Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện A-Z

Nếu như trước kia tổ chức sự kiện là phương tiện truyền thông khá xa lạ tại thị trường Việt Nam thì hiện nay mọi thứ đã thay đổi rất nhiều!

Tại Việt Nam, thị trường ngày càng có nhiều doanh nghiệp đầu tư vào chương trình sự kiện chuyên nghiệp và biết cách tận dụng chúng để truyền thông đa phương tiện tốt hơn.

Chính vì thế, định nghĩa “Tổ chức sự kiện là gì?” không còn là thắc mắc quá khó trả lời đối với nhiều người và bất cứ mô hình kinh doanh nào cũng có thể triển khai chúng một cách chuyên nghiệp theo ý muốn.

Còn bạn, bạn hiểu như thế nào về loại hình truyền thông này? Nếu chưa thì hãy cùng đọc ngay những thông tin thú vị sau đây của Juro nhé!

Khái niệm về sự kiện và tổ chức sự kiện

Sự kiện và tổ chức sự kiện là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau nhưng vẫn được nhiều người gộp chung và sử dụng bình thường hóa khi giao tiếp với mọi người. Chính vì thế, để giúp bản thân trở nên chuyên nghiệp hơn, bạn cần nắm một số nét đặc trưng của hai định nghĩa sau đây.

Sự kiện là gì?

Sự kiện ( tên tiếng anh là Event) là một cuộc tụ họp xã hội có kế hoạch hoặc một dịp đặc biệt được tổ chức bởi bất kỳ cá nhân hoặc một nhóm người trong khoảng thời gian nhất định. Sự kiện thường diễn ra nhằm mục đích ăn mừng, tiếp thị, giáo dục hoặc để đoàn tụ của các cá nhân tham dự.

Hoặc bạn cũng có thể hiểu một cách đơn giản hơn về sự kiện đó là một hoạt động có chủ đích được diễn ra vào một thời gian cụ thể cùng với địa điểm rõ ràng. Tại đây, ý tưởng và thông điệp sẽ được truyền tải một cách rõ ràng, thu hút được sự quan tâm của người theo dõi.

Đối với lĩnh vực Marketing, Event được xem là hoạt động truyền thông cần có để giúp sản phẩm, dịch vụ và tên tuổi của thương hiệu được tỏa sáng trên thị trường.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (Event Management) là quá trình tạo ra và duy trì một sự kiện từ lúc bắt đầu lên ý tưởng, kế hoạch đến lúc kết thúc một sự kiện. Event Management bao gồm các hoạt động liên quan đến thiết kế (design), triển khai (execution) đến kiểm soát (control) sự kiện.

Nói để dễ hiểu hơn thì tổ chức sự kiện chính là hình thức chuyển hóa ý tưởng thành hiện thực, giúp cho nội dung của chương trình trở nên thu hút hơn và đem lại nhiều lợi ích lớn cho Doanh Nghiệp, cộng đồng, cá nhân nào đó,…



Video 3D sân khâu tổ chức sự kiện được thực hiện bởi Truyền Thông Juro

Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp

Không phải hiển nhiên mà nhiều doanh nghiệp hiện nay luôn ưu tiên đầu tư vào thời gian, công sức và tiền bạc để có một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đâu bạn nhé!

Lý do là vì tổ chức sự kiện giúp họ có thể nhận lại nhiều lợi ích đặc biệt, giải quyết một số vấn đề tồn động và thúc đẩy được hiệu quả tăng trưởng trong kinh doanh tốt hơn.

Xem thêm: Vai Trò Và Lợi Ích Của Tổ Chức Sự Kiện Đối Với Doanh Nghiệp

#1 Giao lưu và gắn kết các thành viên công ty

Một trong những lợi ích đầu tiên khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện chính là giúp gắn kết và tạo cơ hội giao lưu giữa các thành viên trong công ty với nhau.

Những chương trình sự kiện thể hiện rõ nội dung tạo động lực cho doanh nghiệp và truyền tải những văn hóa cần có sẽ giúp tăng sự đoàn kết, tạo nên hiệu ứng rất tích cực ngay sau khi sự kiện kết thúc.

Sự kiện không chỉ có sự góp mặt của các thành viên trong công ty mà còn cả khách hàng và một số đối tác quan trọng. Thế nên ngoài việc giao lưu cùng nhân viên thì chương trình sự kiện còn giúp doanh nghiệp tăng thêm sự kết nối với khách hàng rất hiệu quả.

