Tìm hiểu về hành chính nhân sự

Hành chính nhân
sự là một trong những vị trí không thể thiếu trong một doanh nghiệp. Đây là bộ
phận có vai trò quản lý nguồn lực trong công ty. Vậy nhân sự là gì? Bộ phận
nhân sự gồm những vị trí nào? Công việc và trách nhiệm ra sao? Hãy cùng
Officespace tìm hiểu về hành chính nhân sự trong bài viết sau nhé!

Nhân sự là gì?

Nhân sự được hiểu
là một bộ phận có nhiệm vụ đảm bảo nguồn lực con người để tổ chức triển khai
các hoạt động sản xuất – kinh doanh. Nhân sự có trách nhiệm duy trì mối quan hệ
lao động hài hòa – tốt đẹp trong các doanh nghiệp, đồng thời tạo đà cho sự phát
triển vững mạnh.

Nhắc tới thành
công của một doanh nghiệp thì người ta thường nhắc tới vai trò của nguồn lực
con người, đây còn là yếu tố quan trọng hơn cả nguồn lực tài chính. Bởi vậy làm
thế nào để quản lý nguồn lực nhân con người hiệu quả, tối ưu nhất là điều cực kỳ
quan trọng. Đây cũng là vai trò của bộ phận nhân sự. Chính vì thế đây là bộ phận
xương sống của donah nghiệp, quản lý nhân viên và bộ phận khác trong doanh nghiệp.

Nhân sự là gì?

Mô tả công việc hành chính nhân sự

Cho dù một doanh
nghiệp lớn hay nhỏ thì cũng đều cần phải có bộ phận hành chính nhân sự. Công việc
của hành chính nhân sự thường bao gồm hai phần là công việc hành chính và công
việc nhân sự.

Công việc hành chính thường bao gồm:

Quản lý, sắp xếp các văn bản, hồ sơ một cách
khoa học;
Tổ chức lưu trữ văn bản và hồ sơ (bản cứng và bản
mềm);
Cập nhật dữ liệu trong máy tính bao gồm: thư đi,
thư đến, hợp đồng…
Tạo các biểu mẫu để phục vụ cho công việc quản
lý một cách có hệ thống;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp quản lý giao.

Với những nhiệm
vụ này thì nhân sự đòi hỏi phỉa có những kỹ năng chính như:

Kỹ năng quản lý;
Kỹ năng lập kế hoạch;
Chịu được áp lực công việc;
Kỹ năng sử dụng máy tính thành thạo;
Nhanh nhẹn, giao tiếp tốt. Cẩn thận, chịu khó,
có tinh thần ham học hỏi;
Năng động, sáng tạo, trung thực và hòa đồng;
Có tinh thần trách nhiệm cao, làm việc theo nhóm
và độc lập;

Công việc nhân sự thường bao gồm những việc sau:

Xây dựng kế hoạch nhân sự và thực hiện kế hoạch
tuyển dụng, tuyển dụng khi thiếu nhân lực trong công ty
Là người làm việc và liên hệ với những đơn vị
cung cấp dịch vụ đăng tin tuyển dụng, để tuyển dụng nhân viên cho công ty
Đảm bảo kế hoạch nhân sự và việc vận hành, hệ thống
lương thưởng và các chế độ đãi ngộ theo quy định của công ty
Tham gia xây dựng và giám sát triển khai toàn bộ
hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc tại các phòng ban, đơn vị đúng
quy định;
Theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người
lao động toàn công ty;
Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách
lao động công ty;
Thực hiện các công việc khác liên quan dưới sự
chỉ đạo của trưởng ban nhân sự;
Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng
cao trình độ của cán bộ nhân viên.

Vì lẽ đó, mà một
nhân viên hành chính cần phải đáp ứng những kỹ năng như sau:

Am hiểu về Luật lao động, bảo hiểm, quy chế
lương thưởng, ngày phép là yêu cầu bắt buộc;
Có kinh nghiệm tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo;
Tính cách hướng ngoại, năng động, hòa đồng;
Có khả năng xử lý các tình huống tốt.

Công việc của bộ phận hành chính nhân sự

Phòng nhân sự gồm những bộ phận nào?

Phòng nhân sự là
một trong những phần không thể thiếu của một doanh nghiệp, đây là bộ phận phỏng
vấn, kiểm tra để tuyển dụng nhân viên mới, và cũng là phòng ban phụ trách chăm
lo cho đời sống nơi công sở và đưa ra những quyết định liên quan đến phúc lợi của
người lao động. Nói chung, phòng nhân sự quản lý tất cả những gì liên quan đến
nguồn lực con người.

