Tổng hợp các mẫu đơn xin nghỉ phép và cách viết thuyết phục nhất

Mẫu đơn xin nghỉ phép như thế nào là đúng chuẩn và làm sao để viết đơn xin nghỉ phép thuyết phục là câu hỏi chung của rất nhiều người. Bài viết sau đây của chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp những băn khoăn đó!

Đơn xin nghỉ phép là một trong những loại đơn từ được sử dụng phổ biến hiện nay tại nơi làm việc. Tại bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn quy định về chế độ nghỉ phép và mẫu đơn xin nghỉ phép chuyên nghiệp thông dụng nhất hiện nay. Để không bỏ lỡ những thông tin và quyền lợi từ chế độ nghỉ phép mời bạn đọc cùng tham khảo nội dung dưới đây.

I. Quy trình xin nghỉ phép

Quy trình xin nghỉ phép

Để có thể xin nghỉ phép kịp thời trong thời gian ngắn nhất có thể, bạn không chỉ cần một mẫu đơn xin nghỉ phép chuyên nghiệp và đúng quy chuẩn mà còn phải tuân thủ theo đúng quy trình xin nghỉ phép do công ty quy định. Một quy trình xin nghỉ phép đúng sẽ bao gồm các bước cơ bản sau đây:

1. Làm đơn xin nghỉ phép

Khi làm việc cho các công ty hoặc doanh nghiệp, nếu bạn muốn xin nghỉ thì bạn cần điền thông tin vào mẫu đơn xin nghỉ phép công ty, có thể lấy mẫu từ phòng hành chính nhân sự hoặc tham khảo các trang web trên Internet với một kho chứa khổng lồ mà bạn có thể thoải mái lựa chọn. 

2. Chuyển lên quản lý duyệt đơn xin nghỉ phép

Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào mẫu đơn xin nghỉ phép, bạn cần chuyển đơn lên quản lý để chờ phê duyệt. Tùy thuộc vào thời gian nghỉ mà bạn cần chuyển đơn của mình lên đúng cấp quản lý có thẩm quyền, cụ thể như sau:

• Đơn xin nghỉ phép dưới 1 ngày: Trưởng phòng hoặc phó phòng trực tiếp phê duyệt.

• Đơn xin nghỉ phép từ 1 – 5 ngày: Trưởng phòng phê duyệt

• Đơn xin nghỉ phép từ 5 ngày trở lên (mẫu đơn xin nghỉ phép dài hạn): Tổng giám đốc trực tiếp phê duyệt.

Các cấp quản lý khi được gửi mẫu đơn xin nghỉ phép cần tiến hành xem xét lại lịch làm việc của cá nhân đó kết hợp với khối lượng công việc và quy định của công ty để phê duyệt đơn. 

3. Chuyển đơn xin nghỉ phép cho bộ phận nhân sự

Sau khi mẫu đơn xin nghỉ phép công ty của bạn được quản lý phê duyệt, bạn cần chuyển đơn của mình cho bộ phận nhân sự của công ty để nhận thông báo chính thức. Kể cả đơn xin nghỉ phép của bạn đã được phê duyệt nhưng không được chuyển cho bộ phận nhân sự cũng bị tính là nghỉ không có lý do. Ngoài ra trong một số trường hợp đặc biệt và đột xuất như tai nạn, đám hiếu của người thân… thì bạn hoàn toàn có thể nghỉ phép trước rồi xin bổ sung giấy nghỉ phép để chuyển cho bộ phận nhân sự nhưng bắt buộc phải thông báo cho quản lý biết trước khi nghỉ. Ngay sau khi nhận được đơn xin nghỉ phép thì bộ phận nhân sự sẽ bắt đầu tính thời gian nghỉ của bạn theo đúng quy định. 

Xem thêm: Hướng dẫn viết đơn xin vào Đảng và thủ tục kết nạp Đảng viên mới nhất

II. Các mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn nhất

1. Mẫu đơn xin nghỉ phép của cán bộ công chức

2. Mẫu đơn xin nghỉ phép năm

3. Mẫu đơn xin nghỉ phép đi du lịch

4. Mẫu đơn xin nghỉ phép của giáo viên

5. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng anh

6. Mẫu đơn xin nghỉ phép song ngữ

7. Mẫu đơn xin nghỉ phép để xin visa 

8. Mẫu đơn xin nghỉ phép đám cưới

9. Mẫu đơn xin nghỉ phép không lương

10. Mẫu đơn xin nghỉ phép của bộ nội vụ

11. Mẫu đơn xin nghỉ phép dài hạn

12. Mẫu đơn xin nghỉ phép của học sinh

Xem thêm: Đơn xin chuyển công tác và thủ tục chuyển nơi công tác của cán bộ viên chức

