Văn Phòng Ảo Là Gì? Có Hợp Pháp Tại Việt Nam Hay Không?

Đặt văn phòng giao dịch và làm việc tại các toà nhà văn phòng cao cấp và chuyên nghiệp luôn là mong muốn của các doanh nghiệp cũng như mọi nhân viên văn phòng. Tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng có đủ điều kiện tài chính để thuê được những văn phòng ưng ý. Để giải quyết những vấn đề đó các doanh nghiệp có thể chọn cho mình giải pháp mới – thuê văn phòng ảo.

Vậy văn phòng ảo là gì? tính hợp pháp của văn phòng ảo như thế nào? Hãy cùng Maison Office tìm hiểu trong bài viết này!

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (tên tiếng Anh: Virtual Office) là thuật ngữ dùng cho một loại hình văn phòng chỉ cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế.

Văn phòng ảo là hình thức văn phòng cho thuê với diện tích 0m2 với dịch vụ được cung cấp bao gồm: Địa điểm giao dịch của Doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, địa chỉ nhận thư từ và các thông báo thuế, bhxh …

> Danh sách Top 10+ Văn phòng ảo tại TP.HCM; Top 10+ Văn phòng ảo tại Hà Nội; Văn phòng ảo tại Đà Nẵng

Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến mà chỉ đặt biển hiệu, logo của công ty mình tại đó. Khách hàng cũng có thể đặt thuê thêm phòng họp để trao đổi với đối tác & chi phí thường được tính theo giờ.

Trên thế giới, dịch vụ thuê văn phòng ảo đã có từ rất lâu, còn ở Việt Nam thì dịch vụ này còn khá mới mẻ. Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến mà chỉ đặt biển hiệu, logo của công ty mình tại đó.

> Nếu công ty Bạn chưa có logo, Tham khảo dịch vụ thiết kế logo chuyên nghiệp của ThiCao

Ngoài ra, doanh nghiệp không cần thiết phải có nhân viên làm việc thường trực. Bộ phận nhân sự của văn phòng ảo sẽ trả lời điện thoại, nhận fax, email và các giấy tờ liên quan với tư cách là thư ký của công ty. Sau đó, tất cả những thông tin này sẽ được gửi đến tận nơi cho khách hàng.

Có thể hiểu 1 cách đơn giản, Văn phòng ảo chính là hình thức cho thuê địa điểm để đăng ký kinh doanh, do đó chi phí của Văn phòng ảo rất tiết kiệm so với việc thuê văn phòng tại các toà nhà văn phòng như thông thường.

Văn phòng ảo là một sự kết hợp hoàn hảo của việc vận hành một doanh nghiệp từ xa thông qua việc sử dụng một địa chỉ làm đại diện văn phòng kinh doanh. Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo cho phép người dùng giảm chi phí thuê văn phòng truyền thống trong khi vẫn có thể vận hành kinh doanh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

*** Tham khảo tất cả các tòa nhà cho thuê văn phòng tại Hà Nội & cho thuê văn phòng TP.HCM so sánh để xem thuê văn phòng ảo hay văn phòng truyền thống sẽ tốt hơn.

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Văn phòng ảo là một thuật ngữ không có quy định ở trong văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế.

Luật Doanh nghiệp 2014 đã đưa ra định nghĩa về “doanh nghiệp” theo quy định tại Khoản 7 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2014, theo đó doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh. Bên cạnh đó Luật Doanh nghiệp 2014 cũng đưa ra những quy định về trụ sở giao dịch, cụ thể: Điều 43. Trụ sở chính của doanh nghiệp:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Ngoài ra Luật Doanh nghiệp cũng không có quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp, bản thân cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát được việc doanh nghiệp có thực tế hoạt động tại trụ sở mà mình đã đăng ký hay không.

Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cụ thể trường hợp cấm doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” để làm trụ sở hoạt động, và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng lưu ý rằng, Luật Doanh nghiệp không có quy định cấm không có nghĩa là việc tồn tại này là đúng với quy định của pháp luật, bởi lẽ một doanh nghiệp hoạt động không phải chỉ chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp mà còn chịu điều chỉnh của nhiều quy định pháp luật khác, ví dụ như thuế, thương mại, ngân hàng,….

Như vậy, văn phòng ảo vẫn được chấp nhận khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, và pháp luật cũng không cấm trường hợp này.

Văn phòng ảo – giải pháp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trong thời điểm khủng hoảng kinh tế, khi giá mặt bằng trở thành gánh nặng của doanh nghiệp thì văn phòng ảo bắt đầu hút khách. Theo trào lưu phát triển một nền kinh tế năng động, ngày nay đội ngũ tri thức trẻ những người làm việc tự do hay làm việc tại nhà nhưng cần có một địa chỉ đăng ký kinh doanh và thỉnh thoảng mới cần một nơi tiếp khách hoặc hội họp với đối tác trong và ngoài nước. Văn phòng ảo để làm việc là giải pháp thông minh cho các cá nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất.

Văn phòng ảo chính là cứu cánh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay.Các chủ doanh nghiệp với mong muốn cân đối tài chính hợp lý để có thể duy trì chờ thời cơ phục hồi và phát triển đã lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo để phần nào tiết kiệm chi phí cho công ty.

Dịch vụ văn phòng ảo hổ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng vẫn còn đắt đỏ như hiện nay.Chỉ cần khoảng 1 triệu đồng mỗi tháng,các công ty đã sở hữu cho mình một văn phòng tại trung tâm thành phố để có thể đăng kí địa chỉ kinh doanh, địa chỉ giao dịch, tiếp khách, hội họp….

Hình thức làm việc này hạn chế tối đa các chi phí phát sinh không cần thiết nhưng vẫn đem lại hiệu quả công việc và một bộ mặt uy tín cho công ty.

Ngoài ra, các dịch vụ văn phòng ảo còn cung cấp các dịch vụ như phòng họp, chỗ ngồi làm việc, cho thuê nhân viên đại diện….

Chính vì thế các doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các công việc kinh doanh quan trọng như bán hàng, thu hồi công nợ, kĩ thuật …. Những việc ít quan trong như điện thoại, công văn, thư kí, ghi chép sổ sách kế toán, kê khai thuế đều có thể làm ngoài.

Tuy nhiên, khi các doanh nghiệp lớn dần lên có tiềm lực mở rộng văn phòng công ty nhưng vẫn sử dụng văn phòng ảo để làm chi nhánh.

Tham khảo: Chuyển từ coworking sang văn phòng riêng: Thời điểm nào thích hợp?