Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: 6 bước xây dựng bài bản, chuyên nghiệp

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là một bài toán dài. Quá trình ấy cần sự nỗ lực, đồng hành của tất cả lãnh đạo và toàn thể nhân viên. Những giá trị này sẽ song hành cùng tổ chức trong suốt chặng đường phát triển. 

Không chỉ vậy, văn hóa doanh nghiệp như tài sản vô hình để thương hiệu vươn ra thị trường thế giới với bản sắc riêng vốn có. Vậy làm thế nào để xây dựng hệ thống văn hóa doanh nghiệp chuẩn hóa, chuyên nghiệp? Gitiho sẽ chia sẻ chi tiết hơn trong bài viết sau đây. 

Khái niệm văn hóa doanh nghiệp

Mark Leslie – Chủ tịch sáng lập kiêm CEO Công ty phần mềm Veritas Software khẳng định: “Văn hóa không phải là những thứ ta ghi vào văn bản, giấy tờ. Văn hóa là những điều chúng ta nói và thực hiện hàng ngày”. Văn hóa doanh nghiệp được hiểu là tập hợp mọi giá trị, chuẩn mực về hành vi, niềm tin, cách nhận thức, phương pháp tư duy mà tất cả thành viên công ty cùng công nhận, hành động như thói quen tại nơi làm việc. 

Văn hóa doanh nghiệp chính là những giá trị, chuẩn mực để nhân viên thực hiện

Không chỉ các tập đoàn lớn, công ty quy mô nhỏ cũng cần thiết lập nên văn hóa doanh nghiệp. Chúng như nền móng vững chắc nên càng chuyên biệt, chuẩn hóa sẽ càng đưa tổ chức vươn xa. 

Các cấp độ của văn hóa doanh nghiệp

Để đề xuất chiến lược phát triển doanh nghiệp ở từng giai đoạn khác nhau, nhà lãnh đạo cần hiểu và phân tích được yếu tố cấu thành văn hóa công sở. Cựu giáo sư MIT Sloan – Edgar Henry Schein cho rằng văn hóa tổ chức chia thành 3 cấp độ:

Mỗi cấp độ văn hóa doanh nghiệp sẽ có những đặc trưng riêng biệt

Cấp độ 1: Giá trị hữu hình của doanh nghiệp

Đây là giá trị hữu hình, bao gồm những điều mà mọi người có thể nghe, nhìn, cảm nhận khi có cơ hội tiếp xúc với tổ chức mới. Các yếu tố này có thể thay đổi, hiếm khi phản ánh giá trị đích thực trong văn hóa công ty. Ví dụ như: Logo, khẩu hiệu, thiết kế sản phẩm, đồng phục, cơ cấu văn phòng. 

Cấp độ 2: Những giá trị đã được ghi nhận

Ở cấp độ này bao gồm giá trị được doanh nghiệp quảng bá rộng rãi, thể hiện thông qua lời nói, hành động nhân viên. Tầm nhìn, giá trị cốt lõi, sứ mệnh, mục tiêu, chiến lược là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của toàn nhân sự. 

Cấp độ 3: Quan điểm chung

Cấp độ 3 khó xác định và điều chỉnh bởi chúng đã ăn sâu suy nghĩ của hầu hết các thành viên, trở thành thói quen chi phối hành động. Một khi họ đã cùng nhau chia sẻ, thực hiện theo sẽ rất khó chấp nhận những hành vi đi ngược lại. 

Văn hóa doanh nghiệp có vai trò gì?

Theo nghiên cứu của Deloitte đã công bố, 94% giám đốc điều hành, 88% nhân viên tin văn hóa mang tính quyết định đến thành công doanh nghiệp. Thực tế cũng chứng minh xây dựng văn hóa doanh nghiệp ngay từ đầu sẽ ảnh hưởng tới nhiều mặt vận hành. Cụ thể:

Thu hút ứng viên tài năng

Không ít chuyên gia nhân sự đồng ý rằng công ty sở hữu văn hóa nội bộ mạnh mẽ là lợi thế cạnh tranh rất lớn để thu hút nhân tài. Bởi bất cứ ai cũng muốn làm việc cho công ty chế độ tốt. Đặc biệt những điều này được truyền lại từ chính nhân viên cũ và hiện tại lại càng đáng tin. 

