Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới: Quy trình, kịch bản chi tiết

Bạn muốn tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới? Bạn muốn tìm hiểu về quy trình tổ chức chuyên nghiệp và đang tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chất lượng, uy tín? Vậy thì hãy đăng ký dịch vụ tại AIT Group – Đơn vị tổ chức sự kiện tại Hà Nội hàng đầu hiện nay. Chi tiết cùng xem trong bài viết dưới đây nhé!

1. Lễ ra mắt sản phẩm (launching sản phẩm) là gì?

Lễ ra mắt sản phẩm là dịp để doanh nghiệp chính thức giới thiệu, công khai một sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu vừa ra đời đến công chúng. Đây còn là thời điểm sản phẩm mới bắt đầu tiếp cận thị trường. Ngoài ra, việc đầu tư tổ chức một chương trình ra mắt sản phẩm chuyên nghiệp, bài bản còn khiến khách hàng, đối tác có ấn tượng tốt đối với thương hiệu.

2. Ý nghĩa của sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới chính là bước khởi đầu để sản phẩm tiếp cận thị trường thông qua hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm mới đến với đối tác, khách hàng. Qua đó, sản phẩm cũng như thương hiệu doanh nghiệp mang lại ấn tượng ban đầu tốt đẹp về sản phẩm cũng như thương hiệu.

Ngoài ra, thông qua hoạt động ra mắt, sản phẩm sẽ được khách mời tham dự quảng bá, chia sẻ thông tin đến người thân, bạn bè. Nhờ đó, hiệu ứng truyền thông cho sản phẩm mới sẽ được nâng cao hơn rất nhiều.

3. Mục đích khi tổ chức lễ ra mắt sản phẩm

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới đóng vai trò quảng bá hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp, thực hiện giới thiệu, công khai một sản phẩm hay một thương hiệu đến với khách hàng. Đây cũng là cột mốc đánh dấu thương hiệu hay một dòng sản phẩm nào đó ra đời và được đưa vào quá trình kinh doanh. Vậy nên việc tổ chức buổi lễ này cần có những mục đích và ý nghĩa như sau:

• Giới thiệu thương hiệu, sản phẩm lần đầu trước mặt công chúng
• Đem lại trải nghiệm thực tế và khuyến khích khách mua sản phẩm
• Thu thập sự đóng góp, phản hồi của người tiêu dùng về sản phẩm trước khi chính thức bán ra thị trường
• Kết nối, tập trung những người tiêu dùng có chung thói quen, thị hiếu lại với nhau
• Tạo hiệu ứng truyền thông
• Khẳng định vị thế sản phẩm, thương hiệu trên thị trường

4. Các loại hình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Để có được một buổi lễ ra mắt sản phẩm mới thành công, bạn cần lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp với quy mô, tính chất của buổi lễ. Dưới đây là một số hình thức của công ty tổ chức sự kiện Hà Nội AIT Việt Nam mà bạn có thể tham khảo.

4.1 Chương trình họp báo ra mắt sản phẩm mới

Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm là cách nhanh nhất mà bạn có thể thông tin đến khách hàng về sản phẩm được ra mắt. Tuy nhiên, chi phí cho hình thức này thường khá đắt ở khâu mời các cơ quan, báo chí có danh tiếng đến tham dự. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý cách thức truyền đạt để gây sự tò mò, ấn tượng của những người tới tham dự.

4.2 Chương trình Event Launching

Launching sản phẩm được hiểu là chương trình nhằm công bố sản phẩm, dịch vụ đã có mặt tại thị trường. Hình thức này tổ chức như một bữa tiệc để các bên báo chí, khách hàng tham gia nhận quà, nhận thưởng… Chính vì vậy, chi phí để tổ chức Event Launching thường khá cao và đòi hỏi nhiều chi tiết, cầu kì.

4.3 Chương trình Road show ra mắt sản phẩm mới

Road show là gì? Khác với các hình thức khác, Road show được tổ chức lưu động, di chuyển liên tục giữa các địa điểm tại những khu vực tập trung đông người. Mục đích chính mà Road show hướng đến là thu hút sự chú ý, quan tâm của khách hàng về sản phẩm. Do đó, Road show thường dùng nhiều người, mang đồng phục của doanh nghiệp để làm nổi bật thương hiệu.

