Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu, HAY!

MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THÙY DUNG
ĐỀ TÀI:
TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT
KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH MELODY LOGISTICS
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2016

MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
HỌ VÀ TÊN: NGUYỄN THÙY DUNG
MÃ SỐ SINH VIÊN: 1354010034
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG
HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH MELODY
LOGISTICS
NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
CHUYÊN NGÀNH: KINH DOANH QUỐC TẾ
GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN: THS. HUỲNH HẠNH PHÚC
THỜI GIAN THỰC TẬP: 18/10/2016 – 12/01/2017
Thành phố Hồ Chí Minh, 30 tháng 12 năm 2016

đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô khoa Quản trị kinh doanh trƣờng
Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh đã truyền đạt những kiến thức quý báu, tạo nền
tảng tốt để tôi có thể áp dụng vào công việc. Đặc biệt là Thầy Huỳnh Hạnh Phúc, giảng
viên đã trực tiếp hƣớng dẫn tôi hoàn thành Chuyên đề báo cáo thực tập tốt nghiệp này.
Sự chỉ dẫn nhiệt tình cùng những góp ý của Thầy đã tạo động lực cho tôi vƣợt qua
những khó khăn để nghiên cứu và hoàn thiện chuyên đề.
Sau cùng, tôi xin chân thành cảm ơn toàn thể thành viên công ty Melody Logistics, đặc
biệt là bộ phận nhân sự và phòng Consol đã tạo điều kiện thuận lợi và môi trƣờng làm
việc thân thiện để tôi đƣợc học hỏi và tiếp xúc với công việc thực tế. Kính chúc Quý
công ty sẽ có những bƣớc phát triển bền vững và ngày càng thành công trong lĩnh vực
kinh doanh giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Chúc Ban Giám Đốc và các anh chị
trong công ty Melody Logistics luôn có nhiều niềm vui và hoàn thành tốt công việc của
mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Trân trọng!
TP. Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 12 năm 2016
Nguyễn Thùy Dung

ĐƠN VỊ THỰC TẬP
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
TP. HCM, ngày 07 tháng 01 năm 2016
Trƣởng phòng

GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
TP. HCM, ngày 12 tháng 01 năm 2016
Giảng viên hƣớng dẫn
Huỳnh Hạnh Phúc

MỞ ĐẦU………………………………………………………………………………………………………………… 1
1.1. LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI ……………………………………………………………… 1
1.2. MỤC TIÊU, PHẠM VI, PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN BÁO CÁO THỰC
TẬP TỐT NGHIỆP……………………………………………………………………………………….. 2
1.2.1. Mục tiêu…………………………………………………………………………………………………………… 2
1.2.2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu……………………………………………………………………… 2
1.2.3. Phƣơng pháp thực hiện báo cáo thực tập…………………………………………………………… 3
1.3. MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP……………………………………………………………….. 3
1.4. GIỚI THIỆU KẾT CẤU CỦA BÁO CÁO ……………………………………………. 3
2. THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT
KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN ……………………………………………………………………………………………….. 4
2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MELODY LOGISTICS…………………. 4
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH Melody Logistics……………………… 4
2.1.2. Lĩnh vực kinh doanh………………………………………………………………………………………… 5
2.1.3. Hệ thống tổ chức của công ty ……………………………………………………………………………. 9
2.1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2013-2015………………………….. 11
2.1.5. Các nhân tố ảnh hƣởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng
biển của công ty Melody Logistics. ………………………………………………………………………………… 13
2.2. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓAXUẤT KHẨU
BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MELODY LOGISTICS …………… 17
2.2.1. Thu thập thông tin và tìm kiếm khách hàng…………………………………………………….. 18
2.2.2. Đàm phán và kí kết hợp đồng …………………………………………………………………………. 19
2.2.3. Đặt chỗ với hãng tàu ………………………………………………………………………………………. 19
2.2.4. Nhận chứng từ và các thông tin cần thiết từ nhà xuất khẩu ……………………………… 20
2.2.5. Chuẩn bị hàng hóa để giao cho ngƣời vận tải…………………………………………………… 20
2.2.6. Hợp đồng lƣu khoang……………………………………………………………………………………… 21

chứng từ hàng hóa…………………………………………………………………………… 22
2.2.8. Thông quan hàng xuất khẩu …………………………………………………………………………… 24
2.2.9. Quyết toán……………………………………………………………………………………………………… 29
2.3. ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG HÓA
XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY MELODY LOGISTICS… 31
3. GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
XUẤT KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƢỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY MELODY LOGISTICS.. 39
3.1. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG
HÓA BẰNG ĐƢỜNG BIỂN ………………………………………………………………………. 39
3.2. GIẢI PHÁP VỀ NHÂN SỰ, ĐÀO TẠO VÀ NÂNG CAO TAY NGHỀ
NHÂN VIÊN………………………………………………………………………………………………. 46
3.3. GIẢI PHÁP VỀ DỊCH VỤ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG……………………. 48
3.4. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CƠ SỞ HẠ TẦNG, KHO BÃI, ĐẦU TƢ THÊM
PHƢƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN …………………………………………………………………. 50
3.5. GIẢI PHÁP THÀNH LẬP MỘT BỘ PHẬN MARKETING, XÂY DỰNG
THƢƠNG HIỆU, QUẢNG CÁO HÌNH ẢNH CHO CÔNG TY ………………………. 52
4. PHẦN KẾT LUẬN……………………………………………………………………………………………………….. 55

ĐẦU
1.1. LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI
Hiện nay, nền kinh tế của Việt Nam đang đứng trƣớc những chuyển biến khá lớn. Tiếp
nối quá trình hội nhập hóa khi tham gia các tổ chức quốc tế và khu vực nhƣ WTO,
ASEAN, APEC,…Việt Nam chính thức trở thành thành viên của AEC vào ngày
31/12/2015. Điều này mở ra rất nhiều cơ hội, đƣa đất nƣớc phát triển lên một tầm cao
mới. Góp phần không nhỏ vào sự phát triển ấy là hoạt động giao thƣơng sôi nổi giữa
Việt Nam với các quốc gia khác trên thế giới. Những hoạt động đó đảm bảo sự giao
lƣu hàng hoá, giúp khai thác hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của đất nƣớc trên cơ sở
chuyên môn hoá quốc tế.
Trong những năm gần đây, hoạt động ngoại thƣơng ngày càng phát triển cả về chiều
rộng lẫn chiều sâu, tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh mới cho các doanh nghiệp trong
nƣớc nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải nói riêng.
Với 3260 km đƣờng bờ biển, cùng rất nhiều cảng biển lớn nhỏ trải khắp chiều dài đất
nƣớc, Việt Nam có điều kiện tự nhiên thuận lợi để phát triển ngành giao nhận vận tải
quốc tế, đặc biệt là vận tải biển. Cụ thể là, khối lƣợng và giá trị giao nhận hàng hóa tại
các cảng biển luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của
đất nƣớc. Điều này có ý nghĩa rất lớn, nó không chỉ nối liền sản xuất với tiêu thụ mà
còn góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hóa Việt Nam trên thị trƣờng thế
giới.
Tuy nhiên, vấn đề giao nhận vận tải hàng hóa giữa các quốc gia vốn không đơn giản
nhƣ vận tải nội địa. Bên cạnh có đƣợc nhiều cơ hội kinh doanh hơn, những doanh
nghiệp giao nhận vận tải cũng đồng thời đối mặt với rất nhiều khó khăn và thách thức.
Trong nền kinh tế thị trƣờng, sự cạnh tranh diễn ra vô cùng gay gắt. Melody Logistics
cũng không tránh khỏi tình hình chung đó . Vì vậy, để tồn tại và phát triển, công ty cần
chú ý nâng cao năng lực cạnh tranh của mình bằng cách thực hiện các biện pháp nhằm

lƣợng dịch vụ, hoàn thiện quy trình giao nhận và đẩy mạnh hoạt động
kinh doanh trong thời kì hội nhập nhƣ hiện nay.
Qua thời gian hơn 2 tháng thực tập, tìm hiểu và nghiên cứu về hoạt động kinh doanh
dịch vụ giao nhận tại công ty TNHH Melody Logistics, cũng nhƣ nhận thức đƣợc tầm
quan trọng của hoạt động giao nhận vận tải quốc tế, tác giả đã chọn đề tài: “Một số giải
pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đƣờng biển tại công ty
Melody Logistics” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp với mong muốn đƣợc tìm
hiểu thêm về kiến thức chuyên ngành cũng nhƣ đề xuất một số giải pháp giúp hoàn
thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đƣờng biển của công ty.
1.2. MỤC TIÊU, PHẠM VI, PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN BÁO CÁO THỰC
TẬP TỐT NGHIỆP
1.2.1. Mục tiêu
Đề tài nhằm tìm hiểu và nắm rõ nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế
bằng đƣờng biển và phân tích hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa xuất khẩu của
công ty từ năm 2013 đến nay, những thuận lợi và hạn chế còn tồn tại. Qua đó đề xuất
một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động giao nhận của công ty trong thời
gian tới, góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty.
1.2.2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu
bằng đƣờng biển của công ty TNHH Melody Logistics.
Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thƣơng Mại và Dịch Vụ Melody Logistics
Phạm vi thời gian: Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng
đƣờng biển của công ty từ năm 2013 cho đến nay.

thực hiện báo cáo thực tập
Phương pháp phân tích: Phân tích các thông số, dữ liệu liên quan đến công ty để biết
đƣợc tình hình hoạt động của công ty, những kết quả mà công ty đã đạt đƣợc cũng nhƣ
những phần công ty còn chƣa hoàn thành.
Phương pháp thống kê: Thống kê, tìm hiểu các chỉ tiêu về số lƣợng giao nhận, các chỉ
tiêu về kinh doanh, chỉ tiêu về thị trƣờng giao nhận.
Phương pháp chuyên gia: Xin ý kiến từ giảng viên hƣớng dẫn và các anh chị trong
công ty.
1.3. MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP
Vị trí: Thực tập sinh kinh doanh
Phòng/ban: Consol Department
Mô tả công việc:
– Tìm kiếm khách hàng/ đối tác có nhu cầu sử dụng dịch vụ xuất khẩu hàng hóa
hoặc các dịch vụ kèm theo nhƣ: khai báo hải quan, kho bãi, giao nhận nội địa,…
– Chào giá dịch vụ cho khách hàng/ đối tác.
– Phối hợp với nhân viên chăm sóc khách hàng để theo dõi và cập nhật thƣờng
xuyên tình trạng hàng hóa cho khách hàng/ đối tác về: chi tiết lô hàng, ngày đến,
ngày đi,…
– Nỗ lực hoàn thành doanh số bán hàng và doanh thu mục tiêu, đồng thời mang
đến cho khách hàng chất lƣợng dịch vụ tốt nhất.
– Quảng bá thƣơng hiệu công ty, thiết lập và duy trì quan hệ giữa công ty và các
khách hàng, đối tác.
1.4. GIỚI THIỆU KẾT CẤU CỦA BÁO CÁO
Với mục tiêu và phƣơng pháp nghiên cứu nhƣ trên, đề tài đƣợc kết cấu thành bốn phần
nhƣ sau:

Phần Mở đầu
– Phần 2: Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu
bằng đƣờng biển tại công ty TNHH Melody Logistics
– Phần 3: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đƣờng
biển tại công ty TNHH Melody Logistics
– Phần 4: Kết luận
2. THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH GIAO
NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN
2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MELODY LOGISTICS
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH Melody Logistics
Công ty TNHH Melody Logistics (MELODY LOGISTICS COMPANY LIMITED)
đƣợc thành lập và hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0309499306, đƣợc cấp ngày
08/10/2009 và bắt đầu đi vào hoạt động ngày 01/12/2009. Công ty có tƣ cách pháp
nhân trong hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, đƣợc sử dụng con dấu riêng
và mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của nhà nƣớc Cộng Hoà Xã Hội Chủ
Nghĩa Việt Nam. Công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế với hệ
thống mạng lƣới đại lý tại hơn 150 quốc gia trên toàn thế giới và trực thuộc Hiệp hội
giao nhận hàng hóa thế giới WCA.
Những ngày đầu mới thành lập công ty gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm khách
hàng và xây dựng hình ảnh. Các thành viên của Melody Logistics đã nỗ lực hết mình
để giúp công ty tồn tại và phát triển. Sau hơn 7 năm hoạt động, công ty đã gặt hái đƣợc
những thành quả đáng kể: xây dựng đƣợc lực lƣợng nhân sự có chuyên môn, khách
hàng thƣờng xuyên và ổn định, doanh thu và lợi nhuận tăng đều qua các năm. Melody
Logistics đã tạo dựng đƣợc uy tín và nâng cao khả năng cạnh tranh trong hoạt động
giao nhận ngoại thƣơng. Những thành quả trên minh chứng cho sự lớn mạnh từng ngày
của công ty.

