Tổ chức sự kiện là gì? 9 bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hiện nay, tổ chức sự kiện đang trở thành “dịch vụ hot” và ngày càng khẳng định vị thế. Song, làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công và tạo được tiếng vang không phải chuyện dễ dàng. Vậy tổ chức sự kiện là gì? Làm thế nào để trở thành người tổ chức sự kiện giỏi? Hãy cùng theo dõi bài viết này nhé!

Sự kiện là gì?

Sự kiện (Event) là những hoạt động diễn ra trên nhiều lĩnh vực khác nhau như: Chính trị, văn hóa, xã hội,… Qua đó, quy tụ rất lớn số lượng người tham gia ở một địa điểm và một khoảng thời gian cụ thể nào đó nhằm truyền tải thông điệp theo mong muốn của khách hàng nhằm thu hút đối tượng tham gia.

Sự kiện là gì

World Cup, các cuộc thi sắc đẹp, hội nghị khách hàng, các hội thảo, triển lãm, hội chợ,… là các sự kiện quen thuộc trong cuộc sống hiện nay.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (Event management hoặc event organization) là quá trình lên ý tưởng, chuẩn bị công tác hậu cần, thực hiện và giám sát các hoạt động của sự kiện đó trong một địa điểm và thời điểm cụ thể. Qua đó, nhằm truyền tải những thông điệp ý nghĩa mà người tổ chức mong muốn gửi gắm đến những người tham gia.

Tổ chức sự kiện là gì?

Hơn hết, tổ chức sự kiện còn góp phần nâng cao hình ảnh, vị thế thương hiệu của bạn khi mở rộng thị trường, tạo ấn tượng và thiện cảm với khách hàng. Đây là công cụ hữu hiệu giúp quảng cáo thương hiệu cho doanh nghiệp.

Chương trình ra mắt dịch vụ VPS NVME tốc độ cao

Tại sao phải tổ chức sự kiện?

Thành công của một sự kiện sẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các hoạt động marketing, truyền thông cho hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp, qua đó, tạo dựng được niềm tin và ấn tượng đối với khách hàng.

Tổ chức sự kiện nhằm các doanh nghiệp quảng bá các sản phẩm, dịch vụ giúp người tiêu dùng biết đến các dịch vụ, sản phẩm mà bạn đang cung cấp.

Song song đó, việc tổ chức sự kiện thành công sẽ giúp doanh nghiệp mở rộng số lượng khách hàng, từ đó, giúp tăng doanh thu, lợi nhuận cho công ty.

Kịch bản tổ chức sự kiện là gì?

Kịch bản là điều kiện tiền đề quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện, kịch bản phải chi tiết, cụ thể.

Và người làm cần xác định được những yếu tố sau đây để có kịch bản thành công theo công thức 5W1H:

• Loại hình sự kiện mà khách hàng muốn tổ chức là gì?
• Các mục đích, thông điệp khách hàng muốn gửi gắm vào sự kiện.
• Những khách mời sẽ tham gia sự kiện là ai?
• Sự kiện được tổ chức ở đâu? Theo đó, địa điểm phải phù hợp với loại hình và mục đích đã được đề ra trước đó.
• Sự kiện được tổ chức vào thời gian nào?
• Sự kiện được tiến hành ra sao?

Kịch bản tổ chức sự kiện thường có 3 phần bao gồm:

1. Phần khai mạc.
2. Phần nội dung chính.
3. Cuối cùng là bế mạc.

Phân loại tổ chức sự kiện?

Hiện nay, việc tổ chức sự kiện có nhiều loại hình hết sức đa dạng, dựa vào mục đích sự kiện được phân thành 4 loại cụ thể như sau:

1. Sự kiện kỷ niệm (Anniversary event)

Đây sẽ là những sự kiện lễ hội hay xã hội nhằm hướng đến một ngày kỷ niệm nào đó như: Các lễ hội truyền thống, sinh nhật, kỷ niệm ngày cưới, kỷ niệm ngày thành lập,…

Sự kiện sinh nhật của Sơn Tùng M-TP

2. Sự kiện giáo dục (Educational event)

Thông thường, những sự kiện này được tổ chức nhằm truyền tải các thông tin giáo dục: Lễ tốt nghiệp, lễ trao bằng, hội nghị hay hội thảo,…

Sự kiện lễ tốt nghiệp tại trường đại học VNU

3. Sự kiện tiếp thị (Marketing event)

Sự kiện tiếp thị được tổ chức nhằm mục đích thu hút sự quan tâm, chú ý, cũng như thuyết phục người tiêu dùng mua các sản phẩm hay sử dụng các dịch vụ của bạn bao gồm: Giới thiệu sản phẩm, hội chợ, lễ khánh thành, lễ khai trương…

