chính nhà nước cần lưu ý điều gì?

Thứ nhất: Tên báo cáo

Tên báo cáo phải bảo đảm rõ ràng, ngắn gọn và thể hiện được bao quát nội dung, phạm vi yêu cầu báo cáo.

Thứ hai: Nội dung yêu cầu báo cáo

Nội dung yêu cầu báo cáo phải bảo đảm cung cấp những thông tin cần thiết nhằm phục vụ mục tiêu quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan hành chính nhà nước, người có thẩm quyền; đồng thời, nội dung yêu cầu báo cáo phải rõ ràng, dễ hiểu, tạo thuận lợi cho đối tượng thực hiện báo cáo.

Tùy từng trường hợp cụ thể, nội dung yêu cầu báo cáo có thể chỉ có phần lời văn, chỉ có phần số liệu hoặc bao gồm cả phần lời văn và phần số liệu.

Thứ ba: Đối tượng thực hiện báo cáo, cơ quan nhận báo cáo

Khi báo cáo phải xác định rõ đối tượng thực hiện báo cáo (bao gồm cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức, cá nhân) và xác định cụ thể tên cơ quan nhận báo cáo. Việc quy định đối tượng thực hiện báo cáo phải bảo đảm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của đối tượng thực hiện báo cáo.

Thứ tư: Phương thức gửi, nhận báo cáo

Báo cáo được thể hiện dưới hình thức văn bản giấy hoặc văn bản điện tử. Tùy theo điều kiện thực tế và yêu cầu của cơ quan ban hành chế độ báo cáo, báo cáo được gửi đến cơ quan nhận báo cáo bằng một trong các phương thức sau:

– Gửi trực tiếp;

– Gửi qua dịch vụ bưu chính;

– Gửi qua Fax;

– Gửi qua hệ thống thư điện tử;

– Gửi qua hệ thống phần mềm thông tin báo cáo chuyên dùng.

– Các phương thức khác theo quy định của pháp luật.

Thứ năm: Thời hạn gửi báo cáo

– Thời hạn gửi báo cáo được xác định căn cứ vào đối tượng thực hiện báo cáo, nội dung báo cáo và thời điểm kết thúc việc lấy số liệu báo cáo, nhưng phải bảo đảm thời gian không ít hơn 01 ngày làm việc tính từ thời điểm kết thúc việc lấy số liệu báo cáo đến thời hạn gửi báo cáo hoặc ước tính thời gian từ khi nhận được báo cáo để tổng hợp đến thời gian hoàn thành báo cáo và gửi đi.

– Thời hạn gửi báo cáo định kỳ đối với trường hợp báo cáo phức tạp, có nhiều đối tượng thực hiện và phải tổng hợp qua nhiều cơ quan, nhiều cấp khác nhau thì quy định rõ thời hạn đối với từng đối tượng, từng cấp báo cáo đó;

– Đối với báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất, thời hạn gửi báo cáo thực hiện theo yêu cầu của cơ quan ban hành chế độ báo cáo.

Thứ sáu: Tần suất thực hiện báo cáo

– Tần suất báo cáo sẽ do từng cơ quan hành chính quy định tùy thuộc vào tính chất, mục đích và yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành.

– Khi báo cáo phải lồng ghép các nội dung báo cáo, bảo đảm chỉ yêu cầu báo cáo một lần trong một kỳ báo cáo đối với các nội dung thuộc cùng ngành, lĩnh vực quản lý.

Thứ bảy: Mẫu đề cương báo cáo

Mẫu đề cương báo cáo nêu rõ kết cấu các thông tin chủ yếu về: Tình hình thực hiện; kết quả đạt được; tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của tồn tại, hạn chế; phương hướng nhiệm vụ; đề xuất, kiến nghị.

Thứ tám: Biểu mẫu số liệu báo cáo

Biểu mẫu số liệu phải có ký hiệu biểu để thuận tiện cho việc theo dõi, đối chiếu. Ký hiệu biểu bao gồm cả chữ và số. Phần số được ghi theo thứ tự 001, 002, 003…; phần chữ được ghi viết tắt bằng chữ in hoa phù hợp với ngành, lĩnh vực báo cáo, loại báo cáo và kỳ báo cáo. Biểu mẫu báo cáo cần phải tuân thủ hướng dẫn của cơ quan ban hành chế độ báo cáo.

Trên đây là nội dung bài viết báo cáo là gì? chúng tôi muốn gửi tới Quý vị. Trường hợp còn thắc mắc, Quý vị có thể gửi tới Tổng đài tư vấn 1900 6557 để được hỗ trợ giải đáp.