Công ty có nền văn hóa nội bộ tốt sẽ trở thành điểm hấp dẫn thu hút người tài

Thực thế, một công ty có văn hóa tích cực sẽ trở thành điểm đến lý tưởng cho các tài năng sẵn sàng cống hiến. Điển hình phải kể tới văn hóa doanh nghiệp của Zappos (Mỹ). Công ty này chia sẻ đặc trưng văn hóa ngay khi ứng viên ứng tuyển. Qua quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ xem họ có phù hợp văn hóa công ty hay không. Sau tuần đầu làm việc, nhân viên mới được khuyến khích nghỉ việc nếu họ cảm thấy không phù hợp. 

Xem thêm: 7 chính sách thu hút nhân tài cho doanh nghiệp

Giữ chân nhân tài

Một nền văn hóa tích cực, tôn trọng người lao động không chỉ giúp tuyển dụng thành công mà còn là yếu tố giữ chân nhân tài hiệu quả. Khi thu nhập đạt đến một ngưỡng nào đó, người ta sẵn sàng đánh đổi để có thể làm ở môi trường thoải mái, hòa đồng, minh bạch hơn. 

Môi trường làm việc thoải mái, được quan tâm, tạo điều kiện phát triển giúp nhân sự muốn gắn bó lâu dài

Nổi tiếng là một trong những nơi làm việc tốt nhất thế giới, Twitter nhận không ít sự ca ngợi của nhân viên. Họ có thể ăn uống miễn phí ngay tại trụ sở San Francisco, kèm theo những lớp học Yoga miễn phí. 

Khi được phỏng vấn, nhân sự của Twitter nhấn mạnh họ rất thích được làm việc và sẵn sàng đóng góp cho công ty. Vì thế không có nhân viên nào rời khỏi văn phòng khi chưa hoàn thành công việc và nhiệm vụ mỗi ngày.

Xem thêm: 10 cách giữ chân nhân viên hiệu quả doanh nghiệp nên biết

Hạn chế xung đột nội bộ

Nếu xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên biệt, tích cực sẽ giúp giảm thiểu căng thẳng tại nơi làm việc. Đây là chất keo gắn kết các thành viên trong công ty. Thông qua đó mỗi cá nhân, đội nhóm đều thống nhất cách hiểu vấn đề, đánh giá, định hướng hành động. 

Văn hóa doanh nghiệp là cách kết nối nhân sự, hạn chế xung đột xảy ra

Khi phải đối mặt với xu hướng xung đột lẫn nhau, văn hóa giúp mọi người hòa nhập, tìm thấy tiếng nói chung. Facebook nổi tiếng với quy mô số lượng nhân viên đã thực hiện rất tốt vấn đề này. Công ty cung cấp cho nhân viên rất nhiều quyền lợi như: Mua cổ phiếu công ty, đồ ăn miễn phí, không gian làm việc thoải mái. Đặc biệt, văn hóa của Facebook tập trung vào hoạt động nhóm, tạo điều kiện mọi người kết nối cởi mở, gắn kết hơn.

Nâng cao nhiệt huyết, thúc đẩy nhân sự làm việc

Một trong những lợi ích xây dựng văn hóa doanh nghiệp mang lại chính là thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên. Người lao động sẽ tận tâm với công việc, đạt năng suất cao hơn khi được trân trọng. Họ sẵn sàng cống hiến cho sứ mệnh chung và hãnh diện vì trở thành một phần công ty. 

Khi được khích lệ, tạo điều kiện, nhân viên sẽ hoàn thành công việc tốt hơn

Nổi tiếng trong việc đề cao, tin tưởng nhân viên không thể bỏ qua Adobe. Đơn vị này hạn chế tối đa các cấp quản lý cấp thấp, đẩy mạnh giao phó trách nhiệm cho nhân viên và đặt niềm tin vào khả năng của họ. 

Adobe không đánh giá nhân sự thông qua chấm điểm. Bởi công ty cho rằng việc đó ảnh hưởng xấu tới sức sáng tạo, tinh thần đồng đội. Tại đây, người lãnh đạo chỉ đóng vai trò huấn luyện viên. Bên cạnh đó, nhân viên Adobe cũng nhận được ưu đãi mua cổ phần công ty. Điều này khiến họ nhận thức rõ ràng nghĩa vụ, trách nhiệm của mình trong mỗi nhiệm vụ. 