gắng, đoàn kết của đội ngũ nhân viên cùng sự quan tâm chỉ đạo của Ban
Giám đốc, công ty đã từng bƣớc vƣợt qua khó khăn để đứng vững trên thị trƣờng, tạo
đƣợc niềm tin với khách hàng và khẳng định vị thế của mình trên thịtrƣờng trong nƣớc
và quốc tế.
Trụ sở chính: Số 7-9 Nguyễn Huy Tƣởng, quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh
Các chi nhánh ở các tỉnh (thành) : Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Bình Dƣơng, Đồng
Nai, Cần Thơ.
Website: http://melodylogistics.com
2.1.2. Lĩnh vực kinh doanh
Melody Logistics là một công ty kinh doanh giao nhận vận tải quốc tế, cung cấp những
giải pháp hoàn chỉnh, mang đến cho quý khách hàng dịch vụ an toàn, kịp thời và trách
nhiệm. Các dịch vụ mà công ty chuyên cung cấp:
a. NVOCC (Non-Vessel Operating Common Carrier)
NVOCC đƣợc xem nhƣ là nhà vận tải (Carrier) đƣờng biển nhƣng khác với hãng tàu
(Shipping Line) ở chỗ không sở hữu tàu. NVOCC cung cấp cƣớc vận chuyển quốc tế,
phát hành bill và quản lý vận chuyển đƣờng biển và đƣờng bộ. NVOCC duy trì quan hệ
đối tác chiến lƣợc với các hãng tàu lớn trên thế giới nhằm cung cấp cƣớc tàu biển với
giá cạnh tranh nhất.

đƣờng biển
Melody ký kết hợp đồng dịch vụ với các hãng tàu có uy tín nhƣ APL, CMA-CGM,
OOCL, ZIM, CK LINE, PIL, WAN HAI, YML, MSC … để cung cấp cho khách hàng
đầy đủ và kịp thời các thông tin về thời gian, lộ trình vận chuyển với chi phí tiết kiệm
nhất. Công ty làm hàng LCL và FCL và dịch vụ door to door từ/tới tất cả các cảng lớn
trên thế giới thông qua mạng lƣới đại lý toàn cầu mở rộng.

hàng không
Melody cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu bằng đƣờng hàng không cho tất cả các loại
hàng hóa đến bất cứ nơi nào trên thế giới bằng cách xây dựng mối quan hệ tốt và lâu
dài với nhiều hãng hàng không: MH (Hãng hàng không Malaysia), TK (hãng hàng
không Thổ Nhĩ Kỳ), VN (Việt Nam Airline), CX (Cathay Pacific Airline),
SQ (Singapore Airline) ….
Ngoài ra công ty còn cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa nhập khẩu từ các sân bay
trên thế giới đến các sân bay chính của Việt Nam.
d. Vận chuyển hàng lẻ
Melody Logistics hiện nay đứng đầu về dịch vụ gom hàng lẻ (hàng consol) tại Việt
Nam. Melody Logistics có hệ thống đại lý quốc tế chuyên nghiệp, nhiều năm kinh
nghiệm trong việc đóng hàng lẻ cũng nhƣ khai thác hàng lẻ (hàng consol). Dịch vụ tập
trung gom hàng lẻ đi thẳng các tuyến Singapore, HongKong, và BKK, SHA, Jakatar ,
Manila, Busan, UAE, Surabaya, Japan…với chất lƣợng dịch vụ tốt và giá cả cạnh tranh
(Bảng giá hàng lẻ LCL xem phụ lục 1)

hải quan
Melody Logistics cung cấp tất cả loại hình dịch vụ hải quan nhƣ: đầu tƣ, tạm nhập tái
xuất và ủy thác xuất nhập khẩu trọn gói,…. Ngoài ra, công ty còn chuẩn bị chứng từ,
thông quan và giải phóng hàng hóa cho tất cả các loại hình xuất nhập khẩu với đa dạng
các loại hàng hóa từ nguyên liệu sản xuất, hàng mẫu, hàng kinh doanh,….
Melody Logistics là đại lý hải quan, đƣợc phép đứng tên trên tờ khai thay cho ngƣời
xuất khẩu và nhập khẩu.Đội ngũ nhân viên am hiểu quy định hải quan giúp khách hàng
có đƣợc sự lựa chọn dịch vụ phù hợp, thông quan hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả
để giảm thiểu thời gian, chi phí, thuế, đảm bảo lợi ích của khách hàng.
f. Vận tải nội địa
Melody Logistics cung cấp dịch vụ vận tải nội địa tốt với chi phí tiết kiệm, kết hợp vận
tải đƣờng bộ, đƣờng sông và đƣờng sắt (kể cả đi Lào và Campuchia). Công ty cũng đầu
tƣ các thiết bị chuyên môn để vận chuyển container lạnh nhằm đảm bảo đƣợc chất
lƣợng hàng hóa từ kho đến cảng.

của phòng Oversea là nỗ lực phát triển và mở rộng mạng lƣới đại lý ở nƣớc
ngoài, cung cấp các giải pháp tốt nhất cho vấn đề giao thông vận tải để đáp ứng từng
yêu cầu cụ thể về thời gian vận chuyển cũng nhƣ phƣơng thức vận tải.
2.1.3. Hệ thống tổ chức của công ty
a. Sơ đồ tổ chức
(Nguồn: Phòng nhân sự công ty Melody Logistics)
b. Tình hình nhân sự
Đội ngũ nhân sự của công ty hiện nay hầu hết đều đã đƣợc đào tạo cơ bản về nghiệp
vụ, có kinh nghiệm thực tế và nhiệt huyết với công việc. Mỗi cá nhân đƣợc bố trí và
phân công công việc cụ thể, chuyên môn hóa theo từng lĩnh vực hoạt động.
Nhìn chung, nguồn nhân lực của Melody Logistics tƣơng đối trẻ, năng động, tác phong
nhanh nhẹn và có trách nhiệm với công việc. Các phòng ban có sự phối hợp chặt chẽ
với nhau trong quá trình làm việc, góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc.
Tuy nhiên, mỗi nhân viên cần tự giác nghiên cứu, trau dồi kinh nghiệm và khả năng
Ban Giám Đốc
Hành
chính
Kế toán
Nhân sự
IT
Xuất
khẩu
Kinh
doanh
Chứng từ
Dịch vụ
Giao
nhận
Nhập
khẩu
Kinh
doanh
Chứng từ
Dịch vụ
Giao
nhận
NVOCC
Kinh
doanh
Chứng từ
Dịch vụ
Giao
nhận
Consol
Kinh
doanh
Chứng từ
Dịch vụ
Giao
nhận
Domestic
Kinh
doanh
Chứng từ
Dịch vụ
Giao
nhận
Oversea
Kinh
doanh
Chứng từ
Dịch vụ
Giao
nhận

đề, từ đó có thể đƣa ra giải pháp phù hợp, kịp thời, tiết kiệm nhất khi có
“trouble” xảy ra.
Dƣới đây là bảng thống kê về tình hình nhân sự của công ty Melody Logistics vào
tháng 12 năm 2016:
Bảng 1: Bảng thống kê tình hình nhân sự của công ty
STT Bộ phận Số lƣợng
Trình độ
trên Đại học
Trình độ
Đại học
Trình độ
Cao đẳng
1 Giám Đốc 1 1
2 Phòng hành chính 17 1 13 3
3 Phòng xuất khẩu 14 1 9 4
4 Phòng nhập khẩu 13 1 8 4
5 Phòng consol 12 1 9 2
6 Phòng airfreight 14 1 9 4
7 Phòng logistics 15 0 11 4
8 Phòng oversea 11 2 7 2
9 NVOCC 8 0 5 3
10 Domestic 8 0 4 4
TỔNG CỘNG 113 8 75 30
(Nguồn: Phòng nhân sự công ty Melody Logistics)

Biểu đồ thể hiện trình độ nhân sự của công ty
Từ số liệu thống kê cho thấy 100% nhân viên của công ty có trình độ từcao đẳngtrở
lên. Trong đó trình độ trên đại học gồm 8 ngƣời, chiếm 7%. Đây là những ngƣời giữ vị
trí chủ chốt của công ty, là giám đốc và quản lý của các phòng ban. Trình độ đại học
gồm 75 ngƣời, chiếm 66%. Trình độ cao đẳng gồm 30 ngƣời, chiếm 27%. Nhìn chung,
cơ cấu nhân sự cũng nhƣ trình độ của nhân viên trong công ty tƣơng đối hoàn chỉnh.
2.1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2013-2015
Bảng 2: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013-2015
(Đơn vị tính: tỉ đồng)
Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Doanh thu 20.520 21.015 21.128
Chi phí 15.288 14.722 14.689
Lợi nhuận 5.232 6.293 6.439
(Nguồn: Bộ phận kế toán công ty Melody Logistics)
7%
66%
27%
Biểu đồ thể hiện trình độ của nhân viên
Trên Đại học
Đại học
Cao đẳng

Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013-2015
Bảng số liệu thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Melody Logistics từ
năm 2013 đến năm 2015 đã cho thấy doanh thu và lợi nhuận của công ty có xu hƣớng
tăng liên tục qua các năm, chi phí lại có xu hƣớng giảm. Cụ thể là:
Năm 2013, doanh thu của Melody là 20.520 tỉ đồng. Mức doanh thu này khá ổn định
so với những năm trƣớc. Tuy nhiên, chi phí hoạt động lại cao (15.288 tỉ đồng). Nguyên
nhân là do lúc này Melody Logistics vừa mới thành lập đƣợc khoảng 3 năm, cần thiết
phải đầu tƣ cho cơ sở hạ tầng, máy móc và trang thiết bị, cũng nhƣ tìm kiếm khách
hàng mới và mở rộng thị trƣờng. Vì vậy nên lợi nhuận của công ty chƣa cao, khoảng
5.232 tỉ đồng.
Năm 2014, doanh thu của công ty tăng khoảng 2.41 % so với năm 2013, đạt 21.015 tỉ
đồng. Bên cạnh đó, chi phí giảm khoảng 3.7 % so với năm 2013 do các chi phí cố định
giảm đáng kể. Công ty đã bắt đầu hoạt động có hiệu quả hơn, số lƣợng đơn đặt hàng
tăng nhiều, mối quan hệ với khách hàng ngày càng đƣợc thắt chặt và tạo đƣợc uy tín
cho khách hàng. Lợi nhuận của công ty năm 2014 đạt 6.293 tỉ đồng, tăng 20.28 % so
với năm 2013.
0
5
10
15
20
25
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Doanh thu
Chi phí
Lợi nhuận

của công ty tiếp tục tăng khoảng 0.54 % so với năm 2014, đạt
mức 21.128 tỉ đồng. Chi phí cũng đƣợc kiểm soát hơn, giảm khoảng 0.22 % (14.689 tỉ
đồng). Lợi nhuận của công ty năm 2015 đạt 6.439 tỉ đồng, tăng khoảng 2.32 % so với
năm 2014.
2.1.5. Các nhân tố ảnh hƣởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu
bằng đƣờng biển của công ty Melody Logistics.
2.1.5.1. Nhân tố bên trong
a. Nguồn vốn của công ty
Nguồn vốn là một trong những yếu tố cần thiết nhằm phục vụ cho việc đầu tƣ về nguồn
nhân lực, đầu tƣ cơ sở vật chất hay mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động. Nguồn vốn
dồi dào và có khả năng xoay vòng hiệu quả sẽ giúp công ty đạt nhanh chóng giải quyết
đƣợc các khó khăn hiện tại. Tuy nhiên, trong giai đoạn kinh tế khó khăn hiện nay,
nguồn vốn tự có của công ty không đủ nhiều để có thể góp phần giải quyết đƣợc những
vấn đề thực tại. Vì vậy, vấn đề về vốn cũng đang là một trong những thách thức của
công ty trong thời điểm hiện nay.
b. Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty
Cơ sở vật chất cũng là một nhân tố ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Sự đầu tƣ cho kho bãi, phƣơng tiện vận tải, các dụng cụ chuyên dụng,…sẽ nâng cao
chất lƣợng dịch vụ, thúc đẩy hoạt động giao nhận phát triển và đáp ứng ngày càng tốt
hơn những yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, với nguồn tài chính hạn hẹp, Melody sẽ
phải tính toán chu đáo để xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật một cách hiệu quả bên cạnh
việc thuê ngoài hoặc liên doanh đồng sở hữu với các doanh nghiệp khác những máy
móc và trang thiết bị chuyên dụng.
c. Nhân sự
Trình độ học vấn và kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ nhân viên cũng ảnh hƣởng không
nhỏ tới hoạt động kinh doanh của Melody. Những kiến thức về luật pháp, thủ tục