Với trọng trách và
khối lượng lớn, doanh nghiệp thường chuyên môn hóa các vị trí trong phòng nhân
sự để chia thành các bộ phận nhỏ hơn, đảm bảo thực hiện công việc chức năng một
cách hiệu quả nhất. Một phòng nhân sự điển hình thường bao gồm những bộ phận
như:

Mô tả công việc hành chính nhân sự

• Bộ phận tuyển
dụng (Recruitment): Đây là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong tìm kiếm và tuyển
mộ nhân sự cho doanh nghiệp. Họ sẽ không thể ngồi đợi ứng viên tới ứng tuyển mà
sẽ thực hiện cả công việc của headhunter. Bộ phận này sẽ vừa lên kế hoạch tuyển
dụng đồng thời cũng trực tiếp thực thi các chiến dịch tuyển dụng. Vì thế họ sẽ
phải rất tỉ mỉ từ tất cả các khâu và phải phối hợp với các phòng ban khác, đáp ứng
nhu cầu nhân sự cho từng phòng ban.

• Bộ phận lương
thưởng và phúc lợi (C&B – Compensation & Benefits): Đây là bộ phận chịu
trách nhiệm trong việc xây dựng và quản lý hệ thống tiền lương, phúc lợi, khen
thưởng và các chính sách khác của công ty. Tất cả những công việc này nhằm đảm
bảo tính công bằng về quyền lợi của các nhân viên trong công ty và phù hợp với
các quy định của Nhà nước.

• Bộ phận hành
chính (HR Admin): Đây có thể được coi là “quản gia” của công ty. Họ sẽ chịu
trách nhiệm về tất tần tật những giấy tờ, thủ tục, hồ sơ liên quan đến nhân
viên, tài sản của công ty. Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm thực hiện tất cả
công việc liên quan đến hành chính nhân sự (văn phòng phẩm, sắp xếp lịch họp,
cuộc hẹn, trực điện thoại…) và cũng có thể kiêm một số nhiệm vụ của các bộ phận
khác.

• Bộ phận đào tạo
và phát triển (T&D – Training & Development): Bộ phận này có trách nhiệm
cải thiện hiệu suất của nhóm và cá nhân bằng cách bồi dưỡng kiến thức và mài
giũa các kỹ năng cho nhân viên.

Mẫu kpi cho phòng hành chính – nhân sự

Đối với mỗi
phòng ban trong tổ chức doanh nghiệp cũng đều có những kpi riêng, với bộ phận
hành chính nhân sự cũng vậy. KPI nhân sự đối với từng vị trí khác nhau cũng sẽ
có những chỉ số khác nhau.

Các chỉ số KPI
trong ngành nhân sự sẽ cụ thể qua các nhóm sau:

Thứ nhất đó là
tuyển dụng: Trong vạch KPI nhân sự này thì bạn phải vạch ra các chi phí và thời
gian. Đây là 2 yếu tố này dành cho mỗi vị trí tuyển dụng sẽ có thể khác nhau. Đồng
thời cũng phải có tỉ lệ nhân viên của phòng nhân sự. Đề ra số lượng CV nhận
trên mỗi kênh là bao nhiêu? Các cuộc phỏng vấn như thế nào và tỉ lệ đỗ trượt ra
sao…

Thứ hai là chỉ số
đào tạo: Sau khi đạt được chỉ số KPI trong ngành nhân sự ở yếu tố tuyển dụng
thì bạn chuyển qua đào tạo. Nhân sự cần vạch rõ tỉ lệ mà nhân viên được đào tạo
là bao nhiêu? Đánh giá và kiểm tra về độ hài lòng của mỗi nhân viên sau mỗi một
quá trình đào tạo là như thế nào? Vạch rõ các chi phí dành cho phần đào tạo là
bao nhiêu? Cần giành số thời gian nào để đào tạo cho họ đây?

Dưới đây là mẫu
KPI của hành chính nhân sự mà các doanh nghiệp có thể tham khảo.

Mẫu KPI cho phòng hành chính nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Ngày nay, sử dụng
phần mềm quản lý nhân sự vào hệ thống doanh nghiệp sẽ là trợ thủ đắc lực giúp
quản lý con người hiệu quả và tiết kiệm.

Phần mềm quản lý
nhân sự được hiểu là những ứng dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện quy
trình nhân sự dễ dàng hơn, được thiết kế trực quan gần gũi với người dùng, đồng
thời bám sát yêu cầu nghiệp vụ quản lý nhân sự, quản trị phúc lợi nhân viên, quản
lý chấm công – tính lương, nghỉ phép và nghỉ phép online, các phần việc quản lý
khác liên quan tới đồng phục, phúc lợi, thăng tiến, …

Bên cạnh đó phần
mềm này còn hỗ trợ các doanh nghiệp, công ty có thể tập trung nâng cấp chiến lược
quản lý nhân sự bằng cách xử lý những công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá,
phát triển nguồn nhân lực – nguồn tài nguyên có giá trị nhất của công ty.

Phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý
nhân sự được coi là công cụ để các nhà quản trị nắm được tình hình nhân sự một
cách tổng quát và chính xác nhất, từ đó có thể đưa ra những điều chỉnh hợp lý,
phát triển nguồn nhân sự mà tiết kiệm thời gian, công sức nhất. Hiện nay có rất
nhiều những ứng dụng phần mềm được thiết kế để phục vụ nhu cầu của các doanh
nghiệp. Dưới đây Officespace xin tổng hợp lại những phần mềm quản lý nhân sự tốt
nhất hiện nay.

Phần mềm quản lý nhân sự online

Hiện nay có rất
nhiều phần mềm quản lý nhân sự online để các doanh nghiệp có thể sử dụng như:

ezHR9

Phần mềm quản lý
nhân sự ezHR9 mang đến giải pháp nhân sự cho các doanh nghiệp bằng cách tự động
hóa các nghiệp vụ như:

Lưu trữ thông tin nhân viên
Chấm công tính lương
Đánh giá KPI
Quản lý tuyển dụng và đào tạo
Portal cho nhân viên đăng ký công tác, nghỉ
phép, xem phiếu lương
Chức năng báo cáo quản trị giúp lãnh đạo

Cổng thông tin
này giúp doanh nghiệp nắm rõ được tình hình nhân sự và có chiến lược, hoạch định
phù hợp. Phần mềm tự động lưu trữ và tổng hợp tất cả các thông tin cần thiết
vào hệ thống lưu trữ giúp nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý thông tin
nhân sự.

Cổng thông tin
nhân sự của phần mềm giúp nhân viên có thể chủ động cập nhật và dễ dàng kiểm
tra các thông tin của bản thân, giảm được những sai sót trong qua trình nhập và
kiểm tra thông tin. Nhân viên có thể thực hiện các nghiệp vụ nhân sự trực tiếp
trên phần mềm giúp giảm được các thủ tục không cần thiết và tiết kiệm được thời
gian cho bộ phận nhân sự.

Phần mềm quản lý nhân sự online

AMIS

Phần mềm Amis là
phần mềm quản trị nhân sự được tin dùng bởi rất nhiều doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực.
Đây là phần mềm online do đó doanh nghiệp có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị (Laptop, máy tính bảng,
điện thoại di động,…).

Ưu điểm

Giao diện của Amis khá đẹp mắt so với các phần mềm
quản lý nhân sự khác trên thị trường.
Có các báo cáo thống kê nhằm hỗ trợ cho lãnh đạo
đưa ra các quyết định quản lý doanh nghiệp.
Cho phép kết nối với sàn giao dịch việc làm để
giảm thiểu quy trình tuyển dụng nhân viên.
Có thể lưu trữ tài liệu nội bộ theo thư mục.
Với Amis, doanh nghiệp có thể nộp báo cáo thuế
trực tiếp qua mạng đến các cơ quan thuế với Amis.

CeHuman

Phần mềm CeHuman
được phát triển bới CMCSoft là phần mềm quản lý nhân sự được xây dựng riêng cho
doanh nghiệp nhằm theo dõi các hoạt động tổ chức nhân sự.

CeHuman là phần
mềm online, bảo mật cao, cực kỳ phù hợp với mọi mô hình kinh doanh của doanh
nghiệp. Với nhiều tính năng vượt trội, phần mềm sẽ là lựa chọn thông minh cho
các doanh nghiệp.

Ưu điểm:

Là phần mềm đóng gói trên nền tảng web và hoạt động
dưới mô hình điện toán đám mây
Phù hợp với các doanh nghiệp nhiều chi nhánh, đa
cấp hay nhiều điểm sử dụng
Khả năng xử lý lượng dữ liệu lớn với nhiều người
dùng
Đảm bảo an toàn thông tin, tối ưu chi phí đầu
tư, khai thác và vận hành
Giao diện đơn giản, trực quan, dễ sử dụng
Các dữ liệu trong cùng một hệ thống đảm bảo tính
đúng đắn, đồng nhất

SSoft Lucky HRM

Được phát triển
bởi công ty cổ phần công nghệ SSOFT nhằm mục đích quản lý nhân sự một cách hiệu
quả nhất, bám sát tính chất và quy trình nhân sự của Việt Nam.