Sự kiện khai trương quán cà phê Starbucks

4. Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event)

Sự kiện khen thưởng, tri ân được tổ chức nhằm tôn vinh, thể hiện lòng tri ân, kính trọng đối với những cá nhân, tập thể có nhiều đóng góp cho một cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nào đó. Cụ thể như: Lễ trao giải, lễ tưởng niệm,…

Lễ tưởng niệm những người hi sinh trong đại dịch Covid – 19

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để sự kiện mới được diễn ra một cách thành công và hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro người làm sự kiện cần lên kế hoạch thật chu đáo, đồng thời, thực hiện theo quy trình chặt chẽ. Vậy quy trình tổ chức sự kiện được thực hiện như thế nào?

1. Thiết lập các mục tiêu cho sự kiện

Trước tiên, chúng ta cần phải thiết lập các mục tiêu cho sự kiện. Trường hợp, người tổ chức sự kiện đã nắm được các mấu chốt chính của vấn đề, cũng như đích đến thì cần đạt được những mục tiêu rõ ràng. Khi đó, những bước sau tiếp theo sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Thiết lập các mục tiêu cho sự kiện

2. Thành lập đội ngũ chuyên nghiệp để tổ chức sự kiện

Yếu tố con người đóng vai trò quan trọng trong tất cả các hoạt động. Chính vì vậy đội ngũ nhân sự là yếu tố tiền đề quan trọng quyết định thành công của sự kiện. Trong đó, người quản lý giữ vai trò vô cùng quan trọng bởi họ phải điều phối, phân chia nhiệm vụ và giám sát tất cả các hoạt động.

3. Xác định thời gian, địa điểm cụ thể và thành phần tham gia sự kiện

Túy thuộc vào tính chất sự kiện, người tổ chức sự kiện cần xác định khoảng thời gian phù hợp, đặc biệt, tìm hiểu ý nghĩa của các ngày lễ theo luật định, tôn giáo. Kiểm tra thật kỹ ngày tháng với những người tham gia chính. Ngoài ra, trước khi sự kiện diễn ra bạn phải tiến hành khảo sát không gian tổ chức nhằm lực chọn được vị trí phù hợp nhất.

4. Lựa chọn chủ đề cho sự kiện

Sự kiện sẽ trở nên độc đáo và ấn tượng khi có một chủ đề ấn tượng, hấp dẫn. Và yêu cầu đặt ra lúc này là người tổ chức sự kiện cần sáng tạo tên cho sự kiện đó. Để mô tả sự kiện cần chọn một khẩu hiệu thương hiệu ngắn và đáng nhớ. Tiếp theo là tiến hành thiết kế logo, hệ thống nhận diện.

Lựa chọn chủ đề cho sự kiện

5. Lập một kế hoạch tổng thể

Đây là bước quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện. Từ các thông tin đã tổng hợp và đưa ra trước đó người tổ chức sẽ đưa ra bản kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Đặc biệt, nên lưu ý không được bỏ sót khoảng thời gian trước, trong và sau sự kiện.

6. Thiết lập ngân sách cho sự kiện

Việc thiết lập ngân sách được đánh giá là vô cùng khó, vì vậy cần phải dự trù, tính toán thật kỹ và đầy đủ các hạng mục chính trong kế hoạch đã đề ra. Theo đó, cần lưu ý các khoản chi phí có thể phát sinh như: Chỗ ở, du lịch cho nhóm khách hàng đặc biệt…

7. Xin tài trợ cho sự kiện

Đây cũng là một trong các khâu quan trọng, khi chuẩn bị xin tài trợ cho sự kiện không nên chỉ chăm chăm vào việc gửi email, gọi điện thoại hoặc xin gặp mặt. Đừng làm mọi việc một cách dồn dập, thay vào đó hãy đặt lại những câu hỏi: Hình ảnh của tổ chức tôi đang đại diện là gì? Đối tác của tôi là ai? Tôi cần biết những gì về họ? Mục đích chính của tôi là gì?

Xin tài trợ cho sự kiện

Một khi bạn đã nắm được các câu hỏi trên thì những việc còn lại sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, giúp bạn đi đúng hướng, đi đúng trọng tâm, đồng thời, gây ấn tượng thật tốt với các đối tác. Bạn cần thể hiện rõ các công việc sẽ cùng làm với đối tác. Hãy chứng minh cho họ thấy bạn chủ động và nhiệt tình như thế nào.

Dưới đây là một số mẹo nhỏ để cuộc đàm phán trở của bạn trở nên thuận lợi hơn. Hãy cùng tham khảo nhé!