6 bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp chi tiết

Theo nghiên cứu của các chuyên gia kinh tế học tại Đại học Warwick (Anh): Hạnh phúc giúp tăng 12% năng suất công việc, trong khi căng thẳng làm giảm đi 10% năng suất. Điều này cho thấy xây dựng văn hóa doanh nghiệp vô cùng quan trọng để tạo nên môi trường làm việc tốt. 

Để kiến thiết được một nền văn hóa quy chuẩn, người làm lãnh đạo cần nghiên cứu, cân nhắc kỹ lưỡng. Khám phá 6 bước dưới đấy sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích.

Bước 1: Đánh giá nội tại doanh nghiệp

Có nhiều cách đánh giá văn hóa nội tại doanh nghiệp. Bạn có thể khảo sát từ nhân viên hay dành thời gian quan sát trực tiếp. Nếu công ty bạn đang xuất hiện những dấu hiệu “độc hại” sau hãy nhanh chóng tìm biện pháp cải thiện:

Hiểu rõ nội tại doanh nghiệp giúp lãnh đạo biết cần thay đổi điều gì

• Tuyển dụng liên tục. 

• Cả quản lý và nhân viên kỷ luật kém, hay đi làm trễ, chậm deadline, bắt đầu làm việc muộn. 

• Giao tiếp nội bộ kém, không có sự tương tác giữa các cá nhân, bộ phận. 

• Quản lý và nhân viên là hai thế giới khác biệt, không kết nối, giao tiếp một chiều. 

• Hiếm có sự công nhận, khen thưởng. 

• Nhân sự không lên tiếng thảo luận, đóng góp ý tưởng trong cuộc họp nhưng lại bàn luận sôi nổi sau đó. 

Nắm rõ tình trạng doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại bạn sẽ biết mình cần làm gì. Như vậy, văn hóa của công ty dần thay đổi tốt hơn, tạo môi trường cống hiến, chia sẻ cho tất cả nhân sự. 

Bước 2: Xác định loại hình văn hóa đặc trưng

Khi bắt đầu xây dựng văn hóa doanh nghiệp bạn nên cân nhắc kỹ về những điều mình muốn tạo nên. Hãy bước đi từ chính những thế mạnh, đặc trưng riêng biệt của công ty bạn. Nếu công ty phát triển dựa trên nền tảng là sức mạnh nội tại có sẵn, nhà lãnh đạo sẽ biết mình nên làm gì, làm như thế nào tốt nhất. 

Cần xác định loại hình văn hóa đặc trưng để định hướng hoạt động đúng đắn

Theo Harvard Business Review, dựa trên 2 tiêu chí: Sự tương tác giữa mọi người và khả năng thích ứng trước thay đổi, chúng ta có thể chia ra 8 loại hình văn hóa doanh nghiệp đặc trưng. Bao gồm:

• Quan tâm.

• Mục tiêu. 

• Học tập. 

• Tận hưởng. 

• Kết quả. 

• Chuyên chế. 

• Trật tự. 

Trong đó, loại hình văn hóa doanh nghiệp dạng quan tâm (Caring-Culture) được các công ty, tập đoàn lựa chọn nhiều nhất tới 63%. Tùy thuộc tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức bạn nên định hướng xây dựng văn hóa phù hợp. 

Bước 3: Xác định hệ giá trị tư tưởng cốt lõi

Hiện nay có không ít công ty sử dụng từ ngữ hoa mỹ, hào nhoáng để nêu lên giá trị cốt lõi của mình. Khi nói về điều này, Enron – Tập đoàn năng lượng hàng đầu của Mỹ đã từng dùng 4 từ sau: Integrity (Liêm chính), Communication (Kết nối), Respect (Tôn trọng), Excellence (Xuất sắc). Tuy nhiên, vào năm 2002 tập đoàn đã sụp đổ do che giấu, khai man sổ sách, lừa đảo, tạo nên vụ án kinh tế chấn động lịch sử nước Mỹ. 

