Trường Chính trị

Tin tức – Sự kiện

Nâng cao hiệu quả tổ chức cuộc họp ở cơ sở

                                                                                                    Phan Thị Minh Hiền

                                                                                                    Khoa Xây dựng Đảng

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, là phương thức phát huy trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên để giải quyết những vấn đề quan trọng. Qua cuộc họp để tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên, truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện. Đến với các cuộc họp, các đại biểu có cơ hội để trao đổi kinh nghiệm, thảo luận và phối hợp công tác. Những vấn đề khó khăn, vướng mắc sẽ được giải quyết thông qua các cuộc họp.

Cấp cơ sở (xã, phường, thị trấn) là nơi diễn ra các hoạt động của người dân và cuộc sống của họ. Tại đây, vai trò lãnh đạo của Đảng, sự quản lý của Nhà nước và hoạt động của các tổ chức chính trị – xã hội đều hướng tới mục tiêu phát triển kinh tế – xã hội, đảm bảo quốc phòng an ninh, giữ vững ổn định chính trị và tổ chức cuộc sống của cộng đồng dân cư. Để thực hiện hoạt động quản lý, điều hành đạt hiệu quả, người cán bộ lãnh đạo, quản lý nói chung phải thông qua hình thức tổ chức và điều hành các cuộc họp. Đối với cấp cơ sở thường xuyên tổ chức các cuộc họp như họp giao ban, họp sơ kết hoặc tổng kết công tác 6 tháng, cả năm, các hội thảo, hội nghị chuyên đề,…  

Thời gian qua việc tổ chức các cuộc họp từ trung ương đến cơ sở đã hướng tới nâng cao chất lượng, nội dung và hình thức phong phú, thường xuyên thay đổi cho phù hợp với điều kiện cụ thể như triển khai thông qua hình thức gửi văn bản, thông tin trên mạng nội bộ, trên trang web, họp trực tuyến… đã giảm được việc tổ chức họp tập trung đông người, hạn chế giấy tờ, văn bản, tiết kiệm thời gian đi lại, kinh phí; sử dụng các phương tiện công nghệ hiện đại trong tổ chức cuộc họp, hướng đến tổ chức các cuộc họp thật sự quan trọng, giảm bớt những cuộc họp không cần thiết; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong tổ chức các cuộc họp. Tuy nhiên, việc tổ chức các cuộc họp nói chung và các cuộc họp ở cơ sở nói riêng cũng còn bộc lộ những bất cập, hạn chế như nội dung cuộc họp chưa chuẩn bị chu đáo, ý kiến phát biểu dàn trãi, chưa đúng trọng tâm; ý thức, trách nhiệm của một số đại biểu chưa cao, còn tình trạng đi muộn, về sớm, làm việc riêng, xem điện thoại trong thời gian họp; chưa có nhiều sự đổi mới trong điều hành, tổ chức họp; nhiều cuộc họp diễn ra một chiều là nghe trình bày báo cáo, phát biểu của lãnh đạo mà chưa dành thời gian hợp lý để các đại biểu phát biểu ý kiến, nhất là các ý kiến phản biện; các cuộc họp dân số lượng và thành phần chưa đúng và đủ, số người dân vắng mặt trong cuộc họp phải cử cán bộ đến nhà trực tiếp gặp gỡ, giải thích từng hộ…

Trong thời gian tới, để nâng cao hơn nữa hiệu quả các cuộc họp tại cơ sở, cần thực hiện một số giải pháp như:

Thứ nhất, đối với chủ tọa cuộc họp. Cần xác định nội dung, xây dựng chương trình cuộc họp, chuẩn bị bài khai mạc, bế mạc (nếu có yêu cầu), thông báo thời gian và thành phần cuộc họp.

Chủ toạ cuộc họp cần có sự định hướng rõ ràng, trình bày ngắn gọn nội dung cuộc họp, gợi ý nội dung cần tập trung thảo luận như nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện, những vấn đề người dân đang quan tâm, định hướng phát triển kinh tế – xã hội của địa phương. Chủ toạ kỳ họp phải thực sự linh hoạt, uyển chuyển trong quá trình điều hành nhằm tạo ra được không khí dân chủ, thoải mái, nhưng nghiêm túc. Điều quan trọng nữa là chủ toạ cuộc họp phải nắm bắt, tổng hợp đầy đủ, kịp thời các ý kiến thảo luận của đại biểu. Sau khi kết thúc mỗi cuộc họp, chủ tọa cần kết luận cuộc họp, phân công nhiệm vụ và thông báo thời gian, tiến độ thực hiện từng nội dung công việc.

