Tổng hợp quy trình bảo hành bảo trì dành cho doanh nghiệp

Bảo hành, bảo trì có một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững được quy trình bảo hành bảo trì. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu thêm về quy trình này nhé! ahihi

I. Mục đích của quy trình bảo hành bảo trì

Quy trình bảo hành bảo trì được tạo lập nhằm mục đích hướng dẫn các bước sửa chữa tài sản, máy móc.

Mục đích của quy trình bảo hành bảo trì

II. Phạm vi áp dụng

Quy trình bảo hành bảo trì được áp dụng cho toàn bộ nhân viên kỹ thuật, bảo hành, bảo trì

III. Nội dung quy trình bảo hành bảo trì

3.1. Viết phiếu yêu cầu sửa chữa

Nhu cầu viết phiếu yêu cầu sửa chữa có thể phát sinh trong một số trường hợp sau:

• Do người sử dụng phát hiện máy móc, tài sản bị hư hỏng
• Do người khác phát hiện thấy hư hỏng (phải báo ngay cho người sử dụng biết)

Khi có nhu cầu sửa chữa tài sản, trang thiết bị thì người đề nghị phải lập phiếu yêu cầu sửa chữa (Theo  mẫu)

Nguyên tắc viết phiếu yêu cầu sửa chữa: Ngay khi phát hiện hư hỏng, người phát hiện phải báo ngay lập tức cho người sử dụng. Sau đó người sử dụng phải ghi phiếu yêu cầu và thông tin cho phụ trách ngay lập tức, không được chuyển sang ngày hôm sau.

3.2. Duyệt cho sửa chữa

a. Thẩm quyền duyệt cho sửa chữa

• Đối với các trường hợp phát sinh có mức chi phí từ 1 triệu VNĐ trở lên đối với công ty, văn phòng hoặc từ 3 triệu VNĐ trở lên đối với chi nhánh thì do giám đốc duyệt
• Đối với toàn bộ công việc phát sinh có chi phí dưới 1 triệu VNĐ hoặc không phát sinh chi phí thì do Trưởng phòng Hành chính duyệt, nhưng tổng giá trị không vượt quá 15 triệu VNĐ/tháng
• Đối với chi nhánh, toàn bộ các công việc phát sinh chi phí dưới 3 triệu VNĐ hoặc không phát sinh chi phí thì do giám đốc khối duyệt nhưng không quá 15 triệu/tháng.

b. Nhiệm vụ của người duyệt

• Nội dung xem xét để duyệt cho sửa chữa bao gồm: Loại tài sản hư hỏng, lý do hư hỏng và mức độ hư hỏng
• Kiểm tra, xem xét các nội dung trong phiếu yêu cầu sửa chữa, sau đó bổ sung hoặc sửa chữa các nội dung trong phiếu và cuối cùng là xác nhận vào phiếu và chuyển lại cho người yêu cầu

3.3. Chuyển thông tin cho phòng HCQT

• Người yêu cầu sửa chữa chuyển phiếu yêu cầu cho nhân viên lễ tân thuộc phòng HCQT
• Nhân viên lễ tân nhận phiếu, ký vào sổ nhận của người giao, sau đó chuyển thông tin cho nhân viên kỹ thuật thực hiện và cuối cùng là lưu thông tin vào máy.

3.4. Xác định đơn vị sửa chữa

• Đơn vị  sửa chữa có thể do kỹ thuật viên nội bộ hoặc do đơn vị bên ngoài chịu trách nhiệm
• Đối với trường hợp sửa chữa nội bộ thì chuyển phiếu cho kỹ thuật viên thực hiện
• Trong trường hợp bắt buộc phải sửa chữa ngoài thì phòng HCQT có trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp, tổ chức ký hợp đồng dịch vụ theo quy trình đánh giá nhà cung ứng, mua hàng của công ty
• Sau khi đã ký kết hợp đồng, phòng HCQT giao phiếu yêu cầu sửa chữa và bàn giao lại nội dung công việc cho một kỹ thuật viên đại diện cho công ty để làm việc với nhà cung cấp dịch vụ.

3.5. Kiểm tra hiện trạng

• Kỹ thuật viên phải trực tiếp đến hiện trường để xem xét tình trạng của tài sản, máy móc
• Nhân viên kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra nội dung đề nghị, hiện trạng của tài sản trong phiếu yêu cầu sửa chữa có đúng hay không. Nếu không đúng hoặc còn thiếu một vài lỗi…thì trao đổi trực tiếp với trưởng bộ phận sử dụng, sửa chữa lại nội dung trong phiếu yêu cầu sửa chữa.