4.4 Sự kiện Activation

Sự kiện Activation là hoạt động thu hút sự quan tâm của người tiêu dùng bằng cách phát những sản phẩm dùng thử. Activation thường được tổ chức tại những trung tâm thương mại lớn, chợ, cửa hàng… Ngoài ra, đây còn là hình thức rất tiết kiệm chi phí, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

5. Quy trình 7 bước tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Việc tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chỉnh chu và trải qua nhiều quy trình. Dưới đây là quy trình 5 bước tổ chức sự kiện mà bạn có thể tham khảo.

5.1 Tìm hiểu về thông tin sản phẩm

Mục đích chính mà sự kiện hướng tới là đem đến doanh thu cho sản phẩm mới của công ty. Do đó, để sự kiện được thành công, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, bạn cần phải tìm hiểu thật chi tiết các thông tin về sản phẩm như: Loại hình, nhu cầu thị trường, đối tượng mà sản phẩm hướng đến…

5.2 Lựa chọn thời gian tổ chức chương trình

Việc lựa chọn thời gian tổ chức chương trình cũng là một trong những vấn đề cần chú trọng. Để sự kiện thu hút được nhiều người tham sự, bạn nên lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện vào cuối tuần.

5.3 Xác định địa điểm tổ chức sự kiện

Để thể hiện được quy mô cũng như sự chuyên nghiệp của công ty, địa điểm tổ chức sự kiện cần được lựa chọn sao cho phù hợp. Thêm vào đó, bạn nên lựa chọn những nơi có không gian rộng rãi, mới lạ để gây ấn tượng cho khách mời, người tới tham dự.

5.4 Đề xuất ý tưởng ra mắt sản phẩm mới

Ý tưởng cho buổi lễ chính là chìa khóa dẫn đến thành công của buổi lễ đó. Chính vì vậy, từ ý tưởng đến khâu tổ chức, setup, trang trí phải được chuẩn bị thật chỉnh chu và độc đáo. Bên cạnh đó, để nâng cao sự thu hút của khách hàng, bạn nên lấy sản phẩm làm ý tưởng trung tâm và chủ đạo của buổi lễ.

5.5 Lên kế hoạch, timeline chương trình ra mắt sản phẩm mới

Bước cuối cùng chính là lên kế hoạch, timeline tổ chức lễ ra mắt sản phẩm. Bạn có thể tham khảo các khâu trong công việc lên kế hoạch dưới đây:

• Lập danh sách và gửi thiệp mời cho khách mời
• Tiến hành thiết kế, in các sản phẩm truyền thông dùng trong buổi lễ
• Thực hiện công việc truyền thông cho sự kiện
• Xây dựng kịch bản chương trình
• Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ, video chiếu trong chương trình
• Chuẩn bị các công cụ để sử dụng trong chương trình
• Tiến hành lựa chọn nhân sự, truyền thông cho  buổi lễ
• Tiến hành thi công, trang trí và lên kế hoạch tổng duyệt chương trình

>>>> Chi Tiết: Lập kế hoạch ra mắt sản phẩm mới thành công chỉ với 4 bước

5.6 Tiến hành công tác truyền thông sự kiện

Để giúp thu hút sự chú ý của người tiêu dùng và độ phổ biến cho thương hiệu, bạn hãy tiến hành thực hiện các công tác truyền thông trước và sau sự kiện. Công tác truyền thông sự kiện này cần được triển khai bài bản với nội dung quảng bá độc đáo, sáng tạo để tạo dấu ấn với nhóm khách hàng mục tiêu. Ngoài ra, thông qua công tác truyền thông, doanh nghiệp cũng có thể khuếch trương thương hiệu và khẳng định vị thế của mình.

5.7 Xây dựng hệ thống tiếp thị (Re-marketing)

Để tăng lượt mua sản phẩm mới, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống tiếp thị để nhận và thu thập phản hồi, dữ liệu đánh giá từ khách hàng. Thông các thông tin này, bạn sẽ biết được khách hàng hài lòng và chưa vừa ý về sản phẩm ở những điểm nào. Ngoài ra, thông qua hệ thống tiếp thị này, doanh nghiệp sẽ thu thập số lượng data khách hàng tiềm năng để có thể chăm sóc và triển khai các chiến dịch marketing phù hợp.

