Trích lục bản đồ địa chính là gì? Giấy tờ cần có khi trích lục bản đồ địa chính?

trích lục bản đồ địa chính có thể hiểu là việc lấy ra một phần hoặc toàn bộ thông tin hoặc sao y bản chính của một hay nhiều thửa đất và các yếu tố địa lý của thửa đất đó dựa trên hồ sơ, giấy tờ gốc đã có. Bài viết xoay quanh vấn đề về trích lục bản đồ địa chính theo quy định của pháp luật hiện hành?

1. Trích lục bản đồ địa chính là gì ?

Khoản 4 Điều 3 Luật Đất đai năm 2013 quy định:

” Bản đồ địa chính là bản đồ thể hiện các thửa đất và các yếu tố địa lý có liên quan, lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận.”

Theo Từ điển Tiếng Việt, trích lục là sự rút ra từng phần và sao lại thông tin.

Như vậy, trích lục bản đồ địa chính có thể hiểu là việc lấy ra một phần hoặc toàn bộ thông tin hoặc sao y bản chính của một hay nhiều thửa đất và các yếu tố địa lý của thửa đất đó dựa trên hồ sơ, giấy tờ gốc đã có.

2. Trích lục bản đồ địa chính bao gồm những thông tin gì ?

Theo Phụ lục số 13 ban hành kèm theo Thông tư 25/2014/TT-BTNMT quy định về bản đồ địa chính thì trích lục bản đồ địa chính chứa những thông tin về thửa đất, gồm:

– Số thứ tự thửa đất, tờ bản đồ, địa chỉ thửa đất (xã, huyện, tỉnh);

– Diện tích thửa đất;

– Mục đích sử dụng đất;

– Tên người sử dụng đất và địa chỉ thường trú;

– Các thay đổi của thửa đất so với giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất;

– Bản vẽ thửa đất gồm: Sơ đồ thửa đất, chiều dài cạnh thửa.

Như vậy, trích lục bản đồ địa chính là một hình thức cung cấp, xác thực thông tin thửa đất.

3. Các trường hợp cần trích lục bản đồ địa chính

– Đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, cấp giấy chứng nhận

Theo điểm b khoản 3 Điều 70 Nghị định 43/2014/NĐ-CP khi đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, cấp Giấy chứng nhận lần đầu và đăng ký bổ sung đối với tài sản gắn liền với đất ở nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc đã có bản đồ địa chính nhưng hiện trạng ranh giới sử dụng đất đã thay đổi thì Văn phòng đăng ký đất đai sẽ trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất.

– Cấp lại Giấy chứng nhận

Theo khoản 3 Điều 77 Nghị định 43/2014/NĐ-CP khi cấp lại Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng do bị mất thì Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất đối với trường hợp chưa có bản đồ địa chính và chưa trích đo địa chính thửa đất.

– Là căn cứ để giải quyết tranh chấp đất đai

Sau khi hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã không thành nếu các bên lựa chọn giải quyết tranh chấp tại UBND cấp huyện, tỉnh thì trích lục bản đồ, hồ sơ địa chính qua các thời kỳ liên quan đến diện tích đất tranh chấp là một trong những căn cứ để giải quyết tranh chấp đất đai (theo điểm c khoản 3 Điều 89 Nghị định 43/2014/NĐ-CP).

– Người xin giao đất, thuê đất có yêu cầu

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 30/2014/TT-BTNMT khi nhận giao đất, thuê đất không thông qua đấu giá quyền sử dụng đất đối với trường hợp thuộc thẩm quyền giao đất, cho thuê đất của UBND cấp tỉnh thì người xin giao đất, thuê đất phải nộp 01 bộ hồ sơ.

– Trong hồ sơ xin giao đất, cho thuê đất phải có trích lục bản đồ địa chính thửa đất hoặc trích đo địa chính thửa đất.

– Cơ quan tài nguyên và môi trường có trách nhiệm cung cấp trích lục bản đồ địa chính thửa đất đối với những nơi đã có bản đồ địa chính hoặc thực hiện trích đo địa chính thửa đất theo yêu cầu của người xin giao đất, thuê đất.

– Là thành phần hồ sơ trình UBND cho phép chuyển mục đích sử dụng đất

Khoản 2 Điều 6 Thông tư 30/2014/TT-BTNMT quy định: Hồ sơ trình UBND cấp tỉnh hoặc cấp huyện quyết định cho phép chuyển mục đích sử dụng đất phải có trích lục bản đồ địa chính thửa đất hoặc trích đo địa chính thửa đất.