Ưu điểm:

Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, đẹp mắt phù hợp
với tất cả người dùng.
Đưa ra các giải pháp nhân sự chuyên sâu do đó
phù hợp với các doanh nghiệp lớn.
Nhiều tính năng được phát triển chuyên sâu như:
quản lý thông tin về hợp đồng lao động, thông tin tuyển dụng và đào tạo, thông
tin điều chuyển từng vị trí, chính sách của người lao động
Nhiều phương pháp quản lý chấm công và tiền
lương.
Có thêm chức năng phân quyền nhằm bảo mật hệ thống.

Phần mềm quản lý nhân sự Gold HRM

Gold HRM là phần
mềm quản lý nhân sự ứng dụng trí tuệ nhân tạo với nhiều tính năng nổi bật hỗ trợ
quản lý nhân sự trong nhiều loại hình doanh nghiệp.

Ưu điểm:

Nhiều tính năng chuyên sâu nhằm hỗ trợ tối ưu
cho việc quản trị nhân sự cũng như khai thác hiệu quả hệ thống
Linh hoạt trong quá trình điều chỉnh tính lương
và trích xuất dữ liệu ra file excel
Cho phép lấy dữ liệu từ các máy chấm công, tổng
hợp dữ liệu và chấm công tự động
Thống kê tình hình nhân sự giúp cho nhà quản lý
có cái nhìn tổng quan nhất về bức tranh nhân sự của công ty
Ứng dụng có phiên bản mobile cho phép nhân viên
bổ sung các thông tin cá nhân cũng như cho phép các cấp lãnh đạo phê duyệt yêu
cầu của nhân viên
Cung cấp nhiều gói giải pháp từ nền tảng
web-cloud đến ứng dụng trên windows

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Bên cạnh những
phần mềm quản lý nhân sự phải trả phí thì có rất nhiều những đơn vị cung cấp phần
mềm miễn phí để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự tốt hơn. Dưới
đây là một vài những phần mềm quản lý nhân sự miễn phí hữu ích mà các đơn vị có
thể tham khảo:

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí misa

Phần mềm quản trị
doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ Quản
trị nhân sự (Quản trị nguồn nhân lực) như: Hoạch định nguồn nhân lực, Tuyển dụng,
Quản lý hồ sơ, Quản lý hợp đồng lao động, Quản lý đào tạo, Đánh giá, Chấm công,
Quản lý thời gian, Tính lương, Thuế, Bảo hiểm, Khen thưởng, Kỷ luật, Giải quyết
nghỉ việc, Quản lý tài sản, Quản lý công tác phí,…

Đặc biệt MISA
AMIS là phần mềm Online có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị
(Laptop, máy tính bảng, Điện thoại di động).

Phần mềm quản lý nhân sự bằng excel

Phầm mềm quản lý
nhân sự bằng excel miễn phí là một giải pháp được nhiều cửa hàng lựa chọn sử dụng
trong suốt quãng thời gian qua. Với phương pháp Excel này có thể cho phép người
dùng quản lý theo nhiều trường thông tin khác nhau và tính toán dựa trên các
hàm có sẵn của phần mềm.

Cách nhập thông
tin lên phần mềm quản lý nhân sự bằng excel lại rất đơn giản và dễ dùng, hoặc bạn
có thể tải trực tiếp những file mẫu về quản lý nhân sự bằng excel miễn phí trên
Internet để tham khảo và chắt lọc để tạo ra các trường quản lý riêng của mình.

Tuy nhiên với phần
mềm quản lý nhân sự bằng excel chỉ phù hợp với quản lý số lượng nhân viên ít,
khi nhiều nhân viên bạn sẽ rất dễ nhầm lẫn và sai sót (nhất là khi tính lương
cho từng người).

Phần mềm quản lý nhân sự access

Công cụ quản lý
Access cho phép người dùng có thể lưu trữ thông tin, hồ sơ cá nhân, tính toán,
in ấn giấy tờ, kiểm tra thông tin một cách nhanh chóng, chính xác. Access cũng
quản lý dữ liệu bằng bảng giống như Excel nhưng đạt hiệu quả tốt hơn trong quản
lý nhân sự với giao diện chính xác, chi tiết nhất cho đơn vị.

Ưu điểm:

• Dễ áp dụng cho
các mô hình hệ thống nhỏ.

• Dễ sử dụng cho
người lập trình cũng như người quản lý.

• Được tích hợp
trong Microsoft Office nên thân thiện với người sử dụng phổ thông.

Nhược điểm:

• Không quản trị
được cơ sở dữ liệu lớn.

• Khó triển khai
khi mô hình hệ thống cần triển khai qua mạng.

Đó là toàn bộ thông tin về nghề hành chính nhân sự. Để được tư vấn mọi thông tin, quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ: