Văn phòng hiện đại là gì? So sánh văn phòng truyền thống và hiện đại

Ngay nay, văn phòng làm việc công ty không còn là nơi nhân viên phải có mặt 8 tiếng mỗi ngày. Mà đó phải là một phần cấu thành nên giá trị thương hiệu. Đồng thời thúc đẩy cảm giác hạnh phúc, thoải mái, tự tin sáng tạo và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Tất cả những yếu tố đó đã góp phần cấu thành nên khái niệm mới trong bố trí văn phòng – văn phòng hiện đại. Vậy kiểu văn phòng này có những đặc trưng gì? Ưu – nhược điểm ra sao? Thiết kế văn phòng theo hướng hiện đại có khác biệt gì so với kiểu văn phòng truyền thống?  

Văn phòng hiện đại là gì?

Văn phòng hiện đại là trung tâm hành chính của một doanh nghiệp được thiết kế theo phong cách hiện đại. Ở đó, tất cả không gian, nội thất, trang trí đều mang đến sự tươi mới, năng lượng dồi dào; tích hợp công nghệ, ánh sáng, vật liệu tạo nên một không gian làm việc đa chức năng cho nhân viên. Đồng thời thể hiện tính nhận diện thương hiệu một cách rõ ràng.

Dưới tác động của đại dịch Covid – 19, khi người lao động phải làm việc từ xa, khái niệm văn phòng kiểu mới cũng có nhiều thay đổi. Theo Nikita Kochergin, Giám đốc Bộ phận Trung tâm Liên lạc và Truyền thông Hợp nhất:

“Văn phòng hiện đại là văn phòng kỹ thuật số. Trong đó, nhân viên sẽ không bị ràng buộc quá nhiều tại nơi làm việc của họ. Họ có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu, miễn là phù hợp với họ. Một văn phòng như vậy sẽ thích ứng với bất kỳ sự thay đổi nào của công ty hoặc tác động bởi ngoại cảnh”.

Sự ra đời của văn phòng theo phong cách hiện đại

Những năm đầu của thập niên 80, bùng nổ thông tin xuất hiện trên phạm vi toàn thế giới. Đây là thành quả của 5 yếu tố cùng hội tụ: Cách mạng khoa học công nghệ; Quan hệ kinh tế – thương mại phát triển trên phạm vi toàn cầu; Chính phủ nhà nước ra sức tăng cường quản lý, hợp tác kinh tế với thế giới; Vai trò của người lao động được nâng cao; Công nghệ thông tin phát triển làm thay đổi khái niệm xử lý thông tin của chúng ta.

Trước sự bùng nổ thông tin quan trọng đó, các chủ doanh nghiệp cần phải nhạy bén, nắm bắt thời cuộc; củng cố thêm các bộ phận trong công ty; tạo mối quan hệ kinh tế xã hội với nhiều đối tác, khách hàng phạm vi trong và ngoài nước. 

Trong bối cảnh ấy, văn phòng truyền thống chỉ làm về công việc hành chính giấy tờ đã không còn phù hợp. Mà thay vào đó là phải đầu tư phát triển các bộ phận, trú trọng điều hành, nâng cấp văn phòng, quản lý nhân lực. Theo đó, khái niệm văn phòng kiểu mới hình thành với tên gọi Văn phòng hiện đại (Modern office).

Đặc điểm của văn phòng kiểu hiện đại 

• Nội thất hiện đại, tiện dụng. Bàn ghế văn phòng thiết kế đa năng, đáp ứng nhiều không gian làm việc, lưu trữ tài liệu. 

• Không gian đa chức năng. Ngoài khu vực ngồi làm việc, văn phòng được phân chia thêm các bộ phận như: quầy lễ tân, phòng tiếp khách, hệ thống các phòng họp… 

• Tích hợp công nghệ thông minh trong công việc và tăng tính thẩm mỹ cho văn phòng. 

• Môi trường hợp tác, giao lưu, làm việc nhóm và làm việc độc lập hiệu quả 

• Không gian mở, tận dụng ánh sáng tự nhiên, cây xanh văn phòng. Những bức vách ngăn, mảng tường hầu như được loại bỏ trong khu vực làm việc tập trung của nhân viên. 

• Khu vực giải trí, nghỉ ngơi – Pantry văn phòng, góc chill thư giãn, bắt mắt, trang trí ngộ nghĩnh… 

• Ánh sáng được tập trung đầy đủ cho tất cả các khu vực

• Đề cao tính thẩm mỹ trong thiết kế không gian nội thất văn phòng. Tích hợp khéo léo màu sắc thương hiệu để tạo dấu ấn riêng, nâng tầm địa vị, ngành nghề kinh doanh. Những mẫu thiết kế nơi làm việc theo phong cách hiện đại có thể tạo ra các tác phẩm nghệ thuật ấn tượng. 

