Bản sao là gì? Giá trị pháp lý của bản sao

Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính nhà nước hiện nay việc phải xin cấp bản sao để cung cấp cho các cơ quan chức năng là yêu cầu bắt buộc của khá nhiều thủ tục hành chính. Nhưng bản sao là gì thì không phải ai cũng biết. Giá trị, tác dụng và thời hạn sử dụng của bản sao? và các vấn đề khác liên quan sẽ được nêu rõ trong bài viết dưới đây!

1. Bản sao là gì? Giá trị pháp lý của bản sao

Căn cứ khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về bản sao như sau:

6. “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Theo đó, có thể có nhiều bản sao được hình thành từ một bản chính bằng cách: Chụp ảnh, photo, scan, đánh máy…

Song chỉ có bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao chứng thực từ bản chính là có giá trị sử dụng thay cho bản chính, khoản 1, khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Hiện nay, nhiều người vẫn đang hiểu bản sao là bản photo đã được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc. Quan điểm này là chưa đúng nhưng lại là quan điểm được hiểu trong nhiều cơ quan, đơn vị.

Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

– Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.

– Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

2. Bản sao khác gì bản photo công chứng?

Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

Còn theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Như vậy, có thể thấy “photo công chứng” thực chất là hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính, nói cách khác bản photo công chứng chính là bản sao từ bản chính được chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền.

3. Thẩm quyền cấp, chứng thực bản sao

Đối với bản sao từ sổ gốc

Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc được quy định tại Điều 4 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

• Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc
• Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

Đối với chứng thực bản sao:

Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao được quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

• Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

• Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

Lưu ý: Việc chứng thực bản sao từ bản chính liên quan đến tài sản là động sản không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

Trên thực tế, các cơ quan, đơn vị trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính đều yêu cầu cung cấp bản sao có chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc. Nếu yêu cầu cấp bản sao thông thường thì yêu cầu có bản chính để đối chiếu.

Do đó, bản photo công chứng có giá trị pháp lý cao hơn so với bản sao.