Giá trị cốt lõi là điều không thể thiếu trong văn hóa doanh nghiệp

Giá trị cốt lõi chính là kim chỉ nam cho doanh nghiệp. Điều đó thực sự cần được coi trọng và đề cao hàng đầu. Nhưng không nên vì thế mà chúng ta quá ảo tưởng vạch ra những điều xa tầm với. Vì thế, để xác định giá trị cốt lõi của công ty, bạn cần trả lời những câu hỏi sau:

• Mục tiêu dài hạn, sứ mệnh, tầm nhìn của công ty là gì?

• Bạn muốn hình ảnh công ty mình được biết đến như thế nào, bằng cách nào?

• Mục tiêu kinh doanh có phù hợp với giá trị cá nhân của tập thể nhân sự hay không?

• Văn hóa công ty muốn hướng tới mục tiêu gì?

Khi trả lời những câu hỏi trên bạn dễ dàng vạch ra giá trị cốt lõi khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Bằng cách này chúng ta đi đúng hướng, không bị phi thực tế. 

Bước 4: Thu hẹp khoảng cách giữa văn hóa nội tại và hình mẫu lý tưởng

Nếu đã xác định được một hình thức văn hóa lý tưởng cho doanh nghiệp và thấu hiểu về nội tại bản thân, lãnh đạo sẽ biết cách thu hẹp khoảng cách giữa chúng. Bạn có thể đánh giá mức độ tương xứng theo 4 tiêu chí: Ra quyết định, phong cách làm việc, giao tiếp, đối xử. 

Hình mẫu văn hóa lý tưởng là mục tiêu cho doanh nghiệp

Kế hoạch hành động của doanh nghiệp lúc này bao gồm hoạt động, mục tiêu, thời gian, trách nhiệm cụ thể. Theo đó bạn phải biết cái gì ưu tiên? Cần tập trung chỗ nào?  Nguồn lực như thế nào mới đủ? Ai chịu trách nhiệm? Deadline ra sao?

Bước 5: Triển khai, ban hành văn hóa doanh nghiệp

Nếu đã xây dựng văn hóa doanh nghiệp thành bộ tiêu chuẩn hoàn chỉnh, chúng ta tiến hành triển khai rộng rãi. Trước hết bạn hãy thành lập một bộ phận phụ trách văn hóa doanh nghiệp chuyên biệt. Nhóm này có thể bao gồm đại diện cấp quản lý từng phòng ban, trợ lý. Đôi khi, bộ phận nhân sự và truyền thông nội bộ sẽ giữ quyền hạn đó. 

Văn hóa doanh nghiệp cần được ban hành rộng rãi tới mọi nhân viên

Sau khi ban hành quy định chung, bạn nên tổ chức buổi trò chuyện giữa lãnh đạo và toàn bộ nhân viên. Tại đây đại diện doanh nghiệp hãy chia sẻ về giá trị văn hóa công ty và kêu gọi hành động của họ. 

Để văn hóa trở thành động lực thúc đẩy người lao động, nền tảng phát triển vững chắc, chúng ta cần duy trì lâu dài. Quá trình này phải bồi đắp bền bỉ, kết hợp giữa tuyên truyền, hành động thực tế. Hàng năm công ty có thể tổ chức các sự kiện như team building, du lịch, chăm sóc sức khỏe, hệ thống khen thưởng phù hợp. 

Bước 6: Đo lường

Văn hóa doanh nghiệp nên được đánh giá kỹ càng bởi những nhà quản lý. Việc thường xuyên đo lường giúp bạn kịp thời phát hiện, giải quyết vấn đề tồn đọng, cải thiện văn hóa lành mạnh hơn cho công ty. 

Đo lường giúp nhà lãnh đạo đánh giá được sức ảnh hưởng của văn hóa doanh nghiệp

Muốn biết mức độ hiểu, thực hiện văn hóa doanh nghiệp đến đâu, bạn có thể thông qua khảo sát hàng năm, nhận phản hồi từ nhân viên. Ngoài ra, dựa vào các chỉ số như: ETR (Employee Turnover Rate) – tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, eNPS (Employee Net Promote Scores) – sự gắn kết của nhân viên, ESI (Employee Satisfaction Index) – chỉ số hài lòng của nhân viên. 

Gitiho tin rằng tập trung xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên biệt, chuẩn chỉnh sẽ là cách để công ty phát triển bền vững, mạnh mẽ. Vì vậy, đứng trên cương vị người lãnh đạo bạn đừng bỏ qua vấn đề quan trọng này.