– Là thành phần hồ sơ trình UBND quyết định thu hồi đất

Khi Nhà nước thu hồi đất vì mục đích quốc phòng, an ninh; phát triển kinh tế – xã hội vì lợi ích quốc gia, công cộng thì có các loại hồ sơ như hồ sơ trình ban hành thông báo thu hồi đất (Điều 9 Thông tư 30/2014/TT-BTNMT), hồ sơ trình ban hành quyết định kiểm đếm bắt buộc (Điều 10 Thông tư 30/2014/TT-BTNMT), hồ sơ trình ban hành quyết định thu hồi đất, quyết định cưỡng chế thu hồi đất (Điều 11 Thông tư 30/2014/TT-BTNMT).

4. Cơ quan nào có thẩm quyền cấp trích lục bản đồ địa chính?

Theo Điều 29 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT quy định

“Điều 29. Phân cấp quản lý hồ sơ địa chính

1. Quản lý hồ sơ địa chính dạng số:

a) Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

b) Đối với huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính mà chưa kết nối với cơ sở dữ liệu địa chính của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của địa phương.

2. Phân cấp quản lý hồ sơ địa chính dạng giấy:

a) Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh quản lý các tài liệu gồm:

– Bản lưu Giấy chứng nhận; sổ cấp Giấy chứng nhận đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư;

– Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp nhận, thực hiện đăng ký đất đai;

– Bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác đang sử dụng để đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

– Hệ thống sổ địa chính đang sử dụng, được lập cho các đối tượng đăng ký thuộc thẩm quyền;

– Hồ sơ địa chính đã lập qua các thời kỳ không sử dụng thường xuyên trong quản lý đất đai;

b) Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện quản lý các tài liệu gồm:

– Bản lưu Giấy chứng nhận; sổ cấp Giấy chứng nhận đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam;

– Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp nhận, thực hiện đăng ký đất đai;

– Bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác sử dụng trong đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

– Sổ địa chính được lập cho các đối tượng thuộc thẩm quyền đăng ký và sổ mục kê đất đai đang sử dụng trong quản lý đất đai đối với nơi chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính;

c) Ủy ban nhân dân cấp xã (trực tiếp là công chức địa chính) quản lý bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ tiếp nhận và trả kết quả đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đối với các trường hợp nộp hồ sơ đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

3) Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cho việc bảo quản hồ sơ địa chính thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương theo phân cấp.”

Như vậy, có thể xác định, cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc cung cấp trích lục bản đồ địa chính cho cá nhân tổ chức chính là Văn phòng đăng ký đất đai và Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Do đó, người sử dụng đất có thể gửi yêu cầu cung cấp trích lục bản đồ địa chính tại một trong những cơ quan này.

5. Hồ sơ cấp trích lục bản đồ địa chính cần có những giấy tờ gì?

– Tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác dữ liệu đất đai nộp phiếu yêu cầu hoặc gửi văn bản yêu cầu cho các cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai theo Mẫu số 01/PYC được ban hành kèm theo Thông tư này.

– Khi nhận được phiếu yêu cầu, văn bản yêu cầu hợp lệ của tổ chức, cá nhân, cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai thực hiện việc cung cấp dữ liệu cho tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác dữ liệu. Trường hợp từ chối cung cấp dữ liệu thì phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do.

– Việc khai thác dữ liệu thông qua phiếu yêu cầu hoặc văn bản yêu cầu được thực hiện theo các quy định của pháp luật.

6. Trình tự, thủ tục cần thực hiện để được cấp trích lục bản đồ địa chính?

Căn cứ theo Điều 12 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT quy định:

“Điều 12. Trình tự, thủ tục cung cấp dữ liệu đất đai

1. Việc nộp văn bản, phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai được thực hiện theo một trong các phương thức sau:

a) Nộp trực tiếp tại cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai;

b) Gửi qua đường công văn, fax, bưu điện;

c) Gửi qua thư điện tử hoặc qua cổng thông tin đất đai.

2. Cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai tiếp nhận, xử lý và thông báo nghĩa vụ tài chính (trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính) cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp từ chối cung cấp dữ liệu thì phải nêu rõ lý do và trả lời cho tổ chức, cá nhân biết.

3. Sau khi tổ chức, cá nhân thực hiện xong nghĩa vụ tài chính, cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai thực hiện cung cấp dữ liệu đất đai theo yêu cầu.

4. Thời hạn cung cấp dữ liệu đất đai thực hiện theo quy định sau:

a) Trường hợp nhận được yêu cầu trước 15 giờ thì phải cung cấp ngay trong ngày; trường hợp nhận được yêu cầu sau 15 giờ thì cung cấp dữ liệu đất đai được thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo;

b) Trường hợp yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai dưới hình thức tổng hợp thông tin thì thời hạn cung cấp dữ liệu đất đai được xác định theo thỏa thuận giữa cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai và người có yêu cầu bằng hình thức hợp đồng.”