tế, nghiệp vụ giao nhận hàng hóa,…là rất cần thiết. Chỉ cần một sai
sót nhỏ khi kí kết hợp đồng ủy thác giao nhận hoặc khi kiểm nhận hàng hóa có thể dẫn
đến sự tranh chấp không đáng có và gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. Có thể nói
nhân tố con ngƣời sẽ quyết định sự thành bại của doanh nghiệp.
Cơ cấu nhân sự của công ty nhìn chung khá hoàn chỉnh. Tuy nhiên, một bộ phận nhân
viên còn rất trẻ, tuy có sự năng động, nhiệt huyết trong công việc nhƣng thiếu kinh
nghiệm. Điều này khiến nhân viên lúng túng trong cách giải quyết những tình huống
khó khăn, đánh mất sự tin tƣởng của khách hàng và làm giảm lợi nhuận kinh doanh.
Đặc biệt là khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ của nhân viên còn hạn chế, trong khi
khách hàng và đại lý là những công ty nƣớc ngoài.
d. Ứng dụng khoa học, kỹ thuật và công nghệ trong công ty.
Sự phát triển của khoa học, kĩ thuật và công nghệ cũng tạo điều kiện thuận lợi để nhân
viên của Melody có thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm thông tin khách hàng và nắm
bắt đƣợc nhu cầu của thị trƣờng. Từ đó, công ty sẽ có những chính sách phù hợp để
phát triển kinh doanh và mở rộng thị trƣờng.
Hiện nay việc xử lí đơn hàng của công ty chủ yếu thông qua điện thoại, email và fax.
Tuy nhiên dịch vụ công ty cung cấp ngày càng đa dạng hơn, phức tạp về chủng loại,
mở rộng về địa bàn, yêu cần cần có sự quản lý chặt chẽ về thời gian, hồ sơ, chứng từ
cũng nhƣ các đơn hàng, báo giá, hợp đồng, hóa đơn,…Do vậy, việc chuẩn bị hệ thống
thông tin phù hợp với kế hoạch và định hƣớng phát triển của công ty là hết sức cần
thiết, tránh trƣờng hợp hệ thống thông tin không theo kịp tốc độ phát triển.
2.1.5.2. Nhân tố bên ngoài
a. Môi trƣờng văn hóa – chính trị – pháp luật
Những mâu thuẫn về chính trị có thể gây ra nhiều khó khăn và rủi ro trong quá trình
hợp tác kinh doanh. Các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ giao nhận do công ty cung cấp
hầu hết là nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc. Điều nay gây rất nhiều khó khăn cho

doanh của Công Ty. Khối lƣợng hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc
của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam giảm đáng kể khiến công ty cũng theo
đó mà mất đi một phần doanh thu.
Các doanh nghiệp muốn họat động kinh doanh đều phải theo khuôn khổ pháp luật. Mỗi
doanh nghiệp hoạt động trong một ngành khác nhau sẽ phải tuân theo những văn bản
luật pháp khác nhau. Đặc biệt là trong ngành kinh tế ngoại thƣơng còn có yếu tố nƣớc
ngoài. Các văn bản pháp luật mới đƣợc ban hành, các thông tƣ, nghị định cũng thay
đổi,…đòi hỏi ngƣời giao nhận phải nắm vững các quy định và luôn cập nhật các thông
tin để làm hàng nhanh chóng và tạo uy tín cho công ty. Đơn cử là Thông tƣ 38 đƣợc
ban hành, cho phép việc lấy hàng trực tiếp cho những lô hàng luồng xanh đã đƣợc
thông quan mà không cần khâu mở tờ khai ở Hải quan đã góp phần làm giảm thời gian
và chi phí.
Sự ảnh hƣởng của yếu tố văn hóa thể hiện qua nhu cầu nhập khẩu tăng mạnh ở các
tháng cuối năm, khi mà hàng hóa đƣợc nhập về nhiều cho dịp lễ Giáng sinh, Tết dƣơng
lịch và Tết Nguyên đán…
b. Đặc điểm hàng hóa
Đặc điểm của hàng hóa cũng là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hƣởng đến hoạt
động kinh doanh của công ty. Các mặt hàng thực phẩm, hàng dễ vỡ hay hàng nguy
hiểm (hóa chất, thuốc bảo vệ thực vật, mực in các loại, than,…) yêu cầu rất cao về
chứng từ kiểm định, đóng gói và bảo quản. Nếu thiếu sót doanh nghiệp sẽ gặp khó
khăn khi xảy ra tranh chấp, thậm chí phải bồi thƣờng cho hàng hóa bị hƣ hỏng, thất lạc.
Khi những vấn đề trên phát sinh, doanh nghiệp không chỉ chịu tổn thất về tài chính,
thời gian mà còn làm mất đi uy tín với khách hàng. Vì vậy, việc tìm hiểu và thu thập
thông tin liên quan đến hàng hóa là vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất nhập
khẩu. Dựa vào đặc điểm hàng hóa mà công ty sẽ sử dụng thiết bị và cách bảo quản phù
hợp, cũng nhƣ thiết kế lộ trình vận chuyển hợp lý.

thời tiết
Hoạt động giao nhận hàng hóa chịu ảnh hƣởng rất rõ rệt của điều kiện thời tiết. Nếu
điều khiện thời tiết không tốt: mƣa bão, động đất, núi lửa, sóng thần,…có thể làm chậm
tiến độ giao hàng, gây thiệt hại về cả vật chất lẫn tinh thần. Đôi khi chỉ cần sự thay đổi
nhiệt độ giữa hai khu vực địa lý khác nhau cũng có thể ảnh hƣởng xấu đến chất lƣợng
hàng hóa, đặc biệt là các mặt hàng nhƣ nông sản, thủy hải sản, thực phẩm. Để bảo quản
tốt công ty phải dùng loại container đặc biệt. Điều này làm tăng chi phí vận chuyển lên
khá nhiều. Ngƣợc lại, nếu điều kiện tự nhiên thuận lợi sẽ giúp cho hàng hóa đƣợc vận
chuyển một cách nhanh chóng, an toàn hơn, giúp công ty tiết kiệm đƣợc các chi phí.
d. Cơ chế quản lí vĩ mô nhà nƣớc
Đây là nhân tố ảnh hƣởng rất nhiều đến hoạt động giao nhận vận tải. Những chính sách
của Nhà nƣớc có thể thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của hoạt động giao nhận vận
tải hàng hóa.
Chẳng hạn nhƣ với chính sách khuyến khích xuất khẩu, trong đó nổi bật là Nghị định
57/CP cho phép mọi doanh nghiệp tham gia xuất nhập khẩu trực tiếp. Điều này đã thúc
đẩy hoạt động giao thƣơng buôn bán phát triền hơn, nhƣng mặt khác cũng làm cho các
doanh nghiệp giao nhận rơi vào một môi trƣờng cạnh tranh khốc liệt.
Về chính sách về hải quan, nếu nhƣ trƣớc đây cơ quan hải quan sẽ giúp chủ hàng khai
báo hải quan thìhiện tại chủ hàng phải trực tiếp khai báo. Điều này khiến dịch vụ khai
thuê hải quan rất phát triển, vị trí của ngƣời giao nhận càng đƣợc nâng cao.
e. Đối thủ cạnh tranh
Hiện nay, các công ty giao nhận trong nƣớc và quốc tếxuất hiện ngày càng nhiều. Từ
lúc chỉ có vài chục doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận thì
giờ con số này đã tăng lên hàng nghìn công ty với mọi thành phần kinh tế tham gia.
Theo thống kê Hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam, có hơn 1.000 doanh
nghiệp cung cấp dịch vụ logistics. Số doanh nghiệp nội địa chiếm 80% tổng số doanh

hàng xuất khẩu
Chuẩn bị chứng từ hàng hóa
Hợp đồng lƣu khoang (Booking note)
Chuẩn bị hàng hóa để giao cho ngƣời vận tải
Nhận chứng từ và các thông tin cần thiết từ nhà xuất khẩu
Đặt chỗ với hãng tàu
Đàm phán và kí kết hợp đồng
Thu thập thông tin và tìm kiếm khách hàng
nghiệp logistics ở Việt Nam (chỉ chiếm 25% thị phần). Các tập đoàn lớn xuất hiện và
hoạt động ngày càng nhiều nhƣ: APL Logistics, Maersk Logistics, NYK Logistics,
Schenker, Errmey, Sun Express,… có nguồn tài chính mạnh, dồi dào, nguồn nhân lực
chất lƣợng cao và chuyên nghiệp đang chiếm lĩnh tới 75% thị phần. Với sự phát triển
không ngừng về số lƣợng và chất lƣợng từ các đối thủ cạnh tranh ngành đã làm cho thị
trƣờng kinh doanh dịch vụ giao nhận tại Việt Nam trở nên rất sôi động. Nếu không có
những biện pháp và chính sách phù hợp, việc không thể cạnh tranh và nguy cơ bị thâu
tóm thị phần là khá cao.
2.2. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓAXUẤT KHẨU
BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MELODY LOGISTICS

thông tin và tìm kiếm khách hàng
Trƣớc khi bắt đầu quá trình giao nhận hàng hóa, công ty TNHH Meldy Logistics sẽ
tiến hành thu thập thông tin và tìm kiếm khách hàng. Những thông tin đƣợc bộ phận
kinh doanh quan tâm nhiều là: những thông tin về hàng hóa, giá cả của đại lý hãng tàu
và của đối thủ cạnh tranh…Khách hàng mục tiêu của công ty là các công ty xuất nhập
khẩu, các công ty forwarder hoặc các khách hàng cá nhân có hàng gửi đi nƣớc
ngoài.Việc thu thập thông tin và tìm kiếm khách hàng chủ yếu dựa vào mối quan hệ
của chính nhân viên đó đối với khách hàng.
Bộ phận kinh doanh thƣờng sử dụng internet là một công cụ để thu thập thông tin và
tìm kiếm khách hàng. Khi tiếp cận đƣợc với khách hàng mục tiêu và nhận đƣợc yêu
cầu từ khách hàng, nhân viên kinh doanh cần khai thác những thông tin sau:
– Loại hàng, tính chất hàng hóa, cách thức đóng gói (Hàng gì? Hàng khô hay cần
bảo quản lạnh?): Căn cứ vào từng loại hàng khác nhau, mà công ty sẽ tƣ vấn cho
khách hàng đi theo từng loại container phù hợp, tiết kiệm, tƣ vấn về các quy
định của nƣớc nhập khẩu về mặt hàng đó. Chẳng hạn nhƣ khi hàng hóa đƣợc
đóng gói bằng pallet gỗ cần phải hun trùng (fumi) trƣớc khi xuất đi,…
– Lượng hàng (Volume): Nếu là hàng nguyên container (FCL) thì cần xác định
container bao nhiêu (20’ hay 40’), số lƣợng thƣờng xuất hay nhập. Còn nếu là
hàng lẻ (LCL) thì cần hỏi khách hàng bao nhiêu khối (CBM), kích thƣớc (DIM)
ra sao,…
– Cảng đi, cảng đến: Đây là một yếu tố quan trọng quyết định giá cƣớc vận
chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn,
giá cƣớc càng thấp và ngƣợc lại.
– Hãng tàu: Nếu khách hàng yêu cầu hãng tàu mà họ chỉ định thì bộ phận kinh
doanh sẽ liên hệ với hãng tàu đó và báo giá cho khách hàng. Nếu họ không yêu
cầu thì nhân viên kinh doanh sẽ tƣ vấn cho khách hàng một số hãng tàu có giá
tốt để khách hàng lựa chọn.