III. Cách viết mẫu đơn xin nghỉ phép thuyết phục nhất 

Cách viết mẫu đơn xin nghỉ phép thuyết phục nhất

Để nhanh chóng nhận được sự phê duyệt từ cấp trên, bạn cần tham khảo các mẫu đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn với lý do xác đáng và hợp lý nhất. Bên cạnh đó, để tăng tính thuyết phục cho đơn xin nghỉ phép, bạn cần lưu ý tới một số điểm sau đây:

1. Giọng điệu nhẹ nhàng và lịch sự

Điều đầu tiên bắt buộc phải lưu ý đối với mọi mẫu đơn xin nghỉ phép đó chính là giọng điệu nhẹ nhàng và lịch sự, kể cả với mẫu đơn xin nghỉ phép không hưởng lương. Điều này vừa thể hiện được mong muốn của bạn một cách trang trọng, vừa bộc lộ được sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc. Nhờ đó, bạn sẽ không chỉ được phê duyệt đơn nhanh mà còn để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt quản lý cũng như các đồng nghiệp. 

2. Đưa ra lý do phù hợp

Đây là yếu tố then chốt quyết định mẫu đơn xin nghỉ việc của bạn có được phê duyệt hay không. Dù bạn có viết hay như thế nào, trình bày đẹp ra sao thì nếu không có lý do nghỉ phép chính đáng, đơn của bạn chắc chắn vẫn không được phê duyệt, ngay cả với những mẫu xin nghỉ phép không hưởng lương đi chăng nữa. Điều này không có nghĩa là bạn viết ra một lý do khác thuyết phục hơn để xin nghỉ bởi nếu bị phát hiện thì bạn sẽ bị kỷ luật, thậm chí là đuổi việc do thiếu trung thực. Vậy thì, bạn cần viết lý do xin nghỉ chính xác nhưng phải nêu căn cứ làm sao thật thuyết phục để tăng khả năng thành công. 

3. Trình bày chi tiết, rõ ràng

Một bí quyết để tăng tính thuyết phục cho mẫu đơn xin nghỉ việc công ty đó chính là trình bày chúng một cách chi tiết, khoa học và rõ ràng. Nếu có thể, hãy cung cấp thông tin về thời gian nghỉ và thời điểm quay trở lại công việc ngay trong đơn xin nghỉ phép của bạn. Ngoài ra cũng đừng quên thêm thông tin liên lạc khi có trường hợp khẩn cấp xảy ra trong thời gian bạn nghỉ phép. 

Nếu thời gian nghỉ phép kéo dài trên 5 ngày, ngoài cấp trên thì bạn cần thông báo cho các đồng nghiệp và bàn giao công việc của mình cho họ để đảm bảo tiến độ công việc. Hãy thể hiện rằng mình là một người chủ động và có trách nhiệm với công việc, sự vắng mặt của bạn hoàn toàn không gây ra những ảnh hưởng tiêu cực tới hoạt động của phòng. Có như vậy thì mẫu đơn xin nghỉ phép của bạn mới nhanh chóng được phê duyệt. 

4. Xem xét các lựa chọn thay thế

Nếu công việc của bạn có thể hoàn thành từ xa mà không cần phải tới công ty thì bạn nên đề xuất giải pháp này ngay trong đơn xin nghỉ phép của mình. Đây là một biện pháp rất lý tưởng khi vừa tạo ra lợi ích cho công ty lại vừa đem lại thu nhập cho bạn ngay cả trong thời gian nghỉ việc. Thế nhưng trong một số trường hợp không thể làm khác thì bạn cũng nên đưa ra một số sự lựa chọn thay thế cho cấp trên khi có vấn đề xảy ra.

5. Gửi email sớm nhất có thể

Sau khi đã đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết, bạn cần gửi email cho sếp trong thời gian ngắn nhất có thể để họ có đủ thời gian sắp xếp công việc và nhân sự thay thế, thậm chí là lên kế hoạch dự phòng. Ngoài ra, hành động này cũng thể hiện tính trách nhiệm và chủ động trong công việc của bạn, từ đó dễ nhận được thiện cảm từ nhà quản lý. 

Xem thêm: Cách viết những lá đơn xin nghỉ việc hay nhất

IV. Quy định về chế độ nghỉ phép

Quy định về chế độ nghỉ phép

1. Chế độ nghỉ phép năm và cách tính

Chế độ nghỉ phép năm được áp dụng đối với người lao động có đủ 12 tháng làm việc và được hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động. Cụ thể như sau:

• Đối với người lao động làm việc trong điều kiện bình thường sẽ được nghỉ phép tối đa là 12 ngày/năm. 

• Đối với người lao động làm việc trong môi trường làm việc độc hại, nguy hiểm hoặc điều kiện sinh sống khắc nghiệt theo quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội phối hợp với Bộ Y tế ban hành sẽ được nghỉ phép tối đa là 14 ngày/năm. 

• Đối với người lao động làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm khác theo quy định cụ thể của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội phối hợp với Bộ Y tế ban hành sẽ được nghỉ phép trong thời hạn tối đa là 16 ngày/năm.

Theo quy định của Bộ Lao động, chế độ nghỉ phép năm được quy định như sau: Người sử dụng lao động có quyền quy định về chế độ nghỉ phép năm và ngược lại người lao động có quyền thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ phép hàng năm thành nhiều lần trong năm hoặc có thể nghỉ gộp trong 1 lần. Mặc dù đã được thỏa thuận trước trong hợp đồng lao động hay quy định có sẵn của công ty về số ngày nghỉ phép năm nhưng người lao động có trách nhiệm phải thông báo cho người sử dụng lao động về lịch nghỉ phép của mình thông qua các mẫu đơn xin nghỉ phép công ty và có sự phê duyệt của các cấp quản lý tương ứng.

Cách tính chế độ nghỉ phép năm được quy định như sau:

• Lấy số ngày nghỉ tối đa hằng năm cộng với số ngày được nghỉ tăng thêm theo thâm niên (nếu có) rồi chia cho 12 tháng, sau đó lấy kết quả nhận được nhân với số tháng làm việc thực tế trong năm để tính toán ra số ngày được nghỉ phép hàng năm. Kết quả được làm tròn đến hàng đơn vị theo quy tắc nếu phần thập phân lớn hơn hoặc bằng 0,5 thì sẽ được làm tròn lên 1 đơn vị.

• Đối với trường hợp người lao động làm việc dưới 12 tháng thì thời gian nghỉ phép năm sẽ được tính theo thời gian làm việc thực tế, nếu trong thời gian đó người lao động không nghỉ thì sẽ được thanh toán số tiền lương tương ứng. 

2. Chế độ hưởng lương khi nghỉ phép hàng năm

Khi có nhu cầu nghỉ phép năm, người lao động hoàn toàn có quyền tạm ứng lương tối thiểu bằng số lương trong những ngày nghỉ phép. Trong trường hợp người lao động nghỉ việc mà chưa nghỉ phép năm hoặc nghỉ chưa hết số ngày quy định thì sẽ được thanh toán tiền lương trong những ngày chưa nghỉ phép. 

3. Nghỉ phép có tính thứ 7 và chủ nhật không?

Theo quy định của Bộ Lao động, những ngày nghỉ bao gồm thứ 7 và chủ nhật sẽ KHÔNG bị tính vào những ngày nghỉ phép năm mà vẫn được hưởng nguyên lương theo quy định. 

4. Trong thời gian nghỉ phép có được hưởng chế độ ốm đau?

Rất nhiều người cùng có chung câu hỏi: Trong thời gian nghỉ phép mà người lao động phải nhập viện và có đầy đủ giấy tờ liên quan thì có được công ty chi trả theo chế độ ốm đau hay không? Và câu trả lời sẽ là, theo quy định ở điểm c khoản 2 Điều 3 của Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH ngày 29/12/2015 quy định KHÔNG giải quyết chế độ trợ cấp ốm đau khi người lao động phải nằm viện trong thời gian nghỉ phép năm hoặc nghỉ không lương và nghỉ việc riêng theo quy định. 