6. Kịch bản chương trình tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

Sau đây là bảng timline cho lễ ra mắt sản phẩm mới mà bạn có thể tham khảo để hình dung rõ hơn về cách xây dựng kịch bản chương trình sự kiện này.

THỜI GIAN
CHƯƠNG TRÌNH
NỘI DUNG CỤ THỂ

30 phút

Đón tiếp khách mời

• Dàn PG mang trang phục đồng bộ tiếp đón khách mời

• Lễ tân chương trình ghi lại thông tin khách mời tại quầy reception.

• PG hoặc lễ tân hướng dẫn khách mời vào vị trí chỗ ngồi.

5 phút

Mở màn chương trình

MC giới thiệu tiết mục văn nghệ để thu hút sự chú ý của khách mời.

10 phút

Giới thiệu chương trình

• MC giới thiệu về mục đích tổ chức của chương trình.

• MC giới thiệu và cảm ơn các khách mời đã đến tham dự.

10 phút

Đại diện doanh nghiệp phát biểu

• Đại diện doanh nghiệp trình bày tổng quan các thông tin về sản phẩm như tính năng, ưu điểm nổi bật, kiểu dáng, điểm khác biệt so với các sản phẩm cùng loại…

• Đại diện doanh nghiệp trình bày khái quát về quá trình sản xuất và hoàn thiện sản phẩm.

30 phút

Trải nghiệm dùng thử sản phẩm

Đại diện doanh nghiệp mời khách tham dự chương trình, khách hàng dùng thử sản phẩm và nêu cảm nhận. 

30 phút

Hỏi đáp về sản phẩm

Đại diện doanh nghiệp tiến hành trả lời các câu hỏi từ khách mời, nhà báo, khách hàng….

15 phút

Tặng quà 

Ban tổ chức triển khai các trò chơi đơn giản, tặng quà cho các khách mời.

30 phút

Tiệc nhẹ (Nếu có)

• Khách mời thưởng thức bữa tiệc nhẹ do ban tổ chức chuẩn bị

• Ban tổ chức tiến hành phát nhạc nhẹ nhàng hoặc biểu diễn tiết mục văn nghệ để làm nóng không khí

15 phút

Bế mạc chương trình

• Đại diện doanh nghiệp gửi lời cảm ơn đến các khách mời tham dự.

• Chụp ảnh lưu niệm

• Tiễn khách mời ra về

Bạn đã biết mẫu kịch bản chương trình lễ ra mắt sản phẩm mới chưa? Nếu chưa, hãy cùng tham khảo dưới đây nhé!

6.1 Đón tiếp khách tham dự

Đầu tiên, bạn cần bố trí để đón tiếp và hướng dẫn khách mời về các thủ tục, cách check in cũng như vị trí ngồi trong buổi lễ. Thêm vào đó, bạn có thể mời người tới tham dự chụp hình lưu niệm, thưởng thức các món ăn được phục vụ tại sự kiện. Ngoài ra, bạn cũng nên sắp xếp một nhóm lễ tân đứng xung quanh khu vực chỗ ngồi để hướng dẫn khách mời kịp thời.

6.2 Văn nghệ mở đầu chương trình ra mắt

Sau khi ổn định khách mời, MC có thể giới thiệu các tiết mục văn nghệ để mở đầu chương trình và đợi các khách mời đến đầy đủ. Tiếp theo sẽ là phần phát biểu của ban lãnh đạo và gửi lời tri ân đến đại biểu tham dự, khai mạc bắt đầu chương trình.

6.3 Giới thiệu quy trình sản xuất sản phẩm

Khi giới thiệu sản phẩm, bạn có thể kết hợp với video hoặc slide để phần trình bày thêm phần sinh động. Sau đó, bạn nên tổ chức cho khách hàng có cơ hội dùng thử và trải nghiệm sản phẩm mới. Kết thúc phần giới thiệu, ban tổ chức có thể linh động mở một buổi tiệc nhẹ cho khách mời hoặc tiếp tục với các tiết mục văn nghệ đã được chuẩn bị.