yêu cầu đặc biệt về thủ tục và giấy tờ trong quá trình xuất nhập khẩu.
Trong giai đoạn này, nhân viên kinh doanh cần khai thác nhiều thông tin để đƣa ra
đƣợc mức giá chính xác nhất và đáp ứng đƣợc nhu cầu của khách hàng. Chú ý không
hỏi cứng nhắc nhƣ tra khảo khách hàng, nên khéo léo trò chuyện để tạo đƣợc sự tin
tƣởng.
2.2.2. Đàm phán và kí kết hợp đồng
Việc đàm phán và kí kết hợp đồng đều do bộ phận kinh doanh phụ trách. Tuy nhiên,
việc này chỉ đƣợc tiến hành trong một vài lần giao dịch đầu tiên đối với khách hàng
mới bằng phƣơng thức đàm phán trực tiếp hoặc đàm phán qua email, điện thoại. Khi đã
thống nhất các nội dung, một trong hai bên sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng theo
những điều khoản quy định. Sau đó, cả hai bên cùng kí vào hợp đồng. Việc cung cấp
dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu đƣợc thực hiện dựa trên cơ sở “Hợp đồng dịch
vụ giao nhận – vận chuyển hàng hóa” đƣợc kí kết giữa công ty với khách hàng. Trong
đó nêu rõ việc khách hàng đồng ý ủy quyền cho công ty tiếp nhận, vận chuyển lô hàng
ra cảng xuất khẩu quy định, thực hiện khai báo, hoàn tất thủ tục Hải quan và lập bộ
chứng từ thanh toán.
Với những khách hàng cũ, giai đoạn đàm phán đƣợc thông qua. Hai bên sẽ tiến hành
thực hiện phần nhiệm vụ của mình tƣơng tự nhƣ những điều khoản trong những hợp
đồng ban đầu. Nếu một trong hai bên muốn thay đổi một vài điều khoản, việc đàm
phán sẽ đƣợc thực hiện chủ yếu qua điện thoại và email. Kết quả của việc đàm phán
này không đƣợc soạn thảo thành hợp đồng chính thức mà chỉ ở dạng thỏa thuận qua lại.
2.2.3. Đặt chỗ với hãng tàu
Khi đã kí kết hợp đồng giao nhận vận chuyển với khách hàng và đƣợc khách hàng
cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, bộ phận Custormer Service của Melody sẽ tiến
hành làm Booking Note và gửi cho khách hàng (Booking Note xem phụ lục 2)

phận Customer Service sẽ đặt chỗ với hãng tàu, cung cấp đầy đủ thông
tin cho hãng tàu nhƣ: số lƣợng container, loại container, cảng đi, cảng đến, ngày dự
kiến tàu đi (khi đã đƣợc hãng tàu cấp lịch trình của tàu), ngày dự kiến tàu đến, hàng
đƣợc đóng tại kho của công ty hay đƣợc đóng trực tiếp tại bãi đóng hàng của cảng.
Sau khi cung cấp đầy đủ thông tin cho hãng tàu, hãng tàu sẽ gửi lại cho công ty
Booking có thông tin chi tiết cùng với bảng danh mục xuất khẩu: số booking, số vận
đơn, cảng đi, cảng đến, ngày giao hàng, tên hãng tàu, tên chủ hàng, ngƣời nhận hàng,
phƣơng thức thanh toán, phƣơng tiện vận chuyển, số chuyến.
Công ty sẽ kiểm tra lại Booking mà hãng tàu đã cung cấp và thông báo cho khách hàng
biết thời gian đóng hàng để vận chuyển hàng hóa ra cảng xuất khẩu đúng thời gian quy
định. Sau đó chuẩn bị các chứng từ hải quan và bộ chứng từ thanh toán để gửi cho nhà
nhập khẩu đề nghị thanh toán.
2.2.4. Nhận chứng từ và các thông tin cần thiết từ nhà xuất khẩu
Sau khi đã gửi Booking Note cho khách hàng, Melody Logistics sẽ yêu cầu khách hàng
cung cấp đầy đủ các chứng từ cần thiết để làm thủ tục cho lô hàng xuất khẩu nhƣ: hóa
đơn, hợp đồng, packing list, SI, VGM,…(SI và VGM xem phụ lục 3 và 4)
Nếu bộ chứng từ đạt yêu cầu (không sai sót) thì công ty sẽ tiến hành các bƣớc tiếp
theo. Nếu bộ chứng từ chƣa chính xác và phù hợp với bộ hồ sơ khai báo Hải quan thì
Melody Logistics sẽ phản hồi lại cho khách hàng chỉnh sửa kịp thời để không làm ảnh
hƣởng đến tiến độ giao hàng.
2.2.5. Chuẩn bị hàng hóa để giao cho ngƣời vận tải
Melody Logistics có thể đảm nhiệm việc chuẩn bị hàng hóa giúp khách hàng nếu có
yêu cầu. Việc chuẩn bị hàng hóa theo quy định có giám sát của nhân viên giao nhận để
theo dõi quá trình làm hàng và hƣớng dẫn cho bên xuất khẩu tiến hành làm thủ tục cho
phù hợp. Có 2 trƣờng hợp, nếu là hàng lẻ sẽ đƣợc chuyển đến kho CFS tại cảng (điểm

lẻ) để đóng hàng vào container, còn hàng nguyên thì làm thủ tục mƣợn
container để đóng hàng và chuyển về bãi container tại cảng xuất khẩu.
Trƣớc khi giao hàng cho ngƣời vận tải, công ty thƣờng cùng với bên xuất khẩu kiểm
tra hàng hóa về số lƣợng và chất lƣợng. Nếu hàng hóa xuất khẩu là động vật, thực vật
hay thực phẩm thì cần kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh.
Cần dựa vào hợp đồng hoặc L/C (Letter of credit) để chuẩn bị hàng theo các tiêu chí
sau:
– Tên hàng: Phải phù hợp với hợp đồng hoặc L/C.
– Số lượng: Kiểm tra số dung sai, đơn vị tính (trọng lƣợng), hàng thay thế…
– Chất lượng: Cần dựa theo quy cách tiêu chuẩn (Specification) hoặc theo mẫu
(Sample) để kiểm tra và phải đƣợc cấp các loại giấy chứng nhận về chất lƣợng
(Certificate of Quality), kiểm dịch thực vật (Phytosanitary), kiểm dịch động vật
(Veterinary),…
– Bao bì: Yêu cầu phải đảm bảo đúng quy cách, dù bao bì mới hay dùng lại đều
phải đạt đƣợc 3 chữ “P”: Bảo vệ (Protection), Bảo quản đƣợc hàng
(Preservation) và Trình bày đẹp (Presentation). Ngoài ra cần lƣu ý bên nào sẽ
cung cấp bao bì và vật liệu chèn lót.
– Kí mã hiệu: Phải đảm bảo đúng yêu cầu của hợp đồng, rõ ràng, chính xác,
không phai, thuận tiện cho việc vận chuyển, xếp dỡ và giao nhận an toàn cho
hàng hóa. Thông thƣờng có 3 loại ký mã hiệu: ký mã hiệu tiêu chuẩn
(Standardization), ký mã hiệu thông tin (Information), ký mã hiệu hàng nguy
hiểm độc hại (Dangerous and harmful).
2.2.6. Hợp đồng lƣu khoang
Khi đƣợc ủy thác thuê tàu, đối với các tuyến cũ, Melody sẽ liên hệ với hãng tàu mà
công ty đã hợp tác trƣớc đó để tiến hành lƣu khoang, lƣu cƣớc hoặc xin cấp container

hàng đóng trong container. Riêng những tuyến mới chƣa có giá hoặc giá cũ
đã hết hạn, công ty sẽ liên hệ với nhiều hãng tàu khác nhau để chọn giá tốt nhất…
Thủ tục xin cấp container rỗng:
Sau khi Melody nhận thông tin chi tiết về lô hàng mà khách gửi đến, nhân viên giao
nhận liên hệ với hãng tàu để đăng kí cấp container rỗng. Nếu chấp nhận, hãng tàu sẽ
fax hoặc email cho công ty một Booking Note có ghi số booking, tên chủ hàng, loại
hàng, số lƣợng container, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy, closing time (thời gian trễ
nhất để ngƣời giao nhận hoàn tất công việc vào sổ tàu).
Nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra lại Booking Note đó. Nếu có sai sót thì yêu cầu hãng
tàu chỉnh sửa lại, nếu chính xác thì đem Booking Note này đến văn phòng đại diện của
hãng tàu tại cảng (hoặc một nơi khác theo chỉ định) để đổi lấy “Lệnh cấp container
rỗng” và đại lý sẽ cấp seal ứng với container đó. Khi đã có lệnh cấp container rỗng và
seal, nhân viên giao nhận sẽ xuống thƣơng vụ cảng để đóng tiền. Nhân viên thu ngân
sẽ đóng dấu xác nhận “Đã thu tiền” và cấp cho nhân viên giao nhận hai liên biên lai
giao nhận.
Nhân viên giao nhận cầm một liên biên lai cùng với lệnh cấp container rỗng đến phòng
điều độ cảng để nhờ họ hạ container xuống cho mình. Biên lai còn lại nộp cho phòng
chạy điện để chạy điện cho container sau khi đóng hàng xong (đối với container lạnh).
Sau khi hạ container, nhân viên giao nhận xem số container rồi báo cho văn phòng đại
diện hãng tàu và liên hệ điều xe đến chở container về kho để đóng hàng.
2.2.7. Chuẩn bị chứng từ hàng hóa
Chuẩn bị chứng từ là một khâu nghiệp vụ khá quan trọng trong quá trình làm thủ tục
xuất khẩu một lô hàng. Bộ phận chứng từ có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ
của chứng từ trƣớc khi lên tờ khai làm thủ tục hải quan. Những thông tin cần kiểm tra

ký hợp đồng, ngày hết hạn, điều khoản của hợp đồng, xem bản dịch có
đúng với hợp đồng hay không.
Việc kiểm tra lại tất cả các điều khoản trong hợp đồng nhằm đảm bảo tất cả các điều
khoản đƣợc quy trong hợp đồng là đúng với kết quả đàm phán giữa hai bên. Đồng thời,
nếu trong hợp đồng quy định ngƣời mua mua hàng theo điều kiện thƣơng mại quốc tế
CIF hoặc CIP thì sẽ có thêm Giấy chứng nhận bảo hiểm.
Ngoài ra, bộ phận chứng từ cần kiểm tra hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa xem các chi
tiết có phù hợp với B/L và hợp đồng chƣa. Đặc biệt cần lƣu ý, ngày phát hành hóa đơn,
bảng kê khai hàng hóa phải sau ngày ký kết hợp đồng và trƣớc hoặc cùng ngày gởi
hàng. Hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa do bên xuất khẩu lập, nhằm cung cấp cho bên
nhập khẩu biết tổng số hàng thực tế sẽ giao và tổng số tiền phải trả.
Nếu phƣơng thức thanh toán hàng xuất khẩu là L/C (phƣơng thức thanh toán tín dụng
chứng từ) thì cần phải kiểm tra tính chân thực và nội dung của L/C xem có đúng nhƣ
hợp đồng đã kí kết hoặc xem những điều quy định trong L/C có phù hợp với khả năng
thực hiện của mình hay không. Nếu đúng thì tiến hành thực hiện các bƣớc tiếp theo để
giao hàng. Nếu không đúng thì yêu cầu bên nhập khẩu (hoặc đại lý bên nhập khẩu)
phải tu chỉnh lại L/C cho đến khi phù hợp mới xúc tiến việc giao hàng.
Nếu là hàng hóa cần phải có giấy chứng nhận kiểm dịch, giấy hun trùng,…, cần tiến
hành xin giấy chứng nhận kiểm dịch, hun trùng tại Việt Nam để tránh gặp rủi ro và tiết
kiệm chi phí.
Sau khi nhận chứng từ từ khách hàng (đã nêu rõ ở phần 2.2.4), Melody sẽ xin cấp giấy
chứng nhận xuất xứ (C/O).
Hồ sơ để xin cấp C/O (giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) bao gồm:
– Giấy giới thiệu của Công ty (1 bản chính).
– Phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan.
– Phiếu ghi chép hồ sơ.

