Tri thức là gì

Mục Lục

Tri thức là một dạng tổng hợp của cảm nhận, kinh nghiệm, giá trị, thông tin trong ngữ cảnh giúp tạo khuôn khổ cho việc đánh giá và tiếp nhận những kinh nghiệm và thông tin mới. Trong doanh nghiệp, tri thức được thể hiện trong các tài liệu, nhưng cũng có thể ẩn trong các tập quán, các quy trình, nguyên tắc thực hiện công việc, chuẩn mực chung hay bài học rút ra.

Tri thức có ý nghĩa gì với doanh nghiệp?

Một số người đã từng quan điểm phải giữ tri thức của mình vì nó tạo và duy trì vị thế cho bản thân, giúp chúng ta trở thành tài sản có giá trị với công ty. Nhưng ngày nay, quan điểm về tri thức dần thay đổi.

Tri thức cần được chia sẻ trong tổ chức và doanh nghiệp để phát triển chính nó.

Chia sẻ tri thức cũng chính là điểm cốt lõi của quản trị tri thức.

Tri thức dù đã đem vào sử dụng cũng không bị hao mòn.
Chuyển giao tri thức cho người khác không đồng nghĩa với việc mất đi nó.

Rất nhiều tri thức có giá trị bị biến mất ngay khỏi tổ chức vào thời điểm cuối ngày.

Phân biện tri thức với thông tin và dữ liệu?

Khó khăn lớn khi định nghĩa tri thức xuất phát từ mối quan hệ giữa tri thức với thông tin và dữ liệu. Tri thức không phải dữ liệu hoặc thông tin, mặc dù nó liên hệ với cả hai. Do vậy, chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm tri thức bằng việc phân biệt tri thức với thông tin và dữ liệu.

Tri thức là gì

1. Dữ liệu (Data)

Dữ liệu là một bộ các đặc điểm khách quan rời rạc về các sự kiện.

Trong doanh nghiệp, dữ liệu có thể là ghi chép về các giao dịch. Ví dụ: một khách hàng tới trạm xăng để bơm xăng vào ô tô. Giao dịch ấy được miêu tả bởi các dữ liệu:

Thời gian khách hàng mua
Anh ta mua bao nhiêu lít xăng?
Anh ta đã trả bao tiền?

Dữ liệu không cho biết về việc tại sao khách hàng tới trạm bơm xăng này mà không tới trạm bơm xăng khác, và cũng không dự đoán được liệu khách hàng đó có quay trở lại bơm xăng nữa không. Dữ liệu cũng không thể hiện gì liên quan tới việc trạm xăng đó đang hoạt động tốt hay không tốt, liệu nó đang gặp khó khăn về điều hành hay không.

2. Thông tin (Information)

Thông tin thường thể hiện dưới dạng một tài liệu, một đoạn video, một đoạn ghi âm hay một file dữ liệu. Trong khái niệm thông tin, tồn tại một người gửi và một người nhận. Thông tin thường làm thay đổi cách nhìn nhận về sự vật, sự việc của người nhận, từ đó ảnh hưởng tới cách đánh giá và hành động của người đó.

Hiểu hẹp thì chính người nhận chứ không phải người gửi thông tin sẽ quyết định liệu dữ liệu họ thu được có phải là thông tin hay không, tức là dữ liệu ấy có thật sự làm đổi khác cách nhìn nhận của họ về sự việc hay không. Một dữ liệu có thể được người gửi xem là thông tin, tuy vậy với người nhận nó có thể là thư rác.

Khác với dữ liệu, thông tin có ý nghĩa. Thông tin luôn được tổ chức với một hoặc một vài mục tiêu. Dữ liệu trở thành thông tin nếu người tạo ra nó đưa thêm ý nghĩa vào. Chúng ta chuyển dữ liệu thành thông tin bằng cách cộng thêm giá trị theo nhiều cách khác nhau. Một số các cách quan trọng gồm:

Tạo bối cảnh (Contextualized): tập hợp dữ liệu có mục đích
Phân loại (Categorized): phân các dữ liệu thành các nhóm/dạng.
Tính toán (Calculated): phân tích theo toán hoặc thống kê dữ liệu
Sửa chữa (Corrected): loại bỏ các lỗi khỏi dữ liệu
Nén lại (Condensed): tóm tắt dữ liệu lại trong dạng gọn hơn, khái quát dữ liệu.

