[Tổng hợp] 30 khái niệm cơ bản về kho bãi bạn cần biết – Công ty kho vận SEC

Lĩnh vực kho bãi, kinh doanh kho bãi, logistics ngày càng phát triển trong xu thế kinh tế thị trường. Không chỉ là nơi lưu trữ hàng hóa, kho bãi còn là nơi diễn ra rất nhiều hoạt động đa dạng khác. Trở thành một mắt xích quan trọng trong hoạt động kinh doanh.
Trong bài viết này, Saigon Express sẽ cùng bạn khám phá các khái niệm cơ bản về kho bãi. Những vấn đề, sự vật, phương tiện, cơ sở vật chất, hoạt động,… gắn liền với kho bãi. Nếu bạn đang có ý định tìm hiểu về lĩnh vực lưu trữ, kho vận thì không nên bỏ qua!

1. Các khái niệm cơ bản về kho bãi, nhà kho

1.1 Kho bãi là gì?

Kho bãi trong logistics là một bộ phận cực kỳ quan trọng trong chuỗi cung ứng và logistics. Theo đó, kho bãi là nơi lưu trữ và bảo quản các nguyên vật liệu, các mặt hàng bán thành phẩm hoặc thành phẩm để cung ứng cho khách hàng. Khác với “nhà kho”, kho bãi có ý nghĩa bao quát hơn chứ không đơn thuần là một công trình xây dựng.

1.2 Nhà kho

Hoặc nhiều người gọi ngắn gọn là Kho, Kho hàng, là một toà nhà được xây dựng với chức năng chứa hàng, lưu trữ hàng hóa. Nhà kho có thể chia thành 2 dạng.
Thứ nhất, nhà kho chứa đồ gia đình thường có thiết kế, xây dựng đơn giản. Có thể được xây từ vật liệu gỗ, sắt thép loại nhỏ, xi măng,…
Thứ 2 là nhà kho của công ty, doanh nghiệp, cơ sở. Dạng nhà kho này thường được xây dựng bằng kim loại (sắt, thép, tôn) hoặc bê tông cốt thép kiên cố. Kho hàng thường có quy mô lớn, diện tích lớn để chứa hàng hóa thường xuyên xuất nhập, buôn bán, phân phối vận chuyển,… Lưu trữ đang dạng đối tượng tùy vào hoạt động của công ty, doanh nghiệp. Có thể là nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, hàng bán buôn, hàng xuất nhập khẩu,…

1.3 Nhà xưởng (hay còn gọi là nhà công nghiệp)

Là một công trình kiên cố có diện tích lớn. Nếu nhà kho chỉ là nơi lưu trữ hàng hóa, thì nhà xưởng vừa là nơi trữ hàng, vừa là nơi diễn ra quy trình sản xuất hàng hóa. Tại đây sẽ có chứa cả dây chuyền sản xuất, bao gồm các trang thiết bị máy móc cho tới nguồn nhân lực con người. Tất cả nhằm đáp ứng cho quy trình sản xuất; bảo quản hoặc vận chuyển hàng hóa. Đây là một trong những khái niệm cơ bản về kho bãi phổ biến bạn cần biết.

1.4 Dịch vụ cho thuê kho

Một công ty đầu tư hệ thống kho tiêu chuẩn, sau đó sẽ cho các công ty khác thuê lại một phần hoặc toàn bộ nhà kho. Đi kèm với đó là các dịch vụ tiện ích. Khi doanh nghiệp không xây dựng, thuê hoặc đầu tư kho riêng, thì sử dụng dịch vụ cho thuê kho sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Đồng thời không cần đào tạo hay thuê nhân sự quản lý kho. Saigon Express là một ví dụ điển hình về công ty cung cấp dịch vụ cho thuê kho bãi!

1.5 Logistics là gì?

Thực tế chưa có từ thuần Việt nào có thể diễn tả sát nghĩa thuật ngữ này. Nhiều người thường dùng tạm từ “hậu cần”, nhưng chỉ mang tính tương đối. Điều 233 Luật thương mại Việt Nam định nghĩa: “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao.”