• Cần cho đối tác thấy hợp tác với bạn là việc làm đúng đắn và sẽ đem lại nhiều lợi ích thiết thực. Khi tiếp cận đối tác, bạn cần thể hiện sự rõ ràng trong quan điểm và thể hiện hiểu biết của mình, đây sẽ là một điểm cộng cho bạn.
• Chính vì vậy việc đối tác đánh giá tiêu cực hay tích cực phụ thuộc vào thái độ, thiện chí của bạn. Khi gửi thư, email ngoài nội dung phải chú ý đến hình thức, mọi thứ thật chính xác và chỉnh chu trước khi gửi. Trường hợp gặp mặt trực tiếp, bạn cần thể hiện sự tự tin, nhiệt tình và thể hiện rõ ràng mong muốn của bạn, cũng như những lợi ích khi đối tác hợp tác với bạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm nhà tài có thể tham khảo qua danh sách 12 nhà tài trợ sự kiện dành cho sinh viên của Vietnix.

8. Truyền thông cho sự kiện

Việc quảng bá là bước không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện hoặc hội nghị. Theo đó, bạn hãy bắt đầu quảng bá bằng hình thức trực tuyến từ các kênh online của bạn như: Website, email hay các trang mạng xã hội. Tiếp theo, là lên kế hoạch cho việc quảng cáo trả phí nhằm mở rộng quảng bá, cũng như khuyến khích khách hàng tham gia.

Truyền thông cho sự kiện

Sau sự kiện, bạn đừng quên gửi lời cảm ơn, tri ân tới đến nhà tài trợ, những người bảo trợ truyền thông cho sự kiện. Mặt khác, bạn cần có thêm thông cáo báo chí, cũng như bài viết truyền tải những thông điệp chính, sự thành công của sự kiện đó.

9. Sau sự kiện cần đánh giá, rút kinh nghiệm

Doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã đề ra trong mục tiêu để đánh giá hiệu quả của sự kiện. Song song đó, bạn cần dựa vào những kết quả thực tế xảy ra tại sự kiện để so sánh, đồng thời, tổng hợp với nhóm để cùng nhau nhận xét, đánh giá và rút kinh nghiệm.

Nhân viên tổ chức sự kiện là làm gì?

Nhân viên đóng vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức sự kiện, họ được xem như nghệ sĩ. Bằng sự sáng tạo, tỉ mỉ, cẩn thận của mình tạo nên sự kiện hoàn hảo. Để tránh gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện các nhân viên tổ chức sự kiện sắp xếp và chạy chương trình theo kế hoạch.

Sự sáng tạo là yếu tố quan trọng, ưu tiên hàng đầu đối với một nhân viên tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, đòi hỏi kiến thức chuyên môn, tính tổ chức, làm việc nhóm… Có thể nói, các nhân viên tổ chức sự kiện luôn phải chịu nhiều áp lực rất lớn nên họ cần phải có một tâm lý thật vững, thái độ làm việc chuẩn mực.

Những yếu tố trở thành người tổ chức sự kiện giỏi

Đề trở thành một người tổ chức sự kiện giỏi đòi hỏi bạn phải có kiến thức, sự hiểu biết về các kỹ năng tổ chức sự kiện đặc thù. Mỗi ngày, các bạn phải tự rèn luyện, nâng cao khả năng chuyên môn, nghiệp vụ để thích ứng với những thay đổi.

1. Kiến thức về ngành nghề

Dù bạn làm việc ở bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực nào thì kiến thức rất quan trọng, bạn phải hiểu rộng về các ngành nghề trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Bởi có thể hôm nay bạn được yêu cầu tổ chức sự kiện hoành tráng đến từ thương hiệu này. Ngày mai, bạn lại nhận được yêu cầu tổ chức sự kiện cho nhãn hàng kia nhưng quy mô nhỏ hơn,…

Kiến thức về ngành nghề

Mặc dù quy mô lớn hay nhỏ thì công việc này cũng đòi hỏi bạn những hiểu biết nhất định và kiến thức chuyên môn. Điều này giúp bạn nắm bắt được các yêu cầu và có thể xử lí thông tin của tất cả các khách hàng một cách tốt nhất. Tránh tình trạng lạc đề hay đưa đến các hoạt động rườm rà, không cần thiết.

2. Kỹ năng bao quát, tỉ mỉ chi tiết

Đây là một yếu tố quan trọng nhất của một người làm trong ngành tổ chức sự kiện. Theo đó, bạn cần đặt mình vào vị trí của những người tham gia sự kiện để có thể nắm bắt được những điều đang diễn ra, đồng thời, xử lí tình huống thật kịp thời và hiệu quả.

