Vai trò của văn phòng làm việc đối với doanh nghiệp là gì?

Vai trò của văn phòng là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải thuê văn phòng khi đi vào hoạt động? Cùng tìm hiểu các ưu điểm khi làm việc tại văn phòng công ty trong bài viết.

Vai trò của văn phòng làm việc đối với doanh nghiệp là gì?

Nhắc đến văn phòng chúng ta thường nghĩ ngay tới đó là nơi làm việc của cá nhân hoặc tập thể và tập trung hoàn thành công việc ngay tại đó. Không chỉ là nơi để nhân viên làm việc, văn phòng còn đóng góp lớn trong việc xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên đó chỉ là một khía cạnh nhỏ của khái niệm về văn phòng. Vậy khái niệm và vai trò của văn phòng là gì? Cùng tìm hiểu thông tin này qua bài viết sau:

Văn phòng là nơi làm việc của một doanh nghiệp bao gồm các hoạt động nội bộ và gặp khách hàng.

1. Định nghĩa về văn phòng là gì?

Chưa có một văn bản nào nêu ra khái niệm chính xác văn phòng là như thế nào. Theo như cách diễn giải thực tế, văn phòng là thuật ngữ nói về một vị trí, khu vực, căn phòng trong một tòa nhà hoặc tương tự như vậy. Tại đó mọi người sẽ ngồi làm việc cùng nhau. Ngoài ra, văn phòng cũng giữ vai trò quan trọng trong việc tổ chức các cuộc họp và làm nơi gặp gỡ đối tác.

Văn phòng sẽ được sắp xếp khoa học, bố trí đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho công việc.

Không chỉ vậy, văn phòng còn biểu thị cho một vị trí trong một tổ chức. Các bộ phận này có những nhiệm vụ cụ thể khác nhau, gắn liền với các hoạt động của doanh nghiệp và liên quan đến những công việc chung như: đối nội, đối ngoại, quản lý công sở.

2. Vai trò của văn phòng quan trọng như thế nào?

2.1. Đối với nhân viên

Với cá nhân, đây là nơi đến để hoàn thành công việc hằng ngày và có thể tự do dọn văn phòng, sắp xếp, trang trí góc làm việc sao cho tạo cảm hứng và phù hợp với nhu cầu cá nhân. 

Ngoài chức năng bình thường chỉ là một nơi làm việc, văn phòng là sự gắn kết của nhân viên với công ty và được coi như là ngôi nhà thứ hai của tất những người làm tại đây. Vì vậy, nhiều công ty lớn luôn cố gắng để tạo ra cho nhân viên một môi trường làm việc thân thiện, tạo ra cảm giác gắn bó giữa tất cả mọi người, xây dựng một tập thể lớn mạnh và đoàn kết, nỗ lực cùng chung sức cống hiến những điều mang lại giá trị thực sự cho mục tiêu của tổ chức.

2.2. Đối với doanh nghiệp

Với doanh nghiệp, đây là nơi thực hiện hình thức đăng ký kinh doanh và cần có địa chỉ cụ thể.

Chức năng của văn phòng mọi người thường nghĩ tới là:

• Không gian mà mọi người được quyền hoạt động và sử dụng để đáp ứng và duy trì công việc
• Không gian dùng để tổ chức các hoạt động, chương trình cần thiết phục vụ cho việc triển khai các dự án của doanh nghiệp và các hội họp, tiếp đón khách hàng, gặp đối tác
• Nơi tiếp nhận, thu thập, phân loại, xử lý các thông tin, dữ liệu, thư từ, văn bản giúp cho công việc ổn định và hoành thành nhanh hơn
• Nơi dùng để lưu trữ hồ sơ và chuyển đến những bộ phận có liên quan
• Đặc biệt, đây là nơi để quản lý, người có thẩm quyền truyền đạt những thông tin cần thiết về quyết định của mình giúp đảm bảo mọi việc được triển khai theo đúng quy trình. Và cũng là nơi tổng hợp các hoạt động của từng bộ phận được báo cáo theo tuần hoặc tháng.

Văn phòng giúp quản lý nhân viên tốt hơn trong công việc và hỗ trợ kịp thời các vấn đề xảy ra.

Bên cạnh đó, văn phòng làm việc còn đóng góp vào bộ mặt của cả công ty. Khi khách hàng hay đối tác muốn hợp tác với doanh nghiệp, họ sẽ đến tham quan nơi làm việc và điều gây ấn tượng đầu tiên với họ chính là nơi các hoạt động trong công việc diễn ra. Nếu văn phòng thể hiện được cá tính và phong cách riêng, họ sẽ ghi nhớ thương hiệu của công ty.

3. Một số hình thức văn phòng thường được nhắc đến

Ngoài các văn phòng chuyên dùng để làm việc theo kiểu truyền thống, nếu doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng phạm vi kinh doanh, hãy tập trung chú ý vào 2 loại văn phòng sau:

3.1. Văn phòng đại diện là gì?

Tại Khoản 2, Điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2014, quy định rõ ràng rằng: văn phòng đại diện là đơn vị của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện tuân theo ủy quyền và bảo vệ cho lợi ích của doanh nghiệp. 

Văn phòng đại diện được hiểu là loại hình không trực tiếp thực hiện chức năng kinh doanh. Đây là địa điểm trung gian dùng để liên lạc, giao dịch với các khách hàng, đối tác, thực hiện công việc hỗ trợ doanh nghiệp, nhưng không ký kết hợp đồng kinh tế với đối tác, trừ khi nhận được ủy quyền từ trụ sở chính. Mọi hoạt động như kê khai thuế, nhập xuất hóa đơn đều phải do trụ sở chính quản lý. 

Một doanh nghiệp có thể có nhiều văn phòng đại diện tại một hay nhiều địa điểm thuộc thành phố, thị xã, quận, huyện khác, kể cả nơi đó không có trụ sở chính.

Đây được coi là giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp chỉ cần một địa chỉ hợp pháp để giao dịch với các đối tác, mà không cần thiết thực hiện hoạt động kinh doanh thu lại lợi nhuận.

3.2. Văn phòng giao dịch là gì?

Tại Khoản 3, Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014 cũng đã nêu rõ về văn phòng giao dịch được hiểu với cách khác là địa điểm kinh doanh – nơi tiến hành và thực hiện các hoạt động kinh doanh, bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo ủy quyền cụ thể của doanh nghiệp. Địa điểm kinh doanh được phép ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính.

Doanh nghiệp có thể thành lập cho mình một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh trên địa phương, tỉnh, thành phố nhưng phải có trụ sở chính đặt tại đó.

Nhiều văn phòng thực hiện cả chức năng giao dịch, tiếp xúc khách hàng trực tiếp.

Qua bài viết bạn đã hiểu vai trò của văn phòng mang lại nhiều chức năng và lợi ích cho doanh nghiệp như thế nào và cũng nên cân nhắc kỹ khi có ý định đăng ký văn phòng đại diện hoặc văn phòng giao dịch. Hãy lựa chọn hình thức văn phòng nào phù hợp với nhu cầu cấp thiết của doanh nghiệp đặt ra.