Trở lại ví dụ về trạm bơm xăng, dữ liệu về thời gian mua xăng của khách hàng khi tập hợp lại có thể giúp người quản lý nhận ra thời gian cao điểm về lượng khách hàng và lượng tiêu thụ xăng trong ngày. Người quản lý cũng có thể xem xét dữ liệu lượng tiêu thụ xăng và thời gian tiêu thụ xăng theo phân loại khách hàng… Như vậy, bằng cách xử lý dữ liệu, ảnh đã có những thông tin, từ đó có những đánh giá và suy nghĩ về biện pháp quản trị bán hàng hợp lý hơn rùi đấy.

3. Tri thức (Knowledge)

Hầu hết chúng ta đều có một cảm nhận láng máng rằng tri thức rộng và sâu hơn dữ liệu và thông tin.

Tri thức được tạo nên từ thông tin, giống như thông tin được hình thành từ dữ liệu. Thông tin trở thành tri thức thông qua các quá trình sau:

So sánh (Comparison): thông tin về hoàn cảnh hay sự việc này so với hoàn cảnh và sự việc khác mà chúng ta đã biết.
Đúc rút (Consequense): những bài học gì mà thông tin mang lại sẽ hỗ trợ cho các quyết định và hành động của chúng ta.
Kết nối (Connection): tri thức này liên hệ với tri thức khác như thế nào.
Hội thoại (Conversation): những người khác nghĩ gì về thông tin này.

Tiếp ví dụ về trạm xăng: sau khi có được các thông tin có ý nghĩa, người quản lý trạm xăng có thể dựa thêm vào những kiến thức, kinh nghiệm có sẵn của mình để phân tích rằng khách hàng đến trạm xăng phần nhiều vào khoảng thời gian sáng hoặc chiều muộn, trùng với thời điểm họ đi làm và tan sở. Thời điểm này ai cũng rất vội và không kiên nhẫn. Do vậy, ảnh quyết định sẽ tăng cường nhân viên phục vụ, gồm cả nhân viên bơm xăng, nhân viên thu đổi tiền, nhân viên hướng dẫn khách hàng để đảm bảo việc bán hàng được nhanh chóng thuận lợi và làm khách hàng hài lòng.

Một trong những lý do mà ta cho rằng tri thức có giá trị hơn dữ liệu và thông tin là vì tri thức gần với hành động hơn. Chúng ta có thể sử dụng tri thức để đưa ra các quyết định hợp lý và hiệu quả hơn về chiến lược kinh doanh, đối thủ, khách hàng, kênh phân phối, chu kỳ sống của sản phẩm và dịch vụ.

Tri thức cũng có thể giảm giá trị, chuyển về trạng thái của thông tin hoặc dữ liệu. Lý do điển hình nhất thường là do quá tải. Khi con người bị quá tải tri thức, họ không dùng đến nữa, tri thức với họ trở thành dữ liệu.

Phân loại tri thức

Sau khi đã phân biệt được tri thức, thông tin và dữ liệu, chúng ta sẽ tiến thêm một bước nữa bằng một bài viết toàn chữ nhưng vô cùng dễ hiểu này đây: nghiên cứu các dạng tồn tại của tri thức và các cách thức để tiếp cận, chia sẻ và kết hợp tri thức. Đây sẽ là bước quan trọng tiếp theo để tìm hiểu về quản trị tri thức.

Trong quản trị tri thức, cách phân loại tri thức phổ biến nhất là phân chia tri thức thành tri thức ẩn và tri thức hiện.

Tri thức ẩn được lưu trữ trong bộ não của con người.
Tri thức hiện được lưu trữ trong các tài liệu và các phương tiện lưu trữ (ngoài bộ não của người) như sách vở, hoặc ẩn trong các thiết bị, sản phẩm, quy trình, dịch vụ và hệ thống.

Con người có tạo ra cả hai loại tri thức này thông qua quá trình tương tác và sáng tạo.