Ngoài khả năng tổng quát, bạn cần có cái nhìn tỉ mỉ, cụ thể bởi chỉ cần một sơ suất nhỏ có thể dẫn đến hậu quả khôn lường. Theo đó, bạn cần lường trước các nguy cơ và có các phương án để đảm bảo an toàn cho sự kiện. Bởi khi tổ chức một sự kiện sẽ ảnh hưởng đến nhiều người và dưới nhiều hình thức.

3. Khả năng sáng tạo và nhanh nhạy

Không riêng gì công việc tổ chức sự kiện, khi làm bất kỳ công việc gì bạn cũng phải giữ được “đạo đức nghề nghiệp”. Làm công việc này bạn phải liên tục sáng tạo và đưa ra những ý tưởng mới. Chính vì vậy, bạn phải nắm chắc Insight khách hàng thì mới đem lại những điều họ mong muốn, cụ thể như: Ý nghĩa, thông điệp của sự kiện.

Mặt khác, người làm sự kiện vừa phải kết hợp các yếu tố sẵn có của doanh nghiệp, vừa truyền tải được những yếu tố mới, tuy nhiên phải có sự liên kết chặt chẽ. Khi bạn giải được bài toán và đưa ra đáp án phù hợp, làm khách hàng hài lòng chứng tỏ bạn là một người tổ chức sự kiện giỏi.

4. Cần có kinh nghiệm thực tế

Ngoài kiến thức bạn cần có kinh nghiệm thực tế. Bởi trên thực tế hiện có hàng trăm loại sự kiện khác nhau. Mỗi sự kiện sẽ có một đặc thù riêng, việc tích lũy những kiến thức thực tế là điều rất quan trọng.

Có thể khẳng định, sự kiện lớn hoặc nhỏ đều không quan trọng, điều quan trọng nhất là tại mỗi sự kiện bạn sẽ trưởng thành hơn, các kỹ năng, khả năng tư duy được hoàn thiện hơn, có thể ứng biến và xử lí tình huống một cách nhanh chóng. Vốn hiểu biết của bạn sẽ gia tăng khi bạn trải nghiệm nhiều và khi đến với những sự kiện tiếp theo bạn sẽ có các phương hướng giải quyết tốt hơn.

Tại sao nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện?

Để tiết kiệm chi phí tổ chức, nhiều doanh nghiệp muốn tự mình tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, điều này không hẳn chính xác hoàn toàn. Vậy vì sao doanh nghiệp nên thuê dịch vụ tổ chức sự kiện?

1. Để đảm bảo chất lượng cho sự kiện

Khi chưa có kinh nghiệm, chuyên môn doanh nghiệp rất dễ gặp phải các rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện. Chính vì vậy, các sự kiện lớn đòi luôn hỏi độ người tổ chức tính chuẩn xác, chuyên nghiệp, doanh nghiệp nên thuê đơn vị tổ chức.

Các đơn vị tổ chức sự kiện là những người có chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm. Họ sẽ giúp bạn lên ý tưởng, cũng như xây dựng các kế hoạch, điều hành sự kiện đó… và quy trình thực hiện đã được lên sẵn. Sau đó giao lại cho từng bộ phận phụ trách chạy chương trình, cũng như nhân viên sự kiện chuyên nghiệp. Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm sự kiện luôn được đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch.

2. Tối ưu vấn đề chi phí và thời gian

Việc chọn các công ty chuyện nghiệp bạn được cung cấp mức giá dịch vụ ưu đãi vì những công ty tổ chức sự kiện luôn có đối tác quen thuộc trong ngành. Song song đó, công ty tổ chức sự kiện có đầy đủ các thiết bị sự kiện, cũng như nhân sự chuyên môn.

Mặt khác, khi thuê đơn vị chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, uy tín, doanh nghiệp không mất quá nhiều thời gian để chuẩn bị. Bạn chỉ cần đưa ra các yêu cầu, ý tưởng về sự kiện, nhiệm vụ còn lại sẽ được các công ty thực hiện theo đúng yêu cầu.

3. Giúp doanh nghiệp của bạn quảng bá hình ảnh

Hơn hết, việc thuê với các công ty chuyên nghiệp, uy tín còn giúp doanh nghiệp bạn quảng bá hình ảnh, thương hiệu trên nhiều phương tiện truyền thông, xã hội. Bởi các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn có sẵn rất nhiều mối quan hệ trong lĩnh vực truyền thông. 

Giúp doanh nghiệp của bạn quảng bá hình ảnh

Lời kết

Tin chắc rằng bài viết trên đã cung cấp những thông tin thật sự giá trị, giúp doanh nghiệp của bạn hiểu được tổ chức sự kiện là gì? Qua đó, trước khi dự định tổ chức sự kiện doanh nghiệp của bạn sẽ đưa ra được những quyết định tốt nhất. Chúc bạn thành công!