Xử lý chi phí bảo hành sản phẩm theo thông tư mới nhất

Chi phí bảo hành sản phẩm là một khoản chi phí được doanh nghiệp chi trả cho hoạt động bảo hành sản phẩm tại doanh nghiệp. Bài viết này, Kế toán Lê Ánh hướng dẫn bản xử lý chi phí bảo hành sản phẩm theo thông tư mới nhất.

(Bảo hành sản phẩm là một khâu hậu mãi mà tại đó người bán cam kết khắc phục các lỗi sản phẩm của mình trong một số trường hợp, trong một thời hạn nhất định được ghi trong quy chế bán hàng và hợp đồng mua bán. Trong thực tế hiện nay, hầu hết các hoạt động bán hàng luôn kèm theo các cam kết bảo hành sản phẩm. Thông tin trên phiếu bảo hành sản phẩm phải có đủ các chỉ tiêu cơ bản bao gồm: tên, địa chỉ người nhận bảo hành, bảo hành cho hàng hóa tại hóa đơn số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn để có căn cứ bảo hành và ghi nhận các chi phí phát sinh).

Xem thêm: Cách hạch toán chi thuê kho văn phòng, chi nhánh và địa điểm kinh doanh hợp lý

1. Cách hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm theo thông tư 200/2014/TT-BTC

a) Phương pháp hạch toán dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa

Kế toán ước tính chi phí bảo hành trên cơ sở số lượng sản phẩm, hàng hóa đã xác định là tiêu thụ trong kỳ:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (3521)

TH1: Doanh nghiệp không có bộ phận độc lập về bảo hành sản phẩm

Ghi nhận chi phí bảo hành thực tế:
Nợ các TK 621, 622, 627,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) 
Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,…

Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá thực tế phát sinh trong kỳ:
Nợ TK 154 – Chi phí SXKD dở dang
Có các TK 621, 622, 627, …

Khi sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3521)
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (phần dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm còn thiếu).
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

TH2: Doanh nghiệp có bộ phận độc lập về bảo hành sản phẩm, hàng hoá

Số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành về chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3521)
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (chênh lệch nhỏ hơn giữa dự phòng phải trả bảo hành sản phẩm, hàng hoá so với chi phí thực tế về bảo hành).
Có TK 336 – Phải trả nội bộ.

Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải xác định số dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa cần trích lập:
+ Trường hợp số dự phòng cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hạch toán vào chi phí, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (3521).

Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3521)
Có TK 641 – Chi phí bán hàng.

b) Phương pháp kế toán dự phòng bảo hành công trình xây dựng

 Việc trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng được thực hiện cho từng công trình, hạng mục công trình hoàn thành, bàn giao trong kỳ. Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây dựng, ghi:
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung 
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (3522).

– Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây dựng đã lập ban đầu, như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài …,:

Trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện việc bảo hành công trình xây dựng:
Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành, ghi:
Nợ các TK 621, 622, 627,… 
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) 
Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,…

Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí SXKD dở dang 
Có các TK 621, 622, 627,…

Khi sửa chữa bảo hành công trình hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522) 
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành).
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

Trường hợp giao cho đơn vị trực thuộc hoặc thuê ngoài thực hiện việc bảo hành, ghi: 
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522). 
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành).
Có các TK 331, 336…

Hết thời hạn bảo hành công trình xây dựng, nếu công trình không phải bảo hành hoặc số dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây dựng lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch phải hoàn nhập, ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522) 
Có TK 711 – Thu nhập khác.

2. Chi phí bảo hành có phải xuất hóa đơn? 

Theo Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định các trường hợp được xuất hóa đơn như sau:
“Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)”

Như vậy, trường hợp xuất hàng, linh kiện bảo hành sản phẩm hàng hóa không thuộc các trường hợp nêu trên, do vậy doanh nghiệp không phải xuất hóa đơn khi thực hiện bảo hành sản phẩm; bởi bảo hành mang tính hoàn thiện sản phẩm, chỉ xảy ra khi sản phẩm bị lỗi trong thời hạn còn bảo hành. Cần phân biệt bảo hành thay mới sản phẩm bị lỗi và bảo hành xuất linh kiện, phụ tùng sửa chữa:

– Hình thức bảo hành xuất linh kiện thay thế, sửa chữa:

Trường hợp bảo hành sản phẩm bị lỗi là sửa chữa, thay thế các bộ phận (xuất linh kiện, phụ tùng) trong sản phẩm, hàng hóa thì bên bán để đưa chi phí bảo hành vào chi phí hợp lý thì sử dụng các chứng từ sau để hạch toán:
– Phiếu xuất kho linh kiện, phụ tùng thay thế kèm theo Hợp đồng mua bán,
– Phiếu bảo hành và Biên bản giao nhận thiết bị, hàng hóa bảo hành có ký nhận của hai bên mua và bán hàng hóa (Phiếu bảo hành phải có đủ các chỉ tiêu: tên, địa chỉ người được bảo hành, bảo hành cho sản phẩm, hàng hóa tại hóa đơn số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn).