Tri thức cho phép các tổ chức hoạt động, thực hiện chức năng của mình để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Tri thức cũng giúp các tổ chức phản ứng với những tình huống và những thách thức mới.

1. Tri thức ẩn (Tacit knowledge)

Tri thức ẩn (còn được gọi là know-how) bao gồm cảm nhận, hiểu biết, trực giác hay các linh cảm, dự đoán… nên khó thể hiện ra bằng lời một cách rõ ràng hay có thể chuẩn hóa, ghi lại và vì thế, khó trao đổi với người khác.

Tri thức ẩn thuộc về từng cá nhân.

Được lưu trữ trong bộ não từng người qua quá trình học và trải nghiệm.
Phát triển trong quá trình tương tác với những người khác, thông qua quá trình thử và sai, những thành công và thất bại.

Vì tri thức ẩn mang tính cá nhân cao nên mức độ và phương tiện để chia sẻ tri thức ẩn phụ thuộc nhiều vào khả năng và mong muốn chia sẻ của người sở hữu nó.

Việc chia sẻ tri thức ẩn là thách thức đối với mọi tổ chức và doanh nghiệp

Hầu hết các học giả đều đồng thuận dù rất khó, tri thức ẩn vẫn có thể được chia sẻ thông qua nhiều hoạt động và cách thức khác nhau, bao gồm đối thoại, hội thảo và quan sát thực hành… và có thể dùng thêm sự hỗ trợ của công nghệ.

Ví dụ: Các kỹ sư muốn tự động hóa cách thức làm bánh, làm rượu ngon của các nghệ nhân thường bắt đầu với việc trở thành thợ học việc trong một thời gian dài. Sau khi tự bản thân có thể lĩnh hội bí quyết làm thực phẩm mà chính các nghệ nhân cũng không thể mô tả bằng lời, họ mới tìm cách chế tạo dây chuyền công nghệ mô phỏng phù hợp.

Một ví dụ khác là nhân chứng của các vụ án thường khó có thể miêu tả một cách rõ ràng được hình ảnh tội phạm mà họ nhìn thấy trong hoàn cảnh sợ hãi. Tuy vậy, với sự hỗ trợ của phần mềm nhận dạng , cảnh sát có thể hỗ trợ các nhân chứng và tìm được hình ảnh của tội phạm mà họ không thể miêu tả bằng lời.

Để quản trị tri thức ẩn, điều khó khăn nhất là xác định tri thức ẩn hữu ích cho tổ chức.

Một khi tri thức ẩn hữu ích đã xác định, nó sẽ tạo giá trị đặc biệt cho tổ chức, bởi tri thức ẩn là tài sản duy nhất mà các tổ chức khác khó có thể bắt chước.

Chính sự duy nhất và đặc trưng khó bắt chước khiến tri thức ẩn trở thành cơ sở tạo lợi thế cạnh tranh cho tổ chức. Vì vậy, mỗi tổ chức đều phải khám phá, khai thác và sử dụng tri thức ẩn của các thành viên của mình nhằm tối ưu việc sử dụng nguồn vốn tri thức.

Trong bất kỳ một tổ chức nào, tri thức ẩn là điều kiện cần cho việc đưa ra các quyết định đúng đắn.

Ví dụ: một nhà quản trị chưa làm quen với tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn khi đưa ra các quyết định quản trị vì ảnh chưa nắm được tri thức ẩn về cách thức làm việc của tổ chức.

Tri thức ẩn là thiết yếu để tổ chức hoạt động suôn sẻ và tạo giá trị.
Tri thức ẩn cũng là cốt lõi của “tổ chức học tập (learning organization)”. Ở đó, cả nhà quản lý và nhân viên đều cần học tập và tiếp thu tri thức phù hợp thông qua kinh nghiệm và hành động. Và họ cần tạo ra tri thức mới thông qua tương tác cá nhân và các team.

