Văn phòng đại diện là gì?【Khái niệm, chức năng & quy định】

Văn phòng đại diện là gì? Chức năng văn phòng đại diện ra sao? Thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào? Văn phòng đại diện phải nộp những loại thuế nào? là câu hỏi của nhiều doanh nghiệp có nhu cầu mở một đơn vị phụ thuộc đại diện cho công ty trong việc xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng và không có mục đích thu lợi trực tiếp. Để hiểu rõ hơn những vấn đề này, mời bạn đọc tham khảo nội dung bài viết dưới đây:

I/Khái niệm văn phòng đại diện

1. Văn phòng đại diện (tên tiếng Anh : representative office) là gì?

Theo Luật Doanh Nghiệp 2014, Khoản 2 Điều 45, văn phòng đại diện là “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”
Doanh nghiệp vừa có thể lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước lẫn nước ngoài.
Không có quy định, giới hạn về số lượng chi nhánh nên doanh nghiệp có quyền đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại địa phương (theo địa giới hành chính).

2. Các nhóm văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện được chia thành 2 nhóm:

Văn phòng đại diện cho công ty có hiện diện thương mại tại Việt Nam
Văn phòng đại diện cho thương nhận nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam)

3. Tên của văn phòng đại diện

Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng tiếng Việt, các chữ cái như F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Khi đặt tên, tên riêng của doanh nghiệp lúc nào cũng đi kèm thêm “văn phòng đại diện”
Tên của văn phòng đại diện được quy định phải đặt, viết, gắn tại trụ sở văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên giấy tờ giao dịch, hồ sơ cũng như tài liệu, ấn phẩm do văn phòng đại diện đó phát hành.

4. Tư cách pháp nhân của văn phòng đại diện

Do văn phòng đại diện chỉ là đơn vị trực thuộc công ty nên văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.

II/ Chức năng của văn phòng đại diện

Chức năng của văn phòng đại diện được quy định tại Điều 16, Nghị định 72/2006/NĐ-CP như sau:

Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.
Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo qui mô định hướng của Hội đồng quản trị.
Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở và chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.

Như vậy, văn phòng đại diện không có chức năng hoạt động kinh doanh mà là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.

III/ Quy định về văn phòng đại diện

Căn cứ vào Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, Luật Doanh Nghiệp 2014, Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp:

Trưởng văn phòng đại diện có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài.
Văn phòng đại diện được Nhà nước Việt Nam bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp và có nghĩa vụ tuân thủ pháp luật Việt Nam.
Văn phòng đại diện sẽ không được hưởng quy chế ưu đãi miễn trừ dành cho Cơ quan Đại diện ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự nước ngoài, Cơ quan đại diện của Tổ chức quốc tế liên Chính phủ tại Việt Nam
Chủ sở hữu là người nước ngoài không được thành lập nhiều hơn 01 văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi 01 tỉnh hoặc thành phố.
Thời hạn hoạt động trên giấy phép của thương nhân nước ngoài phải còn ít nhất 01 năm, tính từ ngày nộp hồ sơ.
Thương nhân nước ngoài không được phép cho mượn, cho thuê lại trụ sở (Điều 28).
Người đứng đầu văn phòng đại diện không được kiêm nhiệm chức danh Đại diện pháp luật của doanh nghiệp Việt Nam (Khoản 8 Điều 33).

IV/ Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện

Như tên gọi của nó, văn phòng đại diện có chức năng hoạt động không quá phức tạp. Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện với người đứng đầu có chức danh là “trưởng văn phòng đại diện”.

Văn phòng đại diện được thay mặt ông ty ký kết hợp đồng phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà, thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công việc,…

Công ty mẹ sẽ là đơn vị duy nhất có quyền quyết định cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện và cho phép sự hoạt động của văn phòng đại diện.