nhận C/O.
– Packing list (nếu có).
– Đơn đề nghị cấp C/O đã đƣợc kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ (1 bản chính).
– Bộ C/O đã đƣợc kê khai hoàn chỉnh gồm một (01) bản chính có đóng dấu
ORIGNAL, (2) bản sao có đóng dấu COPY.
– Tờ khai hải quan đã làm thủ tục hải quan (1 bản chính).
– Hóa đơn thƣơng mại.
– Vận tải đơn.
Nếu xét thấy cần thiết, tổ chức cấp C/O có thể yêu cầu ngƣời đề nghị cấp C/O cung cấp
thêm các chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu nhƣ: Tờ khai hải quan nhập khẩu
nguyên phụ liệu, giấy phép xuất khẩu, hợp đồng mua bán giá trị gia tăng mua bán
nguyên phụ liệu trong nƣớc, mẫu nguyên phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu và các
chứng từ khác để chứng minh xuất xứ của sản phẩm xuất khẩu.
Để làm thủ tục cấp C/O nhân viên giao nhận cầm bộ hồ sơ đếnTrung tâm hỗ trợ xúc
tiến thƣơng mại – đầu tƣ (Lầu 1, đƣờng Võ Thị Sáu, Quận 1, TP. HCM). Tại đây nhân
viên giao nhận sẽ đóng số thứ tự vào phía trên góc phải của mỗi C/O, nhập số tỷ xích
vào máy tính theo số thứ tự đã đánh và đem hồ sơ này nộp vào bộ phận tiếp nhận C/O.
Sau khi kiểm tra, nhân viên công ty sẽ nhận lại các loại giấy tờ sau: tờ khai, phiếu xác
nhận đã làm thủ tục Hải quan, phụ lục tờ khai, phiếu nhận và trả C/O có chữ ký của cán
bộ kiểm tra. Thông thƣờng, nếu nộp hồ sơ vào buổi sáng thì có thể đóng lệ phí và nhận
C/O vào buổi chiều hoặc 1 ngày sau đó.
2.2.8. Thông quan hàng xuất khẩu
Bƣớc 1: Khai Báo Hải Quan ( Mở Tờ Khai Hải Quan )
Trƣớc khi đến cơ quan hải quan làm thủ tục, Melody phải khai báo hải quan điện tử
trên mạng điện tử của cơ quan hải quan. Việc khai báo đƣợc thực hiện theo mẫu tờ khai
hải quan do bộ tài chính quy định.

quan phải khai đầy đủ, chính xác, rõ ràng về tên và mã hàng hóa, đơn
vị tính, số lƣợng, trọng lƣợng, chất lƣợng, xuất xứ, đơn giá, trị giá hải quan, các loại
thuế suất và các tiêu chí khác quy định tại tờ khai hải quan. Melody phải tự xác định số
thuế, các khoản thu khác phải nộp cho ngân sách nhà nƣớc và chịu trách nhiệm trƣớc
pháp luật về nội dung đã khai.
Khi làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, ngƣời khai hải quan phải nộp bộ
hồ sơ hải quan bao gồm các loại chứng từ sau:
– Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu: 2 bản chính.
– Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tƣơng đƣơng
hợp đồng: 1 bản sao.
Tùy trƣờng hợp cụ thể, bộ hồ sơ hải quan sẽ đƣợc bổ sung thêm các chứng từ sau:
– Bảng kê khai chi tiết hàng hóa đối với hàng hóa có nhiều chủng loại hoặc hàng
đóng gói không đồng nhất: 1 bản chính và 1 bản sao.
– Giấy phép của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền đối với hàng hóa phải có giấy
phép xuất khẩu theo quy định của pháp luật: 1 bản ( là bản chính nếu xuất khẩu
một lần hoặc bản sao khi xuất khẩu nhiều lần và phải xuất trình bản chính để đối
chiếu).
– Bản định mức sử dụng nguyên liệu của mã hàng đối với hàng xuất khẩu theo
loại hình nhập nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu, hàng gia công: 1 bản
chính (chỉ nộp một lần đầu khi xuất khẩu).
– Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật liên quan phải có: 1 bản chính.
Ngƣời mở tờ khai phải đến đội thủ tục hàng hóa xuất khẩu và nộp bộ hồ sơ cho hải
quan tiếp nhận tờ khai để mở tờ khai. Khi đó, cán bộ hải quan sẽ cho biết số tờ khai để
ngƣời mở tờ khai ghi vào bộ hồ sơ. Sau đó, cán bộ hải quan sẽ xử lý hồ sơ.

biên lai lệ phí
Sau khi có số tờ khai do cán bộ hải quan cung cấp, ngƣời mở tờ khai sẽ đến quầy viết
biên lai và thu lệ phí để làm thủ tục.
Bƣớc 3: Kiểm tra hàng hóa
Theo quy trình thủ tục hải quan của tổng cục hải quan, hàng hóa của chủ hàng xuất
khẩu đƣợc phân ra làm ba luồng (luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ) theo nguyên tắc
sau:
– Luồng xanh: hàng hóa của chủ hàng thuộc luồng này đƣợc miễn kiểm tra chi tiết
hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
 Hàng xuất khẩu ( trừ hàng xuất khẩu từ nguyên liệu nhập khẩu )
 Hàng xuất khẩu có giấy phép của cơ quan có thẩm quyền và chủ hàng đã
nộp văn bản cho phép cho cơ quan hải quan.
– Luồng vàng: hàng hóa của chủ hàng thuộc luồng này phải kiểm tra chi tiết hồ
sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
 Hàng hóa thuộc doanh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu hoặc
phải giám định, phân tích, phân loại nhƣng chƣa nộp văn bản cho phép
của cơ quan có thẩm quyền cho cơ quan hải quan.
 Hàng hóa thuộc diện phải nộp thuế ngay.
 Hàng hóa có phát hiện nghi vấn về hồ sơ hải quan.
– Luồng đỏ: hàng hóa của chủ hàng thuộc luồng này phải kiểm tra chi tiết hồ sơ,
kiểm tra thực tế hàng hóa.
 Hàng hóa của chủ hàng xuất khẩu nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan.
 Hàng hóa của chủ hàng xuất khẩu có khả năng vi phạm pháp luật.
 Hàng hóa của chủ hàng xuất khẩu có dấu hiệu vi phạm pháp luật.
Có 3 mức độ kiểm tra ở luồng đỏ:
– Mức (a) : kiểm tra toàn bộ lô hàng

: kiểm tra 10% lô hàng, nếu không phát hiện thì kết thúc kiểm tra, nếu
phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra để kết luận mức độ vi phạm.
– Mức (c) : kiểm tra 5% lô hàng, nếu không phát hiện thì kết thúc kiểm tra, nếu
phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra để kết luận mức độ vi phạm.
Sau khi cán bộ hải quan xử lý hồ sơ xong, nếu:
Máy của hải quan chấm hàng hóa vào luồng xanh thì đƣợc miễn kiểm tra thực tế hàng
hóa và sau đó cán bộ hải quan sẽ lên tờ khai và trả lại tờ khai cho doanh nghiệp.
Máy của hải quan chấm hàng hóa vào luồng đỏ thì phải kiểm tra chi tiết hàng hóa. Lúc
này ngƣời đi khai phải tra trong hệ thống máy tính của cơ quan hải quan xem container
của mình nằm ở đâu (Cụ thể nằm ở khu nào? Ô số mấy? Hàng số mấy trong ô đó? Và ở
tầng bao nhiêu?) Sau đó liên hệ với cán bộ kiểm hóa để kiểm tra lô hàng. Cán bộ hải
quan sẽ lên tờ khai sau khi kiểm tra xong lô hàng.
Bƣớc 4: Trả tờ khai hải quan
Ngƣời đi mở tờ khai sẽ mang biên lai lệ phí đến quầy trả tờ khai nộp cho cán bộ hải
quan để nhận lại tờ khai của mình.
Bƣớc 5: Thanh lý hải quan
Sau khi lấy đƣợc tờ khai thì ngƣời làm thủ tục hải quan phải mang tờ khai đến phòng
thanh lý để thanh lý tờ khai.
Trƣớc khi thanh lý tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ viết số container, số seal, tên, số
hiệu con tàu vào ô “ghi chép khác” của tờ khai và phototờ khai (1 bản). Sau đó, nhân
viên giao nhận đem 2 tờ khai (cùng Packing List) đến đăng ký với cán bộ hải quan
giám sát để xác nhận container (có các chi tiết nhƣ tờ khai) đã đƣợc hạ bãi chờ bốc lên
tàu. Nhân viên hải quan giám sát sẽ đóng dấu “Xác nhận hàng đã qua khu vực giám
sát”, đồng thời giữ lại tờ khai photo và trả lại tờ khai gốc.

sổ tàu
Ngƣời làm thủ tục hải quan phải mang tờ khai đến phòng đăng kí tàu xuất để vào sổ
tàu. Nhân viên hải quan sẽ dựa trên chi tiết của tờ khai và Packing List, số chuyến, số
container, số seal, trọng lƣợng hàng để ghi vào bảng tổng hợp các lô hàng xuất đi trên
tàu, đồng thời cấp cho nhân viên giao nhận một phiếu xác nhận vào sổ tàu, phiếu này
thể hiện các nội dung nhƣ:
– Ngày giờ vào sổ tàu (ngày giờ này rất quan trọng là căn cứ để xác định hàng đã
vào sổ tàu trƣớc hay sau giờ closing time, nếu vào sổ tàu sau giờ closing time
hoặc không vào thì hàng sẽ bị rớt tàu)
– Tên chủ hàng
– Số tờ khai hải quan
– Tên tàu
– Số chuyển
– Số container
– Số seal hãng tàu
– Số seal hải quan (nếu có)
Những nội dung trên sẽ đƣợc báo lại cho hãng tàu để hãng tàu sắp xếp container lên
tàu. Sau ngày tàu chạy nhân viên giao nhận sẽ tiến hành đi thực xuất lô hàng. Thực
hiện đến đây xem nhƣ hoàn tất việc giao hàng cho ngƣời vận tải.
Bƣớc 7: Thực xuất
Sau khi hàng đã chính thức rời cảng, nhân viên giao nhận tiến hành thực xuất lô hàng.
Mỗi cảng đều có bộ phận chuyên thực xuất hàng xuất khẩu đến bộ phận đó trình tờ
khai hàng hóa xuất khẩu (tờ khai không dán tem) cùng với vận đơn (B/L – Bill of
Lading) và một Invoice/Packing list để xin thực xuất.
Để chứng nhận thực xuất, Cán bộ Hải quan sẽ ghi số lƣợng thực xuất dựa trên B/L,
đóng dấu công chức và kí tên.