2. Tri thức hiện (Explicit knowledge)

Tri thức hiện là tri thức dễ dàng mã hóa. Nó được lưu giữ trong các tài liệu, cơ sở dữ liệu, các trang web, emails,… Tri thức hiện có thể truyền tải, chia sẻ bằng các dạng ngôn ngữ chính thức và hệ thống. Trong một công ty, tri thức hiện thể hiện dưới các dạng tài sản hiện hữu, chẳng hạn các báo cáo, các kế hoạch kinh doanh, các bản vẽ, bằng phát minh, nhãn hiệu, danh sách khách hàng và những thứ tương tự như vậy. Chúng là sự tích lũy kinh nghiệm của tổ chức, được lưu giữ dưới dạng mà những người quan tâm có thể tiếp cận dễ dàng và thực hiện theo nếu muốn.

Từ khía cạnh quản trị, điều quan trọng nhất trong quản trị tri thức hiện cũng giống với quản trị thông tin, bao gồm:

Đảm bảo mọi người có thể tiếp cận được với các thông tin mà họ cần một cách nhanh chóng
Đảm bảo tri thức được lưu trữ
Đảm bảo tri thức thường xuyên được xem lại, cập nhật hoặc loại bỏ.

3. Tuy vậy, tri thức hiện không hoàn toàn tách rời với tri thức ẩn.

Thậm chí, 2 dạng tri thức này thường bổ sung và hỗ trợ nhau. Thậm chí, nếu không có tri thức ẩn, sẽ rất khó, thậm chí không thể hiểu được tri thức hiện.

Ví dụ: nếu một người không có các kiến thức kỹ thuật, toán và khoa học (là tri thức ẩn) sẽ rất khó có thể hiểu được những công thức toán học cao cấp hoặc các biểu đồ quá trình hóa học, mặc dù những tài liệu này đều sẵn có trong thư viện hoặc cơ sở dữ liệu của tổ chức (tri thức hiện).

Và nếu chúng ta không cố gắng chuyển tri thức ẩn thành tri thức hiện, chúng ta không thể nghiên cứu hay thảo luận về nó hoặc chia sẻ nó trong tổ chức, bởi vì tri thức ẩn đó vẫn còn ở sâu và không thể tiếp cận được trong bộ óc người sở hữu nó.

Việc phân chia hai dạng tri thức là cần thiết để có những mô hình quản trị tri thức rõ ràng và dễ hiểu hơn, nhất là trong quản trị tri thức. Nhiều mô hình quản trị tri thức xoay quanh việc phát hiện, nắm bắt tri thức ẩn, sắp xếp, hệ thống hóa tri thức hiện (Dalkir) hay chuyển đổi tri thức ẩn thành tri thức hiện và ngược lại (Nonaka và Takeuchi).

Tuy nhiên, một số phân loại khác cũng có giá trị bổ sung để hỗ trợ việc xây dựng các hệ thống quản trị tri thức. Vì vậy, hãy cùng Amber xem xét thêm một vài cách phân loại khác của tri thức sau đây nhé

4. Tri thức cá nhân, tri thức nhóm và tri thức tổ chức

Trong khi bàn luận sâu về việc chuyển tri thức ẩn sang tri thức hiện, Nonaka và Takeuchi cũng nhấn mạnh đến việc chuyển tri thức ẩn cá nhân thành tri thức của tổ chức ở mức cao hơn.

Theo Nonak và Takeuchi, tri thức cá nhân và tri thức tổ chức là một sự phát triển liên tục của tri thức từ mức cá nhân, lên mức nhóm, tới mức tổ chức và giữa các tổ chức với nhau. Điều này cũng hàm nghĩa rằng chúng ta có thể có được tri thức hoặc thông qua kinh nghiệm cá nhân hoặc thông qua tương tác xã hội.

Tri thức cá nhân (Individual Knowledge) thường ở dạng tri thức ẩn, gắn với cảm nhận, kinh nghiệm, quá trình học tập và hoạt động của các cá nhân. Tri thức cá nhân cũng có thể là tri thức hiện, nhưng nó phải mang tính cá nhân, ví dụ cuốn sổ ghi chép cá nhân của Alex.‍
Tri thức nhóm (Group Knowledge) là tri thức của một nhóm nhưng không chia sẻ cho phần còn lại của tổ chức. Các doanh nghiệp thường bao gồm các team và nhóm nhỏ không chính thức (hình thành một cách tự nhiên thông qua quá trình giao tiếp và làm việc của các nhân viên) – được gọi là cộng đồng thực hành. Những nhóm hay cộng đồng này chia sẻ các giá trị chung, ngôn ngữ chung, hiểu biết, kỹ năng chung. Đó chính là tri thức ẩn và tri thức hiện của nhóm.‍

Tri thức tổ chức (Organizational Knowledge): có nhiều định nghĩa khác nhau về tri thức tổ chức.