#2 Xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp

Bên cạnh việc tạo động lực cho các phòng ban thì tổ chức sự kiện còn giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu, giúp tên tuổi của thương hiệu được nhiều người biết đến hơn.

Cụ thể, với chiến lược truyền thông khoa học và đánh đúng với đối tượng, chương trình sự kiện của bạn sẽ có thể thu hút lượng lớn sự quan tâm của khách hàng, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho chiến dịch marketing của công ty.

Không chỉ thế, hình ảnh và video sự kiện còn có thể tái sử dụng trong những chiến chiến dịch khác của công ty.

#3 Tiếp thị và quảng bá sản phẩm

Trong một số trường hợp, tổ chức sự kiện là thời điểm thích hợp để doanh nghiệp tiến hàng quảng bá sản phẩm, tạo bước tiến đặc biệt cho sản phẩm mới khi xuất hiện trên thị trường.

Điển hình như sự kiện ra mắt sản phẩm mới thường được tổ chức rất long trọng, tạo tiền đề vững chắc cho doanh nghiệp cùng với sản phẩm mới đối với công chúng.

#4 Tạo trải nghiệm độc đáo cho khách hàng

Một trong những mục tiêu lớn nhất của việc tổ chức event chính là đem lại trải nghiệm thú vị nhất cho khách hàng, tạo dấu ấn đặc biệt đối với họ ngay sau khi chương trình kết thúc.

Điều này đồng nghĩa với việc nó sẽ tạo ra nhiều cơ hội làm ăn cho doanh nghiệp, thu hút triệt để truyền thông và tăng thêm độ uy tín trên thị trường hiệu quả.

#5 Thúc đẩy doanh số và tiềm năng kinh doanh

Doanh số được thúc đẩy chính là ưu điểm rất lớn của tổ chức sự kiện đem lại cho doanh nghiệp của bạn. Như đã kể trên, tổ chức sự kiện sẽ mở ra những cơ hội mới cho doanh nghiệp tiếp cận khách hàng, nên tiềm năng của việc thúc đẩy doanh số là điều hoàn toàn nằm trong dự tính.

Nhưng để có thể đạt được lợi ích này, chúng ta cần phải có một chương trình sự kiện chỉn chu, chuyên nghiệp và thể hiện rõ nội dung, thông điệp mong muốn truyền tải đến khách hàng.

Các hình thức tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay

Sự kiện ngày càng được hiểu rộng hơn khi xuất hiện nhiều hình thức tổ chức khác nhau. Tùy vào mục đích thực hiện mà nhà tổ chức sự kiện sẽ lựa chọn nội dung phù hợp để truyền tải đúng thông điệp đến với đối tượng khách hàng.

Chính vì thế, để có thể xác định đúng loại hình sự kiện mà doanh nghiệp đang cần thực thi thì việc nắm rõ mục đích là yếu tố vô cùng quan trọng.

#1 Sự kiện hội nghị, hội thảo

Không còn quá xa lạ tại thị trường Việt Nam, hội nghị và hội thảo là hình thức tổ chức sự kiện được rất nhiều doanh nghiệp thực hiện để thu hút sự chú ý của khách hàng về thương hiệu.

Cả hai loại hình sự kiện này đều đi thẳng vào nội dung giải đáp thắc mắc, giúp mọi người có thể hiểu rõ hơn về những vấn đề xoay quanh ở sản phẩm, dịch vụ và vai trò của thương hiệu khi xuất hiện trên thị trường.

#2 Sự kiện hội chợ, triển lãm

Do đây là nơi tập trung nhiều tệp khách hàng khác nhau nên nội dung của chương trình sự kiện cần phải có sự “mềm dẻo” và thật sáng tạo để mang lại sự phù hợp nhất.

Những tiết mục làm tăng thêm bầu không khí vui tươi của hội chợ và triển lãm như văn nghệ, hát lô tô, múa xiếc,… sẽ giúp thu hút sự quan tâm của người tham dự tốt nhất.

#3 Khai trương, khánh thành

Tương tự như chương trình tổ chức hội nghị, khai trương và khánh thành là hai nhóm sự kiện rất thường gặp ở Việt Nam, đặc biệt là ở các thành phố và ven khu vực trọng điểm.