B/L từ đại lý hãng tàu và giao B/L cùng các chứng từ cho
nhà xuất khẩu
a. Nhận B/L từ đại lý hãng tàu
Nhân viên chứng từ sẽ lập bảng chi tiết Bill và gửi cho đại lý hãng tàu để làm Draft
Bill (Bill nháp). Khi nhận đƣợc Draft Bill, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra các thông
tin, sau đó tiến hàng làm Draft Bill gửi cho khách hàng kiểm tra (Draft B/L xem phụ
lục 5). Nếu đúng với số liệu thực tế trên chi tiết Bill, nhân viên chứng từ sẽ gửi email
có nội dung CONFIRMATION để hãng tàu phát hành B/L gốc.
b. Giao B/L cùng các chứng từ cho nhà xuất khẩu
Sau khi hoàn tất quy trình làm hàng và lƣu giữ lại tất cả các chứng từ cần thiết về lô
hàng, nhân viên giao nhận sẽ trực tiếp bàn giao cho khách hàng các loại giấy tờ sau:
– Giấy báo nợ (Debit note)
– Các chứng từ gốc
– Tờ khai hàng hóa xuất khẩu
– Commercial Invoice/Packing List
– Bill of Lading do đại lý hãng tàu cấp
– Các biên lai thu phí và lệ phí hải quan
Melody sẽ yêu cầu khách hàng ký nhận để có cơ sở đối chứng sau này. Nếu khách
hàng ở xa không tiện cho việc đi lại trực tiếp, bộ phận kinh doanh sẽ gửi các chứng từ
đó cho khách hàng bằng cách chuyển thƣ bảo đảm.
2.2.9. Quyết toán
a. Lập bộ chứng từ thanh toán và lƣu hồ sơ:
Nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) gửi cho khách hàng và chuyển cho
bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào khách hàng thanh toán cƣớc phí

phí liên quan (THC, Bill fee, Seal fee,…) thì nhân viên chứng từ mới cấp
phát vận đơn cho họ. (Debit note xem phụ lục 6)
Trong trƣờng hợp cƣớc phí trả sau (freight collect) nhân viên chứng từ sẽ làm Debit
note (giấy báo nợ) và thu cƣớc bên nhập khẩu bằng cách nhờ đại lý tại cảng đến thu hộ.
Bên xuất khẩu chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn.
b. Quyết toán
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và vào sổ tàu, ngƣời giao nhận phải: kiểm
tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh. Nhân viên giao nhận sẽ trả
chứng từ cho khách (lƣu lại 1 bộ tại công ty), kèm theo đó là 1 bản Debit note (1 bản
dành cho khách hàng, 1 bản dành cho công ty). Trong đó gồm: các khoản chi phí mà
công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các chi phí
khác…Sau đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Nhân viên giao nhận
mang toàn bộ chứng từ cùng với Debit note quyết toán với khách hàng.
Đồng thời, bộ phận kinh doanh sẽ làm Sea Job Costing cho bộ phận chứng từ kiểm tra
lại để gửi cho bộ phận kế toán làm việc, tính toán lƣơng cho nhân viên và lƣu hồ sơ.
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) và nhận đƣợc đầy đủ cƣớc phí
cũng nhƣ các khoản phụ phí liên quan do phía khách hàng chuyển khoản, nhân viên
chứng từ sẽ gửi toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng bao gồm: MB/L, HB/L, C/O, tờ
khai hải quan,…cho khách hàng. (Sea Job Costing xem phụ lục 7)

HOẠT ĐỘNG KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG HÓA
XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY MELODY
LOGISTICS
ĐIỂM MẠNH (STRENGTH)
S1: Công ty có nguồn lực tài chính khá
mạnh và ổn định so với những doanh
nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận vận
tải. Công ty có hệ thống chi nhánh tại các
tỉnh thành lớn ở Việt Nam (Hà Nội, Hải
Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, Đồng Nai,
Bình Dƣơng).
S2: Đƣợc thành lập chƣa lâu nhƣng công
ty đã đã tạo đƣợc mối quan hệ tốt với cơ
quan hải quan, các hãng tàu, đại lý vận
tải và các doanh nghiệp trong ngành. Các
bên hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau có thể giúp
quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra
thuận lợi, tiết kiệm thời gian và chi phí.
S3: Đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng
động, ham học hỏi, luôn tích cực làm
việc với tinh thần cầu tiến và trách nhiệm
cao.
S4: Trụ sở chính của công ty đƣợc đặt tại
quận Bình Thạnh, TP. HCM. Khu vực
này tập trung khá nhiều công ty giao
nhận, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu,
ngân hàng, rất thuận tiện di chuyển đến
ĐIỂM YẾU (WEAK)
W1: Nguồn lực tài chính khá ổn định
nhƣng công ty vẫn chƣa thực sự đầu tƣ
vào phƣơng tiện vận chuyển và hệ thống
kho bãi. Đa số phƣơng tiện vận chuyển
và hệ thống kho bãi của công ty đều là
thuê ngoài, dẫn đến một số trƣờng hợp
công ty thiếu tính chủ động trong quá
trình giao nhận hàng hóa.
W2: Tuy Melody Logistics có mạng lƣới
đại lý rộng khắp thế giới, nhƣng việc
kiểm soát các đại lý là hết sức khó khăn.
Sự chậm trễ trong quá trình xử lý hàng
bên phía đại lý có thể làm phát sinh phí
lƣu kho, lƣu bãi, hàng hóa giao không
đúng hẹn,…Điều này gây ảnh hƣởng xấu
đến uy tín của công ty, về lâu dài sẽ làm
mất lƣợng khách hàng trung thành.
W3: Đội ngũ nhân viên trẻ trung, nhiệt
huyết nhƣng vẫn còn thiếu kinh nghiệm
làm việc và giải quyết vấn đề khi có tình
huống bất ngờ xảy ra. Nếu tình trạng này
không đƣợc cải thiện có thể tiềm ẩn
nhiều rủi ro, gây ra thiệt hại cho công ty.

sân bay Tân Sơn Nhất và
các đại lý hãng tàu. Điều này giúp cho
quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra dễ
dàng, nhanh chóng hơn.
S5: Bộ máy quản lý đƣợc tổ chức theo
mô hình quản lý trực tuyến. Giám đốc
trực tiếp giám sát công việc và luôn quan
tâm đến hoạt động của các phòng ban,
thƣờng xuyên lắng nghe những ý kiến,
đóng góp của nhân viên và sẵn sàng
hƣớng dẫn khi nhân viên gặp khó khăn
trong công việc.
S6: Tùy theo khoảng cách vận chuyển
mà mức giá có phần chênh lệch nhau.
Tuy nhiên giá cả dịch vụ của công ty
Melody Logis khá hợp lý so với các công
ty kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải
khác. Nhờ vậy mà công ty có thể thu hút
khách hàng sử dụng dịch vụ của mình.
S7: Melody cung cấp các dịch vụ giao
nhận vận chuyển rất đa dạng: vận chuyển
đƣờng biển, đƣờng hàng không, hàng
nguyên container, hàng lẻ, dịch vụ giao
nhận trọn gói, làm thủ tục hải quan, kho
bãi,…và đáp ứng cả những yêu cầu đặc
biệt từ phía khách hàng.
S8: Melody Logistics đã xây dựng đƣợc
uy tín trên thị trƣờng và trong lòng khách
W4: Hoạt động Marketing chƣa thực sự
phát triển mạnh, chƣa có sự đầu tƣ để
tiếp cận và giới thiệu với khách hàng về
những thế mạnh dịch vụ giao nhận của
công ty.
W5: Melody có trang web riêng nhƣng
chƣa đƣợc cập nhật kịp thời, chƣa đáp
ứng đủ các thông tin cần thiết. Điều đó
gây ảnh hƣởng không nhỏ đến việc tìm
kiếm khách hàng mới và phát triển hoạt
động kinh doanh.
W6: Một số phòng ban chƣa đủ nguồn
nhân lực cần thiết, vẫn còn tình trạng
kiêm nhiệm, chồng chéo công việc, ảnh
hƣởng đến thời gian giao nhận và chất
lƣợng dịch vụ.
W7: Tính chất công việc cần sử dụng
thành thạo ngoại ngữ (đặc biệt là tiếng
Anh), nhƣng một số nhân viên còn hạn
chế về trình độ ngoại ngữ. Điều này có
thể dẫn đến việc mất đi cơ hội kinh
doanh với các đối tác nƣớc ngoài.
W8: Công ty có số lƣợng nhân viên khá
đông (113 ngƣời) nhƣng mọi hoạt động
tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực đa
phần chỉ do Giám đốc và 1 nhân viên
phụ trách. Điều này có thể gây ra áp lực
công việc cao, đôi khi dẫn đến sự thiếu

trong kinh doanh là một
nhân tố quan trọng giúp công ty tồn tại
và phát triển lâu dài, giữ đƣợc thị phần
trên thị trƣờng giao nhận mà sự cạnh
tranh ngày càng gay gắt.
S9: Ban Giám đốc có khả năng lãnh đạo,
có thể đƣa ra những chiến lƣợc đúng đắn
giúp công ty vƣợt qua khó khăn và ngày
càng phát triển.
S10: Nhân viên của công ty đƣợc trang bị
đầy đủ máy móc, thiết bị để hỗ trợ cho
công việc (từ việc tìm kiếm khách hàng
đến việc xử lý các quy trình chứng từ cho
hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đƣờng
biển).
sót trong công tác quản lý.
W9: Số lƣợng nhân viên kinh doanh
chƣa nhiều, đa số đều chăm sóc những
khách hàng cũ của công ty dẫn đến việc
tìm kiếm khách hàng mới và mở rộng thị
trƣờng vẫn còn hạn chế. Bên cạnh đó,
hầu hết các thỏa thuận mua bán dịch vụ
của công ty đều cần sử dụng đến
internet. Tuy nhiên, hệ thống mạng của
công ty chƣa ổn định, làm đình trệ hoạt
động kinh doanh, gây tốn kém thời gian,
chi phí và tiền bạc.
W10: Một số nhân viên chƣa nắm rõ về
sự biến động giá cả, đặc tính hàng hóa,
các quy định mới, thông tin về thị
trƣờng, bảo hiểm hay các điều kiện
thƣơng mại quốc tế Incoterms…nên
chƣa thể tƣ vấn tốt nhất cho khách hàng
và thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của
Melody thay vì sử dụng dịch vụ của các
công ty khác.
W11: Nhân viên chƣa có nhiều kinh
nghiệm trong việc đàm phán, không thỏa
thuận rõ ràng về thời điểm tính giá nên
chi phí bị tăng cao, hoặc không thỏa
thuận rõ ràng với đại lý dẫn đến việc thu
sai Local charge dest, ảnh hƣởng đến uy
tín của công ty.

bị hàng hóa để giao
cho ngƣời vận tải rất quan trọng. Nếu
nhân viên hiện trƣờng không nhận thấy
hàng hóa bị thiếu, hƣ hỏng, hoặc đóng
gói chƣa phù hợp với đặc tính của từng
loại hàng có thể sẽ phát sinh nhiều vấn
đề khó khăn về sau. Hơn nữa, nếu nhà
xuất khẩu chuẩn bị hàng hóa không kịp
và ra hàng sau closing-time, hàng hóa sẽ
bị rớt tàu, gây thiệt hại không nhỏ cho cả
chủ hàng và công ty.
W13: Khi làm việc với các hãng tàu, hải
quan, cảng, nhân viên của công ty đôi
khi chƣa thật sự chú ý đến các chi tiết
trên giấy tờ (ngƣời gửi, ngƣời nhận, loại
hàng, thời gian, địa điểm, số container,
số seal…) dẫn đến những sai sót.
Khi mƣợn container từ các hãng tàu,
nhân viên hiện trƣờng đôi khi không
kiểm tra kĩ tình trạng của container (có
bị móp, méo, nứt, vỡ, hay hƣ hỏng gì
không). Nếu lúc trả container và phát
hiện những vấn đề này, công ty sẽ phải
bồi thƣờng.
W14: Đôi khi việc chuẩn bị bộ chứng từ
của công ty còn chƣa đầy đủ, chính xác
và kịp thời. Đối với những thị trƣờng
khó tính nhƣ Mỹ, Châu Âu,..việc thiếu

trễ bộ chứng từ có thể
khiến cho lô hàng bị tịch thu hoặc tiêu
hủy, gây thiệt hại lớn cho công ty và chủ
hàng.
W15: Thông quan hàng hóa là một bƣớc
rất quan trọng trong quy trình giao nhận
hàng hóa xuất khẩu. Nếu nhân viên quên
vào sổ tàu hoặc vào sổ tàu sau giờ
closing time thì hàng hóa sẽ bị rớt tàu,
gây phát sinh chi phí và làm chậm trễ
thời gian giao hàng.
CƠ HỘI (OPPOTURNITIES)
O1: Việt Nam đang trong thời kỳ hội
nhập, có rất nhiều cơ hội mở ra cho các
doanh nghiệp trong và ngoài nƣớc. Công
ty Melody Logistics cũng tận dụng cơ
hội này để để tìm hiểu thêm về các công
ty giao nhận nƣớc ngoài. Từ đó có thể
tìm kiếm đối tác giao nhận nƣớc ngoài để
cùng hợp tác nhằm mở rộng phạm vi
hoạt động ra bên ngoài lãnh thổ.
O2: Nhà nƣớc đƣa ra những chính sách
nhằm thu hút đầu tƣ nƣớc ngoài, tạo điều
kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh
xuất nhập khẩu trong nƣớc và dịch vụ
giao nhận đƣợc phát triển toàn vẹn.
O3: Việt Nam rất có tiềm năng để phát
triển dịch vụ giao nhận vận tải bằng
THÁCH THỨC (THREATS)
T1: Chính sách Nhà nƣớc thiếu nhất
quán. Loại hình dịch vụ giao nhận hàng
hóa xuất nhập khẩu có liên quan đến
nhiều bộ ngành, mỗi bộ ngành lại có một
quy định riêng, nhƣng những quy định
này có phần không thống nhất với nhau,
thậm chí là mâu thuẫn với nhau. Điều
này gây nhiều khó khăn có cho các
doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực
giao nhận.
T2: Các chính sách hải quan vẫn còn gây
không ít khó khăn cho doanh nghiệp
trong quá trình làm thủ tục thông quan
hàng hóa, làm gián đoạn công việc và
kéo dài thời gian, ảnh hƣởng đến kết quả
hoạt động kinh doanh của công ty.