Hatch đưa ra khái niệm về tri thức tổ chức như sau: “Khi tri thức của nhiều nhóm hoặc cộng đồng trong tổ chức được kết hợp lại và tạo ra tri thức mới thì tri thức kết quả được gọi là tri thức tổ chức”. Tri thức tổ chức là tất cả các nguồn lực tri thức trong tổ chức mà tổ chức ấy có thể sử dụng phục vụ cho hoạt động của mình.

Phân biệt tri thức ở mức cá nhân, nhóm và tổ chức có ý nghĩa lớn đối với hoạt động quản trị tri thức, liên quan tới sự phát triển liên tục từ tri thức cá nhân tới tri thức nhóm rồi tới tri thức tổ chức nhằm thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức, bao gồm:

Tổ chức lại kinh nghiệm và bài học được đúc rút lại
Tạo một môi trường thuận lợi cho việc học tập và chia sẻ tri thức.
Tiếp cận các tri thức từ các nguồn bên ngoài nếu tri thức này cần thiết cho sự phát triển của nguồn tri thức tổ chức.

Vì vậy, nếu xem xét ở nghĩa rộng, quản trị tri thức sẽ liên quan tới việc quản trị:

Việc học tập của tổ chức
Bộ nhớ của tổ chức
Chia sẻ tri thức
Sáng tạo tri thức
Văn hóa (organization culture)

5. Tri thức đại chúng và tri thức chuyên gia

Tri thức đại chúng (Commonsense Knowledge) là tri thức mà bất cứ cá nhân nào trong tổ chức hoặc trong xã hội đều biết. Tri thức đại chúng bao gồm những hành vi theo chuẩn mực tổ chức, xã hội để thực hiện các giao dịch đơn giản và thông thường trong xã hội.
Tri thức chuyên gia (Expert Knowledge) là tri thức gắn liền với những chuyên gia, vốn chỉ có số lượng ít trong tổ chức và xã hội. Khi tri thức chuyên gia được chia sẻ trong đại chúng, tri thức ấy chuyển thành tri thức đại chúng.
Tri thức chuyên gia thông thường là tri thức ẩn. Tri thức chuyên gia nằm trong hệ thống chuyên gia, giúp họ có thể hoàn thành công việc trong lĩnh vực chuyên môn của mình với chất lượng tốt hơn những người thông thường.
Tri thức chuyên gia là đối tượng chính của quản trị tri thức .

Các công ty thực hiện nhiều chiến lược và kỹ thuật nhằm nắm bắt tri thức chuyên gia, coi đây là mấu chốt giúp doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả hơn và nhờ vậy cạnh tranh hơn các doanh nghiệp khác trên thị trường.

Đối với tri thức đại chúng, nhiều người có thể thắc mắc là tại sao phải tái hiện lại nó trong khi tất cả mọi người đều đã nắm rõ. Có nhiều lý do giải thích tại sao các tổ chức, doanh nghiệp vẫn tìm cách tái hiện tri thức đại chúng.

Thứ nhất, việc tái hiện tri thức đại chúng trong các tài liệu có thể giúp lưu giữ chúng.
Thứ hai, tri thức đại chúng là phổ biến với một tổ chức, một nền văn hóa, nhưng có thể không phổ biến đối với một tổ chức hay một nền văn hóa khác. Chẳng hạn, có sự khác biệt lớn về kiểu cách và cách thức làm việc của các nhà quản trị phương Tây và phương Đông cũng như những khó khăn khi họ làm việc với nhau. Những vấn đề như vậy ngày càng được quan tâm trong bối cảnh toàn cầu hóa. Những tài liệu chính thức ghi lại các tri thức đại chúng về văn hóa có thể giúp các nhà kinh doanh giải quyết các vấn đề này.

