Truyền thông là gì và 9 bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả

Truyền thông là khái niệm mang ý nghĩa rộng để chỉ những hoạt động nhằm mục đích lan truyền hay truyền đạt thông tin tới mọi người. Đặc biệt trong đời sống hiện nay khi nhu cầu trao đổi thông tin không ngừng nâng cao thì truyền thông lại càng đóng vai trò quan trọng.

Cùng các chuyên gia Bizfly tìm hiểu khái niệm Truyền thông là gì và các bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả. Độc giả có thể theo dõi kiến thức này trong bài viết sau.

Truyền thông là gì?

Truyền thông là quá trình chia sẻ, trao đổi thông tin và kiến thức giữa hai người hoặc nhiều người với nhau để nâng cao sự hiểu biết, nhận thức. Hoặc có thể hiểu đơn giản truyền thông chính là những sản phẩm do chính con người tạo ra nhằm thúc đẩy sự phát triển của xã hội.

Truyền thông là gì?

Các yếu tố cơ bản của quá trình truyền thông

Quá trình truyền thông bao gồm các yếu tố cơ bản sau đây:

• Nguồn: Đây là nơi khởi xướng hay bắt đầu cho mọi thông tin lan truyền.
• Nội dung: Thông điệp hay thông tin xây dựng từ nội dung đó để tạo ra những tác phẩm có ý nghĩa như bài viết, câu chuyện, hình ảnh và video…
• Kênh truyền tải: Đây chính là cách thức, phương tiện và con đường để truyền tải thông điệp từ nguồn tới người tiếp nhận.
• Người tiếp nhận: Là đối tượng tiếp nhận thông điệp, thông tin trong quá trình truyền thông.
• Phản hồi: Đây là hành động của người tiếp nhận thông tin phản hồi ý kiến, quan điểm bằng chính phát ngôn của mình.
• Nhiễu: Đây là một trong các yếu tố gây ra loãng thông tin trong quá trình truyền thông

Giá trị mà truyền thông mang lại cho doanh nghiệp

Nhờ có truyền thông mà doanh nghiệp có thể đem thương hiệu của mình đến gần với khách hàng hơn. Thông qua các hình thức truyền thông như: Truyền miệng, truyền hình, truyền thanh, mạng Internet, thương hiệu và hình ảnh của doanh nghiệp được đông đảo độc giả biết đến.

Truyền thông chính là công cụ giúp doanh nghiệp định hướng được hành vi khách hàng. Thông qua quá trình truyền tải và quảng bá thông tin tới khách hàng đã góp phần xây dựng niềm tin và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp trong lòng mỗi khách hàng.

Giá trị mà truyền thông mang lại cho doanh nghiệp

Hơn nữa đây là hoạt động có tính chất đa chiều, bởi vậy cần có những nhận biết rõ ràng về thông tin để nhanh chóng phản hồi lại khách hàng. Qua đó phát triển thông tin sửa đổi một cách tối ưu và điều chỉnh những thông tin mang tính nhiễu.

Một số phương tiện truyền thông phổ biến hiện nay

Ngoài việc nắm rõ khái niệm về truyền thông  thì hiện nay phương tiện truyền thông ngày càng trở nên đa dạng để thực hiện công tác tiếp thị đến gần với khách hàng bao gồm: Website, báo chí, phát thanh, truyền hình… Đứng đầu phương tiện truyền thông hiện nay thông qua internet chính là các phương tiện truyền thông xã hội cụ thể như: Facebook, Yahoo, Instagram, Twitter…Theo như số liệu thống kê cho thấy có hơn 40% lượng người tham gia sử dụng phương tiện này.

Xem thêm: Phương tiện truyền thông là gì? Lợi ích và các phương tiện truyền thông phổ biến 

Các bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả

Để lập kế hoạch truyền thông hiệu quả, bạn cần thực hiện theo 9 bước cơ bản được các chuyên gia Bizfly chia sẻ sau.

Bước 1: Xác định cụ thể mục tiêu dự án

Đây là bước không thể thiếu trước khi lập kế hoạch truyền thông và bạn cần đặt ra ban đầu một mục tiêu cụ thể để sau một khoảng thời gian xác định có thể đo xem mục tiêu đó có thực hiện được hay không. Để đặt ra được mục tiêu truyền thông bắt buộc bạn phải xác định được mục tiêu dự án.

Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông

Mục tiêu truyền thông của các hoạt động xã hội, các dự án phải rõ ràng, cụ thể để đo lường được và mục tiêu ấy phải đặt trong một khoảng thời gian hữu hạn.

Xác định mục tiêu truyền thông

Bước 3: Xác định rõ ràng công chúng mục tiêu

Đây là bước vô cùng quan trọng trong quá trình truyền thông, nếu công chứng mục tiêu quá rộng thì cần phải chia ra thành nhiều nhóm khác nhau để lập riêng kế hoạch truyền thông cho từng nhóm. Việc để chung công chúng mục tiêu sẽ khiến kế hoạch truyền thông khó thực hiện, do mối quan tâm của từng nhóm công chứng là khác nhau. Vì thế, sau khi chia ra các nhóm công chúng mục tiêu, hãy thực hiện truyền thông đối với những nhóm dễ tác động trước.

Bước 4: Thiết kế thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông chính là những gì mà bạn muốn nói và phải nói khi thực hiện kế hoạch truyền thông. Mỗi thông điệp làm ra phải  đặt được mục đích là thúc đẩy hành động bằng việc giúp công chúng giải đáp các câu hỏi: Tại sao tôi phải tin/mua/quan tâm…

Câu thông điệp cần dễ hiểu, ngắn gọn, dễ nhớ và lưu ý thông điệp không phải là slogan. Cần phải xuất phát từ việc công chúng quan tâm tới cái gì, cần gì để nói về cái đó và đưa đến cái đó nhằm thỏa mãn nhu cầu của công chúng mục tiêu khi xác định thông điệp truyền thông.

Bước 5: Xây dựng chiến lược

Đây là cách để bạn truyền tải những thông điệp, câu chuyện đến với mọi người. Để có thể lôi cuốn người đọc bạn cần sử dụng phong cách kể chuyện hấp dẫn, thu hút. Một vài concept truyền thông bất biến như: Chuyện lạ, ma, gây tranh cãi, UFO, người nổi tiếng….

Cùng các chuyên gia Bizfly tìm hiểu thêm về Chiến lược truyền thông trong bài viết sau Chiến lược truyền thông là gì và quy trình xây dựng chiến lược hiệu quả

Bước 6: Chiến thuật hiệu quả

Chiến thuật ở đây chính là cách kéo dài, nói lại nhiều lần. Bạn cần tạo được ấn tượng bạn đầu tốt thì mới có thể thu hút được sự quan tâm chú ý của công chúng sau này.

Bước 7: Thiết kế vật phẩm và lựa chọn kênh

Bạn cần lựa chọn kênh truyền thông mà có công chúng mục tiêu ở đó. Có rất nhiều các kênh truyền thông cho bạn lựa chọn, tuy nhiên bạn chỉ cần chọn ra một kênh đại diện. Đối với việc thiết kế vật phẩm sẽ tùy thuộc vào kênh mà bạn chọn, ví dụ như các kênh ảnh có những bức ảnh, báo chí có những bài báo, mạng xã hội có thể có những clip, radio…

Thiết kế vật phẩm và lựa chọn kênh

Bước 8: Xây dựng kế hoạch truyền thông và ngân sách

Ở bước này bạn cần mô tả cụ thể vật phẩm nào sẽ được đưa ra vào thời điểm nào và mất chi phí bao nhiêu, nên áp dụng phương pháp gây tranh cãi, đá qua đá lại để tạo “nghị luận truyền thông”. Thêm vào đó bạn cần có kinh nghiệm và trải nghiệm khi dự phòng và kỹ năng để xử lý khủng hoảng.

Bước 9: Tiến hành đo lường và báo cáo

Bước cuối cùng trong kế hoạch truyền thông chính là đo lường mục tiêu đã được đặt ra trước đó. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt được mức độ thành công của kế hoạch, đồng thời dễ dàng nhận ra những thiếu sót. Thêm vào đó nó còn giúp doanh nghiệp thành công hơn trong thời gian tới.

Truyền thông chính là một bước đi quan trọng trong quá trình đưa hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp đến gần với thị trường người tiêu dùng. Vì thế, một kế hoạch truyền thông phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận và thúc đẩy doanh số cũng như loại bỏ những rào cản trong quá trình phát triển của doanh nghiệp.