Mục đích chính của sự kiện khai trương và khánh thành đó là thông báo đến công chúng về thời gian hoạt động chính thức của doanh nghiệp và tung ra các chương trình ưu đãi không thể bỏ qua.

Loại hình sự kiện này còn giúp thương hiệu trở nên vững mạnh hơn trên thị trường bởi vì nó cho thấy rõ sự sinh trưởng của doanh nghiệp, mở rộng thêm chi nhánh và tạo độ bao phủ rộng.

#4 Khởi công, động thổ

Khởi công và động thổ là hai hình thức tổ chức sự kiện khác nhau nhưng thường được nhiều người gộp chung lại thành một định nghĩa duy nhất.

Lễ động thổ mang tính chất tâm linh, bao gồm các hoạt động cúng bái và cần phải được thực hiện một cách kỹ lưỡng. Ngược lại, lễ động thổ là loại hình sự kiện hỗ trợ cho chiến dịch marketing, giúp doanh nghiệp thông báo đến toàn công chúng về sự xuất hiện của công trình mới này.

#5 Sự kiện giải trí, âm nhạc

Đối với một người làm nghệ thuật, đặc biệt là ca sĩ và diễn viên, sự kiện âm nhạc là bước ngoặt rất lớn trong sự nghiệp của họ bởi nó đem lại sự gắn kết và niềm tin đối với khán giả.

Do nhu cầu giải trí của mọi người đang ngày càng tăng cao nên việc triển khai một sự kiện thuộc quy mô lớn sẽ khá áp lực và cần nhiều đơn vị chuyên môn cùng hợp tác để hoàn thành được chương trình một cách mỹ mãn.

#6 Sự kiện văn hóa nghệ thuật

Khác với chương trình ca nhạc và giải trí, văn hóa nghệ thuật luôn hướng đến những giá trị nhân văn của nhà nước và thể hiện rất rõ tinh thần đoàn kết giữa các bộ phận trong bộ máy nhà nước.

Sự kiện văn hóa và nghệ thuật có thể kéo dài vài ngày (tùy tính chất sự kiện) và kịch bản chuẩn bị sẽ luôn được kiểm duyệt nhiều lần để không mắc phải những sai lầm không đáng có.

#7 Sự kiện tất niên, tân niên

Tại các thành phố lớn như Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Hà Nội,… sự kiện tất niên (cuối năm) và tân niên (đầu năm) là hai loại hình rất phổ biến và thường được nhiều doanh nghiệp thực hiện.

Ở hai hình thức này cách tổ chức sự kiện khá đơn giản nhưng không vì thế mà chúng ta lại thiếu đi tính sáng tạo và làm nên sự đột phá trong mỗi năm.

Hiện tại những hình thức tổ chức sự kiện tân niên và tất niên đã không còn đơn giản là bữa ăn thân mật, mà nó đã được lồng ghép rất tinh tế nhiều nhóm sự kiện nhỏ trong từng tiết mục như ra mắt sản phẩm mới, vinh danh cá nhân xuất sắc, khởi công dự án mới,…

#8 Sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Dù là doanh nghiệp nhỏ hay lớn thì việc ra mắt sản phẩm mới vẫn là điều rất quan trọng bởi nó thể hiện sự phát triển của doanh nghiệp và thông báo đến công chúng sự xuất hiện của sản phẩm mới trên thị trường.

Chính vì vậy, sự kiện sẽ là công cụ hỗ trợ rất tốt để sản phẩm mới của doanh nghiệp có bước tiến mới trên thị trường rất hiệu quả.

Quy trình các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp A-Z

Nếu đã hiểu rõ định nghĩa “Sự kiện là gì?”, tiếp đến chúng ta cần phải nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và những lưu ý khi thực hiện để có thể nhận lại kết quả tốt nhất sau khi chương trình kết thúc.

Tùy vào quy mô và số lượng nhân sự hỗ trợ trong một chương trình sự kiện chuyên nghiệp mà quy trình sẽ có nhiều bước triển khai khác nhau, nhưng nhìn chung chúng ta cần phải có các bước tổ chức sự kiện cơ bản như sau.

Bước 1: Xác định mục tiêu và mục đích tổ chức sự kiện

Mục tiêu chính là yếu tố quan trọng để bạn có thể xây dựng được một kịch bản chứa đựng nội dung phù hợp, truyền tải đúng thông điệp cần thiết đến với khách hàng.