6. Tri thức thủ tục và tri thức mô tả

Tri thức thủ tục (Procedural Knowledge) là tri thức liên quan tới cách giải quyết một vấn đề, quy trình xử lý các công việc , lịch trình tiến hành các thao tác… Các dạng của tri thức thủ tục thường dùng là các chiến lược, quy trình… ví dụ các bước giải một phương trình bậc 2, quy trình làm bánh chưng hay quy trình implement POS…
Tri thức mô tả (Declarative Knowledge) là sự khẳng định về một sự kiện, hiện tượng hay một khái niệm nào đó trong một hoàn cảnh không gian hoặc thời gian nhất định. Các khẳng định về hiện tượng “Mặt trời lặn ở phía tây”, khái niệm “tam giác đều là tam giác có ba cạnh, ba góc bằng nhau”, khẳng định “Hà nội là thủ đô của Việt Nam”, “Steve là CEO của Magestore”, “Nhiệt độ ngày 09/01/2020 là 29 độ C”… đều là các ví dụ về tri thức mô tả.

Với chúng ta, trong nhiều trường hợp có sự thay thế giữa hiểu về sự việc và hiểu về cách thức tạo ra sự việc. Vì vậy, một số người học thuộc lòng bảng cửu chương, một số khác sẽ tính từ đầu khi cần thực hiện một phép nhân nào đó. Đa phần chúng ta kết hợp cả hai, tức là sẽ học thuộc lòng bảng cửu chương với những con số nhỏ và thực hiện phép nhân với những con số lớn hơn. Tương tự, chúng ta có thể thuộc số điện thoại như một sự kiện hoặc chúng ta có thể chỉ cần nhớ quy tắc tra số điện thoại từ danh bạ điện thoại. Như vậy, cả tri thức thủ tục và tri thức mô tả đều được chúng ta sử dụng hỗ trợ trong đời sống hàng ngày và trong công việc.

7. Tri thức lõi và tri thức hỗ trợ

Đọc từ đầu tới đây, chắc hẳn mọi người đều bắt đầu nhận ra rằng tri thức là một trong những tài sản quan trọng nhất của tổ chức, nhưng rất ít tổ chức có thể sử dụng tài sản này một cách hữu hiệu. Trong trường hợp này, cần chia tri thức thành hai dạng: Tri thức lõi (Core Knowledge) và tri thức hỗ trợ (Enabling Knowledge).

Dạng tri thức thiết yếu đối với tổ chức, giúp tổ chức đạt được mục tiêu và chiến lược của mình được gọi là tri thức lõi. Do tri thức lõi là tối quan trọng đối với tổ chức, việc quản trị tri thức lõi phải được lưu tâm và duy trì trong tổ chức.
Tri thức lõi bản thân nó không thể đủ để giúp một tổ chức hoạt động và tạo tính cạnh tranh . Tri thức lõi cần tri thức khác, có thể duy trì sự hiệu quả của tổ chức. Tri thức đó được gọi là tri thức hỗ trợ. Khi kết hợp với tri thức lõi, tri thức hỗ trợ có thể giúp dẫn tới sự phát triển một sản phẩm mới, một quá trình mới hay một dịch vụ mới. Do tính chất không quyết định chính tới sự cạnh tranh, một số quan điểm cho rằng tổ chức không nhất thiết phải tự tạo tri thức hỗ trợ mà có thể thuê ngoài (outsourcing).

Tri thức lõi và tri thức hỗ trợ giúp tổ chức thực hiện các mục tiêu tập trung, hoạt động giống một thể thống nhất. Tri thức của tổ chức có thể được lưu giữ một phần trong hệ thống online hoặc tài liệu giấy, phần lớn còn lại được lưu giữ trong các cá nhân hay các nhóm người làm việc trong tổ chức bao gồm cả nhân viên, nhà quản trị cấp thấp và cấp cao.

Kết luận

Mình tin rằng mọi người đã đều nắm được ý niệm cơ bản nhất nhưng rõ ràng hơn về tri thức qua bài viết này. Các thuật ngữ được mở ngoặc cả phiên bản gốc – tiếng Anh, nên những bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về đề tài này có thể dùng nó để nghiên cứu, hiểu rằng đây mới chỉ là điểm bắt đầu.