2. Các khái niệm cơ bản về loại hình kho bãi

2.1 Kho chung (kho chia sẻ)

Là mô hình nhà kho rất được các nước trên thế giới ưa chuộng vì sự tiện lợi và tối ưu chi phí. Theo đó các doanh nghiệp lớn sẽ đầu tư sẵn nhà kho đạt tiêu chuẩn. Nhà kho sẽ được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết, có nhân sự quản lý kho. Doanh nghiệp này sẽ cho nhiều đơn vị khác cùng thuê kho chung. Hàng hóa của mỗi đơn vị sẽ được sắp xếp tại một khu vực riêng, đảm bảo không bị lẫn lộn với nhau. Trên cơ sở chia sẻ không gian, dùng chung trang thiết bị và đội ngũ nhân sự cố sẵn, kho chung giúp người thuê tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

2.2 Kho tự quản

Hiểu đơn giản là nhà kho tự quản lý. Đây là kiểu nhà kho riêng độc lập. Doanh nghiệp khi thuê kho riêng sẽ được toàn quyền quyết định việc bố trí, sắp xếp, quy trình xuất nhập hàng tại kho. Tuy nhiên các hoạt động sửa chữa, xây dựng, hay tác động tới kết cấu cấu nhà kho thì không được tùy tiện. Cần thông qua ý kiến của chủ sở hữu kho.

2.3 Kho mini, kho kiot

Là một dạng nhà kho tự quản nhỏ. Kho mini hay kho kiot có diện tích nhỏ, tiện lợi (từ vài mét vuông tới vài chục mét vuông). Kiểu nhà kho này thích hợp thuê để lưu trữ đồ cá nhân, đồ gia đình, đồ văn phòng,… Mỗi khách hàng sẽ có một chìa khóa riêng để tự quản lý tài sản của mình. Thông thường nhà kho này sẽ được thiết kế trong một hệ thống nhà kho lớn, có sự giám sát từ bên ngoài.

2.4 Kho thương mại điện tử

Là nhà kho chuyên phục vụ cho hoạt động thương mại điện tử. Bên cạnh việc lưu trữ hàng hóa, nhà kho này còn diễn ra các hoạt động như dán tem, đóng gói, xử lý đơn hàng, giao nhận hàng,…

2.5 Kho ngoại quan

Theo khoản 10, điều 4, luật Hải Quan 2014, kho ngoại quan được định nghĩa là “khu vực kho, bãi lưu giữ hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu; hoặc hàng hóa được đưa từ nước ngoài vào để gửi chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam.” Như vậy, kho ngoại quan có nhiệm vụ là tạm lưu trữ, bảo quản hoặc tiến hành đóng gói, chia tách hàng hóa nhập từ nước ngoài hoặc hàng nội địa chuẩn bị xuất khẩu.

2.6 Kho CFS

Kho CFS là viết tắt của từ Container Freight Station. Nói một cách đơn giản, kho CFS là điểm gom hàng lẻ. Đây là khu vực kho bãi chuyên dùng để thực hiện các hoạt động thu gom hàng của nhiều khách hàng vào cùng container, hoặc chia, tách hàng của nhiều chủ hàng từ một container. Để dễ hình dung, bạn có thể liên tưởng hoạt động của CFS cũng gần giống như chành xe tại Việt Nam.

2.7 Kho bảo thuế

Khoản 9, điều 4 luật Hải quan 2014 định nghĩa kho bảo thuế là “kho dùng để chứa nguyên liệu, vật tư nhập khẩu đã được thông quan nhưng chưa nộp thuế để sản xuất hàng hóa xuất khẩu của chủ kho bảo thuế“. Nói cách khác, kho bảo thuế được xây dựng bởi các công ty có lượng hàng hóa xuất khẩu lớn xây dựng (hoặc chuyên sản xuất hàng xuất khẩu). Kho này có chức năng lưu trữ nguyên liệu, vật tư đã được thông quan (nhưng chưa nộp thuế). Nhằm phục vụ cho việc sản xuất hàng hóa xuất khẩu của công ty đó.