V/ Hạch toán kế toán văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện chỉ có hình thức hạch toán phụ thuộc. Công ty mẹ sẽ nộp tờ khai lệ phí môn bài, nộp thuế môn bài, kê khai thuế cho văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên không phát sinh thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nếu văn phòng đại diện có sử dụng lao động và người lao động tại văn phòng có phát sinh thu nhập cá nhân (trong trường hợp mức lương đủ điều kiện phải nộp thuế thu nhập cá nhân) thì các đối tượng sau phải đăng ký thuế thu nhập cá nhân:

Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp
Các ban quản lý dự án, văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài
Các đơn vị sự nghiệp,…
Các cá nhân có thu nhập từ sản xuất, kinh doanh không thuộc đối tượng được miễn thuế thu nhập cá nhân.
Cá nhân có thu nhập từ sản suất, kinh doanh thực hiện đăng ký thuế thu nhập cá nhân đồng thời với việc đăng ký các loại thuế khác.
Cá nhân thuộc trường hợp được giảm trừ gia cảnh
Cá nhân chuyển nhượng bất động sản,…

VI/ Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Theo Luật Doanh Nghiệp 2014, Khoản 2 Điều 46 và Khoản 1 Điều 33 nghị định 78/2015/NĐ-CP về việc đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký để văn phòng đại diện được đi vào hoạt động bao gồm:

Bản sao có công chứng giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước công dân, chứng minh nhân dân, hộ chiếu) hoặc chứng thực hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện
Thông báo thành lập văn phòng đại diện
Bản sao quyết định thành lập văn phòng đại diện
Bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp( đối với công ty TNHH 2 thành viên và công ty cổ phần)
Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện

***Một vài điều lưu ý:

Hợp đồng ký kết với văn phòng đại diện sẽ thay mặt cho doanh nghiệp nên khi bàn bạc và ký hợp đồng với văn phòng đại diện, bạn nên yêu cầu phía văn phòng đại diện xuất trình giấy tờ ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp.
Nghiên cứu kĩ nội dung của giấy ủy quyền – phải liên quan trực tiếp đến hợp đồng ký kết để tránh phát sinh tranh chấp, bất đồng gây thiệt hại về tài chính cũng như ảnh hưởng đến danh tiếng của đôi bên.
Văn phòng đại diện khi thành lập sẽ không phải đăng ký mức vốn điều lệ như khi thành lập công ty, doanh nghiệp

VII/ Địa chỉ cho thuê văn phòng đại diện- Seaoffice

Là đơn vị nổi tiếng cho thuê văn phòng ảo uy tín hàng đầu tại TPHCM. Seaoffice ngày càng nhận được sự quan tâm và hài lòng của quý doanh nghiệp khi tìm kiếm văn phòng ảo làm địa chỉ văn phòng đại diện. Không chỉ tiết kiệm chi phí mà Seaoffice còn mang đến cho khách hàng không gian tiếp khách sang trọng với đầy đủ các tiên nghi. Các trang thiết bị hiện đại, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của một văn phòng làm việc và tiếp khách chuyên nghiệp vì thế dịch vụ văn phòng ảo là một lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp. Lựa chọn Seaoffice, bạn sẽ nhận được:

Tư vấn lựa chọn địa chỉ văn phòng đẹp, tên công ty, người đại diện văn phòng
Cung cấp lễ tân tiếp khách chuyên nghiệp, chuyển tiếp thư/bưu phẩm giúp khách hàng.
Được đặt bảng tên công ty.
Được sử dụng linh hoạt phòng họp và phòng khách sang trọng để tiếp khách
Được sử dụng các thiết bị văn phòng hiện đại: Máy in, fax, máy photo,…
Dịch vụ an ninh 24/7, dịch vụ vệ sinh hàng ngày.
Dùng thoải mái điện, nước, internet tốc độ cao mà không lo đóng phí
Thay mặt hoàn tất thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại phòng đăng ký kinh doanh
Hướng dẫn soạn thảo, hồ sơ, các thủ tục cần thiết sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty như: khắc mẫu con dấu Văn phòng đại diện công ty; Công bố mẫu dấu Văn phòng đại diện công ty; mở tài khoản Văn phòng đại diện công ty

Trên đây là những thông tin hữu ích về văn phòng đại diện. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc liên quan hồ sơ pháp lý, hạch toán thuế, thuê văn phòng đại diện hãy liên hệ Seaoffice để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.

4/5 – (88 bình chọn)