Mục tiêu ở đây có thể là khách tham dự (đối tượng bạn tiếp cận) hoặc cũng có thể là mục đích mà bạn thực hiện chương trình sự kiện, kết quả nhận lại sau khi chương trình kết thúc đó là gì?

Từ những tiền đề đã được xác định cụ thể, chương trình của doanh nghiệp sẽ dần “thành hình” và có thể triển khai một cách trôi chảy.

Bước 2: Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Nếu nội dung được sử dụng để truyền tải thông điệp của chương trình sự kiện đến với khách hàng thì ý tưởng chính là công cụ bổ trợ, giúp nội dung trở nên thu hút hơn.

Ngoài ra, ý tưởng sự kiện càng thu hút thì càng ghi được dấu ấn rất đặc biệt trong lòng của khách hàng, giúp họ ghi nhớ được nội dung và thông điệp truyền tải tốt hơn.

Tuy nhiên, những ý tưởng quá “bay bổng” sẽ dễ khiến nội dung của sự kiện đi lạc hướng, từ đó không đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã xác định từ trước.

Xem thêm: Các ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề độc đáo nhất

Bước 3: Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự

Thời gian, địa điểm và thành phần khách mời tham dự sự kiện chính là những yếu tố quan trọng để giúp bạn xây dựng kịch bản và thông điệp phù hợp.

Thời gian (sáng hoặc tối), địa điểm (rộng hoặc vừa) và đối tượng khách hàng (nhân viên trong công ty hoặc khách hàng thân thiết,…) khi được xác định rõ ràng sẽ giúp bạn có tầm nhìn xa, đi đúng với kế hoạch đã được xác định ở bước đầu tiên.

Xem thêm: Top 11 Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện Ở TPHCM Chất Lượng Nhất

Bước 4: Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện

Đối với một người làm văn, sườn bài chính là “khung xương” quan trọng để giúp họ có thể kiểm soát ý tưởng và nội dung truyền tải cho người đọc, và ở kịch bản tổ chức event cũng không hề ngoại lệ.

Kịch bản thường được ví như một tấm bản đồ, nó giúp cho nhà tổ chức sự kiện có thể kiểm soát tốt tình hình của chương trình và điều hướng từng bộ phận làm việc đúng theo kế hoạch tổ chức sự kiện.

Không chỉ thế, các bộ phận trong ekip khi nắm rõ kịch bản sự kiện sẽ có thể tuân thủ công việc một cách tốt nhất, sẵn sàng hỗ trợ cho những bộ phận liên quan hoàn tất công việc được giao phó.

Bước 5: Phân công nhân sự thực hiện

Như đã giới thiệu ở bước 4, kịch bản chính là văn bản mà các bộ phận cần nắm để có thể triển khai tốt kế hoạch. Trước khi sự kiện diễn ra, ban lãnh đạo của đơn vị sự kiện sẽ phân công nhân sự ở từng vị trí, đưa ra nội dung cụ thể nhất cho từng nhóm nhân sự có thể kiểm soát tình hình chương trình tốt nhất.

Bước 6: Thiết kế thi công sự kiện trước khi diễn ra

Thiết kế sân khấu và thi công trang thiết bị cho sự kiện là bước tiếp theo mà doanh nghiệp nên chuẩn bị để có một chương trình sự kiện thật hoành tráng.

Việc thiết kế trước sơ đồ thiết bị sẽ sử dụng trong chương trình sẽ giúp doanh nghiệp có hướng điều chỉnh tốt hơn ở khu vực sân khấu hoặc backdrop.

Đối với các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm thì việc thiết kế và thi công trang thiết bị sự kiện sao cho phù hợp nhất sẽ cần nhờ đến sự trợ giúp của các đơn vị chuyên môn cao hơn, không nên tự ý thi công bởi sẽ khiến hiệu ứng của những khu vực quan trọng không đạt được chất lượng tốt nhất.

Bước 7: Truyền thông cho sự kiện

Để giúp chương trình được nhiều người biết đến, bước truyền thông cho sự kiện là điều rất cần thiết. Công đoạn này sẽ cần phải xây dựng thật khoa học để vừa có thể thu hút khách hàng mà vừa không để lộ bất cứ thông tin quan trọng nào của chương trình ra bên ngoài.