2.8 Kho trung chuyển

Kho trung chuyển cũng có chức năng lưu trữ, quản lý hàng hóa như kho hàng. Tuy nhiên điểm khác biệt là thời gian lưu trữ thường ngắn, mang tính tạm thời. Kho lưu hàng trong giai đoạn chuyển giao từ người mua sang người bán. Thời gian lưu trữ có thể là vài ngày, vài tuần, hoặc lâu hơn… Tùy thuộc vào thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.

2.9 Cross Docking

Là một mô hình kĩ thuật logistics có khả năng loại bỏ quá trình lưu trữ và thu gom đơn hàng của một kho hàng. Tuy nhiên việc tiếp nhận và chuyển hàng đi vẫn được diễn ra bình thường. Các lô hàng sẽ được chuyển trực tiếp từ đơn vị này tới đơn vị khác mà không cần lưu trữ lâu ngày trong kho. Quá trình Cross Docking đôi khi chỉ diễn ra trong vòng 1 ngày, thậm chí 1 giờ tại kho. Mô hình tương tự như kho trung chuyển, nhưng có vẻ nhanh chóng hơn. Để Cross docking diễn ra trơn tru, thì người quản lý, vận hành của các bên phải có kế hoạch rõ ràng từ trước.

2.10 Trung tâm phân phối là gì?

Trung tâm phân phối có nhiều nét giống với kho hàng nhưng ở mức độ “cao cấp” hơn. Có nghĩa, trung tâm phân phối được xây dựng như một nhà kho kiên cố với hệ thống tường, sàn, mái che, ô kệ,… Được dùng để lưu trữ hàng hóa. Điểm khác biệt là trung tâm phân phối chú trọng dòng chảy hàng hóa. Trung tâm này sẽ được tổ chức các dịch vụ đặc thù để đảm bảo quá trình hoàn thiện đơn hàng diễn ra hiệu quả, nhanh chóng.

3. Các khái niệm cơ bản trong hoạt động quản lý kho

3.1 Hàng tồn kho

Rất nhiều người hiểu sai về hàng tồn kho. Cho rằng hàng tồn kho là hàng bị tồn đọng lại do hư hại, hoặc do “ế”, cần thanh lý. Tuy nhiên trong hoạt động kho bãi, hàng tồn kho lại có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Theo đó, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ trong kho, hoặc các nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm. Hàng tồn kho sẽ xuất bán (hoặc sản xuất) ngay lập tức khi có yêu cầu, đáp ứng kịp thời nhu cầu mua hàng của khách. Hàng tồn kho là sự liên kết giữa hoạt động sản xuất và bán sản phẩm. Quản trị hàng tồn kho tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí, tăng mức lợi nhuận.

3.2 Hệ thống quản lý kho WMS

Hệ thống quản lý kho WMS (Warehouse Management System) là hệ thống phần mềm ứng dụng có chức năng hỗ trợ quản lý kho hàng hiệu quả. Thông qua WMS, doanh nghiệp sẽ có một cái nhìn tổng quát về tình hình kho; kiểm soát hoạt động nhân viên kho; lập kế hoạch kho hàng dễ dàng. Nhờ hệ thống quản lý mà các bộ phận của kho sẽ hoạt động thống nhất hơn, tối ưu hóa hoạt động lưu trữ, xuất nhập hàng, hạn chế tối đa các sơ sót như thất thoát, hư hại, hàng hết hạn, ….

3.3 Quản trị hàng tồn kho là gì?

Quản lý tồn kho hay quản trị hàng tồn kho bao gồm các hoạt động như kiểm soát quá trình đặt hàng, nhập hàng, xuất hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho. Trong đó sẽ có quản lý nguyên liệu thô, linh kiện, sản phẩm thành phẩm, Quản lý tồn kho hiệu quả sẽ giúp kiểm soát lượng hàng tồn hợp lý, dòng nguyên liệu/sản phẩm đi về tối ưu, góp phần tăng cường hiệu quả của quá trình kinh doanh.

