Tư vấn thủ tục cấp lại giấy khai sinh bản gốc

Hỏi: Gia đình tôi vừa làm mất giấy khai sinh bản gốc của con gái – giấy khai sinh của cháu là năm 2004. Tôi đã đến UBND thị trấn Vũ Thư để xin cấp lại, nhưng cán bộ hộ tịch ở đó nói rằng phải có phôi ( biểu mẫu) của giấy khai sinh phát hành năm 2004 thì mới làm lại được. Tôi hỏi: Để làm lại giấy khai sinh cho con gái tôi thì cần thủ tục gì và có cần đúng giấy khai sinh phát hành năm 2004 hay không?

Trả lời:

Cảm ơn chị đã gửi câu hỏi đến Công ty Luật Đại Nam. Dựa trên thông tin mà chị cung cấp, Luật sư có tư vấn cho chị như sau:

Căn cứ vào tình trạng lưu trữ Sổ Hộ tịch tại UBND thị trấn – nơi con gái chị đăng ký khai sinh trước đây mà có thể xảy ra hai trường hợp như sau:

Trường hợp 1, Sổ Hộ tịch ghi đăng ký khai sinh của con gái chị vẫn được lưu trữ tại UBND thị trấn Vũ Thư – nơi con gái chị đã đăng ký khai sinh:

Căn cứ Điều 63 Luật Hộ tịch năm 2014 về Cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký có quy định: “Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.”

Căn cứ Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc quy định: “1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.”

Theo đó, Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc – trong trường hợp này là UBND thị trấn Vũ Thư – có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao giấy khai sinh của con gái chị từ Sổ Hộ tịch gốc đang lưu trữ.

Để thực hiện thủ tục cấp bản sao trích lục giấy khai sinh, chị đại diện cho con gái chị gửi tờ khai theo mẫu đến UBND thị trấn Vũ Thư và xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực còn giá trị sử dụng Giấy chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của con gái chị hoặc Sổ Hộ khẩu có tên con gái chị để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

UBND thị trấn Vũ Thư căn cứ vào Sổ Hộ tịch gốc đang lưu trữ để cấp bản sao Giấy khai sinh cho con gái chị; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong Sổ Hộ tịch gốc đang lưu trữ. Trường hợp không còn lưu trữ được Sổ Hộ tịch hoặc trong Sổ Hộ tịch không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho chị.

Trường hợp 2, Sổ Hộ tịch ghi đăng ký khai sinh của con gái chị KHÔNG CÒN ĐƯỢC LƯU TRỮ tại UBND thị trấn Vũ Thư – nơi con gái chị đã đăng ký khai sinh:

Căn cứ Điều 24 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ về điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử quy định:

“1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 1/1/2016 nhưng sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

2. Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.

3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.”

Theo đó, trong trường hợp chị để mất Giấy khai sinh của con gái và UBND thị trấn Vũ Thư cũng không còn lưu trữ được sổ hộ tịch thì con gái chị được đăng ký lại khai sinh.

Thủ tục đăng ký lại khai sinh như sau:

– Chị đại diện cho con gái nộp hồ sơ tại UBND thị trấn Vũ Thư.

– Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do chị nộp, xuất trình.

– Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn chị nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm tên của người tiếp nhận.

– Hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.

– Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ.

– Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy việc đăng ký lại khai sinh chính xác, đúng quy định pháp luật, công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Trường hợp Chủ tịch UBND đồng ý giải quyết thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh, cùng người đi đăng ký lại khai sinh ký vào Sổ. Chủ tịch UBND thị trấn Vũ Thư ký cấp Giấy khai sinh cho người có yêu cầu.

Giấy tờ phải xuất trình:

– Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của chị.

– Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký lại khai sinh (trong giai đoạn Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc chưa được xây dựng xong và thực hiện thống nhất trên toàn quốc).

– Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

Giấy tờ phải nộp:

– Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu, trong đó có cam đoan về việc đã đăng ký khai sinh nhưng không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh.

– Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của con gái chị hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh, gồm:

+ Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (bản sao được công chứng, chứng thực hợp lệ, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh).

+ Trường hợp người yêu cầu không có giấy tờ trên thì giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh: Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân; Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.

– Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký lại khai sinh và giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

Trên đây là nội dung tư vấn của Công ty Luật TNHH Đại Nam. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào, chị vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn 0931047999 – 0983525955 để được giải đáp cụ thể hơn.

Trân trọng./.

Chuyên viên Vũ Tuân