– Hình thức bảo hành sản phẩm theo dạng đổi hàng:

Tại điểm 2.4, phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định:
“Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có).

Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.”
Đây là trường hợp hàng bán trả lại và bên bán xuất sản phẩm khác thay thế. Nếu hợp đồng có qui định về bảo hành, khi hàng hóa bị hư hỏng không sửa chữa được, phải xuất đổi lại hàng thì mua xuất hóa đơn trả hàng (nếu là cá nhân không có hóa đơn thì bên bán thu hồi hóa đơn); đồng thời bên bán khi xuất hàng mới thay thế thì phải xuất kèm hóa đơn (tương ứng với sản phẩm mới) theo đúng quy định.

Hai bên căn cứ hóa đơn trả hàng, hóa đơn mới để kê khai, điều chỉnh số thuế GTGT trong ký kê khai thuế kế tiếp và điều chỉnh số tiền thanh toán (nếu giá trị sản phẩm mới không tương đồng).

KẾT LUẬN

– Nếu bảo hành hàng bị lỗi là đổi hàng mới tương ứng: Bên mua xuất hóa đơn trả hàng bị lỗi (hoặc bên bán thu hồi hóa đơn nếu bên mua là cá nhân không có hóa đơn), bên bán xuất hóa đơn mới tương ứng hàng hóa, sản phẩm mới thay thế. Hai bên căn cứ các hóa đơn để điều chỉnh, kê khai thuế và ghi nhận chi phí.

– Nếu bảo hàng hàng bị lỗi là xuất linh kiện, phụ tùng thay thế thì bên bán không phải xuất hóa đơn. Bên bán căn cứ để ghi nhận chi phí bảo hành là Hợp đồng mua bán, Phiếu xuất kho linh kiện, Biên bản giao nhận thiết bị, Phiếu bảo hành sản phẩm (các chứng từ có đầy đủ chữ ký xác nhận của hai bên mua-bán).
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa có thu tiền của khách hàng thì phải lập hóa đơn, tính, kê khai và nộp thuế theo quy định.

3. Chứng từ bảo hành sản phẩm

Theo công văn số 9671/CT-TTHT của Cục thuế TP Hồ Chí Minh về hóa đơn, chứng từ bảo hành sản phẩm.

Các trường hợp bảo hành miễn phí sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng theo cam kết của Công ty về thời gian và điều kiện bảo hành đã ghi trong Phiếu bảo hành giao cho khách hàng kèm theo hóa đơn bán hàng hoặc được thể hiện ghi trên hóa đơn bán hàng phù hợp với quy định của pháp luật thì được xử lý như sau:

– Trường hợp thay thế các bộ phận (linh kiện, phụ tùng) trong một sản phẩm, hàng hóa thì Công ty sử dụng Phiếu xuất kho kèm theo Hợp đồng mua bán, Phiếu bảo hành và Biên bản giao nhận thiết bị, hàng hóa bảo hành có ký nhận của hai bên mua và bán hàng hóa làm chứng từ hạch toán chi phí, trên Phiếu bảo hành phải có đủ các chỉ tiêu: tên, địa chỉ người được bảo hành, bảo hành cho sản phẩm, hàng hóa tại hóa đơn số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn.

– Trường hợp Công ty cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa có thu tiền của khách hàng thì phải lập hóa đơn, tính, kê khai và nộp thuế theo quy định.

Trên đây là cách xử lý chi phí bảo hành sản phẩm theo thông tư mới nhất. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết

Có thể bạn quan tâm: Hạch toán tài khoản 515, Tài khoản doanh thu hoạt động tài chính như thế nào

Cần sự trợ giúp, bạn để lại comment tại đây để các kế toán trưởng hiện đang làm việc tại các doanh nghiệp lớn trực tiếp giảng dạy khóa học kế toán thực hành tại Lê Ánh hỗ trợ và giải đáp cho bạn.

Để giải quyết những vướng mắc về kế toán, bạn có thể tham khảo khóa học kế toán tại Trung tâm Lê Ánh. Bên cạnh đó, Trung tâm Lê Ánh tổ chức các khóa học xuất nhập khẩu thực tế, để tìm hiểu thông tin về khóa học này, bạn vui lòng xem thêm tại website: xuatnhpakhauleanh.edu.vn

Kế toán Lê Ánh chúc bạn xử lý chi phí bảo hành sản phẩm thành công!