Chức năng của văn phòng hiện đại 

Văn phòng là trung tâm của bất kỳ hoạt động kinh doanh thương mại nào. Nó được ví như bộ não của con người. Mọi hoạt động, ý thức của chúng ta đều được điều chỉnh và kiểm soát bởi não bộ. Nhân viên và các bộ phần của doanh nghiệp cũng được kiểm soát tương tự trong mô hình văn phòng. 

Công ty hiện đại vẫn đáp ứng các chức năng cơ bản: là nơi làm việc, giao dịch, quản lý, phân tích dữ liệu, định hướng phát triển, quan hệ công chúng. Bên cạnh đó có thêm các chức năng mới:

• Thay vì “sếp là nhất”, nhiều doanh nghiệp đã duy trì phương châm: nhân viên khỏe mạnh là nhân viên hạnh phúc. Và theo tiền đề nảy, thiết kế văn phòng phong cách hiện đại sẽ tập trung vào nhu cầu và chức năng của người sử dụng. Đảm bảo tiện nghi, cơ sở vật chất đầy đủ để nhân viên phát huy hết mọi thế mạnh của mình.

• Đồng thời, loại văn phòng này cũng đáp ứng chức năng nâng tầm thương hiệu và địa vị của doanh nghiệp. Tạo nên bộ mặt mới, cao cấp và uy tín cho hoạt động kinh doanh của công ty. 

So sánh văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại

Cả văn phòng kiểu mới và truyền thống đều phải đảm bảo cấu trúc 3 mặt cơ bản:

• Trang thiết bị kỹ thuật

• Con người

• Các nghiệp vụ hành chính, kế toán 

Được hiểu là nơi làm các công việc giấy tờ, hành chính, sự vụ trong một cơ quan, doanh nghiệp. 

Được xác định bởi con người, văn hóa doanh nghiệp và tính thẩm mỹ. 

Không tập trung vào thiết kế. Có thể hiểu như chỉ cần bê vài chiếc bàn đặt đủ chỗ là tạo thành văn phòng. 

Được nghiên cứu thiết kế bài bản ngay từ đầu. Đảm bảo các không gian được sắp xếp một cách khoa học. Lối trang trí bắt bắt, nội thất hiện đại.

Không gian làm việc được phân chia từng ô, có vách ngăn để tạo không gian riêng tư cho cá nhân.

Không gian làm việc đa dạng, có khu chung, riêng rõ ràng. 

Các bức tường, vách ngăn ở khắp mọi nơi 

Lược giản tối đa các bức tường, vách ngăn. Khu vực làm việc chung có sự gắn kết, thuận tiện trao đổi công việc. 

Màu sắc đơn giản, thiếu sáng, có phần u ám, thiếu thẩm mỹ 

Sử dụng tâm lý học màu sắc trong thiết kế văn phòng làm việc 

Nội thất trơn, tối giản, không cầu kỳ 

Nội thất phòng làm việc hiện đại, tiện dụng, đa năng 

Concept trang trí văn phòng lỗi thời 

Concept trang trí hiện đại, cá tính, bắt mắt, thể hiện tính nhận diện thương hiệu 

Thường không có không gian giải trí hoặc phòng chờ, sảnh tiếp khách 

Có thêm các không gian giải trí, nghỉ ngơi, khu pantry văn phòng, quầy lễ tân, phòng khách… 

Thiếu cửa sổ, thiếu sáng tự nhiên

Nhiều cửa sổ, tràn ngập ánh sáng tự nhiên 

Thiếu yếu tố xanh

Trú trọng thiết kế văn phòng xanh, các yếu tố thiên nhiên,  thân thiện với môi trường. 

Ưu điểm, lợi ích của văn phòng hiện đại 

Vẻ đẹp hiện đại, tính thiết thực và thẩm mỹ của doanh nghiệp hiện đại đã mang lại nhiều lợi ích cho cả nhân viên cũng như sự phát triển công ty. Cụ thể:

Sử dụng tốt không gian, tránh lãng phí 

Loại hình văn phòng này cần có sự tính toán, thiết kế khoa học ngay từ đầu. Ngoài các yếu tố về thương hiệu và tính thẩm mỹ, thiết kế văn phòng còn giúp chủ doanh nghiệp sử dụng tốt không gian, tiết kiệm diện tích, bố trí đầy đầy đủ khu vực, tránh lãng phí không cần thiết. 

Nhân viên khỏe mạnh, hạnh phúc 

Ánh sáng tự nhiên tràn ngập không gian. Cây xanh vừa tăng tính thẩm mỹ, vừa có tác dụng giảm thải tác động của khí độc từ thiết bị máy tính, thanh lọc không khí. Tất cả những yếu tố này sẽ giúp đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp khỏe mạnh hơn rất nhiều. 