Truyền thông cho sự kiện tại Fanpage, Website hoặc báo chí chính là những phương tiện an toàn và mang lại kết quả tốt nhất cho sự kiện của doanh nghiệp.

Bước 8: Tiến hành triển khai sự kiện theo kịch bản

Để chương trình diễn ra mượt mà, trước khi sự kiện diễn ra doanh nghiệp cần phải thực hiện rehearsal và điều chỉnh lại kịch bản kịp thời nếu có vài chi tiết không thể thực thi được.

Khi sự kiện bắt đầu thì cũng là thời điểm kịch bản của chương trình bắt đầu thực hiện nhiệm vụ của nó, đó là điều hướng công việc cho từng bộ phận.

Các khung thời gian (timeline) trong kịch bản sự kiện cần phải được chia sẻ cụ thể cho từng bộ phận và nhiệm vụ của mỗi người trong ekip đó là ghi nhớ chúng thật kỹ, chắc chắn các công việc đang được triển khai tốt.

Bước 9: Đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện

Sau khi chương trình kết thúc, đơn vị sản xuất sự kiện cùng với chủ doanh nghiệp cần phải nhìn nhận lại những lỗi xuất hiện trong chương trình và đưa ra kinh nghiệm sâu sắc cho những chương trình sự kiện khác.

Tiêu chí lựa chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Nếu bạn đang băn khoăn trước hàng vạn sự lựa chọn về nhà tổ chức sự kiện phù hợp nhất thì phương pháp đơn giản nhất cần làm ngay bây giờ chính là liệt kê những tiêu chí quan trọng để đưa ra quyết định phù hợp nhất.

Sau đây sẽ là một số tiêu chí đánh giá về một đơn vị sự kiện chuyên nghiệp thường được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng, bạn cũng có thể tham khảo qua để không cần băn khoăn tại khâu công việc này nhé.

#1 Kinh nghiệm và chuyên nghiệp

Kinh nghiệm và trình độ chuyên môn chính là điều cần có ở một đơn vị tổ chức sự kiện nguyên nghiệp mà doanh nghiệp có thể đặt trọn niềm tin.

Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của thị trường hiện nay, tiêu chí đánh giá về kinh nghiệm và trình độ chuyên môn chưa phải là điều tiên quyết mạnh nhất.

#2 Danh mục sự kiện đã tổ chức

Cạnh bên kinh nghiệm, danh mục về các nhóm dịch vụ của công ty tổ chức sự kiện chính là yếu tố mà khách hàng có thể nhìn nhận và đánh giá, sau cùng là quyết định.

Những đơn vị càng có nhiều năm kinh nghiệm thì sẽ càng có nhiều dịch vụ mới để cung cấp cho khách hàng, mở rộng thị trường và phát triển mạnh.

Đây là dấu hiệu tốt nhất để chúng ta biết được rằng đơn vị ấy có đang hoạt động tốt không hay chỉ mãi tập vào một loại hình dịch vụ duy nhất.

#3 Năng lực tổ chức

Quy trình tiếp nhận thông tin từ khách hàng và thực hiện dự án càng tối ưu thì càng thể hiện được rõ năng lực hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao của đơn vị tổ chức sự kiện.

Chính vì thế, đơn vị sự kiện sở hữu quy trình làm việc khoa học, chi tiết nhưng vẫn đảm bảo tính tối ưu sẽ là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

#4 Ngân sách và báo giá

Trên thực tế, chi phí để tổ chức một chương trình sự kiện chuyên nghiệp là thứ rất khó xác định bởi vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nhưng việc lập ra rõ ngân sách cho từng hạng mục công việc quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp có thể chấp nhận khoản chi phí do đơn vị uy tín đề xuất.

Đây là tiêu chí khá quan trọng bởi vì sự rõ ràng về ngân sách và thực hiện báo giá một cách minh bạch sẽ tạo được sự an tâm đối với doanh nghiệp và đạt được chất lượng dịch vụ tốt nhất.

Xem thêm: Bảng báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện mới nhất 2023

#5 Độ tin tưởng và thời gian hoàn thành

Để tạo được sự tin tưởng đối với khách hàng, nhà tổ chức sự kiện cần phải tôn trọng thời gian triển khai dự án cũng như cam kết đúng hẹn bàn giao lại sản phẩm sau khi chương trình kết thúc.