Đối với các cuộc họp dân, chủ tọa trình bày nội dung cuộc họp thật cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu, đúng trọng tâm cuộc họp, dành nhiều thời gian cho dân đóng góp ý kiến những vấn đề có liên quan; giải trình những vấn đề người dân quan tâm, thảo luận.

Thứ hai, đối với đại biểu tham dự. Các đại biểu dự họp cần nâng cao ý thức trách nhiệm, nghiên cứu tài liệu, chuẩn bị nội dung trước khi dự họp để tham gia phát biểu ý kiến đúng trọng tâm. Người đi họp cần đúng giờ và dự họp nghiêm túc. Quá trình phát biểu thảo luận phải thể hiện được ý thức trách nhiệm trên tinh thần xây dựng, giữ gìn đoàn kết nội bộ, tránh làm chệch hướng nội dung và ảnh hưởng đến thời gian của cuộc họp.

Thứ ba, về công tác chuẩn bị cuộc họp

Để cuộc họp thật sự hiệu quả cần có sự chuẩn bị chu đáo về nội dung, tài liệu, phương tiện, cơ sở vật chất…. Trước khi cuộc họp diễn ra cần chuẩn bị tài liệu đầy đủ. Ví dụ các cuộc họp của Đảng ủy như Hội nghị Ban Chấp hành Đảng bộ, Họp Ban Thường vụ Đảng ủy, họp Thường trực Đảng ủy, họp giao ban, Hội nghị tiếp các Đoàn kiểm tra, giám sát chuyên đề đối với cá nhân lãnh đạo hay tập thể Đảng bộ,…). Trước khi cuộc họp bắt đầu, văn phòng phải giúp Đảng ủy chuẩn bị đầy đủ các tài liệu phục vụ cuộc họp như dự thảo Báo cáo, dự thảo Chương trình công tác của Đảng ủy xã. Báo cáo phục vụ Hội nghị chuyên đề, kiểm tra, giám sát theo đúng yêu cầu.

Ngoài ra, cần chuẩn bị các điều kiện vật chất cho các cuộc họp. Tùy vào tính chất của từng cuộc họp sẽ có sự chuẩn bị riêng. Cần chuẩn bị phòng họp; trang trí, sắp xếp bàn ghế; đón tiếp và bố trí vị trí ngồi; hỗ trợ các thiết bị âm thanh, ánh sáng, phương tiện cần thiết… Đối với các cuộc họp dân cần chọn ngày, giờ, địa điểm thích hợp để tổ chức họp dân đạt hiệu quả.

Thứ tư, thực hiện một số yêu cầu để cuộc họp đạt hiệu quả.  Bắt đầu cuộc họp đúng giờ, đảm bảo đầy đủ nội dung cuộc họp và đi đúng trọng tâm; phân bổ thời gian tương ứng cho các nội dung, kết thúc cuộc họp đúng giờ quy định; áp dụng công nghệ thông tin, các phương tiện hiện đại phục vụ cuộc họp. Các cơ quan, địa phương nên chú trọng triển khai họp trực tuyến, những cuộc họp không thật sự cần thiết thì có thể giải quyết, triển khai thông qua hình thức gửi văn bản, thông tin trên mạng nội bộ, trên trang web…

Như vậy, họp có nhiều ý nghĩa và mục đích khác nhau nhưng nếu tổ chức cuộc họp không hiệu quả thì sẽ làm mất thời gian, công sức của rất nhiều người. Vấn đề là làm thế nào để tổ chức cuộc họp nói chung và họp ở cấp cơ sở nói riêng đảm bảo nội dung, nâng cao hiệu quả công tác, tránh phô trương hình thức, gây lãng phí, tốn kém về thời gian, công sức, tiền bạc của Nhà nước và nhân dân./.