6.4 Nghi thức ra mắt sản phẩm mới

Nghi thức ra mắt sản phẩm được xem là key moment của buổi lễ. Vì vậy, bạn cần phải đầu tư và chuẩn bị thật kỹ cho phần nghi thức này. Thêm vào đó, doanh nghiệp, tổ chức cần chú ý khâu nghi thức này để có thể truyền tải được nhiều thông điệp đến khách hàng hơn.

Nghi thức ra mắt sản phẩm mới càng long trọng thì sẽ càng tạo được sự chú ý của khách hàng và gây hiệu ứng truyền thông mạnh, khẳng định vị thế.

6.5 Trải nghiệm sản phẩm mới

Thông qua hoạt động trải nghiệm thực tiễn sản phẩm, khách hàng có thể nhanh chóng tiếp cận với sản phẩm một cách tự nhiên nhất. Qua đó, khách hàng sẽ có cái nhìn khách quan hơn và thực tế hơn đối với sản phẩm.

6.7 Kết thúc sự kiện và tặng quà

Sau khi người đại diện buổi lễ gửi lời cảm ơn, lời cam kết chất lượng đến khách hàng, MC sẽ khép lại chương trình bằng một lời chúc nhẹ nhàng. Cuối cùng, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành tiễn và trao quà cho khách (nếu có).

7. Yếu tố chính quyết định sự thành công của lễ ra mắt sản phẩm mới

Bạn muốn biết bí quyết để giúp buổi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm được thành công? Hãy cùng xem ngay dưới đây nhé!

7.1 Lựa chọn ý tưởng, chủ đề chương trình

Ý tưởng, chủ đề chương trình là yếu tố quan trọng giúp buổi lễ được thành công. Chính vì vậy, bạn cần lựa chọn được những ý tưởng, chủ đề độc đáo cũng như chuẩn bị thật kỹ các chi tiết dù là nhỏ nhất để làm cho buổi sự kiện được hoàn hảo hơn.

7.2 Đội ngũ nhân sự trong chương trình

Để đảm bảo chương trình được thực hiện tốt, bạn cần đảm bảo được đầy đủ số lượng nhân sự. Bên cạnh đó, khi lựa chọn đội ngũ nhân sự, bạn cũng nên lựa chọn những nhân sự chuyên nghiệp, có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng tốt.

7.3 Các chương trình trong buổi lễ ra mắt sản phẩm mới

Một chương trình sẽ gồm nhiều phần khác nhau, do đó, bạn nên xen kẽ các tiết mục văn nghệ vào các mục để thu hút sự chú ý của khách mời. Các tiết mục này sẽ làm thay đổi không khí và lôi cuốn khán giả vào chương trình trình đang xảy ra hơn.

7.4 Đơn vị tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn nên lựa chọn những đơn vị có độ uy tín và tin cậy cao. AIT Group là một trong những đơn vị mà bạn có thể tin tưởng. Với hơn 25 kinh nghiệm, công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chất lượng, giá thành tốt, được rất nhiều khách hàng lựa chọn.

Thông tin liên hệ

8. Báo giá dịch vụ tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới trọn gói

AIT cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới trọn gói. Với kinh nghiệm của mình, AIT đã từng tổ chức nhiều sự kiện như: Lễ kỷ niệm và ra mắt xe thứ 1 triệu của Piaggio, hội nghị khách hàng và ra mắt sản phẩm mới của Honda… Mỗi loại hình tổ chức sự kiện và quy mô thì sẽ có mức chi phí khác nhau. Hơn nữa, giá gói dịch vụ còn thay đổi theo yêu cầu của khách hàng.

Để biết thêm thông tin chi tiết cũng như nhạn báo giá trọn gọn cho các dịch vụ, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua hotline 84.983 027 448 – 84.913 318 464.

>>>> Tham Khảo Thêm: Báo giá tổ chức sự kiện trọn gói, mới nhất | AIT Group

Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới là sự kiện quan trọng và là bước thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, sản phẩm. Do đó, hãy lựa chọn đúng đơn vị để gửi gắm tổ chức cho sự kiện quan trọng này. Nếu cần tư vấn hoặc tìm hiểu thêm, đừng ngần ngại mà gọi ngay với AIT Việt Nam nhé!