có đƣờng bờ biển dài,
nhiều vịnh nƣớc sâu, thích hợp để xây
dựng hệ thống cảng biển, cảng nƣớc sâu.
Với vị trí địa lý thuận lợi của mình, Việt
Nam đang phấn đấu trở thành trung tâm
trung chuyển hàng hóa hàng đầu khu
vực.
O4: Cơ chế xuất nhập khẩu, các chính
sách khuyến khích xuất khẩu (chính sách
thuế quan, quỹ tín dụng,…) của Nhà
nƣớc ngày càng đƣợc hoàn thiện, tạo ra
một môi trƣờng kinh doanh tốt, rất thuận
lợi cho việc phát triển dịch vụ giao nhận
vận tải.
O5: Hiện nay, những quy định của Nhà
nƣớc trong lĩnh vực giao nhận có phần
nới lỏng hơn. Ngƣời giao nhận đƣợc
quyền nhận ủy thác từ khách hàng để
thực hiện các công việc khác nhau nhƣ:
giao nhận, lập chứng từ, làm thủ tục hải
quan,…
O6: Khoa học công nghệ và cơ sở hạ
tầng đang đƣợc Nhà nƣớc quan tâm đầu
tƣ và phát triển hơn
O7: Nhu cầu về dịch vụ giao nhận vận tải
(logistics) ngày càng tăng ở thị trƣờng
TP.HCM nói riêng cũng nhƣ thị trƣờng
cả nƣớc nói chung. Dân số tăng nhanh,
T3: Các đối thủ cạnh tranh trong ngành
luôn là mối quan tâm lớn của công ty. Ở
Việt Nam có một số lƣợng lớn các doanh
nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh
vực logistics. Có thể kể tên một số doanh
nghiệp nhà nƣớc nhƣ: VietTrans,
Transimex,… Đó là những công ty có đội
ngũ lao động giàu kinh nghiệm, vững
chuyên môn, giỏi nghiệp vụ. Ngoài ra,
các công ty giao nhận tƣ nhân xuất hiện
ngày càng nhiều, có thể kể đến một số
doanh nghiệp nhƣ : Indotrans, Interlink,
Worldwide Link,…
T4: Chính sách khuyến khích đầu tƣ của
Nhà nƣớc cũng làm cho các công ty giao
nhận vận tải có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài
xuất hiện ngày càng nhiều ở Việt Nam.
Họ có thể liên kết với các công ty giao
nhận khác thành lập một tập đoàn lớn
mạnh về tài chính, nhân sự và trình độ
chuyên môn nghiệp vụ. Điều này gây
nên áp lực cạnh tranh cao cho các doanh
nghiệp trong nƣớc.
T5: Cơ cấu giao nhận bị mất cân đối, cụ
thể là lƣợng hàng nhập thƣờng cao hơn
hàng xuất cộng thêm tính thời vụ của
hoạt động giao nhận khiến cho hoạt
động của công ty không ổn định, dẫn

ngày càng phát triển dẫn đến
nhu cầu vận chuyển hàng hóa qua lại
giữa các quốc gia cũng tăng lên đáng kể.
đến kết quả kinh doanh của tháng không
đều.
T6: Ngày càng có nhiều công ty làm
dịch vụ giao nhận ra đời. Họ có thể bán
với mức giá thấp hơn giá thị trƣờng rất
nhiều để tăng sức cạnh tranh, thu hút các
khách hàng. Nếu chất lƣợng dịch vụ của
Melody Logistics không đƣợc nâng lên,
hoặc là khách hàng sẽ bỏ đi, hoặc là yêu
cầu công ty giảm giá thấp hơn giá ban
đầu. Điều này có thể ảnh hƣởng đến tình
hình kinh doanh và lợi nhuận của công
ty.
T7: Vấn đề giao nhận hàng hóa chịu ảnh
hƣởng khá lớn bởi tình hình thời tiết
(mƣa bão, lũ lụt, nhiệt độ môi trƣờng
thay đổi,…) làm phát sinh nhiều chi phí.
T8: Cơ sơ hạ tầng giao thông hiện nay
đang đƣợc quan tâm đầu tƣ, tuy nhiên
vẫn chƣa đƣợc đảm bảo (tình trạng ách
tắc giao thông vẫn luôn xảy ra hàng
ngày). Bên cạnh đó, hệ thống cảng biển
vẫn còn thiếu sự đầu tƣ. Một số tàu lớn
không vào đƣợc cảng dẫn đến việc bốc
dỡ hàng hóa diễn ra khó khăn và tốn
nhiều thời gian.
T9: Do tính chất công việc phải thực
hiện qua nhiều giai đoạn và hợp tác với

liên quan nên đôi khi công ty
vẫn còn chƣa chủ động đƣợc trong công
việc. Một bên phát sinh vấn đề sẽ ảnh
hƣởng đến toàn bộ quá trình giao nhận.
Chẳng hạn nhƣ, khách hàng của công ty
cung cấp chứng từ và các thông tin cần
thiết về hàng hóa khá chậm trễ, khiến
cho quá trình làm chứng từ của nhân
viên Melody bị chẫm trễ theo
T10: Chi phí làm hàng ngày càng gia
tăng, các phụ phí mới phát sinh cũng là
một trong những nguyên nhân làm giảm
lợi nhuận của công ty
T11: Hiện nay, một số công ty xuất nhập
khẩu có xu hƣớng thành lập bộ phận
giao nhận riêng và hạn chế sử dụng các
dịch vụ bên ngoài.
CÁC KẾT HỢP S-O:
– Nâng cao chất lƣợng dịch vụ
– Mở rộng thị trƣờng kinh doanh
– Tăng cƣờng công tác chiêu thị, thành
lập một bộ phận marketing riêng biệt,
quảng bá hình ảnh, xây dựng thƣơng hiệu
cho công ty
– Ứng dụng công nghệ thông tin vào hợp
đồng kinh doanh giao nhận của công ty
CÁC KẾT HỢP S-T
– Nghiên cứu thị trƣờng
– Nâng cao chất lƣợng dịch vụ giao nhận
hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty,
tăng sức cạnh tranh của công ty trên thị
trƣờng trong và ngoài nƣớc
– Tìm kiếm và lựa chọn các hãng tàu giá
rẻ, uy tín để giảm chi phí, nâng cao lợi
nhuận.

W-O:
– Lên kế hoạch đầu tƣ cơ sở hạ tầng cho
những dịch vụ mang lại doanh thu chủ
yếu cho công ty.
– Tham gia vào Hiệp Hội giao nhận để
nhận các ƣu đãi khi hoạt động dịch vụ
giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
– Tuyển thêm nhân viên mới có trình độ
tin học, ngoại ngữ, năng động.
– Huy đống vốn, đầu tƣ, mở rộng quy mô
kinh doanh
CÁC KẾT HỢP W-T
– Nâng cao công tác phòng chống rủi ro ,
chậm trễ trong việc giao nhận hàng hóa,
hoàn thiện quy trình giao nhận.
– Đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực
chuyên nghiệp, tay ngề cao, tinh thần
trách nhiệm cao.
– Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh để đƣa ra
những chiến lƣợc khác biệt hóa, tạo dấu
ấn riêng cho khách hàng.
Nhìn nhận đƣợc những điểm mạnh, điểm yếu đang tồn tại, cũng nhƣ những cơ hội và
thách thức, Melody cần có những giải pháp kịp thờiđể khắc phục những điểm yếu và
phát huy những điểm mạnhnhằm tối đa hóa lợi nhuận cho công ty.Bài báo cáo chỉ tập
trung đƣa ra những đề xuất chính nhằm phát triển hoạt động kinh doanh và hoàn thiện
quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đƣờng biển của công ty Melody Logistics.
3. GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ
HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA
BẰNG ĐƢỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY MELODY
LOGISTICS
3.1. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG
HÓA BẰNG ĐƢỜNG BIỂN
a. Mục tiêu của giải pháp:
Giải pháp nhằm giúp cho quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng và hiệu
quả hơn, tránh đƣợc các rủi ro về hƣ hỏng và mất mát hàng hóa, tiết kiệm thời gian và

đó nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh của công ty trong lĩnh vực giao
nhận hàng hóa xuất khẩu nhập khẩu bằng đƣờng biển.
b. Cách thức thực hiện giải pháp:
 Thu thập thông tin và tìm kiếm khách hàng
Để thu thập thông tin và tìm kiếm khách hàng hiệu quả, nhân viên kinh doanh cần xác
định đƣợc lợi thế cạnh tranh và khách hàng mục tiêu của công ty.
Xác định lợi thế cạnh tranh
Nhân viên kinh doanh nên quan sát, đánh giá xem công ty mạnh về dịch vụ nào,
chuyên xuất khẩu hàng các tuyến nào. Melody Logistics khai thác tập trung vào việc
cung cấp dịch vụ cho hàng khô với các tuyến chính là Châu Á. Bởi vì các tuyến này có
lƣợng khách hàng đông, dễ làm, giá cả phải chăng. Còn các tuyến khác nhƣ Âu, Mỹ,
Úc không phải tuyến chính vì những tuyến này có giá vận chuyển cao, thƣờng xuyên
thay đổi và phát sinh phụ phí, quy định cũng rất khắt khe. Bên cạnh đó, Melody
Logistics còn có thế mạnh trong việc gom hàng lẻ (hàng consol) xuất khẩu mà đa số
các công ty logistics khác không có. Khi xác định đƣợc lợi thế cạnh tranh của công ty,
nhân viên kinh doanh sẽ xác định đƣợc khách hàng tiềm năng để làm việc hiệu quả
hơn.
Xác định khách hàng mục tiêu
Đối tƣợng của nhân viên kinh doanh logistics là bộ phận/ngƣời có quyền quyết định
việc book tàu/thuê dịch vụ xuất nhập khẩu. Sales Logistics có thể chia thành 3 bộ phận:
– Sales FCL (Full Container Load) – Sales hàng nguyên cont: Đối tƣợng chủ yếu
là các công ty xuất nhập khẩu có lƣợng hàng lớn và thƣờng xuyên.
– Sales LCL (Less than Container Load ) – Sales hàng lẻ: Đối tƣợng là các công
ty xuất nhập khẩu nhỏ, các cá nhân có hàng gửi đi, nhập về từ nƣớc ngoài và các
công ty không đóng hàng lẻ (hàng consol).