Một nghiên cứu từ Khoa Thiết kế và Phân tích Môi trường tại Đại học Cornell kết luận rằng: những người làm việc trong văn phòng với ánh sáng tự nhiên được tối ưu hóa có ít đau đầu hơn 63%, ít buồn ngủ hơn 56% và giảm 51% mỏi mắt.
Nhân viên phải ngồi làm việc tại văn phòng ít nhất 8 – 10 tiếng. Nội thất văn phòng đẹp, thiết kế theo tiêu chuẩn cũng có tác động rất tốt đến sức khỏe của nhân viên.

Bên cạnh đó, các khu vực giải trí, nghỉ ngơi, khu thư giãn, pantry văn phòng cũng là yếu tố thúc đẩy niềm hạnh phúc của nhân viên. Lúc này, khi có một chế độ lương thưởng tốt, cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp thì chẳng có lý do gì họ phải rời đi. 

Tăng hiệu suất làm việc cho người lao động

Khi những bức tường thô kệch, bức bách đã được lược bỏ, môi trường làm việc sẽ thoải mái hơn, thông thoáng hơn. Kết hợp thêm tính nghệ thuật trong trang trí, yếu tố xanh trong bố trí cây cảnh sẽ giúp nhân viên giảm căng thẳng, lo âu, áp lực. Từ đó thúc đẩy năng suất và sự tập trung cho đội ngũ nhân viên. 

Mặt khác, văn phòng không gian mở cũng tăng sự kết nối, trao đổi, làm việc nhóm hiệu quả giữa các thành viên. Đây cũng là yếu tố quan trọng thúc đẩy những ý tưởng mới, sáng tạo có lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp.  

Thu hút nhân tài và giữ chân họ 

Millennials và Gen-Z đang từ chối môi trường văn phòng truyền thống để ủng hộ sự linh hoạt và không gian làm việc mang lại cảm giác thân thiện hơn. Các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến vấn đề này. Bởi vì:

Vào năm 2025, Millennials và Gen-Z sẽ chiếm phần lớn lực lượng lao động. Nói cách khác, họ cũng chính là nhân tài mà nhiều doanh nghiệp đang phải cố gắng thu hút. Vì vậy, nhưng văn phòng làm việc có bầu không khí tươi mới, không gian làm việc linh hoạt sẽ là lợi thế cạnh tranh để thu hút – giữ chân nhân tài.

Bộc lộ rõ cá tính doanh nghiệp

Cá tính, ngành nghề kinh doanh và màu sắc nhận diện thương hiệu sẽ được các KTS thể hiện một cách rõ ràng trong không gian văn phòng. Đây là yếu tố tạo nên sự khác biệt, độc bản, tăng giá trị doanh nghiệp.

Để lại ấn tượng với khách hàng, đối tác và cả nhân viên 

Nơi làm việc thiết kế theo phong cách hiện đại luôn luôn song hành với yếu tố nhận diện, bản sắc văn hóa doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp truyền tải văn hóa, tư tưởng, tầm nhìn mới của mình tới khách hàng một cách khách quan nhất. Đây là ấn tượng quan trọng giúp công ty ký kết những hợp đồng lớn, định hướng phát triển lâu dài. 

Đến văn phòng làm việc không phải là tư tưởng áp lực, căng thẳng. Mà nó trở thành một nơi thú vị nhân viên muốn đến mỗi ngày. Bởi vì ở đó, không gian đẹp, thư giãn, góc chill, check in lý tưởng… Nhân viên PR cho doanh nghiệp góp phần tăng sự lan tỏa, độ phủ, dễ dàng hơn khi tuyển dụng nhân tài. 

Thúc đẩy sự phát triển của công ty 

Văn phòng đẹp, nhân viên hăng say, đối tác hài lòng. Khi tất cả các yếu tố trên cùng hội tụ, chắc chắn sẽ thúc đẩy sự phát triển lâu dài của công ty.

Nhược điểm của

Văn phòng kiểu mới cũng có một số nhược điểm nhất định. Đó là:

• Không gian mở đồng nghĩa với tiếng ồn khi trao đổi, thiếu không gian riêng để nhân viên tập trung khi cần thiết. 

• Bất kể điều gì cũng có thể khiến nhân viên bị phân tâm, gây xao nhãng

• Khả năng lây lan bệnh trong không gian văn phòng mở 

Tất cả những nhược điểm này có thể gây phản tác dụng, khiến nhân viên thêm phần căng thẳng, mệt mỏi, khó chịu. Vì vậy, điều quan trọng ở đây là KTS phải có sự tính toán thiết kế bố cục hợp lý. Sao cho phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, nhiệm vụ của các phòng ban. Khi các yếu tố trên được dung hòa thì văn phòng làm việc mở hiện đại mới thức sự đáp ứng tốt chức năng, phát huy ưu điểm của nó. 

Kết luận 

Văn phòng hiện đại là gì? Trên đây là tất tần tật kiến thức liên quan đến mô hình văn phòng kiểu mới. Đây là xu hướng đang được ưa chuộng phát triển trên thế giới và Việt Nam. Chủ doanh nghiệp nên xem xét để tìm kiếm phương án tốt nhất cho địa điểm kinh doanh của đơn vị mình.