Hiện nay có rất nhiều công ty tổ chức sự kiện mắc phải lỗi này bởi vì không xác định được thời gian và thông báo cho khách hàng, khiến cho việc hợp tác giữa đôi bên không được hòa hợp.

#6 Phản hồi từ khách hàng cũ

Là một khách hàng mới và chưa từng biết gì về sản phẩm của đơn vị sự kiện, chúng ta thường có thói quen tra cứu các đánh giá của khách hàng cũ đã từng sử dụng qua dịch vụ để đưa ra đánh giá chung và liên hệ.

Nhưng đây cũng là tiêu chí khá rủi ro bởi không thể xác định được những phản hồi mà bạn đang đọc có phải là thật hay, hay chỉ là một mánh khóe của truyền thông mà đơn vị thực hiện.

#7 Sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên

Nếu bạn chú ý, những chương trình sự kiện mang tính tầm cỡ và thành công vang dội thường có hình dáng của các nhân sự sẵn sàng hỗ trợ và giúp đỡ cho khách hàng.

Chính vì vậy, những đơn vị có văn hóa tốt và đội ngũ nhân sự luôn hết mình vì khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp nhận lại nhiều lợi ích lớn.

#8 Khả năng sáng tạo và đổi mới

Sẵn sàng thay đổi và sẵn sàng tiếp nhận cái mới chính là hai nhận thức quan trọng mà người làm sự kiện cần phải có để có thể triển khai chương trình thành công.

Vậy nên, ngoài việc lựa chọn những đơn vị tổ chức sự kiện có tên tuổi trên thị trường thì những công ty có sự sáng tạo mới lạ trong công việc và sẵn sàng cùng doanh nghiệp “bước ra khỏi vùng an toàn” sẽ là một sự lựa chọn táo bạo nhưng mang lại hiệu quả rất cao đấy nhé.

Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công

Dù là một chương trình sự kiện vừa hay lớn thì việc lưu ý một số điều sau đây sẽ giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt rủi ro khi tổ chức sự kiện, né tránh những sai lầm nhỏ nhưng ảnh hưởng đến sự thành công của cả một tập thể.

Chu đáo trong khâu đón tiếp khách mời

“Khách hàng là thượng đế” chính là câu nói cần được áp dụng tại khu vực check-in khi khách mời của bạn bước đến chương trình sự kiện.

Bằng sự tiếp đón nồng nhiệt và chu đáo, bạn đã có thể chiếm được rất nhiều thiện cảm của khách mời, giúp chương trình được nhiều người chú ý hơn.

Lựa chọn MC sự kiện duyên dáng

MC (người dẫn chương trình) là một thành phần rất quan trọng trong mọi chương trình sự kiện bởi vì họ sẽ giúp khách mời hiểu rõ các tiết mục diễn ra tại sân khấu và tập trung, chú ý về phần tiết mục quan trọng nhất.

Người dẫn chương trình càng duyên dáng, càng khéo léo thì càng được mọi người yêu mền và đưa ra đánh giá rất cao về tổng thể chương trình.

Xem thêm: MC Script là gì? Mẫu kịch bản MC sự kiện chuyên nghiệp

Đảm bảo chất lượng hình ảnh, âm thanh

Phần lớn khách tham dự chương trình sẽ chú ý đến phần âm thanh và ánh sáng trong sự kiện để đưa ra đánh giá chung nhất. Vậy nên đây là phần rất quan trọng để doanh nghiệp có thể ghi được số điểm lớn với khách hàng.

Chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất

Những chi tiết nhỏ nhất như hỗ trợ khách trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, giải quyết rủi ro ở phần sân khấu và kiểm soát chất lượng đồ ăn của nhà hàng,… sẽ giúp sự kiện của bạn được đánh giá rất cao.

Nên lưu ý rằng, việc chi tiết hóa mọi vấn đề sẽ giúp khách tham dự sự kiện nhìn nhận bạn là một người kỹ tính và tâm lý, điều này là ưu điểm cần có nhất.

Quản lý các rủi ro và chuẩn bị giải pháp khắc phục

Bạn khó có thể kiểm soát hết tất cả những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện, nhưng nếu có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, mọi thứ sẽ có thể triển khai tốt nhất.