3.6. Tiến hành sửa chữa

a. Nếu nhân viên kỹ thuật có thể tự sửa

• Nhân viên kỹ thuật tự sửa theo nghiệp vụ của mình sau đó bàn giao lại cho bộ phận sử dụng, ghi phiếu nghiệm thu và phải có chữ ký của các bên.
• Đối với tất cả các loại máy móc, thiết bị còn bảo hành thì nhân viên kỹ thuật phải liên hệ với đơn vị bảo hành hoặc đơn vị bảo trì (đã ký hợp đồng với công ty) để tiến hành sửa chữa. Trường hợp nếu không có đơn vị bảo hành, bảo trì thì nhân viên kỹ thuật phải liên hệ với một nhà cung ứng để tiến hành sửa chữa.

Nội dung của quy trình bảo hành, bảo trì

b. Nếu nhân viên kỹ thuật không thể tự sửa nhưng còn thời hạn bảo hành

• Nhân viên kỹ thuật phải liên hệ với đơn vị bảo hành đến để tiến hành sửa chữa
• Nhân viên kỹ thuật trực tiếp kiểm tra, giám sát toàn bộ quá trình sửa chữa, sau khi sửa chữa xong thì lập biên bản nghiệm thu và phải có chữ ký của các bên (kể cả bên bảo hành).

c. Nếu nhân viên kỹ thuật không thể tự sửa và không còn thời hạn bảo hành

Bước 1: Nhân viên kỹ thuật ghi rõ tình trạng của máy móc, trang thiết bị vào trong phiếu sửa chữa
Bước 2: Nhân viên kỹ thuật lập phương án sửa chữa và trình cho Trưởng phòng Hành chính – Quản trị duyệt.
Bước 3: Trưởng phòng phải trình phương án cho Giám đốc phê duyệt (trừ trường hợp với loại sửa chữa cần phê duyệt chi phí và Giám đốc đã có sự uỷ quyền cho Trưởng phòng). Đối với trường hợp công ty có hợp đồng sửa chữa từ trước hoặc đã được Giám đốc phê duyệt thì không phải phê duyệt
Bước 4: Nhân viên kỹ thuật tìm kiếm nhà cung cấp, lập hồ sơ đánh giá và trình cho người có thẩm quyền duyệt
Bước 5: Kỹ thuật viên theo dõi, giám sát toàn bộ quá trình sửa chữa
Bước 6: Sau khi sửa xong phải ghi biên bản nghiệm thu và phải có chữ ký của các bên (Bao gồm cả đơn vị sửa chữa).

d. Trường hợp với những tài sản, trang thiết bị đòi hỏi phải vận hành sau một thời gian mới xác định được việc sửa chữa đã hoàn thành hay chưa: Sau từ 5 – 10 ngày, bên sửa chữa và nhân viên bảo trì tiến hành lập biên bản nghiệm thu theo biểu mẫu của công ty đã được quy định

e. Trường hợp đối với hư hỏng nhẹ, có thể khắc phục được bằng nguồn lực sẵn có: Người sử dụng chỉ cần báo cho nhân viên bảo trì để được sửa chữa. 

3.7. Kết thúc sửa chữa

• Nhân viên kỹ thuật có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi sửa chữa 
• Kỹ thuật viên lập biên bản nghiệm thu theo mẫu đã được công ty quy định hoặc biên bản nghiệm thu đã có sẵn của nhà cung cấp.
• Nhân viên kỹ thuật phải ghi rõ ràng, chính xác lý do hư hỏng. Nếu là lỗi do người sử dụng thì kỹ thuật viên phải phối hợp với Trưởng phòng để quy trách nhiệm cho người sử dụng.

IV. Biểu mẫu quy trình bảo hành, bảo trì

1. Bảng theo dõi bảo hành

Tải bảng theo dõi bảo hành: TẠI ĐÂY

2. Báo cáo số lượng máy móc thiết bị hàng tháng

Tải Báo cáo số lượng máy móc thiết bị hàng tháng: TẠI ĐÂY

3. Kế hoạch bảo trì

Tải kế hoạch bảo trì: TẠI ĐÂY

4. Phương án sửa chữa

Tải phương án sửa chữa: TẠI ĐÂY

5. Báo cáo dụng cụ bảo trì hàng tháng

Tải báo cáo dụng cụ bảo trì hàng tháng:TẠI ĐÂY

6. Danh sách nhà cung cấp bộ phận kỹ thuật

Tải danh sách nhà cung cấp bộ phận kỹ thuật: TẠI ĐÂY

7. Các trường hợp sự cố và cách xử lý

Tải các trường hợp sự cố và cách xử lý: TẠI ĐÂY

8. Phiếu lý lịch máy

Tải phiếu lý lịch máy: TẠI ĐÂY