3.4 Thẻ kho

Thẻ kho là một loại giấy tờ có chức năng theo dõi số lượng, tình hình của từng loại hàng hóa. Thẻ kho thường được đính kèm hàng hóa. Trong thẻ kho sẽ có các nội dung như thông tin chi tiết hàng hóa, thời gian nhập xuất hàng, số lượng nhập xuất hàng, lượng hàng tồn,… Nhiều thẻ kho sẽ đóng lại thành cuốn gọi là sổ kho

3.5 Mã SKU

SKU là viết tắt của Stock Keeping Unit. Đây là một chuỗi ký tự dùng để đặt tên cho hàng hóa dựa theo vị trí cũng như đặc tính của sản phẩm đó. SKU thường bao gồm cả chữ và số. Mỗi SKU đều có ý nghĩa riêng. Dựa vào mã SKU mà người quản lý kho có thể dễ dàng xác được hàng hóa đó là gì, ở vị trí nào trong kho. Nhờ vậy mà việc xuất nhập hàng được diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn.

3.6 Tiêu chuẩn 5S

Không chỉ trong kho bãi, tiêu chuẩn 5S còn được áp dụng trong nhiều môi trường làm việc khác nhau như văn phòng, công ty, công trường, nhà xưởng,… Tiêu chuẩn 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản. Bao gồm 5 yếu tố SERI (Sàng lọc) – SEITON (Sắp xếp) – SEISO (Sạch sẽ) – SEIKETSU (Săn sóc) -SHITSUKE (Sẵn sàng). Kho bãi áp dụng triệt để tiêu chuẩn 5S sẽ giúp cho quá trình làm việc đạt năng suất cao hơn, giảm thiểu các sơ sót. Đồng thời giúp cho môi trường làm việc thoải mái hơn, tiết kiệm thời gian, công sức,…

4. Các khái niệm cơ bản về hoạt động trong kho

4.1 Nhập kho/xuất kho

Là hoạt động đưa hàng vào kho/hoặc đưa hàng ra khỏi kho. Tùy quy định hoặc mô hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà quy trình nhập kho hoặc xuất kho sẽ khác nhau.

4.2 FIFO là gì?

FIFO (First In, First Out) là một thuật ngữ dùng để mô tả về hoạt động xuất nhập hàng. Theo đó FIFO là nhập trước, xuất trước. Có nghĩa các hàng hóa nào nhập vào kho trước sẽ được sắp xếp cho xuất đi trước. Phương thức này thường được áp dụng cho các mặt hàng có hạn dùng ngắn như hàng thực phẩm, hàng theo xu hướng, thời thượng như thời trang, các phiên bản thiết bị điện tử,… Vì nếu để lưu quá lâu sẽ trở thành hàng “quá date”, hoặc không còn “hot” nữa.

4.3 LIFO là gì?

(Last In, First Out) cũng là một thuật ngữ dùng để mô tả về hoạt động xuất nhập hàng. Nhưng khác với FIFO, LIFO là nhập sau xuất trước. Tức là các mặt hàng nào vừa nhập kho khi xuất đi sẽ được ưu tiên xuất trước. Còn hàng nhập từ trước vẫn để lưu kho. Ưu điểm của LIFO là giúp tối ưu lợi nhuận nhờ cân đối hợp lý các chi phí sản xuất và bán hàng. Đặc biệt khi thị trường biến động về giá sẽ không bị ảnh hưởng, lỗ vốn. Các mặt hàng ít biến chất và không giới hạn thời gian sử dụng như cát, đá, gạch, thép, gỗ, vật liệu xây dựng thường áp dụng LIFO.

5. Các khái niệm cơ bản về nhân sự kho

5.1 Thủ kho

Trong một kho hàng, thủ kho thường là người giữ vị trí cao nhất. Có nhiệm vụ quản lý tổng quan các hoạt động trong kho, phân công nhiệm vụ và giám sát công việc của các phụ kho, sắp xếp quá trình xuất nhập hàng sao cho hợp lý nhất, báo cáo tình hình kho đối với ban lãnh đạo. Trong một số trường hợp, thủ kho sẽ trực tiếp thực hiện, giám sát quá trình nhập xuất hàng (từ kiểm tra chứng từ yêu cầu nhập / xuất hàng), cho tới theo dõi số lượng xuất nhập tồn và đối chiếu định mức tồn kho,… Trên thực tế, tùy quy mô kho mà nhiệm vụ của thủ kho sẽ khác nhau. Một số người chỉ có nhiệm vụ quản lý tổng quan. Nhưng với một kho hàng nhỏ, thì thủ kho gần như bao quát mọi việc, kể cả lái xe nâng xuất nhập hàng cho khách.