Cụ thể, khi bạn có sự chuẩn bị cẩn thận ở các tiết mục và luôn có hướng backup (dự phòng) hợp lý, mọi rủi ro trong sự kiện sẽ được hạn chế hoặc nếu có xảy ra thì nó cũng được giải quyết nhanh gọn.

Nhưng để đảm bảo an toàn hơn, doanh nghiệp nên lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hỗ trợ phần việc này, bởi vì họ có kinh nghiệm và chuyên môn cao sẽ giúp đỡ chúng ta triển khai công việc tốt nhất.

Truyền Thông Juro – Công tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín

Hình thành và phát triển mạnh tại khu vực miền Nam, Juro là cái tên được rất nhiều doanh nghiệp lớn lựa chọn, tin tưởng và sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói của đơn vị.

Với số năm kinh nghiệm thuộc hàng khủng và sở hữu nguồn lực nhân sự giỏi, Juro rất “mát tay” trong hai nhóm dịch vụ sự kiện chính và tạo được tiếng vang rất lớn trên thị trường:

• Livestream sự kiện: Đây là dịch vụ mạnh nhất tại Juro bởi vì chúng tôi tiên phong trong mảng dịch vụ này và nhận được rất nhiều đánh giá cao đến từ khách hàng.
• Sản xuất hình ảnh sự kiện: Ngoài livestream, Juro còn phát triển mạnh ở lĩnh vực sản xuất hình ảnh và video sự kiện, cam kết đem lại chất lượng sản phẩm tốt nhất và phục vụ truyền thông hiệu quả.
• Tổ chức sự kiện trọn gói: Tổ chức sự kiện trọn gói sẽ bao gồm mọi công đoạn từ A đến Z, giúp khách hàng không cần lo lắng khi triển khai một chương trình sự kiện và an tâm về chất lượng nhận lại sau khi chương trình kết thúc.



Không chỉ gói gọn ở những dịch vụ này, Juro hiện tại đang mở rộng nhiều nhóm dịch vụ mới có liên quan đến ngành truyền thông và sự kiện, đảm bảo giải quyết được mọi vấn đề mà doanh nghiệp đang mắc phải.

Chỉ cần liên hệ qua số hotline, nhân sự tại Juro sẽ tiếp nhận và tư vấn các gói dịch vụ phù hợp nhất để khách hàng lựa chọn sử dụng.

Câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện

Tại sao doanh nghiệp không nên tự tổ chức sự kiện?

Như đã có giải thích ở phần trên, tự tổ chức sự kiện nếu không có đủ kinh nghiệm thì sẽ dễ khiến doanh nghiệp gặp phải nhiều sự cố không đáng có, từ đó mất đi nhiều sự tín nhiệm của khách hàng đối với doanh nghiệp. Vì thế, để giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra và giúp doanh nghiệp an tâm hơn khi tổ chức sự kiện, các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Juro sẽ là gợi ý lựa chọn tốt nhất.

Các kỹ năng cần có của một nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

Để có thể triển khai hiệu quả một dự án sự kiện thành công, nhà tổ chức sự kiện cần phải đạt được những kỹ năng chính như sau: Tổ chức và teamwork tốt, quản lý thời gian hiệu quả, giao tiếp và đàm phán, giải quyết vấn đề, kiểm soát cảm xúc và giữ vững tác phong chuyên nghiệp.

Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì?

Tổ chức sự kiện là tên gọi chung của các công việc có liên quan đến ngành tổ chức sự kiện, nhưng thường hiểu rõ nhất tại: Luôn sáng tạo, nhạy bén và sẵn sàng đưa ra hướng giải quyết tốt nhất để các bộ phận trong ekip có thể làm việc chặt chẽ với nhau.

Tổ chức sự kiện học ngành gì?

Bạn đang quan tâm với ngành nghề này và có dự tính sau khi ra trường sẽ đi theo nghề? Vậy hãy bắt đầu ngay bằng ngành học PR – quan hệ công chúng, quản trị sự kiện, ngành đạo diễn, truyền thông – marketing, quản trị kinh doanh,…

Tổ chức sự kiện lương bao nhiêu?

Mức lương tổ chức sự kiện dao động khá nhiều, người mới vô nghề có thể khởi điểm từ 6 triệu nhưng đến khi phát triển mạnh và hội tủ đủ các kinh nghiệm cần thiết sẽ có thể lên đến 20 – 30 triệu (vị trí chuyên viên).

5/5 – (10 bình chọn)