Xem thêm: Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ phép đi du lịch thuyết phục nhất 2021 

V. Những lưu ý khi xin nghỉ phép không lương

Những lưu ý khi xin nghỉ phép không lương

Khi xin nghỉ phép không lương, bên cạnh việc thực hiện theo đúng quy trình và tuân thủ theo các quy định chung của công ty với một mẫu đơn xin nghỉ phép không lương đúng chuẩn, bạn vẫn cần phải lưu ý một số điểm đặc biệt sau:

1. Thời gian xin nghỉ phép không lương

Trong một số trường hợp, người lao động được phép nghỉ việc riêng nhưng vẫn được hưởng nguyên lương 100% theo quy định tại Điều 116 Bộ luật Lao động 2018, cụ thể là:

• Kết hôn: nghỉ phép 3 ngày 

• Con (ruột) kết hôn: nghỉ phép 1 ngày

• Bố mẹ đẻ, bố mẹ vợ/chồng hoặc con qua đời: nghỉ phép 3 ngày

Ngoài những trường hợp kể trên, khi xin nghỉ việc riêng thì bạn cần điền vào đúng mẫu đơn xin nghỉ phép không lương theo quy định, bao gồm:

• Người lao động bắt buộc phải thông báo về việc xin nghỉ phép không lương trong 1 ngày của mình cho các cấp quản lý trong các trường hợp: ông bà nội/ngoại mất, anh/chị/em ruột mất, bố/mẹ kết hôn, anh/chị/em ruột kết hôn. 

• Ngoài những trường hợp kể trên, nếu muốn xin nghỉ phép việc riêng thì bạn cần ghi đầy đủ và chi tiết các thông tin có liên quan trong mẫu đơn xin nghỉ phép không hưởng lương để chờ phê duyệt. 

2. Đóng BHXH trong thời gian nghỉ phép không lương

Theo quy định tại Điều 38, Quyết định số 959/QĐ-BHXH ban hành về việc quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế, cả người lao động và người sử dụng lao động đều sẽ KHÔNG phải đóng BHXH trong suốt thời gian mà người lao động thực hiện nghỉ phép không hưởng lương. 

VI. Quy trình làm giấy xin nghỉ phép

Để có thể tiến hành nghỉ phép bạn cần phải tuân theo những quy trình bắt buộc mà cơ quan bạn công tác quy định. Thường quy trình xin nghỉ phép thường gồm 3 bước cơ bản phổ biến.

1.Làm đơn nghỉ phép

Người lao động muốn xin nghỉ phép cần tiến hành làm đơn xin phép nghỉ làm theo mẫu đã được quy định sẵn. Bạn có thể tải mẫu đơn nghỉ phép đó trên trang thông tin của cơ quan bạn, hoặc xin mẫu đơn xin phép nghỉ làm tại phòng hành chính – nhân sự.

2.Chuyển đơn xin nghỉ phép lên quản lý xét duyệt

Sau đi đã hoàn thành đơn xin nghỉ bạn cần chuyển đơn đó lên bộ phận quản lý để xin ý kiến xét duyệt. Thường người xét duyệt sẽ chính là quản lý trực tiếp của bạn. Thời gian xét duyệt sẽ từ 1-3 ngày. Tùy thuộc vào thời gian nghỉ, bạn sẽ cần ý kiến của lãnh đạo khác nhau.

Chẳng hạn như:

• Nếu nghỉ 1 ngày: xin xét duyệt của trưởng/phó phòng
• Nghỉ từ 3 ngày trở lên xin ý kiến của Giám đốc bộ phận
• Trên 1 tuần cần xin ý kiến của ban lãnh đạo công ty

Quá trình xin xét duyệt bạn cần bàn giao lại công việc mình đang phụ trách cho đồng nghiệp, những công việc quan trọng cần giải quyết xong thì mới được nghỉ.

3.Chuyển giao giấy xin nghỉ phép cho bộ phận nhân sự

Sau khi đã được xét duyệt bạn cần chuyển giấy xin nghỉ phép của mình đến bộ phận nhân sự của công ty. Bộ phận nhân sự sẽ có trách nhiệm tiến hành cập nhật tiến trình nghỉ của bạn. Khi tính xét duyệt công thì bạn sẽ được tính là xin nghỉ phép có lý do. Nếu đơn xin nghỉ phép được xét duyệt nhưng không gửi bộ phận nhân sự bạn vẫn sẽ bị tính nghỉ không phép.

Một lưu ý nhỏ, trong trường hợp đột xuất, đặc biệt bạn có thể nghỉ trước và hoàn thành đơn xin nghỉ sau. Tuy nhiên, trước khi nghỉ phép hãy báo cáo với quản lý để họ nắm được tình hình.

VII. Kết luận 

Trên đây là toàn bộ thông tin có liên quan tới những mẫu đơn xin nghỉ phép và chế độ nghỉ phép mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn đọc. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết này của chúng tôi và hẹn gặp lại bạn ở những tin tức bổ ích tiếp theo!