5.2 Phụ kho

Phụ kho là người hỗ trợ thủ kho trong việc quản lý kho hàng. Thông thường nếu nhà kho rộng có nhiều phụ kho, thì mỗi người sẽ phụ trách một khu vực nhất định. Phụ kho có trách nhiệm quản lý hàng hóa trong khu vực phụ trách của mình. Soạn hàng hóa theo yêu cầu phiếu xuất, hoặc tiếp nhận hàng nhập và sắp xếp hợp lý vào kho. Ngoài ra phụ kho sẽ thực hiện một số công việc khác liên quan theo yêu cầu của thủ kho.

5.3 Kế toán kho

Kế toán kho chủ yếu chịu trách nhiệm về sổ sách, số liệu hàng hóa. Cụ thể các công việc như:

• Kiểm tra chứng từ hàng hóa khi xuất, nhập kho
• Kiểm soát số lượng hàng xuất, nhập và tồn kho
• Cập nhật số liệu thường xuyên vào hệ thống
• Đối chiếu số liệu với thủ kho
• Theo dõi công nợ nhập xuất hàng hóa, thu hồi công nợ
• Phối hợp với thủ kho kiểm kê hàng hóa định kỳ
• Hạch toán doanh thu, giá vốn và chi phí,…

Báo cáo tình hình xuất nhập tồn cho cấp trên Và các nhiệm vụ khác tùy thuộc vào loại hình nhà kho cũng như yêu cầu của lãnh đạo doanh nghiệp.

6. Các khái niệm cơ bản về Cơ sở vật chất trong kho

6.1 Xe nâng

Xe nâng là một phương tiện quan trọng của kho. Các kho hàng lớn có kệ hàng cần đầu tư xe nâng để giúp quá trình xuất nhập hàng thuận tiện, nhanh chóng và an toàn hơn. Đồng thời giảm nhân công bốc xếp, tăng năng suất làm việc tại kho. Xe nâng dành cho kho hàng cũng có nhiều loại như xe nâng tay, xe nâng đứng, xe nâng ngồi, xe nâng 1 càng, xe nâng 2 càng,… Tùy tình hình tài chính doanh nghiệp, cũng như tính chất kho hàng mà lựa chọn loại xe nâng phù hợp.

6.2 Pallet

Pallet là một thiết kế phẳng có chiều cao dùng để kê hàng và cố định hàng hóa. Nhờ có Pallet mà việc bốc xếp, di chuyển hàng hóa bằng xe nâng nhanh chóng và dễ dàng hơn. Chỉ cần đưa càng xe nâng vào là có thể nhấc pallet chứa hàng lên dễ dàng. Pallet giúp giải phóng sức lao động, tăng năng suất lao động, giảm nhân sự bốc xếp thủ công,… Hiện nay Pallet làm bằng gỗ và nhựa là phổ biến hơn cả.

6.3 Ô kệ/giá kệ

Là các thiết kế dùng để chứa hàng hóa, tiết kiệm không gian kho bãi. Thay vì chất xá hàng hóa dưới nền kho, ô kệ nhiều tầng sẽ giúp cho việc sắp xếp hàng gọn gàng, khoa học hơn. Việc lấy hàng, bảo quản hàng hóa cũng được tối ưu hơn. Chất liệu ô kệ trong kho chứa hàng có thể được làm từ sắt, gỗ, thép,… Trong đó có thể nói thép lỗ chữ V được sử dụng làm ô kệ phổ biến nhất vì tính tiện dụng và khả năng chịu lực rất tốt.

Danh sách 30 khái niệm cơ bản về kho bãi nêu trên chỉ mang tính cơ bản. Trên thực thế sẽ còn rất nhiều. Vì trong bất cứ lĩnh vực hoạt động nào, đều bao gồm rất nhiều vấn đề, sự vật, sự việc,… Tuy nhiên Saigon Express hy vọng rằng, với những khái niệm nêu trên, sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hoạt động kho bãi – một lĩnh vực vô cùng thú vị và tiềm năng!