7. Phí phải nộp khi có yêu cầu trích lục bản đồ địa chính ?

Theo Điều 16 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT quy định

“Điều 16. Phí và chi phí phải trả cho việc cung cấp dữ liệu đất đai

1. Phí và chi phí phải trả để được cung cấp dữ liệu đất đai bao gồm các khoản sau:

a) Phí khai thác và sử dụng tài liệu đất đai;

b) Chi phí in ấn, sao chụp hồ sơ, tài liệu;

c) Chi phí gửi tài liệu (nếu có).

2. Tổng cục Quản lý đất đai xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường để cấp có thẩm quyền ban hành mức thu phí khai thác và sử dụng tài liệu đất đai.

3. Sở Tài nguyên và Môi trường xây dựng, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để trình Hội đồng nhân dân thông qua mức thu phí khai thác và sử dụng tài liệu đất đai.”

Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT, tổ chức hoặc cá nhân có yêu cầu trong việc cung cấp thông tin về đất đai phải trả phí, trừ các trường hợp sau:

– Phạm vi yêu cầu cung cấp nằm trong cơ sở dữ liệu về đất đai hoặc các thông tin về giá đất, thủ tục hành chính, kế hoạch, quy hoạch hoặc văn bản pháp luật về đất đai

– Mục đích yêu cầu cung cấp nhằm phục vụ cho quốc phòng, an ninh, yêu cầu trực tiếp của lãnh đạo Đảng và Nhà nước, tình trạng khẩn cấp

– Đáp ứng mục đích thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về đất đai của cơ quan có thẩm quyền (Bộ Tài nguyên và Môi trường, Cơ quan tài nguyên và môi trường ở địa phương, Ủy ban nhân dân các cấp)

Như vậy, trong trường hợp cá nhân, tổ chức có yêu cầu cấp trích lục bản đồ địa chính không thuộc các trường hợp trên phải trả các khoản phí và chi phí quy định tại Điều 16 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT sau:

Theo quy định tại Thông tư 250/2016/TT-BTC, các phí và chi phí này sẽ do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.

8. Mẫu phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai

Căn cứ theo Thông tư 34/2014/TT-BTNMT:

Mẫu số 01/PYC

(Kèm theo Thông tư số 34/2014/TT-BTNMT ngày 30 tháng 6 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————

………., ngày ….. tháng ….. năm ………

PHẦN GHI CỦA NGƯỜI NHẬN HỒ SƠ

Vào sổ tiếp nhận hồ sơ: ……… Giờ … phút, ngày …/…/… Quyển số …….. Số thứ tự ……………

Người nhận hồ sơ
(Ký, ghi rõ họ tên)

PHIẾU YÊU CẦU CUNG CẤP DỮ LIỆU ĐẤT ĐAI

Kính gửi: …………………………………………… 

1. Tên tổ chức, cá nhân yêu cầu cung cấp dữ liệu:

…………………………………………………………………… 

Đại diện là ông (bà) ………… Số CMTND/Hộ chiếu …….. 

cấp ngày …../…../……. tại … ; Quốc tịch ………… 

2. Địa chỉ: ……………………………………………………. 

…………………………………………………………………. 

3. Số điện thoại …………; fax ……; E-mail: ……;

4. Danh mục và nội dung dữ liệu cần cung cấp của Thửa đất số ………, địa chỉ

Đánh dấu “X” vào nội dung cần cung cấp thông tin):

□ Thửa đất 1

□ Người sử dụng đất 2

□ Quyền sử dụng đất

□ Tài sản gắn liều với đất

□ Tình trạng pháp lý

□ Lịch sử biến động

□ Quy hoạch sử dụng đất

□ Trích lục bản đồ

□ Trích sao GCNQSDĐ

□ Giao dịch đảm bảo

□ Hạn chế về quyền

□ Giá đất

□ Tất cả thông tin trên

5. Mục đích sử dụng dữ liệu:

…………………………………………………. 

6. Hình thức khai thác, sử dụng và phương thức nhận kết quả: ………..  bộ

□ Bản giấy sao chụp

□ Gửi EMS theo địa chỉ

□ Nhận tại nơi cung cấp

□ Fax

□ Lưu trữ điện tử USB, CD

□ Email

7. Cam kết sử dụng dữ liệu: Tôi cam đoan không sử dụng dữ liệu được cung cấp trái với quy định của pháp luật và không cung cấp cho bất kỳ bên thứ ba nào khác.

NGƯỜI YÊU CẦU
(Ký, ghi rõ họ tên
và đóng dấu nếu là cơ quan, tổ chức)

1 Dữ liệu Thửa đất bao gồm: Số hiệu thửa đất, số tờ BĐĐC, diện tích, địa chỉ.

2 Dữ liệu Người sử dụng đất bao gồm: Họ tên vợ chồng, năm sinh, CMND, địa chỉ.