Đây là một hình thức dành cho những công ty có quy mô lớn và
muốn mở rộng quy mô hơn nữa bằng cách tìm kiếm các công ty Forwader nƣớc
ngoài để làm đối tác xử lý hàng.
Một số cách để tìm kiếm khách hàng hiệu quả hơn:
– Cách 1: Tìm kiếm theo khách hàng tiềm năng
Sau khi đã xác định đƣợc khách hàng tiềm năng, nhân viên kinh doanh cần khai thác
triệt để nguồn khách hàng đó, những khách hàng có dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa
các tuyến Châu Á (Hong Kong, Bangkok, Singapore, Manila, Port K’ Lang, Busan,…)
– Cách 2: Tìm kiếm theo mặt hàng, theo mùa,…Nhân viên kinh doanh có thể dễ
dàng tìm kiếm thông tin trên Google hoặc một số wesbite dạng danh bạ nhƣ:
trangvangvietnam.com, hosocongty.vn,…
Qua kết quả trên có thể thấy, mặt hàng đồ gỗ xuất khẩu có kết quả tìm kiếm là 97
doanh nghiệp. Mỗi kết quả đều có sẵn gợi ý về các mặt hàng, thông tin của nhà xuất
khẩu,…Tuy sẽ có trƣờng hợp các doanh nghiệp tìm đƣợc trên website chỉ kinh doanh

có hoạt động xuất nhập khẩu, hoặc đã ngƣng hoạt động,…nhƣng đây
vẫn không thể phủ nhận đây là một cách khá hiệu quả để tìm kiếm khách hàng.
Ngoài ra còn có một phƣơng pháp khác mà hầu hết các nhà Logistics và hãng tàu áp
dụng đó là tìm kiếm qua website Alibaba.com. Để đạt hiệu quả cao hơn, nhân viên
kinh doanh cần tìm hiểu xem mặt hàng đang xuất khẩu nhiều nhất trong thời điểm hiện
tại và sắp tới. Phƣơng pháp này có ƣu điểm là những thông tin do chính các doanh
nghiệp đăng lên để giới thiệu sản phẩm xuất nhập khẩu đến với thế giới và có đầy đủ
thông tin liên lạc đến bộ phận xuất nhập khẩu.
 Đàm phán và kí kết hợp đồng với khách hàng:
Đàm phán hợp đồng với khách hàng
Trƣớc hết, nhân viên kinh doanh cần trang bị đầy đủ kiến thức về đặc tính hàng hóa,
các quy định mới, các thủ tục cần thiết, thông tin về thị trƣờng thuê tàu, bảo hiểm, và
đặc biệt là về các điều kiện thƣơng mại quốc tế Incoterms…để tƣ vấn cho khách hàng
một cách nhanh chóng và thiết thực nhất, tránh đƣợc những rủi ro và tranh chấp không
đáng có. Đặc biệt, nhân viên cần thông thạo ngoại ngữ và có khả năng thuyết phục
khách hàng, nhất là khi giá cƣớc tăng hoặc phát sinh các loại phụ phí khác, để họ hài
lòng với giá cả và chất lƣợng dịch vụ của công ty.
Đối với các hợp đồng dịch vụ giao nhận, công ty có thể tận dụng uy tín của mình để
đàm phán nhằm đạt đƣợc những thỏa thuận tốt nhất, nên đàm phán cụ thể từng điều
khoản trong hợp đồng: phí dịch vụ, cƣớc vận chuyển, phƣơng thức thanh toán (đặc biệt
là quy định rõ thời điểm tính giá nếu có), trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên, bồi
thƣờng thiệt hại khi có tổn thất xảy ra, các điều kiện bất khả kháng,…
Hạn chế sai sót khi soạn thảo hợp đồng
Khi đàm phán, nhân viên kinh doanh cần lƣu ý ghi chép cụ thể, chi tiết tất cả những
điều khoản đã đàm phán để soạn thảo hợp đồng. Hợp đồng phải sử dụng ngôn từ đơn
giản, dễ hiểu, không dùng những từ ngữ mang nhiều ẩn ý. Bên cạnh đó cần kiểm tra lỗi

đánh máy hay những sai sót trong từng điều khoản để điều chỉnh kịp thời.
trƣớc khi gửi cho đối tác kí xác nhận.
 Đặt chỗ với hãng tàu
Khi làm việc với các hãng tàu, hải quan, cảng, nhân viên của công ty cũng cần chú ý
đến các chi tiết trên các loại giấy tờ, nhƣ ngƣời gửi, ngƣời nhận, loại hàng, các mốc
thời gian, các địa điểm, số container, số seal… để tránh những rắc rối về sau. Nhân viên
của công ty cần thƣờng xuyên tham khảo bảng giá của các hãng tàu khác nhau để từ đó
có sự lựa chọn hợp lý, tránh bị phụ thuộc vào một số hãng tàu nhất định.
 Nhận chứng từ từ nhà xuất khẩu và chuẩn bị hàng hóa để giao cho ngƣời
vận tải
Nhận chứng từ và các thông tin cần thiết từ nhà xuất khẩu
Nhân viên khi làm việc với khách hàng nên yêu cầu gửi chứng từ và các thông tin cần
thiết về lô hàng (SI, VGM,…) đúng hạn, tránh việc gửi chậm trễ gây ảnh hƣởng đến
việc làm hàng.
Kiểm tra hàng hóa
Bên cạnh đó cần kiểm tra hàng hóa nhận từ khách hàng xem có bị thiếu hay hƣ hỏng gì
không để kịp thời thông báo lại với khách. Việc đóng gói hàng hóa cần đƣợc thực hiện
một cách cẩn thận, phù hợp với đặc tính hàng hóa và lịch trình của hàng. Khi đóng gói
hàng hóa hay đƣa hàng hóa lên/xuống tàu,…nhân viên của công ty luôn phải có mặt để
giám sát, đảm bảo mọi việc diễn ra đúng quy trình, tránh những sai sót khó xử lý. Vấn
đề này đòi hỏi công ty cần phải có một sự chuẩn bị chu đáo, đồng thời tổ chức tốt quá
trình chuyên chở thì mới đảm bảo an toàn cho hàng hoá cũng nhƣ tiến độ giao hàng.
Vận chuyển hàng hóa
Đặc biệt, nhân viên cần tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hoá cần vận
chuyển để có cách sắp xếp, đóng gói phù hợp. Đối với các loại hàng hoá dễ hƣ hỏng,

nên chèn lót khi xếp hàng lên phƣơng tiện, sắp xếp để khi vận chuyển có va
đập thì hàng hoá cũng đảm bảo đƣợc an toàn.
Nếu hàng hoá đã đƣợc thông quan và phát hiện bị hƣ hỏng hay biến chất, trách nhiệm
bảo quản và vận chuyển sẽ thuộc về công ty. Do đó, khi xảy ra tranh chấp, công ty sẽ
phải bồi thƣờng thiệt hại cho chủ hàng và có thể gặp nhiều rắc rối khác, ảnh hƣởng
không nhỏ đến uy tín trên thị trƣờng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Vì vậy, tổ chức tìm hiểu những đặc tính riêng của hàng hoá để bố trí sắp xếp phƣơng
tiện cũng nhƣ tổ chức quá trình chuyên chở là việc nên đƣợc quan tâm hàng đầu, tránh
những thiệt hại đáng tiếc.
 Hợp đồng lƣu khoang
Khi mƣợn container từ các hãng tàu, nhân viên hiện trƣờng cần kiểm tra tình trạng của
container xem có bị nứt, vỡ, hay hƣ hỏng không. Điều kiện bên ngoài của container
phải lành lặn, bất cứ hƣ hỏng nào có thể ảnh hƣởng đến hàng hóa bên trong đều phải
ghi lại đầy đủ. Sàn, nóc, vách của container không đƣợc cong, móp méo hay trầy xƣớc
quá nhiều, container phải kín, không có đinh hay móc để tránh gây hƣ hỏng cho hàng
hóa,…Nếu không kiểm tra kĩ thì khi trả container và phát hiện ra những vấn đề này,
công ty sẽ bị thu thêm phí.
 Chuẩn bị chứng từ hàng hóa
Trong quá trình nhận bộ chứng từ, nhân viên lập bộ chứng từ cần phải kiểm tra, đối
chiếu các thông tin giữa các chứng từ với nhau. Nếu có sai lệch về thông tin hàng hóa,
cần phải nhanh chóng liên lạc với ngƣời xuất khẩu để tìm hiểu nguyên nhân của sự sai
lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho phù hợp. Ngoài ra, khi nhận thấy chứng từ và
thực tế có sự sai lệch thì phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên bản chứng nhận về
tình trạng hàng hóa” và giải quyết theo luật định của Hải quan.
Bên cạnh đó cần xây dựng một hệ thống làm việc có tính chuyên môn hóa cao, tránh
tình trạng một ngƣời phải kiêm nhiệm quá nhiều công việc, làm chậm trễ quá trình giao

tránh tình trạng có nhiều thƣơng vụ trong cùng một thời gian, cần phân
chia công việc cho các nhân viên. Nhƣ vậy mỗi nhân viên sẽ có điều kiện để nghiên
cứu nhiều hơn và có thể thành thạo công việc của mình, giúp tiến độ công việc đƣợc
đẩy nhanh.
Cùng với quá trình hoàn thành bộ chứng từ thì công ty cần bảo quản và lƣu trữ chứng
từ một cách cẩn thận và an toàn. Nhân viên nên phân loại chứng từ theo nhóm hàng
hóa hay theo chủ hàng. Nếu có sự sai lệch thông tin về hàng hóa giữa các chứng từ thì
cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt đầu từ
chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với ngƣời xuất khẩu để tìm hiểu nguyên nhân các
sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho phù hợp. Trong quá trình lƣu chuyển
chứng từ, công ty cũng cần phải theo dõi bộ chứng từ để tránh thất lạc.
 Thông quan hàng xuất khẩu
Việc khai báo hải quan đòi hỏi các nhân viên phải có kinh nghiệm và hiểu rõ công việc
của mình để áp đúng mã số thuế cho hàng hóa và tính thuế chính xác. Các nhân viên
hiện trƣờng cũng cần có sự nhanh nhạy, khéo léo sắp xếp công việc để các lô hàng có
thể thông quan nhanh chóng. Đặc biệt, nhân viên khai báo hải quan cần liên tục cập
nhật thông tin về những quy định mới của nhà nƣớc để tránh khai báo bị sai sót.
c. Tính khả thi của giải pháp:
Việc đƣa ra những biện pháp nhằm hạn chế, phòng ngừa rủi ro trong hoạt động kinh
doanh giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đƣờng biển là hoàn toàn cần thiết đối
với bất kỳ công ty hoạt động giao nhận nào.
Những giải pháp đƣa ra gần nhƣ không quá tốn kém về chi phí và có thể thực hiện
đƣợc nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh, hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa
xuất nhập khẩu của công ty. Đặc biệt, với nhiều năm kinh nghiệm cùng với nguồn lực
về con ngƣời và tài hính hiện nay, Melody Logistics hoàn toàn có thể thực hiện đƣợc
giải pháp này một cách có hiệu quả.

VỀ NHÂN SỰ, ĐÀO TẠO VÀ NÂNG CAO TAY NGHỀ
NHÂN VIÊN
a. Mục tiêu của giải pháp
Nhân sự là một yếu tố rất quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận vận
tải hàng hóa. Giải pháp này hƣớng đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp bằng cách nâng cao tay nghề cũng nhƣ trình độ, kĩ năng của nhân viên nhằm
đạt hiệu quả trong công việc. Nguồn nhân lực có chất lƣợng tốt sẽ làm cho khách hàng
có lòng tin đối với Melody để ủy thác giao nhận lô hàng, đảm bảo hàng hóa đƣợc vận
chuyển đến nơi đúng lúc, an toàn. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên có năng lực, nhiệt
huyết trong công việc sẽ giúp công ty tăng sức cạnh tranh trên thị trƣờng, tiết kiệm thời
gian, chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Việc tạo ra nguồn nhân lực chuyên nghiệp sẽ quyết định yếu tố thành công của công ty
trong tƣơng lai. Một nguồn nhân lực đƣợc đào tạo bài bản sẽ đáp ứng đƣợc những yêu
cầu trong công việc ngày một chuyên nghiệp và phức tạp hơn, đặc biệt trong bối cảnh
Việt Nam đang cố găng phấn đấu trở thành trung tâm giao nhận hàng đầu khu vực.
Điều này đòi hỏi cần phải có một đội ngũ nhân viên có chất lƣợng cao hơn hiện tại.
b. Cách thức thực hiện giải pháp:
Ngay từ khâu tuyển dụng công ty nên nghiêm túc, khách quan để tuyển chọn đƣợc
nhân viên có năng lƣc và nhiệt tình trong công việc. Ngoài ra, cần phân bổ hợp lí nhân
viên trong các phòng ban để tránh tình trạng thiếu việc thừa ngƣời hay phải kiêm
nhiệm, chồng chéo công việc.
Công ty nên thƣờng xuyên tổ chức các buổi hƣớng dẫn chuyên sâu cũng nhƣ chia sẻ
kinh nghiệm làm việc giữa nhân viên có thâm niên trong nghề với nhân viên mới,
nhằm đào tạo nguồn nhân lực trung thành, có khả năng giao tiếp tốt, có năng lực quyết
định và giải quyết tình huống. Các chƣơng trình này cần ngắn hạn, tại chỗ và mang
tính thực tế cao, đảm bảo sự cập nhật liên tục, tránh chƣơng trình nặng về lý thuyết, sẽ
gây nhàm chán và thiếu tính ứng dụng vào thực tế. Việc áp dụng chƣơng trình tập huấn