Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt mẫu mới nhất theo Thông tư 200, TT 133

Bảng kiểm kê quỹ còn gọi là Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt là một trong những biểu mẫu thống kê quan trọng, thường xuyên phải tiến hành trong công tác kế toán tại các cơ quan, doanh nghiệp. Vậy Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt là gì? Cách ghi nội dung Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt như thế bào cho đúng. Bài viết hôm nay, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số nội dung liên quan đến biểu mẫu quen thuộc trong ngành kế toán này.

Hiểu thế nào là bảng kiểm kê quỹ tiền mặt?

Kiểm kê quỹ tiền mặt tại các đơn vị, doanh nghiệp là công việc quan trọng của kế toán, cũng là tiền đề cho việc quản lý công quỹ, do đó, kết quả của việc kiểm kê quỹ tiền mặt phải được phản ánh chính xác trên Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt được lập ra khi tiến hành công tác kiểm kê.

Khi đảm nhận vai trò là kế toán của bất kỳ đơn vị, doanh nghiệp nào, bạn cũng sẽ được giao quản lý một số lượng tiền mặt nhất định dùng để chi tiêu cho các khoản phí hàng ngày trong đơn vị như chi phí điện nước, chi phí mua văn phòng phẩm, chi phí chuyển phát bưu kiện…

Việc kiểm kê quỹ được tiến hành khi cơ quan, doanh nghiệp muốn thống kê lại các khoản chi tiêu theo định kỳ vào cuối tháng, cuối quí, cuối năm; kiểm kê đột xuất theo yêu cầu của cấp trên hoặc khi bàn giao quỹ cho kế toán mới thay thế. Khi có yêu cầu, bạn cần kiểm kê quỹ tiền mặt và lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt để người nhận bàn giao, tiếp quản công việc của bạn có thể thuận lợi tiếp tục duy trì hoạt động của doanh nghiệp.

kiểm kê quỹ tiền mặt (minh họa)

Biểu mẫu này được kế toán đơn vị lập ra nhằm xác nhận số tiền mặt bằng VNĐ thực tế còn tồn trong tài khoản và số tiền thừa, số tiền còn thiếu so với ghi chép trên sổ quỹ. Thông qua Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt, kế toán nói riêng và doanh nghiệp nói chung có cơ sở tăng cường quản lý quỹ cũng như tạo cơ sở để quy trách nhiệm về vật chất, ghi sổ kế toán đối với số tiền chênh lệch.

Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt cần nêu đầy đủ thông tin của bên tham gia kiểm kê, số tiền kiểm kê theo từng loại cũng như tính toán mức chênh lệch so với ghi sổ. Để đảm bảo giá trị pháp lý, bảng kiểm kê quỹ cũng cần có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.

Hiện nay, trong các đơn vị, các doanh nghiệp đang sử dụng nhiều loại Bảng kiểm kê quỹ khác nhau tùy từng loại hình doanh nghiệp hoặc quy định của đơn vị. Các mẫu này đều do Bộ Tài chính ban hành kèm theo các Quyết định, Thông tư vào các thời điểm khác nhau, phổ biến nhất hiện nay là Bảng kiểm kê quỹ theo Thông tư số 200 và Thông tư số 133.

Cách ghi mẫu bảng kiểm kê quỹ tiền mặt chuẩn nhất

Trước khi kiểm kê, thủ quỹ đơn vị cần phải hoàn thành ghi sổ quỹ tất cả các loại phiếu thu, phiếu chi và tính toán được số dư tồn quỹ tính đến thời điểm tiến hành kiểm kê. Cách ghi cụ thể các nội dung trong Bảng kiểm kê quỹ như sau:

– Góc trên bên trái của Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt cần ghi rõ tên đơn vị và tên bộ phận kiểm kê hoặc đóng dấu đơn vị lên vị trí đó .

– Biên bản kiểm kê quỹ cần ghi rõ số hiệu chứng từ, thời điểm kiểm kê.

– Ghi cụ thể thông tin về các bên tham gia công tác kiểm kê quỹ: Thủ quỹ, kế toán tiền mặt, kế toán thanh toán và đại diện các bên liên quan khác.

Mẫu bảng kiểm kê

– Khi tiến hành kiểm kê tiền quỹ, cần phải kiểm kê riêng từng loại tiền có trong quỹ. Nội dung cụ thể trong bảng kiểm kê:

+ Số dư theo sổ quỹ: Ghi rõ số tiền còn tồn vào cột số 2, căn cứ vào số tiền tồn quỹ ghi trên sổ quỹ tại thời điểm kiểm kê.

+ Số kiểm kê thực tế: Ghi rõ tổng số tiền còn tồn vào cột số 2, căn cứ số tiền kiểm kê theo thực tế; cần ghi rõ số tờ kiểm kê theo từng loại tiền vào cột 1 và tính ra số tiền tương ứng ghi vào cột 2.

+ Số tiền chênh lệch: Ghi rõ số tiền chênh lệch thừa hoặc thiếu vào cột 2. Số tiền chênh lệch được tính bằng hiệu số giữa số tiền dư theo ghi sổ quỹ với số tiền còn tồn qua kiểm kê thực tế.

Chênh lệch III = Số dư theo sổ quỹ I – Số kiểm kê thực tế II

– Ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa, thiếu quỹ.

– Ban kiểm kê quỹ ghi rõ kết luận sau khi kiểm kê quỹ, số tiền quỹ đủ, thừa hay thiếu bao nhiêu.

– Các bên liên quan ký, ghi rõ họ tên vào Bảng kiểm kê quỹ: Thủ quỹ, kế toán trưởng, người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ.

Sau khi hoàn thành các thông tin cần thiết, văn bản này được lập thành 2 bản, 1 bản do thủ quỹ giữ, bản còn lại giao cho kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán giữ.

Sau khi tiến hành kiểm kê quỹ xong, kết quả kiểm kê cũng như mọi khoản chênh lệch quỹ đều phải báo cáo cho lãnh đạo đơn vị để xem xét, giải quyết.